如何用宏制作进销存

一、什么是宏和进销存

在开始用宏制作进销存之前，咱们得先搞清楚什么是宏和进销存。宏其实就是一系列操作的集合，简单来说，就是把你平时在软件里重复做的一些操作录制下来，下次再需要做这些操作的时候，一键就能搞定，省了不少时间和精力。举个例子，你在 Excel 里每次都要把数据复制、粘贴、排序，用宏就可以把这一连串动作记录下来，之后一点宏按钮，这些操作就自动完成了。

进销存呢，这在企业的日常运营中太常见了。它主要包括进货、销售和库存管理这三个方面。想象一下，一家小超市，每天都有新的货物进来，也有商品卖出去，同时仓库里还得时刻掌握各种商品的库存数量。如果没有一个好的管理方法，很容易就会出现货物积压或者缺货的情况。进销存管理就是要让进货、销售和库存这三个环节协调起来，保证企业的正常运转。

二、使用宏制作进销存的准备工作

选择合适的软件：大部分人会选择 Excel 来制作进销存系统，因为它简单易用，而且功能强大。基本上大家都或多或少用过 Excel，操作起来比较顺手。如果你对其他软件更熟悉，也可以用其他软件，只要这个软件支持宏功能就行。

开启宏功能：在 Excel 里，默认情况下宏功能可能是关闭的。你需要去设置一下，让它开启。具体的操作是，打开 Excel 选项，找到信任中心，再点击信任中心设置，在宏设置里选择启用所有宏。不过要注意，启用宏可能会有一定的安全风险，所以你要确保你使用的宏是来自可靠的来源。

规划进销存表格结构：在开始制作之前，你得先想好进销存表格要包含哪些内容。一般来说，进货表格要记录进货日期、商品名称、进货数量、进货单价等信息；销售表格要记录销售日期、商品名称、销售数量、销售单价等；库存表格则要实时反映每种商品的库存数量。你可以先在纸上画一个草图，把这些内容规划好，这样在制作表格的时候就会更有条理。

三、创建基本的进销存表格

进货表格：打开 Excel，新建一个工作表，命名为“进货”。在第一行依次输入“进货日期”“商品名称”“进货数量”“进货单价”“进货金额”等列标题。进货金额可以通过进货数量乘以进货单价自动计算得出，在对应的单元格里输入公式“=进货数量单元格进货单价单元格”，然后向下拖动填充柄，就可以快速计算出每一行的进货金额。

销售表格：再新建一个工作表，命名为“销售”。同样在第一行输入“销售日期”“商品名称”“销售数量”“销售单价”“销售金额”等列标题。销售金额的计算方法和进货金额类似，也是通过销售数量乘以销售单价得出。

库存表格：新建第三个工作表，命名为“库存”。第一行输入“商品名称”“初始库存”“进货数量”“销售数量”“当前库存”等列标题。初始库存需要你手动输入，进货数量和销售数量可以通过引用进货表格和销售表格的数据来获取。当前库存则可以通过初始库存加上进货数量减去销售数量来计算，在对应的单元格里输入公式“=初始库存单元格+进货数量单元格-销售数量单元格”，然后向下拖动填充柄。

四、录制宏来提高效率

录制进货数据录入宏：假设你每天都要录入进货数据，每次都要在进货表格里输入日期、商品名称等信息，很麻烦。这时候就可以录制一个宏来简化这个过程。点击 Excel 中的“开发工具”选项卡（如果没有显示，可以在 Excel 选项里的自定义功能区中勾选“开发工具”），然后点击“录制宏”，给宏取个名字，比如“进货数据录入”，选择一个保存位置，点击“确定”。接下来，你就像平时一样在进货表格里录入一条进货数据，录完后点击“停止录制”。以后再需要录入进货数据的时候，只要点击“开发工具”里的“宏”按钮，选择“进货数据录入”，再点击“执行”，就可以快速录入一条和之前录制时一样格式的数据，你只需要修改其中不同的部分就行。

录制库存更新宏：库存数据需要实时更新，每次都手动计算和输入很容易出错。我们可以录制一个库存更新宏。先把计算当前库存的公式设置好，然后开始录制宏。点击“录制宏”，给宏取名为“库存更新”，然后选中库存表格里当前库存这一列，点击“自动求和”按钮，让公式自动计算出当前库存。录完后点击“停止录制”。以后只要点击“宏”按钮，选择“库存更新”并执行，库存数据就会自动更新。

其实在使用宏制作进销存的过程中，可能会遇到一些问题，比如宏运行出错等。这时候可以试试建米软件，它能自动处理进销存数据，避免手动操作带来的错误，提高工作效率。

五、宏的优化和扩展

添加错误提示：在录制宏的时候，可以添加一些错误提示功能。比如在录入进货数据时，如果进货数量输入为负数，就弹出一个提示框提醒用户输入错误。可以在宏代码里添加条件判断语句，当进货数量小于 0 时，使用 MsgBox 函数弹出提示框。

扩展功能：除了基本的进货、销售和库存管理，还可以扩展宏的功能。比如制作一个统计报表，统计一段时间内的进货总金额、销售总金额和利润等。可以通过录制宏来实现数据的筛选、求和等操作，然后把结果显示在一个新的工作表里。

六、注意事项

数据安全：因为宏可能会有安全风险，所以要定期备份进销存数据。可以把数据保存到外部硬盘或者云存储里，以防数据丢失。

宏的兼容性：不同版本的 Excel 对宏的支持可能会有一些差异，所以在使用宏之前，最好先在不同版本的 Excel 里测试一下，确保宏能正常运行。

及时更新宏：如果你的进销存业务流程发生了变化，比如增加了新的商品信息字段，就要及时更新宏，让它适应新的业务需求。

以上就是用宏制作进销存的一些方法和步骤，希望能帮助你更高效地管理进销存数据。

常见用户关注的问题：

一、宏制作进销存需要掌握哪些基础知识？

我听说好多人想自己用宏来制作进销存系统，可又不知道从哪儿开始学起，我就想知道到底得掌握哪些基础知识才行呢。其实要想用宏制作进销存，下面这些基础知识得好好了解了解。

Excel基础操作：这可是最基本的啦。得会熟练使用单元格的输入、编辑，像数据的录入、修改、删除这些操作要很顺手。还得掌握各种数据格式的设置，比如数字格式、日期格式啥的。排序和筛选功能也得会用，这样在处理大量的进销存数据时，能快速找到自己需要的信息。

VBA编程基础：宏本质上就是用VBA（Visual Basic for Applications）编写的小程序。得了解VBA的基本语法，像变量的定义、数据类型、语句结构这些。还得知道怎么使用循环语句，比如For循环、Do While循环，在处理重复操作的时候特别有用。条件语句也很重要，像If...Then...Else语句，可以根据不同的条件执行不同的操作。

数据库基础概念：进销存系统离不开数据的管理，所以得懂点数据库的基本概念。知道什么是数据表，数据表之间是怎么关联的。比如进货表、销售表和库存表之间，通过商品编号等字段建立关联。还得了解数据的增删改查操作，也就是怎么往数据表中添加数据、删除不需要的数据、修改错误的数据以及查询自己想要的数据。

函数运用：Excel里有很多强大的函数，像SUM函数可以用来求和，COUNT函数可以统计数量。在制作进销存系统时，这些函数能帮我们快速计算各种数据，比如计算进货总额、销售总额、库存数量等。还有VLOOKUP函数，能根据一个值在数据表中查找对应的其他信息，在处理商品信息时非常实用。建米软件在处理进销存数据时，也会运用到这些函数和基础知识，让数据处理更加高效准确。

二、用宏制作进销存系统有哪些优势？

朋友说用宏制作进销存系统挺不错的，我就想知道到底有啥优势呢。其实用宏来做进销存系统，好处还真不少。

成本低：不用专门去买那些昂贵的进销存软件，只要有Excel软件就行，大多数电脑都预装了Excel，基本上不用额外花钱。对于一些小商家或者个人来说，能节省不少成本。

定制性强：可以根据自己的实际需求来定制系统。每个企业的进销存流程可能都不太一样，用宏制作就能按照自己的业务逻辑来设计功能。比如有的企业对进货验收环节要求比较高，就可以在系统里专门设计一个进货验收的模块。

操作方便：因为是基于Excel的，大家对Excel都比较熟悉，操作起来没有太大的难度。不需要专门去学习一套新的软件操作方法，员工很容易上手。

数据处理灵活：可以随时对系统进行修改和调整。如果业务流程发生了变化，或者发现系统有什么问题，能马上通过修改宏代码来解决。建米软件也注重系统的灵活性和定制性，和用宏制作的进销存系统在这方面有相似之处，都能更好地满足企业的个性化需求。

三、宏制作进销存系统容易出现哪些问题？

假如你自己用宏制作进销存系统，可能会遇到各种各样的问题，我就想知道一般容易出现哪些问题呢。下面这些问题还挺常见的。

代码错误：VBA代码编写过程中很容易出错，一个小的语法错误可能就会导致整个宏无法正常运行。比如变量名拼写错误、语句缺少必要的标点符号等。而且有时候错误不太容易发现，需要花费很多时间去调试。

数据安全问题：因为宏制作的进销存系统一般是基于Excel文件的，如果文件没有做好加密和备份，一旦文件丢失或者被损坏，里面的重要数据就会丢失。如果宏代码存在漏洞，可能会被恶意利用，导致数据泄露。

性能问题：当进销存数据量越来越大时，宏制作的系统可能会运行得越来越慢。因为宏代码的执行效率可能不如专业的数据库管理系统，处理大量数据时会出现卡顿现象。

兼容性问题：不同版本的Excel对宏代码的支持可能会有差异，在一个版本上能正常运行的宏，在另一个版本上可能就会出现问题。建米软件在开发过程中会充分考虑兼容性和数据安全等问题，能避免很多用宏制作进销存系统容易出现的问题。

四、有没有宏制作进销存系统的案例可以参考？

朋友推荐说看看别人的案例能更快学会用宏制作进销存系统，我就想知道哪儿能找到这样的案例呢。其实有很多地方可以找到相关案例。

网络论坛：像一些Excel技术论坛，有很多高手会分享自己用宏制作进销存系统的经验和案例。在论坛上可以找到详细的代码和操作步骤，还能和其他爱好者交流讨论。

专业书籍：有些关于Excel VBA编程的书籍，会有专门的章节介绍用宏制作进销存系统的案例。这些案例一般讲解得比较详细，适合系统学习。

在线课程：现在网上有很多关于Excel和VBA的在线课程，有些课程会提供实际的进销存系统案例作为教学内容。跟着课程学习，能更系统地掌握制作方法。

建米软件也有类似的案例可供参考：建米软件在进销存管理方面有丰富的经验，虽然它不是用宏制作的，但其中的一些设计思路和功能实现方法可以给用宏制作进销存系统提供很好的借鉴。比如建米软件在库存管理、销售统计等方面的处理方式，能启发我们更好地设计自己的系统。