表格怎么制作进销存系统

一、什么是进销存系统

在我们日常生活中，无论是小商铺还是大公司，都会涉及到商品的进货、销售和库存管理。简单来说，进销存系统就是对这三个环节进行有效管理的工具。比如说一家小超市，每天要采购新的商品（进货），把商品卖给顾客（销售），同时还要清楚知道仓库里还剩下多少商品（库存）。通过这个系统，就能清晰地掌握商品的流动情况，避免出现缺货或者积压的情况。

二、制作进销存系统前的准备

明确需求：不同的企业对进销存系统的需求是不一样的。比如一家服装店，可能更关注服装的款式、颜色、尺码等信息；而一家食品店，可能更在意食品的保质期、进货批次等。所以在制作之前，要先确定自己需要哪些功能，像是否要记录商品的详细信息、是否要统计销售数据等。

规划表格结构：这就好比盖房子要先设计好图纸一样。要想好表格需要哪些列和行，比如商品名称、进货日期、进货数量、销售日期、销售数量、库存数量等。可以先在纸上简单画一下表格的样子，确定好大致的框架。

选择工具：一般来说，使用 Excel 就可以制作简单的进销存系统。Excel 功能强大，操作相对简单，大多数人都比较熟悉。如果企业规模较大，对系统的要求比较高，也可以考虑使用专业的软件。这里给大家分享一个实用的工具，建米软件，它在处理复杂的进销存业务时非常高效，能自动生成各种报表，大大节省了时间和精力。

三、制作进货表格

表头设计：进货表格的表头要包含必要的信息。第一列可以是商品编号，方便对商品进行唯一标识；第二列是商品名称，让人一目了然；第三列是进货日期，记录商品是什么时候进来的；第四列是进货数量，明确进了多少货；第五列是进货单价，知道每件商品的进价；第六列是进货总价，通过进货数量和进货单价自动计算得出。

数据录入：当有新的商品进货时，就按照表头的要求把相应的数据录入到表格中。比如，某一天进了 100 件 T 恤，每件进价 20 元，那么就在商品名称那一栏填 “T 恤”，进货日期填当天的日期，进货数量填 100，进货单价填 20，进货总价就会自动计算为 2000 元。

公式运用：为了提高效率和准确性，我们可以使用 Excel 的公式。比如在进货总价那一列，可以使用 “=进货数量进货单价” 的公式，这样每次录入进货数量和进货单价后，进货总价就会自动计算出来。

四、制作销售表格

表头设计：销售表格的表头和进货表格有一些相似之处，但也有不同。同样要有商品编号和商品名称，另外还要有销售日期、销售数量、销售单价和销售总价。还可以增加一个利润列，用来计算每笔销售的利润。

数据录入：当有商品销售出去时，把相关数据录入到销售表格中。比如卖出了 20 件 T 恤，每件售价 50 元，就在销售表格中相应的位置录入商品名称 “T 恤”，销售日期、销售数量 20、销售单价 50，销售总价通过公式自动计算为 1000 元。

利润计算：利润的计算可以通过销售总价减去对应的进货总价得到。在利润列使用公式 “=销售总价 - （销售数量进货单价）”，这样就能清楚地知道每笔销售的利润是多少。

五、制作库存表格

表头设计：库存表格的表头主要有商品编号、商品名称、初始库存、进货数量汇总、销售数量汇总和当前库存。初始库存就是一开始仓库里有多少商品，进货数量汇总可以通过对进货表格中该商品的进货数量进行求和得到，销售数量汇总同理。

数据更新：每次有进货或者销售操作时，都要及时更新库存表格。比如进了一批新货，就要在进货数量汇总那一栏加上新的进货数量；卖出商品后，在销售数量汇总那一栏加上销售数量。当前库存可以通过公式 “=初始库存 + 进货数量汇总 - 销售数量汇总” 自动计算得出。

库存预警：为了避免缺货情况的发生，可以设置库存预警。比如当某种商品的当前库存低于一定数量时，表格可以自动提醒。在 Excel 中可以使用条件格式来实现，当当前库存小于设定的预警值时，单元格会变色提醒。

六、表格之间的关联

数据引用：进货表格、销售表格和库存表格之间是相互关联的。比如在库存表格的进货数量汇总那一栏，可以使用 VLOOKUP 函数从进货表格中引用该商品的所有进货数量，然后进行求和。同样，销售数量汇总也可以从销售表格中引用数据。

实时更新：当进货表格或者销售表格有数据更新时，库存表格要能实时更新。通过设置好的公式和数据引用，就能实现这一点。这样就能保证库存数据的准确性和及时性。

七、系统的优化和维护

定期检查：定期对进销存系统进行检查，看看数据是否准确，公式是否正常工作。比如每个月或者每个季度检查一次，发现问题及时解决。

备份数据：数据是非常重要的，要定期备份进销存表格。可以把表格保存到外部硬盘或者云盘上，以防数据丢失。

功能扩展：随着企业的发展，可能对进销存系统的功能有更多的需求。这时候可以根据实际情况对表格进行扩展，比如增加一些统计分析的功能，或者添加新的字段来记录更多的信息。

以上就是使用表格制作进销存系统的详细步骤和方法，希望能帮助大家搭建一个适合自己企业的进销存系统。如果觉得手动制作表格比较麻烦，也可以试试建米软件，它能更高效地完成进销存管理工作。

常见用户关注的问题：

一、用表格制作进销存系统难不难？

我听说很多人想自己用表格做个进销存系统，但是又担心太难搞不定，我就想知道这到底难不难呀。其实呢，用表格制作进销存系统的难度因人而异。下面来详细说说：

对新手的难度

对于没有什么表格操作基础的新手来说，难度还是比较大的。比如说，不熟悉函数公式，那在设置库存计算、成本核算等功能时就会一头雾水。而且，设计一个合理的表格结构也不容易，要考虑到进货、销售、库存等各个环节的数据关联。

对有经验者的难度

要是你本身对表格操作比较熟练，像精通各种函数，能灵活运用数据透视表等工具，那难度就会小很多。即便有经验，要做出一个功能完善、能满足实际业务需求的进销存系统，也还是要花不少心思的。

系统复杂程度的影响

如果只是做一个简单的进销存表格，记录一下基本的进货、销售和库存数据，那相对容易。但要是想加入更多复杂的功能，比如自动预警、多仓库管理等，难度就会大大增加。

时间成本

不管是新手还是有经验的人，制作进销存系统都需要花费一定的时间。从设计表格结构，到设置公式和函数，再到测试和完善，都得一步步来。要是时间有限，可能就会觉得比较难。其实，如果觉得用表格制作太麻烦，也可以考虑像建米软件这样专业的进销存管理软件，能节省不少时间和精力。

二、表格制作的进销存系统能满足企业需求吗？

朋友说有些企业想用表格做进销存系统，但是又不确定能不能满足企业的需求，我就想知道到底行不行呢。下面来分析分析：

小型企业的情况

对于一些小型企业，业务量相对较少，表格制作的进销存系统可能基本能满足需求。比如，小型零售店，每天的进货和销售数量不多，用表格记录库存、成本和销售情况，简单又方便。

大型企业的情况

大型企业业务复杂，表格制作的进销存系统可能就有点力不从心了。像大型制造企业，涉及多个生产环节、大量的原材料和成品，表格很难实现实时数据更新、多部门协同等功能。

功能扩展性

表格制作的进销存系统功能扩展性较差。随着企业的发展，业务需求会不断变化，需要增加新的功能。而表格修改起来比较麻烦，很难快速适应新的需求。相比之下，建米软件这类专业的进销存软件功能扩展性强，可以根据企业需求随时添加新功能。

数据安全性

表格的数据安全性相对较低。容易出现数据丢失、误删等情况，而且多人同时操作时，数据的一致性也难以保证。而专业的进销存软件有完善的数据备份和安全机制，能更好地保障企业数据安全。

三、用表格制作进销存系统需要注意什么？

我想知道要是自己用表格做进销存系统，需要注意些啥呢。下面就来聊聊这些注意事项：

表格结构设计

合理的表格结构是关键。要把进货、销售、库存等数据分类清晰，每个项目都要有明确的列和行。比如，进货表格要包含进货日期、商品名称、数量、单价等信息。

公式设置

公式设置要准确无误。像库存计算，要根据进货和销售数据实时更新库存数量。如果公式设置错误，就会导致库存数据不准确，影响企业决策。

数据录入规范

数据录入要规范统一。不同的人录入数据时，要按照相同的格式和标准。比如，商品名称不能有多种写法，否则会影响数据统计和分析。

数据备份

定期对表格数据进行备份。防止因电脑故障、误操作等原因导致数据丢失。可以把备份文件存放在不同的存储设备上，提高数据安全性。要是觉得表格操作太繁琐，也可以考虑使用建米软件，它能自动备份数据，减少数据丢失的风险。

四、有没有表格制作进销存系统的模板可以参考？

朋友推荐说可以找一些模板来参考，这样用表格制作进销存系统会更轻松，我就想知道到底有没有这样的模板呢。下面来详细说说：

网络资源

在很多办公软件的官方网站、办公资源网站上，都能找到一些免费的进销存系统表格模板。这些模板设计比较基础，能满足一些简单的业务需求。

行业论坛

一些行业论坛上也会有相关的模板分享。在这些论坛上，还能和其他同行交流使用经验，对完善模板很有帮助。

软件自带模板

有些办公软件本身就自带了一些进销存表格模板。比如，Excel就有一些简单的模板可以直接使用，方便快捷。

定制模板

如果现有的模板都不能满足企业的特殊需求，也可以找专业的人员定制模板。定制模板可能需要一定的费用。建米软件也提供了丰富的模板和功能，能根据企业需求快速搭建适合的进销存系统。