如何用excel制作进销存

一、什么是进销存以及用 Excel 制作的好处

在日常的生意经营中，不管是开个小超市，还是经营一家小型加工厂，都会涉及到商品的进货、销售和库存管理，这就是所谓的进销存。简单来说，进货就是把商品采购进来，销售就是把商品卖出去，库存就是还剩下多少商品。

用 Excel 制作进销存系统有不少好处呢：

成本低：Excel 几乎是电脑上的标配软件，不需要额外花钱去购买专门的进销存管理软件。

易上手：大多数人都对 Excel 有一定的了解，基本的表格操作很容易掌握，不需要专门去学习复杂的软件操作。

灵活性高：可以根据自己的实际需求，随意调整表格的格式和内容。比如，你可以根据商品的种类，添加不同的列来记录商品的特性。

二、制作前的准备工作

在开始用 Excel 制作进销存表格之前，得先做好一些准备工作。

明确需求：你要清楚自己需要管理哪些商品，记录哪些信息。举个例子，如果你是开水果店的，可能需要记录水果的名称、进货日期、进货价格、销售价格、库存数量等信息。

规划表格结构：考虑好表格要分几个工作表，每个工作表里有哪些列。一般来说，可以分为进货表、销售表和库存表。进货表记录每次进货的详细情况，销售表记录每笔销售的信息，库存表则实时反映商品的库存数量。

收集数据：把现有的商品信息、进货记录、销售记录等数据收集起来，方便后续录入表格。比如，你可以把之前手写的进货单和销售单整理一下，准备录入 Excel。

三、创建进货表

进货表是记录商品进货信息的重要表格。

表头设计：在工作表的第一行输入表头，常见的表头有“进货日期”“商品名称”“规格型号”“进货数量”“进货单价”“进货金额”等。比如，“进货日期”可以让你清楚什么时候进的货，“进货金额”是通过“进货数量”乘以“进货单价”计算出来的。

数据录入：按照表头的要求，把每次进货的信息逐行录入表格。在录入“进货金额”时，可以使用公式计算。例如，在“进货金额”对应的单元格里输入“=进货数量单元格进货单价单元格”，然后按下回车键，就会自动计算出进货金额。

数据验证：为了保证数据的准确性，可以对一些列设置数据验证。比如，在“商品名称”列，可以设置下拉菜单，把所有的商品名称列在里面，这样录入时就不会出现错别字。

四、创建销售表

销售表用于记录商品的销售情况。

表头设计：销售表的表头可以有“销售日期”“商品名称”“销售数量”“销售单价”“销售金额”等。“销售金额”同样可以通过“销售数量”乘以“销售单价”来计算。

数据录入：每完成一笔销售，就把相关信息录入销售表。录入时要注意和进货表中的“商品名称”保持一致，方便后续的统计和分析。

关联进货表：可以在销售表中添加一列“进货单号”，把这笔销售对应的进货单号记录下来。这样在查询商品的进货成本等信息时会更方便。

五、创建库存表

库存表是进销存系统的核心，它能实时反映商品的库存数量。

表头设计：表头可以包括“商品名称”“期初库存”“本期进货数量”“本期销售数量”“期末库存”等。“期初库存”就是在开始统计时商品的库存数量，“期末库存”是通过“期初库存+本期进货数量 - 本期销售数量”计算得出的。

数据引用：“本期进货数量”和“本期销售数量”可以通过引用进货表和销售表中的数据来获取。比如，在“本期进货数量”对应的单元格里使用 SUMIF 函数，根据商品名称从进货表中统计出该商品的进货总数。

实时更新：每次有进货或销售操作后，库存表要及时更新。可以设置一些提醒，避免忘记更新库存数据。

六、数据统计与分析

有了进销存表格后，还需要对数据进行统计和分析，以便更好地了解生意的经营情况。

进货统计：可以统计某个时间段内的总进货金额、每种商品的进货数量等。通过数据透视表可以很方便地进行统计。比如，把“进货日期”拖到行区域，“进货金额”拖到值区域，就可以快速统计出每个时间段的进货金额。

销售统计：统计某个时间段内的总销售金额、每种商品的销售数量和销售利润等。销售利润可以通过“销售金额 - 进货成本”来计算。

库存分析：分析哪些商品的库存积压严重，哪些商品经常缺货。对于库存积压的商品，可以考虑采取促销活动来减少库存；对于经常缺货的商品，要及时补货。

七、使用 Excel 制作进销存的注意事项和常见问题解决

在使用 Excel 制作进销存表格的过程中，有一些注意事项和常见问题需要我们关注。

数据安全：要定期备份 Excel 文件，防止数据丢失。可以把文件保存到云端，这样即使电脑出问题，数据也不会丢失。

公式错误：如果公式设置不正确，会导致计算结果出错。在设置公式时，要仔细检查引用的单元格是否正确。如果发现计算结果不对，可以逐步检查公式的每一步。

数据量大时的性能问题：当进销存数据量越来越大时，Excel 的运行速度可能会变慢。可以考虑对数据进行分段处理，或者把一些历史数据存档。

在使用 Excel 处理进销存数据时，如果数据量很大，操作起来比较繁琐，容易出错，其实可以试试建米软件。它能自动处理进销存数据，生成各种报表，提高工作效率，让你从繁琐的数据处理中解脱出来。

以上就是用 Excel 制作进销存的详细步骤和相关注意事项，希望能帮助你更好地管理商品的进销存。

常见用户关注的问题：

一、用 Excel 制作进销存表格有什么快捷方法吗？

我听说很多人都想用 Excel 快速做出进销存表格，我就想知道有没有那种简单又快的办法。其实啊，在 Excel 里做进销存表格，要是掌握了快捷方法，能省不少时间呢。

利用模板：Excel 本身自带了一些模板，你可以直接搜索进销存模板，然后选用合适的模板进行修改，这样能省去不少从头开始设计表格的时间。建米软件也有类似模板库的功能，提供了很多现成的模板供你使用。

快捷键操作：熟练运用 Excel 的快捷键，比如复制粘贴（Ctrl+C、Ctrl+V）、快速求和（Alt+=）等，能大大提高输入和计算的速度。

数据透视表：对于数据的汇总和分析，数据透视表是个很好用的工具。你可以快速查看不同商品的进销存情况，还能进行分类统计。

函数使用：掌握一些常用函数，如 SUM、VLOOKUP 等，能方便你进行数据计算和查找。建米软件在数据处理方面也有强大的函数功能，能让你的数据计算更准确高效。

自动填充：当你有一系列有规律的数据时，使用自动填充功能，能快速填充数据，比如日期、编号等。

二、Excel 进销存表格如何保证数据准确性？

朋友说用 Excel 做进销存表格，最担心的就是数据不准确。我想知道怎么才能保证数据准确呢，毕竟数据不准确，后面的分析和决策就都不靠谱了。

规范输入：在输入数据时，要统一标准，比如日期格式、数量单位等。可以设置数据验证，限制输入的范围和格式，避免输入错误的数据。

多次核对：录入数据后，要进行多次核对。可以安排不同的人进行二次录入，然后对比两次录入的数据是否一致。建米软件在数据录入方面有严格的审核机制，能有效减少数据错误。

公式检查：对于使用公式计算的数据，要仔细检查公式是否正确。可以通过手动计算一些数据来验证公式的准确性。

定期备份：定期备份数据，防止数据丢失或损坏。备份的数据也可以用于数据对比，检查是否有数据异常。

数据审计：定期对数据进行审计，查看数据的变化趋势是否合理，是否存在异常数据。建米软件可以提供详细的数据审计报告，帮助你及时发现问题。

三、Excel 进销存表格能实现自动预警功能吗？

我听说很多人希望 Excel 进销存表格能有自动预警功能，这样就不用一直盯着表格看库存情况了。我就想知道能不能实现呢。

条件格式：利用 Excel 的条件格式功能，设置一些规则，当数据满足特定条件时，单元格会自动变色或显示特定的图标。比如，当库存数量低于安全库存时，单元格变红。

函数判断：使用函数进行判断，如 IF 函数。当库存数量小于某一数值时，返回特定的提示信息。建米软件在预警功能方面更加智能化，能根据不同的业务规则进行预警。

数据透视表筛选：通过数据透视表筛选出满足预警条件的数据，方便查看。

宏编程：对于有一定编程基础的人来说，可以使用宏编程实现更复杂的自动预警功能。比如，当库存数量低于设定值时，自动发送邮件提醒。

外接工具：可以使用一些 Excel 的外接工具来实现自动预警功能。建米软件也有专门的预警模块，能提供更全面的预警服务。

四、如何用 Excel 分析进销存数据？

朋友推荐说用 Excel 分析进销存数据很方便，我就想知道具体该怎么分析呢。分析好了数据，就能更好地了解业务情况，做出合理的决策。

制作图表：可以制作柱状图、折线图、饼图等图表，直观地展示进销存数据的变化趋势和比例关系。比如，用柱状图对比不同商品的销售量。

数据排序：对数据进行排序，能方便你查看数据的大小顺序。比如，按销售额从高到低排序，找出最畅销的商品。

分类汇总：使用分类汇总功能，对不同类别的商品进行汇总统计，了解各类商品的进销存情况。建米软件在数据分类汇总方面更加高效和准确。

相关性分析：分析不同数据之间的相关性，比如销售量和价格之间的关系。可以使用 Excel 的数据分析工具进行相关性分析。

趋势预测：根据历史数据，使用趋势预测功能，预测未来的进销存情况。建米软件有更先进的预测算法，能提供更准确的预测结果。