如何用excel 做进销存

一、什么是进销存以及用 Excel 做进销存的好处

在咱们日常的生意经营里，不管是开个小商店，还是管理一个小仓库，都会涉及到进货、销售和库存这几个环节，这就是所谓的进销存。简单来说，进货就是把商品买进来，销售就是把商品卖出去，库存就是还剩下多少商品。

用 Excel 来做进销存管理有不少好处呢：

Excel 几乎是大家电脑里都有的软件，不用额外花钱去买专门的管理软件，成本非常低。比如说，小张开了一家文具店，他就可以直接用自己电脑里的 Excel 来管理店里的文具进销存，不用再去投资购买新软件。

Excel 的操作相对简单，容易上手。哪怕你没有什么专业的计算机知识，只要会基本的表格操作，就能用它来做进销存管理。就像王阿姨开的小杂货店，她年纪大了，不太懂复杂的软件，但用 Excel 记录进货和销售情况还是很容易学会的。

Excel 具有很强的灵活性。你可以根据自己的实际需求来设计表格的格式和内容。比如，一家服装店可以在 Excel 表格里添加颜色、尺码等信息，方便管理不同款式的衣服。

二、创建基本的进销存表格

想要用 Excel 做进销存，第一步就是创建基本的表格。下面我来详细说说具体步骤。

1. 进货表格

进货表格主要记录每次进货的相关信息。你可以在第一行依次输入“进货日期”“供应商名称”“商品名称”“商品规格”“进货数量”“进货单价”“进货金额”等列标题。举个例子，小李的水果店进了一批苹果，在进货表格里，“进货日期”就填实际进货的那天，“供应商名称”填苹果供应商的名字，“商品名称”就是“苹果”，“商品规格”可以填苹果的大小或等级，“进货数量”就是进了多少斤苹果，“进货单价”就是每斤苹果的价格，“进货金额”就是用进货数量乘以进货单价算出来的总金额。

2. 销售表格

销售表格和进货表格类似，第一行可以输入“销售日期”“客户名称”“商品名称”“商品规格”“销售数量”“销售单价”“销售金额”等列标题。比如，小张的文具店卖出去了一批笔记本，“销售日期”就是卖出笔记本的那天，“客户名称”就是购买笔记本的人或单位，其他信息按照实际销售情况填写就行。

3. 库存表格

库存表格是用来记录商品库存情况的。第一行可以输入“商品名称”“商品规格”“期初库存数量”“本期进货数量”“本期销售数量”“期末库存数量”等列标题。这里的“期初库存数量”就是在统计开始时商品的库存数量，“本期进货数量”可以从进货表格里汇总得到，“本期销售数量”从销售表格里汇总得到，“期末库存数量”就等于期初库存数量加上本期进货数量再减去本期销售数量。

三、使用公式进行数据计算

创建好表格后，我们还需要用公式来进行一些数据的计算，这样能让我们更方便地管理进销存。

1. 计算进货金额和销售金额

在进货表格里，“进货金额”这一列的数据可以通过“进货数量”乘以“进货单价”得到。具体操作是，在“进货金额”对应的单元格里输入“=进货数量单元格进货单价单元格”，然后按下回车键就可以算出结果。比如，“进货数量”在 C 列，“进货单价”在 D 列，“进货金额”在 E 列，在 E2 单元格（假设第一行是标题行）里输入“=C2D2”，回车后就得到了第一行的进货金额。用鼠标把这个单元格右下角的小黑点往下拉，就可以自动计算出其他行的进货金额。销售表格里的“销售金额”计算方法也是一样的。

2. 计算期末库存数量

在库存表格里，“期末库存数量”的计算公式是“期初库存数量+本期进货数量 - 本期销售数量”。假设“期初库存数量”在 C 列，“本期进货数量”在 D 列，“本期销售数量”在 E 列，“期末库存数量”在 F 列，在 F2 单元格里输入“=C2+D2 - E2”，回车后得到第一行的期末库存数量，同样下拉单元格右下角的小黑点就可以计算其他行的期末库存数量。

3. 统计进货总量和销售总量

如果你想知道某段时间内某种商品的进货总量或销售总量，可以用 SUM 函数。比如，要统计进货表格里“苹果”的进货总量，先选中“苹果”对应的“进货数量”这一列数据，然后在其他单元格里输入“=SUM(选中的数据区域)”，回车就得到了进货总量。销售总量的统计方法也是如此。

四、数据的录入和更新

有了表格和公式，接下来就是要及时准确地录入和更新数据了。

1. 数据录入

每次进货和销售后，都要及时把相关信息录入到对应的表格里。比如，小王的小超市进了一批饮料，他要在进货表格里按照前面说的列标题，把进货日期、供应商名称、饮料名称、规格、数量、单价等信息准确填写进去。销售也是一样，卖出去商品后，要在销售表格里录入销售日期、客户名称、商品信息等。

2. 数据更新

随着进货和销售的不断进行，库存数据也在不断变化，所以要定期更新库存表格。一般可以每天或者每周更新一次，根据自己的实际情况来定。更新时，重新计算“本期进货数量”“本期销售数量”和“期末库存数量”，确保库存数据的准确性。

五、数据的分析和图表展示

把数据录入和更新好后，我们还可以对这些数据进行分析，并用图表展示出来，这样能更直观地了解进销存的情况。

1. 数据分析

可以分析不同商品的销售情况，比如哪些商品卖得好，哪些商品卖得不好。通过比较不同时间段的销售数据，还能发现销售的趋势。比如，分析每个月的销售数据，看看哪个月的销售额最高，哪个月的销售额最低，找出原因。还可以分析库存周转率，库存周转率等于销售成本除以平均库存，这个指标能反映库存的管理效率。

2. 图表展示

Excel 提供了很多种图表类型，我们可以根据自己的需求选择合适的图表来展示数据。比如，用柱状图可以比较不同商品的销售数量，用折线图可以展示销售额随时间的变化趋势。具体操作是，选中要展示的数据，然后点击 Excel 菜单栏里的“插入”选项，选择合适的图表类型就可以生成图表了。

六、使用 Excel 做进销存的局限性及建米软件的推荐

虽然用 Excel 做进销存管理有很多优点，但也存在一些局限性。比如，当数据量很大时，Excel 的计算速度会变慢，而且容易出现数据错误。Excel 不便于多人同时操作，如果你有多个员工需要同时录入和管理进销存数据，就会比较麻烦。

这时候可以试试建米软件，它在处理大量进销存数据时速度更快，准确性更高。而且建米软件支持多人同时在线操作，不同的员工可以在不同的地方同时录入和管理数据，大大提高了工作效率。

以上就是用 Excel 做进销存管理的详细介绍，希望能帮助到大家更好地管理自己的生意。

常见用户关注的问题：

一、用 Excel 做进销存难不难呀？

我听说好多人都想用 Excel 来做进销存，我就想知道这到底难不难呢。其实吧，用 Excel 做进销存，说难也难，说不难也不难。下面给你详细说说。

1. 数据录入方面

刚开始的时候，你得把各种商品的信息、进货数量、销售数量这些都录入到 Excel 表格里。如果商品种类少，那还好说，要是商品特别多，这录入工作可就挺繁琐的。而且录入的时候还得保证数据准确，不然后面计算就会出错。

2. 公式设置方面

要想让 Excel 实现进销存的计算功能，就得设置各种公式。像计算库存数量，就得用进货数量减去销售数量。对于不太懂公式的人来说，设置起来可能有点头疼。不过网上有很多教程，多看看多学学，慢慢也就会了。

3. 数据更新方面

进销存的数据是不断变化的，每天都有进货和销售。你得及时更新 Excel 表格里的数据，不然数据就不准确了。如果业务比较繁忙，可能就容易忘记更新。

4. 数据安全方面

Excel 文件存在电脑里，如果电脑出问题，比如死机、中毒，或者不小心误删了文件，那数据就可能丢失。所以得经常备份，这也挺麻烦的。要是觉得用 Excel 做进销存太麻烦，也可以考虑用建米软件，它在数据安全和操作便捷性上可能会更好一些。

二、Excel 做的进销存能满足企业需求不？

朋友说他们公司想用 Excel 做进销存，我就想知道这能不能满足企业的需求呢。下面来分析分析。

1. 小型企业需求

对于一些小型企业，商品种类不多，业务量也不大，Excel 做的进销存基本能满足需求。可以简单记录进货、销售和库存情况，成本也低，不用额外花钱买软件。

2. 大型企业需求

大型企业的业务就复杂多了，商品种类繁多，每天的进出货量很大，而且可能还有多个仓库。Excel 处理起来就比较吃力了，可能会出现数据处理不及时、不准确的问题。

3. 功能扩展性需求

企业在发展过程中，可能会有更多的需求，比如生成各种报表、进行数据分析等。Excel 的功能相对有限，很难满足这些扩展性的需求。而建米软件可以根据企业的发展进行功能扩展，更能适应企业的变化。

4. 多人协作需求

如果企业需要多人同时操作进销存系统，Excel 就不太方便了。多人同时修改一个文件容易出现冲突，数据也不好管理。建米软件就可以实现多人协作，不同的人有不同的权限，数据管理更有序。

三、用 Excel 做进销存要注意些啥？

我想知道用 Excel 做进销存要注意些啥，毕竟这关系到数据的准确性和业务的正常开展。下面给你讲讲。

1. 表格设计要合理

设计表格的时候，要把各个项目安排好。比如商品名称、规格、进货日期、销售日期这些都要清晰明确。列和行的排列也要合理，方便查看和操作。

2. 数据格式要统一

录入数据的时候，格式要统一。比如日期格式，要么都用“年/月/日”，要么都用“年 - 月 - 日”。数量和金额的格式也要统一，不然容易造成数据混乱。

3. 定期检查数据

要定期检查 Excel 表格里的数据，看看有没有错误或者遗漏。可以和实际的库存情况进行核对，保证数据的准确性。

4. 备份数据

前面也提到过，Excel 文件容易出现问题，所以要经常备份。可以备份到移动硬盘或者云盘里，以防万一。要是觉得 Excel 备份麻烦，建米软件会自动备份数据，更省心。

四、有没有 Excel 做进销存的模板呀？

朋友推荐说可以找 Excel 做进销存的模板，这样能省不少事。我就想知道到底有没有这样的模板呢。下面来看看。

1. 网上搜索模板

在网上搜索“Excel 进销存模板”，能找到很多相关的模板。这些模板有简单的，也有复杂的，可以根据自己的需求选择。

2. 模板的适用性

虽然网上的模板很多，但不一定都适合你的企业。有些模板可能缺少你需要的项目，或者格式不符合你的要求。这就需要对模板进行修改。

3. 修改模板的难度

修改模板也得有点 Excel 基础才行。要知道怎么调整表格的结构、修改公式这些。如果不太懂，可能修改起来就比较困难。

4. 建米软件模板优势

建米软件也有进销存模板，而且这些模板是根据企业的实际需求设计的，适用性更强。不用自己费劲去修改，还能根据企业的变化进行调整。