如何快速做手工进销存

一、什么是手工进销存

在正式探讨如何快速做手工进销存之前，咱们先了解一下什么是手工进销存。简单来说，手工进销存就是通过手工记录的方式来管理企业或店铺的商品进货、销售和库存情况。

进货记录：这就好比你开了一家小超市，每次从供应商那里采购回来的商品，都要详细记录下商品的名称、数量、进价、进货日期以及供应商信息等。比如你进了 100 瓶饮料，每瓶进价 3 元，进货日期是 5 月 1 日，供应商是某饮料厂，这些信息都得记清楚。

销售记录：当有顾客来买东西的时候，你要记录下卖出商品的名称、数量、售价、销售日期以及顾客信息（如果有必要的话）。例如，一位顾客买了 5 瓶饮料，每瓶售价 5 元，销售日期是 5 月 5 日，这些都要一一记录。

库存记录：库存记录就是要随时知道店里还剩下多少商品。每次进货或者销售之后，都要更新库存数量。还是以饮料为例，进了 100 瓶，卖出 5 瓶，那么库存就还剩下 95 瓶。

二、准备工作要做好

要想快速做好手工进销存，前期的准备工作必不可少。

准备记录工具：你可以选择用纸质的账本，也可以用电子表格，像 Excel 就挺方便的。纸质账本比较传统，适合一些小店铺，随时拿笔就能记录；而电子表格功能强大，可以进行数据的计算和统计。比如说，用 Excel 可以设置公式自动计算库存数量和销售金额。

规划记录格式：不管是用账本还是电子表格，都要规划好记录的格式。进货记录可以分为日期、商品名称、数量、进价、供应商等列；销售记录可以分为日期、商品名称、数量、售价、顾客等列；库存记录则要包含日期、商品名称、期初库存、本期进货、本期销售、期末库存等内容。这样规范的格式能让记录更加清晰明了。

整理商品信息：把店里的商品进行分类整理，给每个商品编一个唯一的编号。比如食品类可以编为 01 开头，日用品类编为 02 开头。这样在记录的时候，输入编号就能快速找到对应的商品，提高记录的速度。

三、快速记录的技巧

记录进货、销售和库存信息的时候，掌握一些技巧能让速度大幅提升。

简化记录内容：在不影响信息准确性的前提下，尽量简化记录内容。比如供应商的名称可以用简称，顾客信息如果不是必须的，就不用详细记录。举个例子，某大型供应商的全称很长，你可以用它的品牌名来代替。

批量记录：如果一次进了多种商品或者有多个销售订单，可以采用批量记录的方式。在 Excel 中，可以复制粘贴相同的信息，然后只修改不同的部分。比如一次进了 10 种饮料，日期、供应商等信息是相同的，只需要修改商品名称和数量就可以了。

及时记录：不要把记录工作攒到一起做，最好是进货或者销售完成后马上记录。这样可以避免遗忘，保证记录的准确性。比如顾客刚买完东西，你就立刻在账本或者电子表格上记录下来，而不是等到晚上再统一记录。

四、数据计算与核对

记录完数据之后，还需要进行计算和核对，确保数据的准确性。

库存数量计算：库存数量的计算很简单，就是期初库存加上本期进货减去本期销售。在 Excel 中可以设置公式自动计算，这样每次更新进货和销售数据后，库存数量会自动更新。例如，期初库存有 200 件商品，本期进货 50 件，本期销售 30 件，那么期末库存就是 200 + 50 - 30 = 220 件。

销售金额计算：销售金额就是销售数量乘以售价。同样可以在 Excel 中设置公式自动计算。比如卖出 10 件商品，每件售价 20 元，那么销售金额就是 10 × 20 = 200 元。

数据核对：定期对进货、销售和库存数据进行核对。可以和供应商的送货单、顾客的订单进行比对，看看记录是否准确。如果发现数据有差异，要及时查找原因并进行修正。比如说，核对时发现库存数量和实际盘点的数量不一致，就要检查是不是记录错误或者有商品丢失的情况。

这里给大家分享一个实用的工具，建米软件。它可以帮助我们更高效地管理进销存数据。建米软件能够自动计算库存数量和销售金额，还能生成各种报表，让我们对进销存情况一目了然。对于一些数据计算和核对比较麻烦的企业来说，用建米软件可以节省不少时间和精力。

五、定期总结与分析

做手工进销存不仅仅是记录数据，还要定期进行总结和分析，以便更好地管理企业或店铺。

制作报表：可以按照周、月、季度或者年度来制作进销存报表。报表内容可以包括进货总额、销售总额、库存余额、畅销商品和滞销商品等信息。通过报表可以直观地了解企业的经营状况。比如月度报表可以让你知道这个月的销售业绩如何，哪些商品卖得好，哪些商品需要调整进货量。

分析数据：对报表中的数据进行分析，找出经营中存在的问题和潜在的机会。如果发现某种商品的库存积压严重，就要考虑是不是进货过多或者销售策略有问题；如果某种商品畅销，就可以适当增加进货量。举个例子，如果发现饮料在夏季的销量明显增加，那么在夏季来临之前就可以多进一些饮料。

调整策略：根据分析的结果，及时调整进货、销售和库存管理策略。比如调整商品的定价、开展促销活动、优化库存结构等。如果某种商品的进价降低了，可以适当降低售价来提高销量；如果某种商品的库存周转率低，可以减少进货量。

以上就是快速做手工进销存的一些方法和技巧，希望能帮助大家更高效地管理企业或店铺的进销存业务。

常见用户关注的问题：

一、手工进销存怎么做能又快又准？

我听说好多人都在为手工进销存的效率和准确性发愁，我就想知道有没有啥好办法能又快又准地做好这个事儿。其实啊，要想把手工进销存做好，有不少方面得注意呢。

1. 建立清晰的表格：得先弄个清晰的表格，把进货、销售、库存这些信息都列清楚。比如，进货表格里要写清楚进货日期、商品名称、数量、单价啥的。

2. 及时记录：每次有进货或者销售的情况，都得马上记录下来。别拖着，不然时间长了容易忘，数据就不准啦。

3. 定期盘点：隔一段时间就得盘点一下库存，看看实际的商品数量和表格里记录的是不是一样。要是不一样，得赶紧找找原因。

4. 分类管理：把商品按照不同的类别分开管理，这样找起来方便，统计数据也容易。像食品类、日用品类啥的。

5. 借助工具：可以用一些简单的工具，比如计算器，来帮助计算。要是觉得手工记录太麻烦，也可以考虑用建米软件，它能让进销存管理更高效。

二、手工进销存容易出现哪些错误？

朋友说手工进销存特别容易出错，我就想知道到底容易出哪些错呢。其实手工操作难免会有失误，下面这些错误就很常见。

1. 数据录入错误：在往表格里记录数据的时候，可能会把数字写错，比如把 10 写成 100。

2. 漏记情况：有时候太忙了，就容易忘记记录一些进货或者销售的情况，这样库存数据就不准了。

3. 计算错误：在计算成本、利润这些数据的时候，可能会算错。比如，单价乘以数量算错了。

4. 分类混乱：要是商品分类没做好，就容易把不同类别的商品搞混，统计数据的时候就会出错。

5. 单据丢失：进货单、销售单这些单据要是不小心弄丢了，就没办法准确记录数据了。用建米软件可以避免单据丢失的问题，数据都能安全保存。

三、手工进销存适合哪些规模的企业？

我想知道手工进销存到底适合哪些规模的企业呢。其实不同规模的企业，进销存管理的需求也不一样。

1. 小型个体商户：像一些小商店、小摊贩，商品种类不多，业务量也不大，手工进销存就够用了。

2. 初创企业：刚开始创业的企业，资金有限，可能没有太多钱去买专业的进销存软件，手工进销存可以先满足基本需求。

3. 业务简单的企业：有些企业的业务比较简单，进货和销售的流程不复杂，手工管理也能应付。

4. 临时性业务：如果是临时性的业务，比如短期的展销会，用手工进销存记录一下就可以了。

5. 对成本敏感的企业：有些企业很在意成本，不想花太多钱在进销存管理上，手工方式成本低。当企业规模扩大后，建米软件可能更能满足需求。

四、手工进销存和软件进销存哪个更好？

朋友推荐说软件进销存更方便，可也有人觉得手工进销存更踏实，我就想知道到底哪个更好呢。其实它们各有优缺点。

1. 成本方面：手工进销存基本没啥成本，只要有纸和笔就行。软件进销存可能需要花钱买软件，还有后续的维护费用。

2. 效率方面：软件进销存能自动计算、统计，效率高。手工进销存就得自己慢慢算，速度慢。

3. 准确性方面：软件进销存能减少人为错误，数据更准确。手工进销存容易出错。

4. 灵活性方面：手工进销存可以根据自己的需求随意记录，比较灵活。软件进销存得按照设定的流程来。

5. 数据安全方面：软件进销存的数据有备份，不容易丢失。手工进销存的单据容易弄丢。建米软件在数据安全和效率方面都有不错的表现。