如何用excl做进销存

一、什么是进销存及用 Excel 做进销存的好处

咱们先来说说啥是进销存。简单来讲，进销存就是企业管理过程中采购（进）、入库（存）、销售（销）的动态管理过程。举个例子，一家小超市，老板从供货商那里进了一批饮料，这就是“进”；饮料运到超市后存放在仓库里，这就是“存”；顾客来买饮料，这就是“销”。

使用 Excel 来做进销存，有不少好处呢：

Excel 大家都比较熟悉，很多人都用过，操作起来相对简单，不需要额外花大量时间去学习复杂的软件。它的成本低，基本上电脑里都自带，不用专门去购买昂贵的管理软件。Excel 很灵活，可以根据自己的需求随意调整表格的格式和内容。不过呢，它也有一些局限性，比如数据量太大时可能会运行缓慢，数据安全性也相对较低。

二、准备工作

确定需要记录的信息

在开始用 Excel 做进销存之前，得先想清楚要记录哪些信息。对于进货，要记录进货日期、供货商名称、商品名称、进货数量、进货单价、进货总价等。比如，一家服装店进了一批 T 恤，就要把进这批 T 恤的日期、从哪个服装厂进的货、T 恤的款式（相当于商品名称）、进了多少件、每件多少钱、一共花了多少钱都记录下来。

对于销售，要记录销售日期、客户名称、商品名称、销售数量、销售单价、销售总价等

还是以服装店为例，有顾客来买 T 恤，就得记录顾客啥时候买的、顾客叫啥（如果是会员的话）、买的是哪种款式的 T 恤、买了几件、每件卖多少钱、一共收了顾客多少钱。

对于库存，要记录商品名称、库存数量、库存位置等

比如在服装店的仓库里，要知道每种款式的 T 恤还剩多少件，这些 T 恤放在仓库的哪个货架上。

三、创建进货表格

打开 Excel 软件，新建一个工作表

在工作表的第一行，依次输入列标题，像“进货日期”“供货商名称”“商品名称”“进货数量”“进货单价”“进货总价”等。然后，从第二行开始，就可以根据实际的进货情况填写数据啦。比如，3 月 1 日从 A 供货商那里进了 100 个保温杯，每个进价 20 元，那么就在“进货日期”这一列填上 3 月 1 日，“供货商名称”填 A 供货商，“商品名称”填保温杯，“进货数量”填 100，“进货单价”填 20，“进货总价”可以通过公式“=进货数量进货单价”自动计算得出，也就是 2000 元。

为了让表格看起来更清晰，可以设置一些格式

比如给标题行设置不同的颜色，把数字设置成合适的格式，像货币格式等。还可以设置数据有效性，比如“进货数量”只能输入正整数，避免输入错误的数据。

四、创建销售表格

同样新建一个工作表来做销售表格

第一行输入“销售日期”“客户名称”“商品名称”“销售数量”“销售单价”“销售总价”等列标题。从第二行开始填写销售数据。比如 3 月 5 日卖给 B 客户 20 个保温杯，每个售价 30 元，就在相应的列里填好数据，“销售总价”也用公式“=销售数量销售单价”计算，得出 600 元。

也可以对销售表格进行格式设置和数据有效性设置

比如给不同的客户设置不同的颜色标记，方便区分。设置“销售数量”不能超过当前的库存数量，防止出现超卖的情况。

五、创建库存表格

再新建一个工作表作为库存表格

第一行输入“商品名称”“初始库存数量”“进货数量累计”“销售数量累计”“当前库存数量”等列标题。“初始库存数量”就是一开始仓库里有多少商品。“进货数量累计”可以通过引用进货表格里的进货数量进行求和计算，“销售数量累计”可以引用销售表格里的销售数量进行求和计算。“当前库存数量”用公式“=初始库存数量+进货数量累计 - 销售数量累计”得出。

为了实时更新库存数据

可以使用 Excel 的数据链接功能，让库存表格和进货表格、销售表格关联起来。这样，每当有新的进货或销售数据录入时，库存数据就能自动更新。

六、数据的统计与分析

使用 Excel 的函数进行数据统计

比如用 SUM 函数计算一定时期内的进货总金额、销售总金额；用 AVERAGE 函数计算商品的平均进货单价、平均销售单价等。举个例子，想知道 3 月份所有商品的进货总金额，就可以在一个空白单元格里输入“=SUM(进货表格!进货总价)”（假设进货表格里的进货总价在某一列），然后按回车键，就能得出结果。

制作图表进行数据分析

可以根据统计的数据制作柱状图、折线图等图表。比如用柱状图对比不同商品的销售金额，用折线图展示某个商品的库存数量随时间的变化情况。通过图表，能更直观地看出数据的变化趋势和规律。

七、使用建米软件优化进销存管理

虽然 Excel 能满足基本的进销存管理需求，但当业务量逐渐增大时，可能会遇到一些问题，比如数据处理速度慢、数据安全难以保障、难以实现多部门协同等。这时候，可以试试建米软件，它能很好地解决这些问题。建米软件可以实现数据的快速处理和实时更新，保障数据的安全性，还能支持多部门协同办公，提高工作效率。

以上就是用 Excel 做进销存的详细步骤和方法，希望能帮助你更好地管理企业的进销存业务。

常见用户关注的问题：

一、用 Excel 做进销存需要掌握哪些基本操作？

我听说很多人想用 Excel 来做进销存，但又不太清楚要掌握啥基本操作。其实啊，这就跟咱们学做饭得先知道怎么拿锅铲、开炉灶一样，掌握基本操作是关键。

1. 数据录入

得会把商品的基本信息，像名称、规格、单价这些录入到表格里。就好比去超市进货，得记清楚进了啥货、啥样子、多少钱一个。

2. 公式运用

像求和、求平均值这些公式得会用。比如算一下进了一批货，总共花了多少钱，用求和公式一下就出来了。建米软件在这方面也有类似的功能，能更智能地处理数据。

3. 数据排序

可以按照商品名称、进货时间啥的排序，这样找数据的时候就方便多了。就像把家里的东西分类摆放，找起来一目了然。

4. 图表制作

把进销存的数据做成图表，能更直观地看出销售趋势啥的。就像看地图一样，一下子就能知道大概情况。

5. 数据筛选

比如只想看某个时间段的进货数据，就可以用筛选功能把其他时间段的数据过滤掉。

二、Excel 做进销存能满足企业的复杂需求吗？

朋友说他们公司想用 Excel 做进销存，但又担心满足不了复杂需求。我就想知道，Excel 到底行不行呢？

1. 简单业务能满足

对于一些小公司或者业务比较简单的企业，Excel 基本能满足需求。就像小饭馆，每天进的菜、卖出去的饭数量不多，用 Excel 记记就行。

2. 数据量问题

要是企业业务量大，数据多了，Excel 处理起来可能就有点吃力。就像一个小房间，东西太多就放不下了。建米软件可以处理大量数据，更适合业务复杂的企业。

3. 功能局限性

Excel 的功能相对有限，比如在库存预警、多仓库管理这些复杂功能上可能不如专业软件。

4. 数据安全

Excel 文件要是不小心丢失或者损坏，数据就没了。而专业的建米软件有更好的数据安全保障。

5. 协同工作

在多人协同工作方面，Excel 不太方便，容易出现数据冲突。建米软件可以实现多人同时操作，协同性更好。

三、如何利用 Excel 进行进销存的数据分析？

我想知道怎么用 Excel 对进销存数据进行分析，感觉这能让我们更好地了解业务情况。

1. 销售趋势分析

通过对比不同时间段的销售数据，看看是上升还是下降趋势。就像看股票走势一样，心里有个底。

2. 库存周转率分析

算一下库存多久能周转一次，看看库存管理得好不好。如果周转慢，可能就得想想是不是进货太多了。建米软件在这方面能提供更精准的分析。

3. 商品销售排行分析

找出哪些商品卖得好，哪些卖得不好。这样就能多进畅销品，少进滞销品。

4. 成本与利润分析

算算进货成本和销售利润，看看赚了多少钱。要是利润低，就得找找原因。

5. 客户购买行为分析

分析客户的购买频率、购买金额这些，了解客户需求。

四、Excel 做进销存和专业的进销存软件有什么区别？

朋友推荐我用专业的进销存软件，但我觉得 Excel 也能用。我就想知道它们到底有啥区别。

1. 功能方面

Excel 功能相对基础，专业的进销存软件功能更丰富。比如建米软件有库存预警、多用户权限管理等功能。

2. 操作难度

Excel 操作简单，大家基本都会。专业软件可能得花点时间学习，但学会了效率更高。

3. 数据处理能力

专业软件能处理大量复杂数据，Excel 处理大数据时可能会卡顿。

4. 安全性

专业软件有更好的数据安全保障，Excel 文件容易丢失。

5. 成本

Excel 免费，专业软件可能需要付费，但从长远看，专业软件能带来更高的效益。