excel怎么制作动态进销存

一、什么是动态进销存及Excel制作的好处

在日常的生意经营中，进销存管理可是相当重要的一环。简单来说，进销存就是记录商品的进货、销售和库存情况。动态进销存呢，就是这些数据会随着每一次的进货、销售等操作实时更新，让你随时都能掌握商品的真实状态。

使用Excel制作动态进销存的好处可不少：

Excel几乎是大家电脑里都有的软件，不用额外花钱去买专门的管理软件，成本非常低。就好比你开了一家小便利店，本来利润就不高，如果还要花大价钱买软件，那可有点不划算，用Excel就能轻松搞定。

Excel的操作相对简单，即使你没有太多的专业知识，也能快速上手。比如你是一个刚刚创业的小老板，没什么时间去学习复杂的软件操作，Excel的基本功能你稍微摸索一下就能用起来。

Excel的灵活性很高。你可以根据自己生意的特点和需求，自由地设计表格的格式和内容。比如你经营的是一家服装店，你可以在表格里添加颜色、尺码等信息，方便管理不同款式的衣服。

二、前期准备工作

明确数据项目：在开始制作之前，你得清楚自己需要记录哪些数据。一般来说，进货数据要包括进货日期、商品名称、进货数量、进货单价、供应商等；销售数据要包括销售日期、商品名称、销售数量、销售单价、客户等；库存数据要包括商品名称、当前库存数量等。举个例子，你开了一家文具店，进了一批铅笔，你就要记录好进货的时间、铅笔的品牌、进了多少支、每支多少钱、从哪个供应商那里进的货。

规划表格结构：根据你确定的数据项目，规划好Excel表格的结构。你可以先在纸上画一个草图，想想每个数据项目应该放在哪一列，哪一行用来放标题，哪几行用来记录数据。比如，第一行可以作为标题行，写上“进货日期”“商品名称”“进货数量”等；从第二行开始，就可以依次记录每一笔进货的数据。

准备好基础数据：把商品的基本信息、供应商信息、客户信息等提前整理好。比如你有几个固定的供应商，你可以把他们的名称、联系方式等信息整理出来，方便在记录进货数据的时候直接引用。

三、创建进货表格

设置标题行：在Excel表格的第一行，依次输入“进货日期”“商品名称”“进货数量”“进货单价”“进货总价”“供应商”等标题。这些标题就像是给表格立了一个个“小标签”，让你能清楚地知道每一列数据代表的是什么。

输入数据：从第二行开始，逐行输入每一笔进货的详细信息。比如，你在3月1日进了100本笔记本，每本进价是5元，供应商是A公司，那你就在对应的列里分别输入“3月1日”“笔记本”“100”“5”，然后用公式计算出进货总价“500”，再输入供应商“A公司”。

设置数据验证：为了保证数据的准确性，你可以对一些列设置数据验证。比如，“商品名称”这一列，你可以设置成只能从一个预先定义好的商品列表中选择，这样就可以避免输入错误的商品名称。具体操作是，选中“商品名称”列，然后在Excel的数据验证功能里进行设置。

四、创建销售表格

设计标题：和进货表格类似，在销售表格的第一行设置“销售日期”“商品名称”“销售数量”“销售单价”“销售总价”“客户”等标题。这些标题能让你清晰地记录每一笔销售的情况。

录入销售数据：从第二行开始，按照实际的销售情况输入数据。比如，你在3月5日卖出了20本笔记本，每本售价是8元，客户是B先生，你就依次输入“3月5日”“笔记本”“20”“8”“160”“B先生”。

计算销售利润：在销售表格里，你可以通过公式计算出每一笔销售的利润。利润等于销售总价减去对应的进货总价。比如上面卖出的20本笔记本，进货总价是100元（假设每本进价5元），销售总价是160元，那利润就是60元。你可以在表格里添加一列“销售利润”，用公式自动计算。

五、创建库存表格

初始库存录入：在库存表格里，先录入商品的初始库存数量。如果你是刚刚开始经营生意，那就是你最初进货的数量。比如你一开始进了200支铅笔，就在库存表格里对应的“铅笔”一行输入“200”。

设置库存计算公式：库存数量会随着进货和销售不断变化，你可以用公式来自动计算当前的库存数量。库存数量等于初始库存数量加上进货数量减去销售数量。比如，初始库存有200支铅笔，又进了100支，卖出了50支，那当前库存就是200 + 100 - 50 = 250支。在Excel里，你可以用相应的公式来实现这个计算。

库存预警设置：为了避免商品断货，你可以设置库存预警。当库存数量低于某个设定的值时，表格会自动提醒你。比如，你觉得铅笔的库存低于50支时就需要补货了，你可以在表格里设置条件格式，当库存数量小于50时，这一行的数据就会变成红色，提醒你及时进货。

六、实现数据动态更新

使用公式关联表格：通过公式把进货表格、销售表格和库存表格关联起来。比如，在库存表格里计算库存数量的公式，就需要引用进货表格里的进货数量和销售表格里的销售数量。这样，当你在进货表格或销售表格里输入新的数据时，库存表格里的库存数量会自动更新。

数据透视表的运用：数据透视表是Excel里一个非常强大的工具，它可以帮助你快速地对数据进行汇总和分析。比如，你可以用数据透视表统计出每个月的进货总额、销售总额，不同商品的销售情况等。你只需要把相关的数据拖到数据透视表的相应区域，就能快速得到你想要的统计结果。

定期检查数据：虽然Excel能自动更新数据，但为了保证数据的准确性，你还是要定期检查数据。比如每个月月底，你可以核对一下库存数量和实际的库存是否一致，检查进货和销售的数据有没有录入错误。

七、建米软件的推荐

当你的生意规模逐渐扩大，进销存数据变得越来越复杂时，Excel可能就有点力不从心了。这时候，你可以试试建米软件。建米软件可以实现更高效的动态进销存管理，它能够自动同步进货、销售和库存数据，实时更新库存信息，让你随时掌握商品的动态。而且，建米软件还能生成各种详细的报表，帮助你进行数据分析和决策，比Excel更加智能和便捷。

以上就是用Excel制作动态进销存的详细步骤和方法，希望能帮助你更好地管理自己的生意。

常见用户关注的问题：

一、Excel 制作动态进销存需要用到哪些函数？

我听说好多人在做 Excel 动态进销存的时候都特别关心要用哪些函数，我就想知道这些函数到底能起多大作用呢。其实在 Excel 里制作动态进销存，函数可太关键啦。下面我来详细说说。

1. VLOOKUP 函数：这个函数就像是个小侦探，能在一大片数据里准确找到你想要的信息。比如说，你有一个商品信息表，里面有商品的编号、名称、价格等，当你在做进销存表格需要查找某个商品的价格时，就可以用 VLOOKUP 函数快速找到。

2. SUM 函数：它可是求和的一把好手。在进销存里，你要统计进货的总数量、销售的总金额等，SUM 函数就能轻松搞定。把需要求和的数据范围一选，结果马上就出来了。

3. IF 函数：IF 函数就像一个小法官，能根据设定的条件来判断结果。比如你可以设置当库存数量低于某个值时，就显示“库存不足”，高于这个值就显示“库存充足”。

4. COUNTIF 函数：这个函数能帮你统计满足特定条件的单元格数量。比如统计某个时间段内的进货次数，就可以用 COUNTIF 函数来完成。

5. OFFSET 函数：它可以根据指定的偏移量来返回一个区域。在动态进销存中，当数据不断增加时，用 OFFSET 函数可以动态地引用数据区域。

使用这些函数能让 Excel 动态进销存表格更加智能和高效。当然啦，建米软件也有类似强大的功能，能让进销存管理更加轻松。

二、如何让 Excel 动态进销存表格实现自动更新？

朋友说要是 Excel 动态进销存表格能自动更新就太方便了，我也这么觉得。自动更新能节省好多时间和精力呢。下面就来看看怎么实现。

1. 链接数据源：把进销存表格和数据源链接起来，比如链接到一个数据库或者其他表格。当数据源里的数据发生变化时，进销存表格就能自动更新。

2. 使用数据透视表：数据透视表可以对大量数据进行快速汇总和分析。当原始数据更新后，刷新数据透视表就能让表格自动更新。

3. 编写宏代码：对于一些复杂的自动更新需求，可以编写 VBA 宏代码。通过代码来实现数据的自动获取和更新。

4. 设置定时刷新：在 Excel 里可以设置定时刷新功能，让表格按照一定的时间间隔自动更新数据。

5. 利用函数动态引用：使用一些函数，如 INDIRECT 函数，来动态引用数据区域，这样当数据增加或减少时，表格能自动适应。

要是觉得 Excel 自动更新设置起来太麻烦，建米软件可以提供更便捷的自动更新功能，让你轻松管理进销存。

三、Excel 动态进销存表格如何进行数据可视化？

我想知道把 Excel 动态进销存表格的数据可视化后会是什么样，感觉那样能更直观地看到数据的变化。下面就来聊聊怎么做数据可视化。

1. 制作柱状图：柱状图可以清晰地比较不同商品的进货量、销售量等。通过柱子的高低，一眼就能看出哪个商品的数量多，哪个少。

2. 绘制折线图：折线图适合展示数据随时间的变化趋势。比如展示某个商品的库存数量随时间的变化，能让你清楚地看到库存的增减情况。

3. 使用饼图：饼图可以直观地显示各部分数据占总体的比例。比如不同商品的销售额占总销售额的比例，用饼图一看就明白。

4. 制作数据透视图：数据透视图结合了数据透视表和图表的优点，能对数据进行灵活的分析和展示。

5. 添加条件格式：通过设置条件格式，比如让库存不足的单元格显示为红色，能让你快速关注到重要的数据。

数据可视化能让你更轻松地分析和理解数据。建米软件在数据可视化方面也有出色的表现，能让你更直观地管理进销存。

四、Excel 动态进销存表格的安全性如何保障？

朋友推荐我做 Excel 动态进销存表格的时候一定要注意安全性，毕竟里面都是重要的商业数据。下面就来说说怎么保障安全性。

1. 设置密码保护：给 Excel 文件设置打开密码和修改密码，这样只有知道密码的人才能打开和修改表格。

2. 限制编辑区域：可以只允许用户编辑特定的区域，其他区域设置为只读，防止误操作和数据泄露。

3. 备份数据：定期备份进销存表格，以防数据丢失。可以把备份文件存放在不同的地方，比如外部硬盘或者云存储。

4. 加密数据：使用 Excel 的加密功能对数据进行加密，增加数据的安全性。

5. 限制访问权限：在共享表格时，只给需要的人授予相应的访问权限，避免无关人员接触到数据。

保障 Excel 动态进销存表格的安全性很重要。建米软件在数据安全方面有专业的保障措施，能让你的数据更加安全可靠。