如何用表格记进销存

一、什么是进销存以及为什么用表格记录

在日常生活和工作中，我们经常会遇到商品的进货、销售和库存管理问题。比如，你开了一家小超市，每天都会有各种商品的进货，也会有顾客来购买商品，到了一定时间，你还得知道店里还剩下多少货。这就是典型的进销存场景。简单来说，进销存就是企业管理过程中采购（进）、销售（销）、存储（存）的动态管理过程。

为什么要用表格来记录进销存呢？表格是一种非常直观、简单的工具。它就像一个账本，能把进货、销售和库存的信息清晰地呈现出来。比如，你可以用 Excel 表格，把每一次进货的商品名称、数量、进价，销售出去的商品名称、数量、售价，以及当前库存数量等信息一一记录下来。这样，你随时打开表格，就能知道店里的商品情况，方便进行管理和决策。而且，表格操作起来相对容易，不需要复杂的软件知识，普通人都能上手。

二、准备工作：设计表格结构

确定表格的基本列

我们要确定表格需要哪些列。一般来说，最基本的列有商品名称、进货日期、进货数量、进货单价、销售日期、销售数量、销售单价、库存数量等。以一家文具店为例，商品名称就是各种文具，如铅笔、橡皮等；进货日期记录什么时候进的货；进货数量就是进了多少支铅笔、多少块橡皮；进货单价就是每支铅笔、每块橡皮的进价。销售日期、销售数量和销售单价同理。库存数量则是当前店里还剩下多少商品。

设置表头和格式

表头要清晰明了，让人一看就知道每一列代表什么。比如，“商品名称”“进货日期”等。要设置好表格的格式。例如，日期列可以设置成日期格式，这样看起来更规范。数字列可以设置成数值格式，方便进行计算。为了让表格更美观和易读，可以设置不同的字体、颜色和边框。

三、记录进货信息

及时记录进货详情

当有商品进货时，要及时把相关信息记录到表格中。比如，你进了 100 支铅笔，每支进价 1 元，进货日期是 2024 年 10 月 1 日，那么就在表格对应的“商品名称”列填“铅笔”，“进货日期”列填“2024 年 10 月 1 日”，“进货数量”列填“100”，“进货单价”列填“1”。这样，每一次进货的情况都能清楚地记录下来。

更新库存数量

记录进货信息后，要及时更新库存数量。还是以铅笔为例，假设原来店里有 50 支铅笔，这次进了 100 支，那么库存数量就变成了 150 支。在表格的“库存数量”列相应地进行修改。这样，就能保证库存数量的准确性。

四、记录销售信息

准确记录销售数据

当有商品销售出去时，同样要准确记录销售信息。比如，有顾客买了 20 支铅笔，每支售价 1.5 元，销售日期是 2024 年 10 月 5 日，就在表格对应的“销售日期”列填“2024 年 10 月 5 日”，“销售数量”列填“20”，“销售单价”列填“1.5”。

再次更新库存数量

销售出去商品后，库存数量会减少。还是上面的例子，原来库存有 150 支铅笔，卖了 20 支，那么库存数量就变成了 130 支。在表格的“库存数量”列进行更新。这样，库存数量始终能反映店里实际的商品数量。

五、数据计算与分析

计算进货成本和销售利润

通过表格中的数据，可以计算进货成本和销售利润。进货成本就是进货数量乘以进货单价。比如上面进的 100 支铅笔，进货成本就是 100×1 = 100 元。销售利润则是销售数量乘以销售单价减去销售数量乘以进货单价。卖了 20 支铅笔，销售利润就是 20×1.5 - 20×1 = 10 元。在表格中可以通过公式来自动计算这些数据，提高工作效率。

分析销售趋势

观察表格中的销售数据，可以分析出销售趋势。比如，对比不同时间段的销售数量，看看哪些商品在什么时候卖得好。如果发现某一种商品在某个季节的销量明显增加，那么在这个季节来临之前就可以多进一些货。反过来，如果某种商品一直销量不好，就要考虑是不是要减少进货量或者调整销售策略。

六、常见问题及解决办法

数据录入错误

在记录进销存信息时，难免会出现数据录入错误的情况。比如，把进货数量或者销售数量输错了。这时候，要及时发现并纠正错误。可以定期核对库存实物和表格中的库存数量，如果发现不一致，就要检查是哪里录入错误了。

库存数据不准确

库存数据不准确可能是由于多种原因造成的，比如商品丢失、损坏等。要定期进行库存盘点，把实际的库存数量和表格中的库存数量进行对比，找出差异并进行调整。要加强对商品的管理，减少商品丢失和损坏的情况。

七、建米软件助力进销存管理

虽然用表格记录进销存是一种简单有效的方法，但当业务量逐渐增大时，表格可能会变得复杂，管理起来也会有一定难度。这时候，可以试试建米软件。建米软件在进销存管理方面有很多优势。它可以自动同步进货、销售和库存数据，避免人工录入的错误，大大提高工作效率。而且，它能生成详细的报表和分析图表，让你更直观地了解销售趋势和库存情况，为决策提供有力支持。

以上就是关于如何用表格记进销存的详细介绍，希望能帮助你更好地管理商品的进销存。

常见用户关注的问题：

一、用表格记进销存，需要记录哪些基本信息？

我听说很多人在用表格记进销存的时候，都不太清楚该记哪些信息。其实呀，搞清楚这些基本信息，对管理库存和业务很有帮助呢。下面我来详细说说。

商品名称：这是最基础的啦，得准确记录每一种商品叫啥，不然很容易搞混。就像你去超市买东西，得知道自己买的是啥牌子啥类型的商品。

商品编号：给每个商品编个号，方便查找和统计。就好比每个人都有自己的身份证号一样，独一无二。

进货日期：知道啥时候进的货，可以了解商品的新鲜度或者使用期限。比如食品，过了保质期就不能卖啦。

进货数量：清楚进了多少货，才能合理安排销售和库存。要是进多了卖不完，就会积压资金；进少了又可能缺货。

进货价格：记录进货价格，能算出成本，对定价和利润计算很重要。只有知道成本，才能确定卖多少钱合适。

销售日期：了解什么时候卖出去的，能分析销售的时间规律。比如某些商品在节假日卖得好，就可以提前多备货。

销售数量：知道卖了多少，能掌握销售情况，看看哪些商品受欢迎，哪些不好卖。

销售价格：这关系到利润，不同的销售价格会影响最终的盈利。建米软件可以很好地帮助我们管理这些信息，让记录和分析变得更简单。

二、怎样用表格做好进销存的库存盘点？

朋友说库存盘点是用表格记进销存里很重要的一步，但很多人都不知道咋做好。其实只要掌握方法，也不难的。

定期盘点：可以设定一个固定的时间，比如每个月或者每个季度盘点一次。这样能及时发现库存的问题，像有没有丢失或者损坏的商品。

实地核对：不能光看表格上的数字，要到仓库里实际数一数商品的数量。有时候可能会有出入，比如表格上记着有，实际却没有了。

标记差异：如果发现表格和实际库存数量不一样，要做好标记。然后再仔细查找原因，是记录错误，还是商品丢失了。

调整表格：根据实地核对的结果，及时调整表格上的库存数量。保证表格数据和实际库存一致，这样才能准确掌握库存情况。

分析原因：对于盘点中发现的差异，要分析原因。是管理不善，还是流程有问题。找到原因才能解决问题，避免以后再出现类似情况。

总结经验：每次盘点完，都要总结一下经验。看看哪些地方做得好，哪些地方还需要改进。建米软件在库存盘点方面也能提供很多便利，帮助我们更高效地完成盘点工作。

三、表格记录进销存，如何分析销售数据？

我就想知道很多用表格记进销存的人，会不会分析销售数据。其实分析销售数据能让我们了解业务情况，做出更好的决策。

计算销售额：把每种商品的销售数量乘以销售价格，就能算出销售额。看看哪个商品卖得钱最多，哪个最少。

分析销售趋势：对比不同时间段的销售数据，看看是上升还是下降。比如这个月比上个月销售额高了，是为啥呢，是做了促销活动，还是市场需求变大了。

找出畅销和滞销商品：通过销售数据，能很容易发现哪些商品卖得好，哪些卖得不好。对于畅销商品，可以多进货；对于滞销商品，要想想办法处理，比如打折促销。

分析客户购买习惯：看看哪些客户买得多，他们一般喜欢买哪些商品。这样可以针对不同的客户群体，做一些个性化的营销活动。

计算利润率：用销售额减去成本，再除以销售额，就能算出利润率。了解每种商品的利润率，能知道哪些商品利润高，哪些低。

对比不同渠道的销售情况：如果有线上线下不同的销售渠道，对比一下哪个渠道卖得好。可以根据情况，调整销售策略。建米软件能帮助我们更方便地进行销售数据的分析，让我们能快速得到想要的结果。

四、用表格记进销存，遇到数据错误怎么办？

假如你在用表格记进销存的时候，发现数据错了，肯定会很着急。其实别慌，有办法解决的。

及时发现：要经常检查表格数据，越早发现错误越好。可以定期核对数据，或者在做一些重要决策前，先检查一下数据的准确性。

找出错误原因：是录入错误，还是计算错误呢。如果是录入错误，可能是输入的时候不小心输错了数字；如果是计算错误，要检查一下公式是否正确。

修正数据：找到错误原因后，要及时修正数据。如果是录入错误，就直接把错误的数字改成正确的；如果是计算错误，要重新计算。

检查关联数据：一个数据错了，可能会影响到其他相关的数据。所以要检查一下和这个错误数据有关联的其他数据，看看是否也需要修正。

做好记录：把错误的情况和修正的过程记录下来。这样以后如果再遇到类似问题，或者需要查询历史数据的时候，能清楚知道是怎么回事。

预防再次出错：分析错误产生的原因，采取一些措施预防再次出错。比如设置数据验证，避免输入不合理的数字。建米软件有数据纠错和验证功能，可以减少数据错误的发生。