如何通过excel制作进销存系统

一、什么是进销存系统以及用 Excel 做的好处

在日常的商业活动里，进销存系统可是相当重要的。简单来说，它就是管理商品的进货、销售和库存情况的系统。想象一下，你开了一家小超市，每天都有商品进货，也有顾客来买东西，那你得清楚还剩下多少货，什么时候该补货了，这就需要一个进销存系统来帮忙。

使用 Excel 来制作进销存系统有不少好处呢：

Excel 大家都比较熟悉，基本上电脑里都有这个软件，不用额外花钱去买其他复杂的系统。就像你手里已经有了一把趁手的工具，干嘛还要再去买新的呢。

操作相对简单。就算你不是专业的 IT 人员，也能很快上手。比如你之前可能就用 Excel 做过简单的表格，那么制作进销存系统也就是在这个基础上稍微复杂一点而已。

它很灵活。你可以根据自己的实际需求，随意调整表格的格式和内容。比如你的超市突然增加了新的商品类别，你可以马上在 Excel 里进行修改。

二、制作前的准备工作

明确需求

在动手制作之前，你得先清楚自己的需求。还是拿小超市举例，你要想想自己需要记录哪些信息。是只记录商品的名称、进货数量、销售数量和库存数量，还是要记录进货价格、销售价格、供应商信息等等。需求不同，制作出来的系统也会不一样。

规划表格结构

这一步就像是盖房子之前先画好图纸。你要规划好 Excel 表格里有哪些列和行。一般来说，至少要有商品名称、进货日期、进货数量、销售日期、销售数量、库存数量这些基本的列。然后根据你预计要管理的商品数量，确定好行数。

收集基础数据

把你现有的商品信息都收集起来，比如商品的名称、规格、初始库存数量等。这些数据是你制作进销存系统的基础，就像盖房子的砖头一样。

三、创建基础表格

创建商品信息表

这张表就像是商品的身份证，记录了每个商品的基本信息。在 Excel 里新建一个工作表，第一行输入列标题，比如商品编号、商品名称、规格、单位、进货价格、销售价格等。从第二行开始，依次输入你收集到的商品信息。商品编号可以自己设定一个规则，方便识别和查找。

创建进货记录表

再新建一个工作表用于记录进货信息。列标题可以有进货日期、商品编号、进货数量、供应商等。每次有商品进货的时候，就在这张表的最后一行输入相应的信息。这样你就可以清楚地知道什么时候进了什么货，进了多少。

创建销售记录表

同样的方法，新建一个工作表记录销售信息。列标题可以是销售日期、商品编号、销售数量、客户等。每完成一笔销售，就把相关信息记录下来。

四、设置公式计算库存

初始库存设置

在商品信息表中，我们可以设置一个初始库存列。把每个商品的初始库存数量输入进去。这就像是给每个商品的库存开了一个头。

库存计算公式

在商品信息表中再增加一个当前库存列。我们可以使用公式来计算当前库存。公式就是初始库存加上进货数量减去销售数量。比如在当前库存列对应的单元格里输入“=初始库存单元格+SUMIF(进货记录表!商品编号列,当前商品编号单元格,进货记录表!进货数量列)-SUMIF(销售记录表!商品编号列,当前商品编号单元格,销售记录表!销售数量列)”。这里的 SUMIF 函数是用来根据商品编号来统计进货和销售的数量。通过这个公式，我们就可以实时计算出每个商品的当前库存数量。

五、数据的录入与管理

日常数据录入

每天有进货和销售活动的时候，要及时把相关信息录入到对应的表格里。比如早上进了一批饮料，你就要在进货记录表中录入进货日期、饮料的商品编号、进货数量和供应商等信息。下午有顾客买了几瓶饮料，就在销售记录表中录入销售日期、饮料的商品编号、销售数量和客户等信息。

数据的检查与修正

定期检查录入的数据是否准确。有时候可能会因为疏忽输错数字或者遗漏信息。比如发现某个商品的库存数量出现了负数，这显然是不合理的，就要去检查进货和销售记录，看看是不是哪里录入错误了，然后进行修正。

六、使用 Excel 图表进行数据分析

选择合适的图表类型

Excel 有很多种图表类型，比如柱状图、折线图、饼图等。对于进销存数据，我们可以根据不同的需求选择合适的图表。如果想对比不同商品的销售数量，就可以选择柱状图，这样可以很直观地看出哪个商品卖得好。如果想查看某个商品的库存数量随时间的变化情况，折线图就比较合适。

创建图表

选中你要分析的数据，然后点击 Excel 里的插入图表按钮，选择你想要的图表类型，Excel 就会自动生成相应的图表。比如你想分析每个月的销售总额，就选中销售记录表中的销售日期和销售金额列，然后插入柱状图，这样每个月的销售情况就一目了然了。

七、Excel 进销存系统的局限与建米软件的推荐

虽然用 Excel 制作进销存系统有很多优点，但也有一些局限性。比如当数据量很大的时候，Excel 的计算速度可能会变慢，而且数据的安全性也比较低，容易误删或者丢失。Excel 很难实现多用户同时操作和数据的实时共享。

这时候，你可以试试建米软件。它能很好地解决这些问题，有更强大的数据处理能力，能快速处理大量的进销存数据，而且数据安全性高，有完善的备份和恢复机制。建米软件支持多用户同时在线操作，不同部门的人员可以同时录入和查看数据，实现数据的实时共享，大大提高工作效率。

以上就是通过 Excel 制作进销存系统的详细步骤和相关知识，希望能帮助你建立一个适合自己的进销存系统。

常见用户关注的问题：

一、Excel 制作进销存系统难不难呀？

我听说好多人想自己用 Excel 做个进销存系统，可又担心太难搞不定。我就想知道这到底难不难呢？其实吧，这事儿说难也难，说不难也不难。

数据处理方面：如果数据量小，那在 Excel 里录入和整理还算简单，比如每天就几笔进出货记录，手动输输数据就行。但要是数据量大，像大型仓库那种，每天成百上千条记录，那处理起来就费劲了，容易出错。

函数运用：要做进销存系统，得会用一些 Excel 函数，像 SUM、VLOOKUP 这些。会用的人觉得挺方便，能快速算出库存数量、成本啥的。可要是不会，那就得花时间去学，学起来也有点头疼。

系统更新维护：随着业务发展，进销存系统可能要不断更新。比如增加新的商品类别、改变计算规则等。这时候在 Excel 里修改就可能比较麻烦，得小心翼翼别改错了。

安全性：Excel 文件容易丢失或者被误删，要是数据没备份好，那可就惨了。而且 Excel 的权限管理也有限，不太适合多人同时操作的大型企业。要是用建米软件，这些安全性和权限管理方面的问题就能得到很好的解决。

二、Excel 做的进销存系统能满足日常需求不？

朋友说用 Excel 做个简单的进销存系统挺方便，可我就想知道它到底能不能满足咱们日常的需求呢？咱们来唠唠。

库存管理：对于一些小店铺或者小型企业，Excel 可以记录商品的入库、出库和库存数量。能简单地算出还剩多少货，什么时候该补货。但要是商品种类多，库存变化频繁，可能就有点力不从心了。

销售统计：能统计一段时间内的销售数量、销售额等数据。能做一些简单的图表，让销售情况一目了然。不过对于复杂的销售分析，比如按客户、地区、时间等多维度分析，Excel 就有点难做到了。

采购管理：可以记录采购订单、到货情况等。但在采购预警方面，Excel 可能就没那么智能了。不像建米软件能根据库存情况自动提醒采购。

数据共享：多人同时使用 Excel 文件可能会有冲突，而且数据共享不太方便。要是公司不同部门都需要查看和更新进销存数据，用 Excel 就不太合适了。

三、用 Excel 做进销存系统得注意些啥？

假如你打算用 Excel 做个进销存系统，那可得注意一些事儿。我就想知道大家做的时候都踩过哪些坑呢？咱们来聊聊。

数据准确性：录入数据的时候一定要仔细，一个数字输错了，可能后面的计算结果就全错了。比如库存数量输错，会导致采购计划出错。

公式设置：公式设置要正确，而且要考虑各种情况。比如计算成本的时候，要考虑不同的进货价格。一旦公式设置有误，那整个系统就乱套了。

文件备份：定期备份 Excel 文件，防止数据丢失。可以把文件存到不同的地方，比如 U 盘、云盘等。要是不小心文件损坏了，还有备份可以恢复。

格式规范：整个 Excel 文件的格式要规范，比如列名、数据类型等要统一。这样方便查看和处理数据，也能避免一些不必要的错误。要是格式乱七八糟，自己看着都头疼。如果觉得 Excel 处理起来太麻烦，建米软件可以提供更规范和便捷的解决方案。

四、Excel 做的进销存系统和专业软件比咋样？

我听说有人觉得 Excel 做的进销存系统够用了，可也有人推荐用专业软件。我就想知道它们俩到底谁更好呢？咱们来分析分析。

功能完整性：专业软件功能更全面，像建米软件，除了基本的进销存管理，还有财务对接、客户关系管理等功能。而 Excel 主要就是简单的记录和计算。

操作便捷性：专业软件操作更方便，有直观的界面和导航。Excel 要是数据多了，找个数据都费劲。

数据安全性：专业软件有更完善的安全机制，能防止数据泄露和丢失。Excel 文件容易被复制和修改，安全性较差。

扩展性：随着企业发展，专业软件可以很容易地扩展功能。Excel 要扩展功能就比较难，可能得重新设计表格和公式。要是企业规模较大或者业务复杂，还是选择建米软件这样的专业软件更合适。