如何用软件做进销存

一、进销存管理和软件的重要性

在日常的商业活动中，不管是小店铺还是大企业，都会涉及到商品的进货、销售和库存管理，也就是我们说的进销存。想象一下，一家小超市，如果老板不能清楚知道进了多少货、卖了多少、还剩多少，那很可能就会出现商品积压或者缺货的情况。积压会占用资金，缺货又会影响生意。

传统的手工记录方式：过去，很多商家都是用本子记录进销存信息，这种方式不仅效率低，还容易出错。比如，记录员可能会看错数字，或者遗漏某笔交易，导致库存数据不准确。而且，查询数据也很不方便，要在一堆本子里翻找。

使用进销存软件的好处：现在有了进销存软件，情况就大不一样了。软件可以自动记录每一笔进货、销售和库存变动，数据准确又及时。还能快速生成各种报表，让老板一目了然地了解生意状况。举个例子，老板可以随时知道哪些商品畅销，哪些滞销，从而调整进货策略。

二、选择适合的进销存软件

市场上的进销存软件琳琅满目，要选到适合自己的可不容易。以下是一些需要考虑的因素。

功能需求：不同的行业和企业规模，对软件功能的需求也不同。比如，一家服装店可能更需要软件能管理不同款式、颜色和尺码的服装库存；而一家食品店则需要关注商品的保质期。在选择软件时，要先明确自己的核心需求。

易用性：软件操作要简单易懂，员工才能快速上手。如果软件界面复杂，操作步骤繁琐，员工可能会产生抵触情绪，影响工作效率。就像我认识的一个小老板，买了一款功能强大但操作复杂的软件，员工用了几天就不想用了，最后只能重新换软件。

价格：价格也是一个重要因素。有些软件功能很强大，但价格昂贵，对于小商家来说可能负担不起。要根据自己的预算来选择合适的软件。也不能只看价格，还要考虑软件的性价比。

数据安全：企业的进销存数据包含了很多重要信息，如客户信息、商品价格等，必须保证数据的安全。软件要有可靠的备份和加密机制，防止数据丢失或泄露。比如，曾经有一家企业因为软件没有做好数据备份，遭遇了一次系统故障，导致所有数据丢失，损失惨重。

这里可以试试建米软件，它专门针对不同行业特点设计了相应的功能模块，能很好地贴合企业的实际需求，操作也比较简单，价格也比较合理，在数据安全方面也有保障。

三、基础设置与数据录入

选好软件后，接下来就要进行基础设置和数据录入了。这一步就像是给房子打地基，基础打得好，后面的工作才能顺利开展。

公司信息设置：在软件中录入公司的基本信息，如公司名称、地址、联系方式等。这些信息会显示在各种报表和单据上，方便与客户和供应商沟通。

商品信息录入：把公司经营的所有商品信息录入到软件中，包括商品名称、规格、型号、进价、售价等。比如，一家文具店，要把铅笔、橡皮、笔记本等各种文具的信息都录入进去。还可以给商品分类，方便管理。

供应商与客户信息录入：记录供应商和客户的信息，如名称、地址、联系方式、信用额度等。这样在进货和销售时，就能快速找到对应的供应商和客户。例如，当需要进货时，可以直接在软件中查找供应商的信息，联系进货。

初始库存录入：盘点现有的库存商品数量，然后录入到软件中。这是确保库存数据准确的关键一步。比如，仓库里有 100 件 T 恤，就准确地在软件中录入 100 件。

四、日常进销存操作

基础设置和数据录入完成后，就可以进行日常的进销存操作了。

进货操作：当从供应商那里进货时，在软件中创建进货单。填写进货的商品名称、数量、进价等信息。软件会自动更新库存数量和成本。比如，进了 50 个篮球，每个进价 50 元，在软件中录入这些信息后，库存里的篮球数量就会增加 50 个，同时成本也会相应增加。

销售操作：当有客户来购买商品时，创建销售单。填写销售的商品名称、数量、售价等信息。软件会自动减少库存数量，并计算出销售收入。例如，卖出 20 个篮球，每个售价 80 元，软件会把库存里的篮球数量减少 20 个，同时记录销售收入 1600 元。

库存管理：定期查看库存报表，了解库存数量和成本情况。当库存数量低于设定的安全库存时，及时补货。比如，设定篮球的安全库存是 30 个，当库存数量降到 25 个时，就要及时联系供应商进货。还要注意库存商品的保质期和有效期，避免商品过期造成损失。

五、报表生成与数据分析

进销存软件的一个重要功能就是生成各种报表和进行数据分析，通过这些报表和分析，企业可以了解经营状况，做出合理的决策。

库存报表：库存报表可以显示当前的库存数量、成本、存放位置等信息。通过查看库存报表，企业可以及时发现库存积压或缺货的情况。比如，发现某种商品库存积压严重，就可以考虑采取促销活动来减少库存。

销售报表：销售报表可以统计一定时期内的销售数量、销售收入、销售利润等信息。通过分析销售报表，企业可以了解哪些商品畅销，哪些商品滞销，从而调整商品的采购和销售策略。例如，如果发现某款手机销量很好，可以增加该手机的进货量；如果某款衣服滞销，可以考虑降价促销或者停止进货。

进货报表：进货报表可以显示一定时期内的进货数量、进货成本等信息。通过分析进货报表，企业可以评估供应商的供货质量和价格，选择更合适的供应商。比如，发现某个供应商的商品价格较高，质量也一般，就可以考虑更换供应商。

数据分析与决策：根据各种报表的数据进行深入分析，为企业的决策提供依据。比如，通过分析销售数据和库存数据，预测未来的销售趋势，合理安排库存。还可以根据成本和利润数据，制定合理的价格策略。

六、软件的维护与更新

为了保证软件的正常运行和功能的不断完善，需要对软件进行维护和更新。

数据备份：定期对软件中的数据进行备份，防止数据丢失。可以选择手动备份，也可以设置自动备份。比如，每周手动备份一次数据，或者设置软件每天自动备份数据到外部存储设备。

软件升级：及时关注软件的升级信息，按照软件开发商的提示进行升级。软件升级可以修复一些已知的漏洞，增加新的功能，提高软件的性能。例如，软件升级后可能会增加一些新的报表模板，方便企业进行数据分析。

技术支持：如果在使用软件过程中遇到问题，要及时联系软件开发商的技术支持人员。他们可以帮助解决软件使用过程中遇到的各种问题。比如，软件出现故障无法正常运行，技术支持人员可以通过远程协助的方式帮助修复。

以上就是使用软件做进销存的一些基本步骤和方法，希望能对大家有所帮助。

常见用户关注的问题：

一、用软件做进销存需要注意些什么？

我听说很多人在尝试用软件做进销存，但是又担心会出问题。我就想知道这里面到底有啥需要注意的。其实啊，用软件做进销存确实有不少要留意的地方呢。

数据准确性：这可是重中之重。录入的数据得保证准确无误，不管是进货的数量、价格，还是销售的明细，要是数据错了，那后面的库存统计、成本核算啥的全都会乱套。比如说，进货时数量录少了，就会导致库存显示比实际少，可能会影响后续的采购决策。

软件功能适用性：不同的软件有不同的功能，得选适合自己业务的。比如有的软件适合小型店铺，功能简单易上手；而有的软件功能强大，适合大型企业。像建米软件就有多种功能模块，可以根据企业的实际需求进行选择和定制。

操作规范性：要制定一套规范的操作流程，让员工都按照流程来操作。比如入库、出库都要有相应的审批流程，这样可以避免操作失误和管理混乱。

数据安全：要做好数据的备份和安全防护。万一软件出故障或者遇到黑客攻击，数据没了可就麻烦大了。可以定期对数据进行备份，并且设置不同的用户权限，防止数据被非法篡改。

软件更新与维护：及时更新软件可以修复一些漏洞，并且获得新的功能。要保证软件的正常运行，遇到问题能及时解决。

二、哪种软件适合做进销存？

朋友推荐了好多做进销存的软件，我就想知道哪种才是最适合自己的。现在市面上的软件五花八门，选起来还真有点头疼。

功能完整性：一个好的进销存软件应该具备采购管理、销售管理、库存管理等基本功能。还得能生成各种报表，方便查看和分析数据。建米软件在功能方面就比较全面，能满足企业不同阶段的需求。

易用性：软件操作要简单易懂，员工不用花太多时间去学习就能上手。要是软件太复杂，员工用起来不顺畅，反而会影响工作效率。

性价比：要考虑软件的价格和它能带来的价值。不能只看价格便宜就选，也不能盲目追求贵的软件。要综合评估软件的功能、服务和价格。

售后服务：软件使用过程中难免会遇到问题，这时候就需要有好的售后服务。能及时响应并解决问题，这样才能保证企业的正常运营。

行业适用性：不同行业的进销存需求可能会有所不同。比如零售行业可能更注重销售数据的分析，而制造业可能更关注生产环节的库存管理。要选择适合自己行业的软件。

三、用软件做进销存能提高效率吗？

假如你用软件做进销存，肯定会想知道能不能提高效率。我觉得应该是可以的，但是具体效果咋样还得好好分析分析。

自动化操作：软件可以实现很多操作的自动化，比如库存自动更新、报表自动生成等。这样就不用人工去一个个计算和记录，能节省大量的时间和精力。

数据实时共享：不同部门的人员可以实时共享数据，比如销售部门可以随时查看库存情况，采购部门可以根据销售数据及时采购。这样可以避免信息不及时导致的问题，提高工作协同效率。

精准决策：软件能提供准确的数据分析，帮助企业管理者做出更精准的决策。比如根据销售趋势预测库存需求，合理安排采购计划。建米软件的数据分析功能就很强大，可以为企业提供有价值的决策依据。

减少错误：人工操作难免会出现错误，而软件可以减少这些错误。比如在数据录入、计算等方面，软件的准确性更高。

流程优化：软件可以规范企业的进销存流程，去除一些不必要的环节，提高整体的运营效率。

四、用软件做进销存成本高吗？

我想知道用软件做进销存成本到底高不高。毕竟企业都想控制成本，要是成本太高，可能就不太愿意用了。

软件购买成本：不同的软件价格不一样，有的软件可能一次性购买费用较高，而有的软件是按年或者按功能模块收费。要根据自己的预算来选择。建米软件有多种收费模式，可以根据企业的实际情况进行选择。

培训成本：员工使用新软件需要进行培训，这也会产生一定的成本。培训时间和方式不同，成本也会有所差异。

维护成本：软件需要定期维护和更新，可能需要支付一定的维护费用。不过有些软件的维护费用包含在购买价格中。

硬件成本：使用软件可能需要相应的硬件设备，比如服务器、电脑等。这也是一笔不小的开支。

长期效益：虽然前期可能有一定的成本投入，但是从长期来看，用软件做进销存可以提高效率、减少错误，从而降低企业的运营成本。所以不能只看眼前的成本，还要考虑长期的效益。