如何设置进销存软件

一、了解进销存软件

在设置进销存软件之前，咱们得先搞清楚它到底是啥。简单来说，进销存软件就是管理企业进货、销售、库存这几个环节的工具。想象一下，你开了一家小超市，每天都有商品进货，有顾客来买东西，还有一些商品放在仓库里。要是没有一个好的管理方法，很容易就会出现商品积压、缺货等问题。而进销存软件就能帮你把这些事情都安排得明明白白。

软件类型和适用场景：市面上的进销存软件有很多种，有适合小型店铺的简单版本，也有适合大型企业的复杂版本。比如小型的便利店，可能只需要一个能记录进货、销售和库存数量的软件就够了；而大型的批发企业，可能还需要软件能处理复杂的订单、物流等问题。

选择合适的软件：选择软件的时候，要考虑自己企业的规模、业务需求和预算。比如说，你的企业规模不大，业务也比较简单，就没必要花大价钱去买功能很复杂的软件；反过来，如果企业业务复杂，选择太简单的软件可能就无法满足需求。这时候，建米软件就是一个不错的选择，它有多种版本可以根据不同企业的需求进行选择，能很好地适配各种规模的企业，提高管理效率。

二、准备基础数据

要设置好进销存软件，基础数据的准备是很关键的一步。就像盖房子得先打好地基一样，基础数据就是软件正常运行的地基。

商品信息：要把企业里所有商品的信息都录入到软件里，包括商品名称、规格、型号、进价、售价等。比如你是卖衣服的，就要把每件衣服的款式、颜色、尺码、进货价格和销售价格都记录清楚。这样在进货和销售的时候，软件就能准确地计算成本和利润。

供应商信息：记录好所有供应商的信息，像供应商名称、联系方式、地址等。以后进货的时候，就能快速找到对应的供应商，也方便和他们沟通。举个例子，如果你发现某个商品的质量有问题，就可以通过软件里记录的供应商信息，及时联系他们解决。

客户信息：同样，客户的信息也不能少，包括客户姓名、联系方式、地址、购买习惯等。了解客户的购买习惯可以帮助企业更好地进行销售策略的调整。比如，如果某个客户经常购买某种商品，企业就可以在有相关促销活动的时候及时通知他。

三、安装与登录软件

准备好了基础数据，接下来就是安装和登录软件了。这一步其实并不难，只要按照软件的安装向导一步步操作就行。

安装软件：先从软件的官方网站或者正规的应用商店下载软件的安装包。下载完成后，双击安装包，按照提示选择安装路径、同意软件协议等。一般来说，安装过程不会花费太长时间。安装完成后，桌面上会出现软件的图标。

创建账号登录：打开软件后，通常需要创建一个账号。按照软件的要求填写用户名、密码、联系方式等信息。创建好账号后，用这个账号登录软件。有些软件可能还支持用手机号、微信等方式快速登录，这样就更方便了。

四、设置系统参数

登录软件后，就要开始设置系统参数了。这些参数会影响软件的使用方式和功能，所以要根据企业的实际情况来设置。

公司信息设置：在软件里填写公司的基本信息，比如公司名称、地址、联系方式等。这些信息会在打印销售单据、发票等的时候显示出来。

仓库设置：如果企业有多个仓库，就要在软件里设置好每个仓库的信息。包括仓库名称、地址、负责人等。以后在进行商品出入库操作的时候，就能准确地知道商品存放在哪个仓库。

计量单位设置：不同的商品可能有不同的计量单位，比如衣服按件，饮料按瓶，大米按袋等。在软件里设置好这些计量单位，这样在录入商品数量的时候就不会出错。

核算方式设置：核算方式有加权平均法、先进先出法等。选择适合企业的核算方式，软件就能准确地计算商品的成本和利润。比如，先进先出法比较适合那些商品保质期较短的企业。

五、商品资料录入

系统参数设置好后，就可以把之前准备好的商品信息录入到软件里了。这一步要仔细，确保信息的准确性。

单个录入：如果商品数量比较少，可以一个一个地录入。在软件里找到商品资料录入的界面，按照提示填写商品的名称、规格、型号、进价、售价等信息。录入完成后，点击保存就可以了。

批量导入：要是商品数量很多，一个一个录入就太麻烦了。这时候可以使用软件的批量导入功能。先把商品信息整理成软件要求的格式，比如 Excel 表格，然后在软件里选择批量导入，上传整理好的表格，软件就会自动把商品信息录入进去。

六、期初库存录入

商品资料录入完成后，接下来要录入期初库存。期初库存就是在使用软件之前企业里现有的商品数量。

盘点库存：在录入期初库存之前，要先对企业的库存进行一次全面的盘点。把每个商品的实际数量记录下来。比如你是开文具店的，就要把铅笔、橡皮、本子等每种文具的数量都数清楚。

录入库存信息：在软件里找到期初库存录入的界面，选择对应的仓库和商品，然后录入实际盘点的数量。录入完成后，软件就会自动计算出库存的总价值。

七、设置业务流程

进销存软件的业务流程主要包括进货、销售、库存管理等环节。设置好这些业务流程，能让企业的运营更加顺畅。

进货流程设置：规定好进货的步骤，比如采购申请、采购审批、进货入库等。在软件里设置好每个步骤的负责人和操作权限。这样，当有采购需求的时候，相关人员就能按照流程进行操作。

销售流程设置：销售流程包括销售订单、销售出库、收款等环节。同样，在软件里设置好每个环节的操作步骤和权限。比如，销售人员接到订单后，要在软件里创建销售订单，经过审批后才能进行出库操作。

库存管理流程设置：库存管理流程包括库存盘点、库存调拨、库存预警等。设置好库存盘点的周期，当库存数量低于预警值的时候，软件能及时发出提醒。比如，当某种商品的库存数量低于 10 件时，软件就会弹出提示框，提醒及时进货。

在设置业务流程方面，建米软件有着出色的表现。它可以根据企业的实际需求，灵活定制业务流程，让企业的管理更加高效。而且操作简单易懂，即使是没有太多软件使用经验的员工也能快速上手。

八、员工权限设置

为了保证企业数据的安全和业务的正常进行，需要给不同的员工设置不同的操作权限。

角色划分：根据企业的组织架构和业务需求，划分不同的角色，比如采购人员、销售人员、仓库管理人员等。

权限分配：给每个角色分配相应的操作权限。比如，采购人员可以进行采购申请、进货入库等操作；销售人员可以创建销售订单、处理客户订单等；仓库管理人员可以进行库存盘点、库存调拨等操作。这样，每个员工只能操作自己权限范围内的功能，避免了数据的误操作和泄露。

九、数据备份与恢复设置

数据对于企业来说非常重要，所以要设置好数据备份与恢复功能，以防数据丢失。

备份设置：在软件里找到数据备份的功能选项，设置备份的时间间隔和存储位置。可以选择每天、每周或者每月备份一次数据。备份文件可以存储在本地硬盘、外部硬盘或者云端。

恢复设置：如果遇到数据丢失或者损坏的情况，就可以使用数据恢复功能。在软件里找到数据恢复的选项，选择之前备份的文件，按照提示进行恢复操作。

以上就是设置进销存软件的详细步骤。按照这些步骤来操作，相信你能很快把进销存软件设置好，让企业的管理更加高效。

常见用户关注的问题：

一、进销存软件怎么选择适合自己的版本？

我听说啊，很多人在选进销存软件版本的时候都挺犯难的。毕竟市面上版本那么多，真不知道哪个才是最适合自己的。就好像去超市买东西，种类琳琅满目，挑花眼了都。

考虑企业规模：如果是小微型企业，业务量没那么大，功能简单、操作方便的基础版本就够用了，这样成本也低。要是中大型企业，业务复杂，数据量大，就得选功能更全面、能支持多用户并发操作的高级版本。建米软件就有针对不同规模企业的版本，能满足不同需求。

关注行业特性：不同行业对进销存的侧重点不一样。比如零售行业，更注重收银管理、会员管理；制造业则关注生产环节的物料管理、生产进度跟踪。所以要选能贴合自己行业特性的版本。建米软件在不同行业都有成功案例，能很好地适配行业需求。

评估预算：预算有限的话，就别盲目追求高级版本。可以先从基础版本用起，等企业发展了再升级。但也不能只图便宜，太便宜的版本可能功能不完善，后期还得频繁更换软件，反而增加成本。

查看软件扩展性：企业是不断发展的，软件也要能跟着一起“成长”。选择扩展性强的版本，以后需要增加功能的时候能方便实现。建米软件就具备良好的扩展性，能根据企业发展随时添加功能模块。

二、进销存软件数据安全怎么保障？

朋友说，现在数据就是企业的命根子，进销存软件里的数据要是出了问题，那可就麻烦大了。我就想知道，到底该怎么保障这些数据的安全呢。

选择可靠的软件供应商：像建米软件这种有良好口碑和信誉的供应商，会采用多种技术手段保障数据安全。他们有专业的研发团队，会不断更新安全防护机制，防止数据被窃取或篡改。

定期数据备份：不管软件多安全，定期备份数据总是没错的。可以设置自动备份，也可以手动备份到外部存储设备。这样万一软件出了问题，还能及时恢复数据。

设置访问权限：不是所有员工都需要访问所有数据的。可以根据员工的工作职责，设置不同的访问权限，防止内部人员误操作或恶意泄露数据。

使用加密技术：对重要的数据进行加密处理，即使数据被非法获取，没有密钥也无法查看内容。建米软件在数据传输和存储过程中都采用了先进的加密技术，保障数据的安全性。

三、进销存软件操作难不难，容易上手吗？

假如你刚接触一款新的进销存软件，操作起来像在走迷宫一样，那可太闹心了。我就想知道，现在的进销存软件操作到底难不难，容不容易上手呢。

看软件界面设计：界面简洁、布局合理的软件，用户一眼就能找到自己需要的功能。建米软件的界面就很人性化，图标清晰，菜单分类明确，新手也能快速熟悉。

是否有培训支持：好的软件供应商会提供详细的培训服务，包括线上视频教程、线下培训课程等。建米软件就有专业的售后团队，能帮助用户快速掌握软件操作。

功能操作的复杂度：有些软件功能虽然强大，但操作步骤繁琐，学习成本高。而建米软件在保证功能的尽量简化操作流程，让用户轻松上手。

是否有操作指南：软件自带详细的操作指南，遇到问题能随时查阅，也能加快用户的学习速度。建米软件的操作指南非常全面，从基础操作到高级功能都有介绍。

四、进销存软件和其他系统能对接吗？

朋友推荐说，现在企业里可能会用到好几种系统，要是进销存软件能和其他系统对接，那工作效率能提高不少。我就想知道，它到底能不能和其他系统对接呢。

查看软件的接口开放性：开放性好的软件，提供标准的接口，能方便地和其他系统进行数据交互。建米软件就有开放的接口，能和财务系统、电商平台等实现对接。

考虑对接的兼容性：不同系统的数据格式、协议可能不一样，要确保进销存软件和其他系统在技术层面上能兼容。建米软件在开发过程中就充分考虑了兼容性问题，能和多种常见系统无缝对接。

对接的成本和难度：有些对接可能需要专业的技术人员来完成，成本较高。而建米软件提供了详细的对接文档和技术支持，能降低对接的难度和成本。

对接后的效果评估：对接完成后，要评估是否达到了预期的效果，比如数据是否准确传输、业务流程是否更顺畅等。如果有问题，及时和软件供应商沟通解决。