手工如何记进销存

一、什么是进销存

在开始讲手工记进销存之前，咱得先弄明白啥是进销存。其实简单来说，进销存就是记录企业或者个人在经营过程中商品的买入、卖出以及库存情况。就好比你开了一家小超市，每天进了多少瓶饮料、卖出去多少瓶、还剩下多少瓶，这些数据的记录和管理就是进销存管理。

进：指的是采购进货，也就是你从供应商那里买进商品的过程。比如超市老板从饮料厂进了 100 箱可乐，这就是“进”的范畴。

销：就是销售出货，把你进的商品卖给顾客。还是以超市为例，一天之内卖出去 20 箱可乐，这就是“销”。

存：代表库存，是指你仓库里还剩下多少商品。像前面进了 100 箱可乐，卖出去 20 箱，那库存就还剩下 80 箱。

二、手工记进销存的准备工作

要是打算用手工来记录进销存，得先做好一些准备工作，就像打仗前得准备好武器一样。

准备记录工具：最基础的就是笔和本子啦。你可以选择专门的账本，也可以用普通的笔记本。现在市面上有很多进销存账本，它们已经设计好了一些基本的栏目，用起来会比较方便。如果你喜欢用电子表格，电脑上的 Excel 也是个不错的选择。

确定记录内容：要清楚自己需要记录哪些信息。一般来说，进货记录要包括进货日期、供应商名称、商品名称、数量、单价、总价等；销售记录要包含销售日期、客户名称、商品名称、数量、单价、总价；库存记录则需要有商品名称、当前库存数量、最低库存预警数量等。

制定记录规则：比如说日期的填写格式，是用“年/月/日”还是“月/日/年”，要统一起来。还有数量和金额的小数位数，也得提前确定好，这样记录出来的数据才规范、好对比。

三、手工记录进货信息

当你从供应商那里进了货，就得及时把相关信息记录下来。

记录进货日期：准确记录进货的时间很重要，这能让你清楚商品是什么时候进来的，方便后续做统计和分析。比如，你在 2024 年 10 月 15 号进了一批水果，那就在账本上工工整整地写上“2024/10/15”。

填写供应商信息：把供应商的名称、联系方式等都记录下来。要是以后商品出现质量问题，或者你想再次进货，就能很方便地联系到他们。举个例子，你从“幸福果园”进了苹果，就把“幸福果园”记在账本上，再把他们的电话号码也写上。

详细记录商品信息：商品名称要写准确，不能含糊。比如是“红富士苹果”就不能只写“苹果”。要记录好进货的数量、单价和总价。假如你进了 50 斤红富士苹果，单价是 5 元一斤，那总价就是 250 元，都要在账本上一一对应地写清楚。

更新库存数量：每进一批货，库存数量就要相应地增加。还是上面的例子，原来库存有 100 斤苹果，进了 50 斤后，库存就变成了 150 斤，要及时在库存记录里更新这个数据。

四、手工记录销售信息

当有顾客来买东西，销售信息的记录也不能马虎。

记录销售日期：和进货日期一样，销售日期能反映出商品的销售时间规律。比如顾客在 2024 年 10 月 16 号买了东西，就记好这个日期。

记录客户信息：如果是老客户，最好记录下他们的姓名、联系方式等，这样有助于维护客户关系。要是新客户，简单记一下大概情况，比如是个人还是企业客户。

记录商品销售详情：同样要写清楚商品名称、销售数量、单价和总价。比如顾客买了 10 斤红富士苹果，单价 8 元一斤，总价 80 元，都要详细记录。

更新库存数量：每卖出一批商品，库存数量就要减少。上面例子中卖了 10 斤苹果，原来库存 150 斤，现在就变成 140 斤，要马上在库存记录里调整。

五、手工记录库存信息

库存信息的记录能让你随时掌握商品的剩余情况，避免出现缺货或者积压的问题。

定期盘点库存：不能光靠进货和销售记录来确定库存数量，还得定期实地盘点。比如每个月的最后一天，你亲自到仓库里数一数各种商品的实际数量。可能账本上记录苹果库存是 140 斤，但实际盘点只有 138 斤，这时候就要以实际盘点数量为准，在账本上更新库存数据。

设置最低库存预警：为每种商品设定一个最低库存数量。当库存数量接近或者低于这个预警值时，你就得及时进货了。比如苹果的最低库存预警数量是 50 斤，当库存降到 55 斤时，你就要考虑联系供应商进货了。

分析库存变动情况：通过观察库存数量的变化，分析商品的销售情况。如果某段时间某种商品的库存下降得很快，说明它很畅销；反之，如果库存一直居高不下，那可能需要调整销售策略或者减少进货量。

六、手工记进销存可能遇到的问题及解决办法

在手工记进销存的过程中，难免会遇到一些问题。

数据记录错误：有时候可能会因为粗心写错数字，或者把信息填错位置。解决办法就是在记录完数据后，仔细核对一遍，发现错误及时更正。如果错误已经发生，不要涂改，而是用红笔划掉错误的内容，再在旁边写上正确的信息，并注明修改日期和原因。

数据查找困难：随着时间的推移，账本上的记录越来越多，想要查找某条特定的信息就会变得很麻烦。这时候可以给账本做好分类和索引，比如按照商品类别或者时间顺序进行分类，再制作一个简单的索引表，这样查找起来就会方便很多。

统计分析麻烦：手工统计和分析进销存数据是一件很费时间和精力的事情。比如要计算某个月的销售总额、每种商品的销售占比等，可能要花上好几个小时。其实这类问题可以通过工具解决，比如建米软件，它能自动对进销存数据进行统计和分析，生成各种直观的报表，比手工统计节省大量时间和精力。

手工记进销存虽然比较原始，但对于一些小商家或者刚开始创业的人来说，是一种简单可行的方法。只要认真做好每一步的记录工作，及时更新数据，定期进行盘点和分析，也能把进销存管理得井井有条。随着业务的发展，当手工记录变得越来越吃力时，不妨考虑使用像建米软件这样的工具来提高工作效率。以上就是关于手工如何记进销存的一些内容，希望能对你有所帮助。

常见用户关注的问题：

一、手工记进销存容易出现哪些错误？

我听说很多人手工记进销存的时候老是出问题，我就想知道到底容易出现哪些错误呢。其实手工记账嘛，难免会有一些小状况，下面就来好好说说。

数据记录错误

在手工记录进销存数据时，可能会出现数字写错的情况，比如把数量 100 写成 10，这就会导致库存数据不准确。而且字迹潦草也可能让后续查看的人看错数据，影响对库存的判断。

计算错误

在计算库存余额、成本等数据时，很容易出现计算失误。比如在计算商品的总成本时，乘法算错，就会导致成本核算不准确，进而影响利润的计算。

单据丢失

手工记账需要保存各种进货单、出货单等单据，如果保管不善，这些单据就可能丢失。一旦单据丢失，就无法准确核对数据，容易造成库存混乱。

重复记录

有时候可能会因为疏忽，对同一笔进货或者出货业务进行重复记录，这样就会让库存数据虚增或者虚减，不能真实反映实际的库存情况。

更新不及时

在商品进出频繁的情况下，可能不能及时记录每一笔业务，导致库存数据更新不及时。比如商品已经出货了，但没有及时记录，就会让库存显示的数量比实际的多。

二、手工记进销存适合哪些规模的企业？

朋友说有些企业适合手工记进销存，有些就不适合，我就很好奇到底哪些规模的企业适合呢。下面就来分析分析。

小型个体商户

像一些小的便利店、小卖部，商品种类比较少，进出货的频率也不是特别高，手工记进销存完全可以满足他们的需求。这样成本也比较低，不用专门去购买软件。

初创企业

对于刚刚成立的企业，业务量还比较小，资金也相对紧张，手工记账可以作为一个过渡阶段的选择。等企业发展起来了，再考虑使用更专业的进销存软件。

业务简单的企业

有些企业的业务模式比较简单，商品单一，进出货流程不复杂，手工记进销存就能够清晰地记录业务情况，不需要复杂的软件来管理。

临时性经营的企业

比如一些季节性的生意，只在特定的时间段经营，经营周期短，使用手工记账可以快速记录业务，而且结束后也不用再维护软件等。

对数据精度要求不高的企业

如果企业对库存数据的精度要求不是特别高，只是大概了解一下库存情况，手工记账也能够满足基本的需求。

三、手工记进销存和使用软件记进销存哪个更高效？

我想知道到底是手工记进销存高效还是用软件记进销存高效呢。这两种方式各有特点，下面来详细说说。

数据录入速度

手工记进销存需要一笔一笔地记录，速度比较慢。而使用软件记进销存，很多数据可以批量导入，大大提高了录入速度。

数据准确性

手工记账容易出现错误，前面也提到了可能会有记录错误、计算错误等。而软件有自动计算和校验功能，能够保证数据的准确性。

查询和统计效率

手工查询和统计数据比较麻烦，需要翻阅大量的账本。而软件可以快速地进行数据查询和统计，生成各种报表。

库存管理实时性

手工记账更新库存不及时，不能实时反映库存情况。软件可以实时更新库存数据，让管理者随时了解库存动态。

成本方面

手工记账成本低，只需要账本和笔。而购买软件需要一定的费用，不过从长远来看，软件提高的效率可能会带来更大的收益。像建米软件就是一款不错的进销存软件，能很好地提高记账的效率和准确性。

四、如何提高手工记进销存的准确性？

朋友推荐说可以通过一些方法提高手工记进销存的准确性，我就想知道到底有哪些方法呢。下面就来分享一下。

规范记录格式

制定统一的记录格式，比如日期、商品名称、数量、单价等都按照固定的顺序和格式记录，这样可以让记录更加清晰，减少出错的概率。

双人核对

让两个人分别记录和核对数据，这样可以相互监督，发现对方可能出现的错误。比如一个人记录进货数据，另一个人进行核对。

定期盘点

定期对库存进行盘点，将实际库存与手工记录的数据进行对比，发现差异及时调整。这样可以保证库存数据的准确性。

加强培训

对负责手工记账的人员进行培训，提高他们的业务水平和责任心。让他们了解正确的记账方法和注意事项。

使用辅助工具

可以使用计算器等辅助工具进行计算，减少计算错误。也可以使用一些表格模板来规范记录，提高效率和准确性。如果企业发展到一定阶段，也可以考虑使用建米软件来进一步提高进销存管理的准确性和效率。