如何通过表格管理进销存

一、什么是进销存管理

在日常生活中，无论是开一家小超市，还是经营一家大型工厂，都涉及到商品的进货、销售和库存管理，这就是我们所说的进销存管理。简单来说，进货就是把商品采购进来，销售就是把商品卖出去，而库存就是还没有卖出去的商品数量。比如，小张开了一家文具店，他从供应商那里进了一批铅笔、橡皮等文具，这就是进货；当有顾客来店里买走这些文具时，就是销售；而店里还剩下的文具数量就是库存。合理的进销存管理能够让企业清楚地知道自己有多少商品，进了多少，卖了多少，从而更好地规划后续的采购和销售策略。

二、表格在进销存管理中的优势

操作简单：对于很多小型企业或者个体经营者来说，他们可能没有专业的进销存管理软件，也没有专业的 IT 人员来进行系统维护。而表格就不一样了，像 Excel 这种办公软件，大多数人都或多或少使用过，很容易上手。比如，王老板开了一家小杂货店，他只需要在 Excel 表格里简单地记录商品的名称、进货数量、销售数量等信息，就能实现基本的进销存管理。

成本低：使用表格进行进销存管理几乎不需要额外的成本。一般来说，电脑上都会预装办公软件，即使没有，也可以使用免费的办公软件，如 WPS 等。不像一些专业的进销存管理软件，可能需要支付高昂的购买费用和后续的维护费用。

灵活性高：表格可以根据不同企业的需求进行个性化的设计。每个企业的业务模式和管理需求都不一样，表格可以随时进行修改和调整。比如，一家服装店可以在表格里增加颜色、尺码等列，来更好地管理服装的库存。

三、设计进销存表格的要点

表头设计：表头是表格的重要组成部分，它决定了表格要记录哪些信息。一般来说，进销存表格的表头可以包括商品名称、商品编号、进货日期、进货数量、进货单价、销售日期、销售数量、销售单价、库存数量等。例如，在一家电子产品店的进销存表格中，商品名称可以具体到某一款手机的型号，商品编号可以方便企业进行快速查询和管理。

数据格式设置：为了让表格更加清晰和规范，需要对数据格式进行设置。比如，日期可以设置为“年/月/日”的格式，数量可以设置为整数格式，单价可以设置为保留两位小数的格式。这样可以避免数据录入时出现混乱，也方便后续的数据分析。

公式运用：运用公式可以自动计算一些数据，提高工作效率。比如，库存数量可以通过进货数量减去销售数量来自动计算。在 Excel 中，可以使用“=进货数量单元格 - 销售数量单元格”的公式来实现。这样，每次录入进货或销售数据时，库存数量会自动更新。

四、使用表格记录进货信息

详细记录进货信息：在进货时，要详细记录每一笔进货的信息，包括供应商名称、进货日期、商品名称、进货数量、进货单价等。比如，小李开了一家水果店，他从供应商那里进了一批苹果，他就需要在表格里记录是哪个供应商提供的苹果，什么时候进的货，进了多少斤，每斤多少钱等信息。这样可以方便后续与供应商进行对账，也能清楚地知道每一批商品的成本。

及时更新库存：每进一批货，就要及时更新表格中的库存数量。还是以水果店为例，小李进了 100 斤苹果，他需要在表格里把苹果的库存数量相应地增加 100 斤。这样才能保证库存数据的准确性。

五、使用表格记录销售信息

准确记录销售细节：销售信息的记录同样要准确和详细，包括客户名称、销售日期、商品名称、销售数量、销售单价等。比如，一家书店卖出了一本《三国演义》，就要在表格里记录是哪个客户买的，什么时候卖的，卖了几本，每本多少钱等信息。这有助于分析客户的购买行为和销售趋势。

同步减少库存：每卖出一件商品，要同步减少表格中的库存数量。如果书店卖出了一本《三国演义》，就要在表格里把《三国演义》的库存数量减少 1 本。这样可以实时反映库存的实际情况。

六、利用表格进行库存管理

设置库存预警：可以在表格中设置库存预警值，当库存数量低于预警值时，就提醒企业及时补货。比如，一家文具店的铅笔库存预警值设置为 50 支，当表格中的铅笔库存数量低于 50 支时，就会发出提醒，让店主及时进货，避免出现缺货的情况。

定期盘点库存：定期对实际库存进行盘点，并与表格中的库存数据进行核对。比如，每个月的月底，企业可以组织员工对仓库里的商品进行实际清点，然后与表格中的数据进行对比。如果发现有差异，要及时找出原因并进行调整。

七、表格数据分析助力决策

销售数据分析：通过对表格中的销售数据进行分析，可以了解哪些商品畅销，哪些商品滞销。比如，一家服装店通过分析表格数据发现，某一款牛仔裤的销量一直很高，而某一款衬衫的销量很低。那么，企业就可以多进一些牛仔裤，少进一些衬衫，从而提高销售利润。

成本效益分析：分析进货成本和销售利润，计算出每一种商品的利润率。比如，一家食品店通过表格数据计算出某种零食的进货成本是 5 元，销售价格是 8 元，那么它的利润就是 3 元，利润率就是 60%。通过对不同商品的利润率进行分析，企业可以调整商品的采购和销售策略。

八、建米软件在进销存管理中的应用

虽然表格在进销存管理中有很多优势，但当企业的业务规模逐渐扩大，数据量越来越大时，表格可能就会显得力不从心。这时候，可以试试建米软件。建米软件能够实现数据的自动化处理和实时更新，避免了手动录入数据的繁琐和错误。而且它还可以生成各种详细的报表，帮助企业更好地进行数据分析和决策。比如，在大型的批发企业中，建米软件可以快速准确地处理大量的进货、销售和库存数据，提高工作效率。

以上就是关于如何通过表格管理进销存的一些方法和要点，希望能帮助大家更好地管理企业的进销存业务。

常见用户关注的问题：

一、用表格管理进销存能实现实时库存更新吗？

我听说好多人用表格管理进销存，就想知道能不能实现实时库存更新呢。感觉如果能实时更新库存，那管理起来可就方便多啦，心里能时刻有数。

下面从几个方面来分析下：

手动更新情况：如果靠手动在表格里输入数据来更新库存，那肯定没法做到实时。因为人录入数据需要时间，而且可能会有延迟，比如货物已经进出库了，但工作人员没及时在表格里更新，这样库存数据就不准确啦。

公式设置：有些表格可以设置公式，根据进货和销售的数据自动计算库存。但这也有局限，它得等你把新的进货或销售数据录入进去才会更新，还是有一定的时间差，不能真正意义上的实时。

结合系统：要是把表格和一些扫码枪之类的设备结合起来，扫码枪扫描货物进出库信息后能自动同步到表格里，这样能加快更新速度，但也不是完全实时的，设备和系统之间可能会有数据传输的延迟。

建米软件助力：建米软件在这方面就有优势啦，它可以实现更接近实时的库存更新。软件与仓库的设备和系统对接，货物一有进出库操作，数据马上就能反映在软件里，而且可以和表格进行数据交互，让表格里的库存数据也能及时更新。

数据准确性保障：即使表格能实现一定程度的实时更新，数据的准确性也很重要。可能会存在录入错误、系统故障等问题影响数据准确性，所以还需要定期核对和检查。

二、表格管理进销存适合大型企业吗？

朋友说大型企业管理进销存很复杂，我就想知道用表格管理适不适合呢。感觉大型企业业务量大，数据多，表格能不能扛得住啊。

下面来详细说说：

数据处理能力：大型企业每天的进销存数据量巨大，表格在处理大量数据时可能会变得很卡顿，打开和操作都不顺畅。而且表格的行数和列数是有限的，可能无法容纳企业长期积累的海量数据。

协作难度：大型企业有多个部门和人员参与进销存管理，用表格协作起来不太方便。不同人员同时编辑表格可能会导致数据冲突和错误，而且很难实现数据的实时共享和同步。

功能局限性：表格的功能相对单一，只能进行简单的数据记录和计算。大型企业可能需要更复杂的功能，比如库存预警、成本核算、数据分析等，表格很难满足这些需求。

建米软件优势：建米软件就比较适合大型企业。它有强大的数据处理能力，能轻松应对海量数据。还支持多人协作，不同部门和人员可以同时在软件里操作，数据实时共享。并且软件具备丰富的功能，能满足大型企业多样化的管理需求。

安全性：大型企业的进销存数据很重要，表格的安全性相对较低，容易丢失或被误删。建米软件有完善的安全机制，能保障数据的安全和保密。

三、如何用表格分析进销存数据？

我就想知道怎么用表格来分析进销存数据呢。感觉分析数据能让我们了解企业的经营状况，找到问题和改进的方向。

下面介绍几种方法：

排序和筛选：可以对表格里的进销存数据按照不同的字段进行排序，比如按照进货日期、销售金额等排序。还能通过筛选功能，只显示特定条件的数据，这样能快速找到我们需要关注的数据。

数据透视表：这是表格里很强大的分析工具。可以把进货、销售、库存等数据拖到数据透视表的不同区域，快速生成各种汇总和统计信息，比如不同产品的销售总额、不同时间段的库存变化等。

图表制作：将数据以图表的形式展示出来更直观。可以制作柱状图来对比不同产品的销售数量，用折线图展示库存的变化趋势等。通过图表能更清晰地看到数据的规律和变化。

建米软件结合：建米软件也能对进销存数据进行深入分析，它可以和表格进行数据交互。把表格里的数据导入到建米软件中，软件能提供更专业的分析模型和报表，让分析结果更准确和全面。

对比分析：可以将不同时间段的进销存数据进行对比，看看销售业绩是上升还是下降了，库存周转率有没有变化等。通过对比能发现企业经营中的问题和改进的空间。

四、表格管理进销存会有数据丢失的风险吗？

朋友说用表格管理数据有点担心会丢失，我也很好奇到底有没有这个风险呢。数据要是丢了可就麻烦大啦。

下面来看看可能存在的风险：

人为失误：工作人员可能会不小心删除表格里的数据，或者在编辑过程中覆盖了重要信息。比如误操作了删除键，或者在复制粘贴数据时出错。

软件故障：表格软件本身可能会出现故障，比如崩溃、死机等情况。如果在软件故障时数据还没来得及保存，就可能会丢失。

硬件问题：存储表格文件的电脑硬盘可能会出现故障，比如硬盘损坏、出现坏道等。这样硬盘里的表格文件就可能无法读取，导致数据丢失。

建米软件保障：建米软件有数据备份和恢复功能，可以定期自动备份数据。即使遇到上述问题导致数据丢失，也能从备份中恢复数据，减少损失。

网络问题：如果表格是存储在云端或者通过网络共享的，网络不稳定可能会导致数据传输中断，影响数据的完整性。而且还可能存在网络攻击的风险，黑客可能会窃取或破坏表格数据。

版本管理：在多人协作编辑表格时，如果没有做好版本管理，可能会导致不同版本的数据混乱，新的版本覆盖了旧的有用数据。