如何快速做进销存

一、什么是进销存

在开始探讨如何快速做进销存之前，咱们得先弄清楚啥是进销存。简单来说，进销存就是企业管理过程中采购（进）、入库（存）、销售（销）的动态管理过程。举个例子，开一家小超市，从供应商那里进货，把货物放到仓库，再把商品卖给顾客，这一整套流程就涉及到了进销存。

做好进销存管理可是非常重要的。它能让你清楚地知道库存有多少货，什么时候该补货了，哪些商品卖得好，哪些卖得不好。如果进销存管理得不好，就可能出现库存积压，占用大量资金，或者缺货导致顾客流失等问题。

二、做好前期准备工作

整理商品信息：要快速做进销存，得把商品信息整理好。这就好比建房子得先准备好材料一样。你需要详细记录每个商品的名称、规格、型号、进价、售价等信息。比如你是卖服装的，那每件衣服的款式、颜色、尺码、进货价格、销售价格都要记清楚。可以用 Excel 表格来记录这些信息，这样既方便又直观。

规划仓库布局：合理的仓库布局能提高货物的出入库效率。把经常销售的商品放在容易拿取的地方，不常用的商品可以放在仓库的角落。要给每个货架、货位都编上号，这样在查找商品的时候就能快速定位。比如说，你可以把畅销的零食放在仓库门口附近的货架上，员工补货和拿货都很方便。

制定管理制度：没有规矩，不成方圆。制定一套完善的进销存管理制度是很有必要的。明确采购、入库、销售、盘点等各个环节的操作流程和责任人。比如，规定采购必须有采购申请单，入库必须有入库单，销售必须有销售单等。这样可以避免出现混乱和错误。

三、选择合适的工具

传统工具的局限性：有些朋友可能会选择用 Excel 表格来做进销存管理。Excel 确实有一定的优势，操作简单，成本低。但是它也有很多局限性，比如数据容易出错，不能实时更新，当数据量很大的时候，处理起来会很麻烦。举个例子，如果你用 Excel 记录库存，每次销售和进货都要手动更新数据，很容易出现漏记或者记错的情况。

专业软件的优势：这时候，选择一款专业的进销存软件就很有必要了。专业软件可以实现数据的实时更新，自动生成各种报表，还能对库存进行预警。比如当库存低于设定的安全库存时，软件会自动提醒你补货。亲测实用的是建米软件，它可以帮助你快速准确地处理进销存业务，提高工作效率。它能实时跟踪库存数量、出入库记录等信息，让你对企业的进销存情况一目了然。

四、优化采购流程

精准预测需求：要想快速做进销存，采购环节很关键。得精准预测商品的需求。可以根据历史销售数据、市场趋势、季节变化等因素来预测。比如，每年夏天饮料的销量都会增加，那在夏天来临之前，就要多采购一些饮料。要和供应商保持良好的沟通，及时了解市场动态和商品供应情况。

选择优质供应商：选择好的供应商能保证商品的质量和供应的稳定性。要对供应商进行评估和筛选，选择信誉好、价格合理、交货及时的供应商。可以和供应商签订长期合作协议，争取更优惠的价格和更好的服务。比如说，你开一家水果店，选择一家水果新鲜、价格实惠、能按时送货的供应商，对你的生意会有很大的帮助。

简化采购审批：繁琐的采购审批流程会影响采购的效率。要尽量简化采购审批流程，明确审批的权限和时间节点。对于一些小额的采购，可以采用简易审批流程，提高采购的速度。比如，规定 500 元以下的采购可以由部门负责人直接审批，这样可以节省时间和精力。

五、高效处理入库和出库

入库操作要点：商品入库的时候，要认真核对商品的数量、规格、质量等信息，确保和采购单一致。要及时办理入库手续，把商品放到指定的货位上。可以使用扫码枪等设备来提高入库的速度和准确性。比如，员工用扫码枪扫描商品的条码，系统就能自动记录商品的信息，比手动输入要快很多。

出库操作要点：出库的时候，要根据销售订单准确地备货和发货。要严格按照先进先出的原则，先把最早入库的商品发出去，避免商品过期。要及时更新库存信息，确保库存数据的准确性。比如说，顾客下单买了 10 件商品，员工从仓库备货发货后，要马上在系统里把库存数量减去 10。

加强库存盘点：定期进行库存盘点是很有必要的。通过盘点可以发现库存的实际数量和系统记录的数量是否一致，找出差异的原因并进行调整。可以采用定期全盘和不定期抽盘相结合的方式。比如，每个月进行一次全盘，每周进行一次抽盘。这样可以及时发现问题，保证库存数据的准确性。

六、做好数据分析

分析销售数据：销售数据能反映出哪些商品卖得好，哪些卖得不好。通过分析销售数据，可以调整商品的采购策略和销售策略。比如，如果发现某款商品的销量一直在上升，就可以适当增加采购量；如果某款商品的销量一直在下降，就要考虑是否要降价促销或者停止采购。

分析库存数据：库存数据可以帮助你了解库存的结构和周转率。要关注库存的积压情况和缺货情况，及时调整库存。比如，如果发现某种商品的库存积压严重，就要想办法尽快销售出去，避免占用过多的资金；如果发现某种商品经常缺货，就要增加采购量或者调整补货周期。

根据分析结果调整策略：根据数据分析的结果，及时调整采购、销售、库存等方面的策略。比如说，如果分析发现某个地区的某种商品销量很好，就可以在那个地区加大推广力度，增加库存；如果发现某种商品的利润很低，就可以考虑提高售价或者寻找更便宜的供应商。

以上就是一些快速做进销存的方法和建议，希望能对你有所帮助。在实际操作中，要根据自己的实际情况灵活运用这些方法，不断优化和改进进销存管理流程，提高工作效率和企业的经济效益。

常见用户关注的问题：

一、做进销存需要用到哪些软件工具？

我听说现在做进销存要是不用软件工具，那可太费劲啦。我就想知道大家都用啥软件来做这个事儿呢。下面就给大家唠唠做进销存可能会用到的软件工具。

1. 专业进销存软件

像建米软件就是一款很不错的专业进销存软件，它功能很全，能管理采购、销售、库存等各个环节，操作也挺简单的，很多小企业都用它。

2. 财务软件

财务软件也很重要，它能和进销存系统对接，把财务数据和业务数据关联起来，方便查看成本、利润啥的。比如金蝶、用友这些，都有相关的功能。

3. 办公软件

Excel 就不用说了，简单的进销存数据统计和分析都能用它来做。而且它很灵活，能根据自己的需求设计表格。WPS 办公软件也有类似的功能，在处理数据方面也挺方便的。

4. 库存管理系统

专门的库存管理系统可以实时监控库存数量、位置等信息，能提高库存管理的效率。一些大型企业会用这种系统来精细管理库存。

二、怎样快速整理进销存数据？

朋友说整理进销存数据可麻烦了，我就想知道有没有快速整理的办法。下面就来分享一些快速整理进销存数据的方法。

1. 规范数据录入

在录入数据的时候，要按照统一的标准和格式来，这样后面整理起来就方便多了。比如商品名称、规格、数量等都要写清楚。

2. 定期清理数据

把一些过期、无用的数据及时清理掉，能让数据更简洁。比如已经完成的订单数据，保存一段时间后就可以删除。

3. 利用软件功能

像建米软件就有数据整理和分析的功能，能自动对数据进行分类、汇总，节省很多时间。

4. 建立数据索引

给数据建立索引，就像给书编目录一样，查找数据的时候能更快找到。可以按照日期、商品类别等建立索引。

三、如何降低进销存的成本？

我想知道要是能降低进销存的成本，那能省不少钱呢。下面就说说降低进销存成本的方法。

1. 优化采购策略

和供应商谈好价格，争取批量采购的优惠。要合理控制采购数量，避免库存积压。

2. 提高库存周转率

加快商品的销售速度，减少库存停留时间。可以通过促销活动、优化销售渠道等方式来实现。

3. 降低物流成本

选择合适的物流方式，和物流公司谈好价格。还可以优化仓库布局，减少货物搬运的距离。

4. 利用软件管理

建米软件能帮助我们更好地管理进销存，通过数据分析，找到成本高的环节并进行优化。

四、进销存管理中容易出现哪些问题？

朋友推荐说要做好进销存管理，得先知道容易出现啥问题。下面就来看看进销存管理中常见的问题。

1. 数据不准确

录入数据的时候可能会出错，或者数据更新不及时，导致库存数量和实际不符。

2. 库存积压

采购过多或者销售不畅，就会造成库存积压，占用资金和仓库空间。

3. 流程不规范

采购、销售、库存管理等环节没有规范的流程，容易出现混乱。

4. 信息沟通不畅

不同部门之间信息沟通不及时，会影响业务的正常开展。比如销售部门不知道库存情况，就可能会出现超卖的情况。

建米软件能帮助解决这些问题，它能保证数据的准确性，规范流程，促进信息沟通，让进销存管理更顺畅。