如何自己做进销存

一、了解进销存的基本概念

得清楚啥是进销存。简单来说，进就是采购，也就是把商品买进来；销就是销售，把商品卖出去；存就是库存，就是仓库里还剩下多少商品。这三个环节紧密相连，构成了一个完整的业务流程。

采购环节：采购可是个技术活。比如开一家小超市，得根据平时的销售情况、季节变化以及市场需求来决定采购什么商品、采购多少数量。要是采购多了，商品积压在仓库，占用资金不说，还可能过期变质；采购少了，又会出现缺货的情况，影响销售。

销售环节：销售直接关系到利润。还是以小超市为例，要吸引顾客购买商品，可能就需要搞一些促销活动，像打折、满减、赠品等。还得记录好每一笔销售订单，包括销售的商品名称、数量、价格等信息。

库存环节：库存管理很关键。要定期盘点库存，确保账面上的库存数量和实际库存数量一致。如果发现库存数量不对，得及时查找原因，是被盗了、损坏了还是记录错误。

二、准备工作

在开始自己做进销存之前，有些准备工作是必须要做的。

确定业务范围：比如说你是做服装生意的，那就要明确自己经营的服装品类，是男装、女装还是童装，是休闲装、正装还是运动装。只有明确了业务范围，才能更精准地进行采购、销售和库存管理。

建立商品档案：给每一种商品都建立一个详细的档案，记录商品的名称、规格、型号、进价、售价、供应商等信息。这样在采购和销售的时候，就能快速准确地找到相关商品的信息。举个例子，如果你经营电子产品，一款手机的商品档案里除了基本信息外，还可以记录它的颜色、内存大小、电池续航等参数。

设定库存管理规则：要确定库存的上限和下限。当库存数量达到上限时，就停止采购；当库存数量低于下限时，要及时补货。还可以根据商品的销售情况，对不同商品设置不同的库存管理规则。比如畅销商品的库存下限可以设置得高一些，避免缺货。

三、采购管理

采购是进销存的起点，做好采购管理很重要。

寻找合适的供应商：可以通过多种途径寻找供应商，比如参加行业展会、在网上搜索、向同行打听等。在选择供应商时，要考虑供应商的信誉、产品质量、价格、交货期等因素。比如，你想开一家水果店，就可以去水果批发市场考察不同的水果供应商，看看他们的水果新鲜度、价格是否合理。

制定采购计划：根据销售数据和库存情况，制定合理的采购计划。一般来说，可以按照周、月或者季度来制定采购计划。举个例子，一家文具店通过分析过去一个月的销售数据，发现某款中性笔的销量很好，而库存数量不多了，就可以在采购计划中增加这款中性笔的采购数量。

签订采购合同：和供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务。合同中要包括商品的名称、规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式等内容。这样可以避免在采购过程中出现纠纷。

四、销售管理

销售管理直接影响到企业的收入和利润。

制定销售策略：根据市场需求和竞争情况，制定合适的销售策略。可以采用价格策略，比如打折、降价；也可以采用促销策略，比如买一送一、满赠等。比如，一家服装店在换季的时候，可以通过打折促销的方式，快速清理库存。

记录销售订单：每一笔销售订单都要详细记录，包括客户信息、商品名称、数量、价格、销售时间等。这样可以方便后续的统计和分析。还可以根据销售订单生成销售报表，了解销售情况。

处理客户投诉：在销售过程中，难免会遇到客户投诉的情况。要及时处理客户投诉，解决客户的问题，提高客户的满意度。比如，客户购买的商品有质量问题，要及时为客户更换或者退款。

五、库存管理

库存管理是进销存的核心环节，直接关系到企业的成本和效益。

定期盘点库存：可以每月或者每季度进行一次全面的库存盘点。盘点时，要将实际库存数量和账面上的库存数量进行核对，找出差异并分析原因。比如，发现某种商品的实际库存比账面库存少了，可能是被盗、损坏或者记录错误。

优化库存结构：根据销售情况，调整库存结构。对于畅销商品，要保证充足的库存；对于滞销商品，要及时采取促销措施或者减少采购数量。比如，一家书店发现某类图书的销量一直不好，就可以减少这类图书的采购数量，同时增加畅销图书的库存。

做好库存安全管理：要保证库存商品的安全，避免被盗、损坏、受潮等情况。可以安装监控设备、加强仓库管理等。比如，在仓库里安装防潮设备，防止商品受潮发霉。

六、借助工具辅助

自己做进销存，如果仅靠手工记录，工作量会很大，而且容易出错。这时候可以借助一些工具来提高效率。

使用电子表格：像 Excel 这样的电子表格软件是个不错的选择。可以用它来记录采购、销售和库存数据，还可以制作各种报表。比如，用 Excel 制作采购报表、销售报表和库存报表，通过表格的计算功能，快速统计数据。

选择专业的进销存软件：如果业务规模比较大，数据量比较多，使用专业的进销存软件会更方便。比如建米软件，它可以实现采购、销售和库存的一体化管理，自动生成各种报表，还能实时更新库存数据。这样可以大大提高工作效率，减少错误。

以上就是自己做进销存的一些基本方法和步骤。在实际操作过程中，还会遇到各种各样的问题，需要不断地学习和调整。希望这些内容能对你有所帮助。

常见用户关注的问题：

一、自己做进销存需要哪些基本步骤？

我听说好多人都想自己做进销存，但是又不太清楚具体步骤。我就想知道，这自己做进销存到底该从哪儿开始呢。下面我就来给大家说说大概的基本步骤。

1. 明确业务需求：得先搞清楚自己做进销存是为了啥。是小商店管理商品，还是工厂管理原材料呢？不同的业务需求，做出来的进销存肯定不一样。比如说小商店，可能更关注商品的种类、价格和库存数量；而工厂可能更在意原材料的采购周期和生产用量。

2. 收集数据：这就好比盖房子得先准备好材料。要把商品的信息、供应商信息、客户信息等等都收集起来。商品信息包括名称、规格、进价、售价等；供应商信息有联系方式、供货价格等；客户信息包含购买记录、联系方式等。

3. 选择工具：可以用 Excel 来简单做个进销存表格，适合业务量小的情况。要是业务量大，就可以考虑专业的软件，像建米软件，它功能强大，能满足各种复杂的进销存管理需求。

4. 设计流程：确定进货、销售、库存管理的流程。进货的时候怎么验收、入库；销售的时候怎么开单、发货；库存怎么盘点、补货等等。有了清晰的流程，管理起来才不会乱。

5. 录入数据：把之前收集的数据录入到选择好的工具里。录入的时候要仔细，别输错了，不然会影响后面的管理和统计。

6. 测试和优化：先试运行一段时间，看看有没有问题。要是发现流程不合理或者数据不准确，及时调整优化。不断改进，让进销存管理越来越顺畅。

二、自己做进销存需要注意哪些问题？

朋友说自己做进销存看似简单，其实有不少坑。我就想知道到底要注意些啥。下面就来详细说说。

1. 数据准确性：这可是重中之重。要是数据不准确，那整个进销存管理就乱套了。比如库存数量不对，可能会导致缺货或者积压。所以录入数据的时候要认真核对，定期盘点库存，保证数据和实际情况一致。

2. 流程合理性：设计的流程要符合实际业务情况。进货、销售、库存管理的流程不能太复杂，也不能太简单。太复杂会增加操作成本，太简单又可能会出现管理漏洞。像建米软件就可以根据不同的业务需求定制流程，很方便。

3. 安全问题：进销存数据包含了很多重要信息，比如客户信息、商品价格等。要做好数据的安全保护，防止数据泄露。可以设置不同的用户权限，只有授权的人才能查看和修改数据。

4. 软件更新：如果用的是专业软件，要及时更新。软件更新可以修复漏洞、增加新功能，让管理更高效。建米软件就会定期更新，保证用户能使用到最新、最好的功能。

5. 人员培训：要是有多人使用进销存系统，得对相关人员进行培训。让他们熟悉系统的操作和流程，避免因为操作不当导致问题。

6. 与其他系统的衔接：如果企业还有其他管理系统，比如财务系统，要考虑进销存系统和它们的衔接。这样可以实现数据的共享和流通，提高管理效率。

三、自己做进销存能节省成本吗？

我想知道自己做进销存是不是真的能节省成本。朋友推荐说自己做可以控制成本，下面就来分析分析。

1. 软件成本：如果用 Excel 自己做进销存表格，基本没什么成本。但要是用专业软件，像建米软件，可能需要一定的费用。不过从长远来看，专业软件功能强大，能提高管理效率，可能会节省更多的成本。

2. 人力成本：自己做进销存，如果流程设计合理，工具使用得当，可以减少人工操作和管理的工作量。比如自动生成报表、自动提醒补货等功能，能让员工把更多的时间花在更有价值的工作上，从而节省人力成本。

3. 库存成本：通过准确的进销存管理，可以避免库存积压和缺货的情况。库存积压会占用资金，增加仓储成本；缺货会影响销售，损失利润。自己做进销存可以更好地控制库存数量，降低库存成本。

4. 采购成本：有了进销存管理，能清楚了解商品的销售情况和库存情况，从而更合理地安排采购。可以根据销售趋势和库存水平，与供应商谈判更优惠的价格，降低采购成本。

5. 时间成本：高效的进销存管理可以节省时间。比如快速查询商品信息、生成销售订单等，能让业务处理更迅速，提高工作效率，节省时间成本。

6. 错误成本：自己做进销存可以减少人为错误。比如手工记录容易出错，而使用软件可以避免这些错误。错误会导致数据不准确，影响决策，增加成本。通过准确的管理，可以降低错误成本。

四、自己做进销存对业务发展有帮助吗？

假如你想把业务做大做强，自己做进销存到底有没有帮助呢？我就很好奇。下面来看看它对业务发展的好处。

1. 提高决策准确性：通过进销存管理，可以得到准确的销售数据、库存数据等。根据这些数据，能更准确地分析市场需求和销售趋势，从而做出更合理的决策。比如决定采购哪些商品、推出哪些促销活动等。

2. 提升客户满意度：有了准确的库存信息，能及时满足客户的需求。不会出现客户下单了却没货的情况，提高客户的购买体验。而且还可以根据客户的购买记录，提供个性化的服务，增强客户的忠诚度。

3. 优化供应链管理：清楚了解商品的进货情况和销售情况，能更好地与供应商合作。可以根据销售需求，合理安排采购计划，与供应商建立更稳定的合作关系。也能及时发现供应商的问题，如供货不及时等，及时解决。

4. 促进业务拓展：准确的进销存管理能让企业更清楚自己的业务状况，有信心拓展新的业务。比如根据销售数据发现某个地区的市场需求很大，可以考虑在该地区开设新的门店或者拓展线上销售渠道。

5. 降低运营风险：通过对库存和销售的监控，能及时发现潜在的风险。比如库存积压可能会导致资金周转困难，通过及时调整采购和销售策略，可以降低这种风险。建米软件可以帮助企业更好地监控和管理这些风险。

6. 提高工作效率：自动化的进销存管理可以减少人工操作和重复劳动，提高工作效率。员工可以把更多的时间花在客户服务和业务拓展上，促进业务的发展。