怎么创建进销存应收表格

一、了解进销存应收表格的重要性

在日常的生意经营中，进销存应收表格可是个宝贝。简单来说，它就像是一个超级账本，能把我们生意里的进货、销售还有客户欠账这些事儿都记录得清清楚楚。比如说，开个小超市，每天进了多少货，卖出去多少，哪些客户还没给钱，这些信息都能在表格里找到。

记录交易信息：它能详细记录每一笔进货和销售的情况，包括商品的名称、数量、价格等等。就好比你开服装店，进了一批新款衣服，在表格里记好款式、数量和进价，卖出去的时候也记好售价和买家信息，这样对每一件衣服的来龙去脉都一目了然。

监控库存水平：通过表格可以清楚知道库存还有多少。还是拿超市举例，如果发现某种饮料库存快没了，就可以及时补货，避免出现缺货的情况，影响生意。

管理应收账款：能清楚哪些客户还欠着钱没给，欠了多少，什么时候该还。比如你是做批发的，有些客户是先拿货后付款，表格就能帮你盯着这些账，防止坏账的产生。

二、确定表格的基本内容

要创建一个实用的进销存应收表格，得先把基本内容确定好。这些内容就像是房子的地基，打好了才能让表格发挥作用。

进货信息：这部分要记录进货的日期、供应商名称、商品名称、数量、单价、金额等。举个例子，你开了家文具店，进了一批铅笔，在表格里就要写清楚进货日期是哪天，从哪个供应商进的货，铅笔的品牌和型号，进了多少支，每支多少钱，一共花了多少钱。

销售信息：包括销售日期、客户名称、商品名称、数量、单价、金额、收款情况等。比如说你把那些铅笔卖给了一家学校，就要在表格里记好销售日期，是哪个学校买的，卖了多少支，每支卖多少钱，一共收了多少钱，如果没全收回来，还要记好欠了多少。

库存信息：记录每种商品的期初库存、进货数量、销售数量、期末库存。还是以文具店为例，月初的时候你有 100 支铅笔，这个月进了 200 支，卖出去 150 支，那期末库存就是 150 支，这些都要在表格里体现出来。

应收账款信息：记录客户的欠款金额、欠款日期、预计收款日期等。假如学校买铅笔欠了你 500 块钱，你就要在表格里记好欠了 500 块，什么时候欠的，预计什么时候能收回来。

三、选择合适的工具

创建表格得选个合适的工具，就像做饭得选好锅一样。现在有很多工具可以用，各有各的优点。

Excel：这是大家最常用的工具，功能强大，操作也相对简单。几乎每个人的电脑里都有 Excel，它有很多现成的模板可以用，还能进行各种数据计算和分析。比如说，你想算一下这个月的销售总额，在 Excel 里用个求和公式就能很快算出来。

WPS表格：和 Excel 类似，也是一款功能丰富的表格软件。它的优点是兼容性好，而且有很多免费的模板可以下载使用。如果你电脑配置不高，WPS 表格运行起来可能会更流畅。

专业的进销存软件：如果你的生意规模比较大，业务比较复杂，用专业的进销存软件会更合适。比如建米软件，它能自动处理进货、销售、库存和应收账款等数据，还能生成各种报表，大大提高工作效率。像一些大型的批发企业，每天有大量的交易数据，用建米软件就能轻松管理。

四、设计表格结构

选好工具后，就要开始设计表格的结构了，这就像是给房子设计户型一样，合理的结构能让表格用起来更顺手。

表头设计：表头就是表格最上面那一行，要把前面确定好的基本内容都列出来。比如“进货日期”“供应商名称”“商品名称”“进货数量”“进货单价”“进货金额”“销售日期”“客户名称”“销售数量”“销售单价”“销售金额”“收款情况”“期初库存”“进货数量”“销售数量”“期末库存”“欠款金额”“欠款日期”“预计收款日期”等等。

列宽和行高调整：根据内容的多少和字体大小，调整列宽和行高，让表格看起来整齐美观。比如有些内容比较长，就把对应的列宽调宽一些，避免内容显示不全。

设置格式：可以设置字体、字号、颜色、对齐方式等，让表格更清晰易读。比如把表头的字体加粗、颜色设置得醒目一些，把数据内容的字体设置得适中，对齐方式设置为居中对齐。

五、录入数据

表格结构设计好后，就可以开始录入数据了。这一步要认真仔细，就像往存钱罐里存钱一样，每一笔都要准确无误。

初始数据录入：先把期初的库存数量、客户的欠款金额等初始数据录入到表格里。比如你刚开始用这个表格管理生意，就要把店里现有的商品数量和客户已经欠的钱数都填进去。

日常数据录入：每天发生的进货、销售等业务，都要及时录入到表格里。比如今天进了一批货，就马上把进货的相关信息填到表格里；卖了东西，也及时把销售信息填进去。

数据审核：录入数据后，要仔细审核，确保数据的准确性。可以和原始的单据进行核对，比如进货单、销售发票等。如果发现数据有误，要及时修改。

六、设置公式和函数

为了让表格能自动计算和分析数据，需要设置一些公式和函数。这就像是给表格装上了智能大脑，能自动帮你处理很多事情。

计算金额：在进货和销售的表格里，用“数量×单价”的公式来计算金额。比如进货数量是 100，单价是 5 块钱，那金额就是 100×5 = 500 块钱。在 Excel 里，在对应的单元格里输入“=数量单元格×单价单元格”就可以自动计算了。

计算库存：用“期初库存 + 进货数量 - 销售数量 = 期末库存”的公式来计算库存。比如期初库存是 200，这个月进了 100，卖出去 150，那期末库存就是 200 + 100 - 150 = 150。

统计销售总额和欠款总额：用求和函数来统计销售总额和欠款总额。比如要统计这个月的销售总额，在 Excel 里用“SUM”函数把所有销售金额单元格加起来就可以了。

七、定期更新和维护表格

表格创建好并录入数据后，还需要定期更新和维护，就像给汽车定期保养一样，这样才能保证表格一直好用。

每日更新：每天结束营业后，把当天的进货、销售等数据录入到表格里，确保数据的及时性。

定期核对：每个月或者每个季度，核对一下库存数量和实际库存是否相符，客户的欠款金额和实际欠款是否一致。如果发现有差异，要及时查找原因并调整。

备份数据：定期把表格数据备份到其他地方，比如移动硬盘、云盘等，防止数据丢失。万一电脑出了问题，也能保证数据不会丢失。

以上就是创建进销存应收表格的详细步骤和方法，希望能帮助你轻松管理生意里的进销存和应收账款。

常见用户关注的问题：

一、进销存应收表格有什么用啊？

我听说好多做小生意的朋友都在问进销存应收表格有啥用。其实啊，这表格用处可大啦。下面我就给你好好说说。

方便记录货物进出情况：有了进销存应收表格，你能清楚地知道啥时候进了多少货，啥时候又卖出去多少。就像你开个小卖部，进了一批饮料，在表格里一登记，啥时候卖完了，还剩多少，一目了然。

掌握应收款情况：做生意嘛，有时候会有赊账的情况。表格能帮你记录谁欠了你多少钱，啥时候该还钱了。要是有人一直拖着不还，你一看表格就能想起来去催催。

分析销售趋势：通过表格里的数据，你可以看看哪些商品卖得好，哪些卖得不好。比如你发现某个牌子的洗发水卖得特别快，那你下次进货的时候就可以多进点。

便于成本核算：知道进了多少货，花了多少钱，卖出去多少，收了多少钱，就能算出自己到底赚了还是赔了。这样心里就有数，也能更好地规划下一步的生意。建米软件在处理这些数据的时候就很方便，能帮你更高效地完成这些工作。

二、做进销存应收表格难不难呀？

朋友说他想自己做个进销存应收表格，但是又怕太难了。其实啊，说难也不难，说简单也不简单，下面我给你分析分析。

基础操作不难：要是你只是做个简单的表格，记录一下基本的进货、销售和应收款情况，用 Excel 就能搞定。只要会输入数据，设置一些简单的公式，比如求和、计数啥的，就能做出一个基础的表格。

复杂功能有挑战：如果你想让表格有更多的功能，比如自动生成报表、进行数据分析啥的，那就有点难度了。这可能需要你学习一些高级的 Excel 函数，或者使用专业的软件。

数据准确性要求高：不管是简单的表格还是复杂的表格，数据的准确性都很重要。一旦数据输错了，后面的分析和决策就可能出错。所以在输入数据的时候要特别细心。

需要不断更新和维护：生意是一直在变化的，表格也得跟着更新。每天的进货、销售情况都要及时记录，不然表格就没有用了。建米软件可以自动更新数据，减少人工操作的麻烦。

三、用啥工具做进销存应收表格好呢？

我就想知道，做进销存应收表格用啥工具好。其实有好几种选择呢，下面给你介绍介绍。

Excel：这是最常用的工具啦。它功能强大，能满足大部分简单的表格需求。而且很多人都熟悉 Excel 的操作，容易上手。但是对于复杂的业务，可能就有点力不从心了。

专业的进销存软件：像建米软件就很不错。它专门为进销存管理设计，有很多实用的功能，比如自动生成报表、库存预警、应收款管理等。用起来很方便，能大大提高工作效率。

在线表格工具：比如 Google Sheets，它可以多人同时在线编辑，方便团队协作。而且不用安装，只要有网络就能使用。不过它的功能可能没有专业软件那么强大。

定制开发软件：如果你的业务很特殊，对表格的要求很高，可以考虑定制开发软件。这样能完全按照你的需求来设计，但是成本比较高，开发周期也比较长。

四、进销存应收表格有啥注意事项不？

假如你要做进销存应收表格，有些注意事项可得知道。下面我就给你唠唠。

数据安全：表格里的数据包含了你的生意信息，很重要。要注意备份，防止数据丢失。可以定期把表格保存到 U 盘或者云盘里。

权限设置：要是有多人使用表格，要设置好权限。不是所有人都能随便修改数据的，不然容易出错。比如财务人员可以查看和修改应收款数据，销售人员只能查看销售数据。

定期核对：要定期核对表格里的数据和实际情况是否一致。比如库存数量，要和仓库里的实际货物数量对一对。应收款也要和客户确认一下，看看有没有记错的。

格式规范：表格的格式要规范，这样看起来才清晰。比如日期、数量、金额等都要有统一的格式。建米软件可以帮你规范表格格式，让你的表格更加专业。