贸易公司erp进销存系统流程

一、什么是贸易公司ERP进销存系统

简单来说，贸易公司ERP进销存系统就是专门为贸易公司打造的一套管理软件。它把进货、销售、库存管理这些环节整合到一起，让公司的运营管理更加高效、有序。比如说一家做服装贸易的公司，每天要采购不同款式的衣服，还要把衣服销售给各个客户，同时要管理仓库里的库存数量。如果没有这样一套系统，靠人工去记录和管理，很容易出现数据错误、库存积压或者缺货等问题。而有了ERP进销存系统，这些问题就能得到很好的解决。

二、采购管理流程

需求分析：贸易公司要先了解市场需求和客户订单情况，以此来确定需要采购哪些商品。比如一家电子产品贸易公司，通过分析市场趋势和客户订单，发现最近智能手机的需求量很大，特别是某一款型号，那就需要采购这款手机。

供应商选择：选一个靠谱的供应商很重要。要综合考虑供应商的价格、质量、交货期等因素。举个例子，还是那家电子产品贸易公司，有两家供应商都能提供那款热门手机，一家价格低但质量一般，另一家价格稍高但质量有保障，那公司就要权衡利弊做出选择。

采购订单下达：确定好供应商后，就要下达采购订单。订单里要明确商品的名称、规格、数量、价格、交货日期等信息。比如采购100部某型号智能手机，每部价格3000元，要求在10天内交货。

货物验收：货物到货后，要进行验收。检查商品的数量、质量是否和订单一致。如果发现有损坏或者数量不对的情况，要及时和供应商沟通解决。比如验收时发现有5部手机屏幕有划痕，就要和供应商协商换货或者赔偿。在这个过程中，建米软件可以对采购订单和验收情况进行实时跟踪和管理，确保采购流程的准确性和高效性。

三、销售管理流程

客户订单处理：当接到客户订单时，要对订单进行审核。检查订单的内容是否完整、客户的信用状况如何。比如客户下了一个购买50台电脑的订单，要确认客户是否有足够的信用额度来支付货款。

库存查询：审核订单后，要查询库存情况，看看是否有足够的商品可以满足客户的订单。如果库存不足，要及时安排采购或者和客户协商交货时间。比如查询后发现只有30台电脑库存，那就需要和客户沟通，是先交付30台，剩下的等采购到货后再交付，还是延迟整个订单的交货时间。

发货处理：确定有足够库存后，就要安排发货。打印发货单，通知仓库备货、发货。同时要和物流部门沟通，安排运输。比如把50台电脑打包好，贴上发货标签，交给物流公司发货。

销售结算：发货后，要和客户进行销售结算。开具发票，收取货款。如果客户是赊账的，要做好应收账款的管理。比如客户选择货到付款，那在客户收到货物后，要及时收取货款。建米软件可以帮助贸易公司实现销售订单的自动化处理和销售数据的实时统计分析，提高销售效率和管理水平。

四、库存管理流程

入库管理：采购的货物到货后，要办理入库手续。把货物的信息录入系统，更新库存数量。比如采购的100件衣服到货后，仓库管理员要把衣服的款式、颜色、尺码、数量等信息录入系统，这样系统里的库存数量就会相应增加。

库存盘点：定期对库存进行盘点，检查实际库存数量和系统里记录的数量是否一致。找出差异的原因，进行调整。比如每个月进行一次库存盘点，发现某一款鞋子实际库存比系统记录少了10双，可能是因为发货时出现了错误或者有商品丢失，要及时查明原因并进行调整。

出库管理：当有销售发货或者其他出库需求时，要办理出库手续。减少系统里的库存数量。比如销售了20件衣服，仓库管理员要在系统里把这20件衣服的库存数量减少。

库存预警：设置库存预警值，当库存数量低于或者高于预警值时，系统发出警报。提醒管理人员及时采取措施。比如设置某一款手机的最低库存预警值为10部，当库存数量降到10部以下时，系统就会发出警报，提醒管理人员及时采购。建米软件可以实现库存的精细化管理和实时监控，有效避免库存积压和缺货现象的发生。

五、系统数据管理流程

数据录入：把公司的基础数据，如商品信息、客户信息、供应商信息等录入系统。确保数据的准确性和完整性。比如把每一款商品的名称、规格、价格、成本等信息录入系统，把客户的名称、地址、联系方式、信用额度等信息录入系统。

数据更新：随着公司业务的发展，数据会不断变化。要及时更新系统里的数据。比如商品的价格调整了，要在系统里更新价格信息；客户的联系方式变了，要更新客户信息。

数据备份：定期对系统的数据进行备份，防止数据丢失。可以把数据备份到外部存储设备或者云端。比如每周对系统数据进行一次备份，存储到移动硬盘里。

数据分析：利用系统的数据分析功能，对采购、销售、库存等数据进行分析。为公司的决策提供依据。比如分析不同商品的销售情况，找出畅销商品和滞销商品，以便调整采购和销售策略。建米软件的数据管理功能强大，能够保障数据的安全和稳定，同时提供丰富的数据分析报表，帮助贸易公司做出更科学的决策。

以上就是贸易公司ERP进销存系统的主要流程，合理运用这样的系统可以让贸易公司的运营更加顺畅，提高公司的竞争力。

常见用户关注的问题：

一、贸易公司 ERP 进销存系统流程复杂吗？

我听说好多贸易公司都在用 ERP 进销存系统，我就想知道这系统的流程复杂不复杂。毕竟公司里员工的电脑水平参差不齐，如果流程太复杂，大家用起来肯定会很头疼。

系统功能模块多导致复杂：贸易公司 ERP 进销存系统包含采购、销售、库存等多个功能模块，每个模块又有细分的操作，比如采购模块涉及供应商选择、采购订单生成、采购入库等，这一系列操作下来，流程看着就挺复杂。

数据录入要求高：要保证系统准确运行，数据录入必须准确详细。像商品信息，要录入名称、规格、型号、价格等，稍有差错就可能影响后续流程。

审批环节多：从采购申请到销售发货，中间可能有多层审批，不同层级的管理人员都要参与，这会让流程变得冗长。

与其他系统对接麻烦：如果贸易公司还使用了财务系统、物流系统等，ERP 进销存系统要与它们对接，数据交互和流程整合就增加了复杂度。建米软件的 ERP 进销存系统在这方面表现不错，它有较好的兼容性，能相对轻松地与其他系统对接，让流程更顺畅。

人员培训成本高：员工要熟练掌握系统流程，需要进行专门培训，培训时间和成本也是一个考量因素。

二、贸易公司 ERP 进销存系统能提高多少效率？

朋友推荐说贸易公司用 ERP 进销存系统能提高效率，我就想知道到底能提高多少。效率提高了，公司的效益肯定也会跟着提升。

采购效率提升：系统能自动生成采购计划，根据库存情况和销售数据，精准计算采购数量和时间，减少人工计算的误差和时间。能快速与供应商对接，下单速度加快。

销售效率提升：销售人员可以快速查询商品库存和价格，及时响应客户需求。订单处理流程自动化，从下单到发货的时间大大缩短。

库存管理效率提升：实时监控库存数量，避免库存积压或缺货情况。系统能自动预警，提醒管理人员及时补货或处理滞销商品。

数据分析效率提升：系统能快速生成各种报表，如销售报表、库存报表等，帮助管理人员及时了解公司运营情况，做出决策。建米软件的 ERP 进销存系统在数据分析方面功能强大，能提供直观的图表和详细的数据，让决策更科学。

沟通协作效率提升：不同部门之间通过系统共享信息，沟通更加顺畅，减少了因信息不及时或不准确导致的工作延误。

三、贸易公司 ERP 进销存系统的安全性如何保障？

假如你是贸易公司老板，肯定会担心 ERP 进销存系统里的数据安全。毕竟里面有公司的核心业务数据，一旦泄露后果不堪设想。我就想知道这系统的安全性是怎么保障的。

数据加密：系统会对存储和传输的数据进行加密处理。比如采用先进的加密算法，将数据转化为密文，即使数据被截取，没有密钥也无法解读。

用户权限管理：对不同用户设置不同的操作权限，比如采购人员只能操作采购相关模块，销售人员只能操作销售相关模块，避免越权操作导致数据泄露。

备份与恢复机制：定期对系统数据进行备份，存储在不同的物理位置。万一出现数据丢失或损坏，能及时恢复，保证业务正常进行。

网络安全防护：安装防火墙、入侵检测系统等网络安全设备，防止黑客攻击和恶意软件入侵。建米软件的 ERP 进销存系统在网络安全防护方面有专业的技术团队保障，能有效抵御各种网络威胁。

安全审计与监控：对系统的操作进行实时审计和监控，发现异常行为及时预警和处理。

四、贸易公司 ERP 进销存系统的成本高吗？

我想知道贸易公司上 ERP 进销存系统成本高不高。毕竟公司预算有限，如果成本太高，可能就会犹豫要不要用这个系统了。

软件购买成本：购买 ERP 进销存系统软件需要一笔费用，不同品牌和功能的软件价格差异较大。一些功能强大、知名度高的软件价格相对较高。

实施成本：包括系统安装、调试、数据迁移等工作，可能需要专业的实施团队，这会产生一定的费用。

培训成本：员工要学会使用系统，需要进行培训，培训师资、教材等都需要成本。

维护成本：系统运行过程中需要定期维护，可能会产生软件升级费用、硬件维护费用等。建米软件的 ERP 进销存系统性价比比较高，在保证功能的前提下，能有效控制成本。

后续扩展成本：随着公司业务发展，可能需要对系统进行功能扩展，这也会增加成本。