如何用excel表记进销存

一、什么是进销存以及用 Excel 记录的好处

在日常的商业活动中，不管是开个小超市，还是经营一家小工厂，都会涉及到商品的进货、销售和库存管理，这就是我们所说的进销存。简单来说，进货就是把商品采购进来，销售就是把商品卖出去，库存就是还剩下多少商品。

用 Excel 来记录进销存，有不少好处。Excel 几乎是大家电脑里都有的软件，不需要额外花钱去购买专门的进销存管理软件，成本很低。它的操作相对简单，只要你会基本的表格操作，就能上手记录进销存。比如，你是一个小文具店老板，每天进了多少笔货，卖出去多少文具，用 Excel 就能轻松记录下来。而且，Excel 可以根据你的需求随意调整表格的格式和内容，非常灵活。

二、创建进销存表格的前期准备

明确记录内容：在动手创建表格之前，得先想清楚你要记录哪些信息。一般来说，进货记录要包含进货日期、供应商、商品名称、进货数量、进货单价、进货总价等；销售记录要有销售日期、客户、商品名称、销售数量、销售单价、销售总价等；库存记录则要有商品名称、库存数量、库存位置等。举个例子，如果你是卖水果的，进货的时候就要记录是哪天进的货，从哪个果农那里进的，进了多少斤苹果、香蕉等，每斤多少钱，一共花了多少钱。

规划表格结构：确定好记录内容后，就要规划表格的结构了。可以先在纸上画个草图，或者在 Excel 里大致勾勒一下。通常，我们会把进货、销售和库存分别做成不同的工作表，这样看起来更清晰。比如，在进货工作表里，第一行可以设置为表头，写上进货日期、供应商等信息，下面的行用来填写具体的进货数据。

三、创建进货表格

设置表头：打开 Excel，新建一个工作表，在第一行依次输入进货日期、供应商、商品名称、进货数量、进货单价、进货总价等内容。这些表头就像是给表格定了个框架，后面的数据都要按照这个框架来填写。

填写数据：当有进货发生时，就可以在对应的列里填写数据了。比如，今天进了 100 个笔记本，每个 5 元，从 XX 文具厂进货，进货日期是 2024 年 10 月 1 日，那么就在进货日期列填写 2024 年 10 月 1 日，供应商列填写 XX 文具厂，商品名称列填写笔记本，进货数量列填写 100，进货单价列填写 5，进货总价列可以通过公式计算得出，在该单元格输入“=进货数量进货单价”，也就是“=1005”，回车后就会显示 500。

数据验证：为了保证数据的准确性，可以设置数据验证。比如，进货数量和进货单价应该是正数，我们可以通过数据验证功能，设置这两列只能输入正数。这样，当不小心输入负数时，就会弹出提示框，避免错误数据的录入。

四、创建销售表格

设置表头：同样新建一个工作表，在第一行输入销售日期、客户、商品名称、销售数量、销售单价、销售总价等表头。这些信息可以帮助你了解每一笔销售的具体情况。

填写数据：有销售业务时，按照实际情况填写数据。比如，今天卖给了 XX 学校 50 个笔记本，每个卖 8 元，销售日期是 2024 年 10 月 2 日，就在相应的列里填写好这些信息。销售总价也可以用公式计算，和进货总价的计算方法类似。

关联进货数据：为了更好地掌握商品的进销情况，可以在销售表格里关联进货表格的数据。比如，在销售表格里添加一列“进货单价”，通过 VLOOKUP 函数从进货表格里查找对应的商品的进货单价。这样，就能清楚地知道每一笔销售的利润是多少。

五、创建库存表格

设置表头：再新建一个工作表，表头设置为商品名称、期初库存、本期进货、本期销售、期末库存等。期初库存就是一开始的库存数量，本期进货是这一时期进的货的数量，本期销售是这一时期卖出去的商品数量，期末库存则是经过进货和销售后剩下的库存数量。

计算库存数量：期末库存可以通过公式计算得出，在期末库存列的单元格输入“=期初库存+本期进货-本期销售”。比如，期初有 200 个笔记本，本期进了 100 个，本期卖了 50 个，那么期末库存就是“=200 + 100 - 50”，结果是 250 个。

库存预警：为了避免库存过多或缺货的情况，可以设置库存预警。比如，当某种商品的库存数量低于一定值时，单元格会自动变色提醒。可以通过条件格式功能来实现这个效果。

六、使用公式和函数提高效率

求和函数：如果想知道一段时间内的进货总价或者销售总价，可以使用 SUM 函数。比如，要计算 10 月份所有进货的总价，选中进货总价列中 10 月份的数据单元格，然后在编辑栏输入“=SUM(选中的单元格区域)”，回车后就能得到结果。

查找函数：前面提到的 VLOOKUP 函数，它可以在一个表格里查找特定的值，并返回对应的信息。比如，在销售表格里查找某种商品的进货单价，就可以用这个函数。它的语法是“=VLOOKUP(查找值,查找范围,返回列数,精确匹配或近似匹配)”。

数据透视表：数据透视表是个很强大的工具，可以对大量的数据进行快速分析。比如，你想知道每个供应商的进货金额，或者每个客户的销售金额，就可以通过创建数据透视表来实现。选中数据区域，然后在菜单栏里选择插入数据透视表，按照向导的提示操作就可以了。

七、遇到问题及解决办法

数据错误：在填写数据的过程中，可能会出现输入错误的情况。比如，把进货数量输错了。这时候，可以通过仔细核对数据，或者使用数据验证功能来避免。如果已经发现错误，直接修改相应单元格的数据就可以了。

公式计算错误：公式计算错误可能是因为公式输入有误，或者引用的单元格区域不对。可以检查公式的语法，看看引用的单元格是否正确。如果还是不行，可以重新输入公式。

数据过多难以管理：当数据越来越多的时候，表格可能会变得很难管理。这时候，可以对数据进行筛选和排序。比如，按照进货日期对进货数据进行排序，或者筛选出某个时间段的销售数据。

八、建米软件的推荐

当你的业务越来越复杂，Excel 可能就有点力不从心了。比如，数据量太大时，Excel 的计算速度会变慢，而且数据的安全性也可能得不到保障。这时候，可以试试建米软件，它是一款专业的进销存管理软件。它可以实现数据的实时更新和共享，多人可以同时操作，提高工作效率。而且，它有更强大的数据分析功能，能为你的决策提供更准确的依据。

以上就是用 Excel 表记进销存的一些方法和技巧，希望能帮助到你更好地管理商品的进销存。

常见用户关注的问题：

一、Excel 进销存表格能实现自动计算吗？

我听说很多人用 Excel 记进销存，就想知道这表格能不能实现自动计算呢。要是能自动计算，那可就省了不少事儿啊。

下面来详细说说：

1. 公式设置的可行性：Excel 本身有强大的公式功能，像 SUM、VLOOKUP 等公式，通过合理设置，是可以实现部分数据的自动计算的。比如用 SUM 公式可以自动计算某一时间段的进货总量。

2. 数据关联的实现：可以将进货数据、销售数据和库存数据进行关联。当输入新的进货或销售数据时，库存数据能自动更新。这就需要巧妙运用公式和数据引用。

3. 局限性：虽然能实现一定程度的自动计算，但对于复杂的业务场景，比如涉及多种折扣、不同税率等情况，Excel 的自动计算可能就会显得力不从心。

4. 建米软件的优势：相比之下，建米软件在自动计算方面功能更强大和智能。它能根据预设的规则，自动处理各种复杂的业务逻辑，减少人工干预。

5. 维护成本：Excel 表格的公式设置和数据关联维护起来可能比较麻烦，一旦数据结构改变，可能需要重新设置公式。而建米软件在这方面有更完善的管理机制。

二、用 Excel 记进销存容易出错吗？

朋友说用 Excel 记进销存挺方便的，但我就想知道容不容易出错呢。毕竟数据要是错了，后面的分析和决策可就都乱套了。

下面具体分析：

1. 人为输入错误：在输入进货、销售数量和金额等数据时，很容易因为疏忽输错数字，比如把 100 输成 1000。

2. 公式错误：如果公式设置不正确，计算结果就会出错。而且有时候公式嵌套复杂，很难发现错误所在。

3. 数据更新不及时：当有新的进货或销售业务发生时，如果没有及时更新 Excel 表格，库存数据就会不准确。

4. 建米软件的准确性保障：建米软件有严格的数据校验机制，能有效避免人为输入错误。它能实时更新数据，保证数据的准确性。

5. 版本管理问题：多人使用 Excel 表格时，可能会出现版本不一致的情况，导致数据混乱。建米软件可以避免这个问题，实现数据的统一管理。

三、Excel 进销存表格能生成报表吗？

我想知道 Excel 进销存表格能不能生成报表呢。要是能生成报表，就能更直观地看到业务情况了。

下面展开讲讲：

1. 基本报表生成：Excel 可以通过数据透视表、图表等功能生成简单的报表，比如进货报表、销售报表等。

2. 自定义程度：用户可以根据自己的需求对报表的格式、内容进行一定程度的自定义。

3. 复杂报表的难度：对于一些复杂的报表，比如包含多维度分析、趋势预测的报表，用 Excel 制作起来会比较困难。

4. 建米软件的报表功能：建米软件有丰富的报表模板，能快速生成各种复杂的报表，还能进行智能分析。

5. 数据实时性：Excel 报表的数据更新可能不及时，而建米软件能实时反映业务数据，报表更具时效性。

四、Excel 进销存表格能多人共享使用吗？

假如你有一个团队一起管理进销存业务，就会想知道 Excel 表格能不能多人共享使用呢。毕竟大家一起协作，数据共享很重要。

下面来探讨：

1. 共享方式：可以通过共享文件夹、云盘等方式实现多人共享 Excel 表格。

2，冲突问题：多人同时编辑时，容易出现数据冲突，比如一个人修改了数据，另一个人没及时更新就又进行了修改。

3. 权限管理：Excel 很难对不同用户设置不同的操作权限，可能会导致数据被误删或修改。

4. 建米软件的协作优势：建米软件支持多人同时在线使用，有完善的权限管理体系，能避免数据冲突。

5. 数据安全：Excel 表格在共享过程中，数据安全可能存在隐患。建米软件有更高级的安全防护措施，保障数据安全。