如何使用excel开发进销存系统

一、为什么用 Excel 开发进销存系统

在日常的小生意或者小型企业运营里，进销存管理是个很重要的事儿。比如开个小超市，每天都有商品进货、销售出去，还有库存需要管理。要是靠人工去记录和统计，很容易出错，而且效率特别低。这时候，Excel 就派上用场了。

操作简单：大部分人都接触过 Excel，对它的基本操作比较熟悉，不用专门去学习复杂的软件操作，就能上手开发一个适合自己的进销存系统。就像我们平时用 Excel 做个简单的表格一样，很容易入门。

成本低：不需要额外花费大量的资金去购买专业的进销存管理软件，只要有安装了 Excel 的电脑就行。对于资金不太充裕的小商家来说，这是一个很经济实惠的选择。

灵活性高：可以根据自己的实际需求来定制系统。比如超市里不同种类的商品，进货的渠道、销售的方式都不一样，用 Excel 就能按照自己的想法去设计表格和计算规则。

二、前期准备工作

在开始用 Excel 开发进销存系统之前，得先做好一些准备工作。就像盖房子得先有个设计图一样，开发系统也得有个规划。

明确业务流程：仔细想想自己的生意是怎么运转的。还是以小超市为例，要清楚商品是怎么进货的，从哪些供应商那里进，进货的价格和数量怎么确定；销售的时候是怎么收款的，是现金、刷卡还是线上支付；库存是怎么管理的，什么时候该补货了。把这些流程都梳理清楚，后面开发系统就有方向了。

收集数据：把和商品相关的数据都收集起来，比如商品的名称、规格、进价、售价、供应商信息等。这些数据是系统运行的基础，就像盖房子的砖块一样。

确定系统功能：根据业务流程和自己的需求，确定系统要实现哪些功能。比如要能记录进货和销售的明细，能统计库存数量和金额，能生成销售报表等。

三、创建基础表格

基础表格是进销存系统的核心部分，就像房子的框架一样。下面我们来看看需要创建哪些基础表格。

商品信息表：这个表格用来记录商品的基本信息。在 Excel 里新建一个工作表，表头可以设置为“商品编号”“商品名称”“规格”“进价”“售价”“供应商”等。商品编号就像商品的身份证，要保证每个商品的编号都是唯一的，这样在后面的操作中就能准确地识别商品。比如，小超市里的可乐，编号可以设为“001”，名称就是“可乐”，规格是“500ml”，进价是 2 元，售价是 3 元，供应商是“XX 饮料公司”。

进货记录表：用来记录每次进货的情况。表头可以有“进货日期”“商品编号”“进货数量”“进货单价”“进货金额”“供应商”等。每次进货的时候，就把这些信息填到表格里。比如，在 2024 年 10 月 1 日，从 XX 饮料公司进了 100 瓶可乐，进货单价是 2 元，那么进货金额就是 200 元，在表格里相应的位置填上这些信息。

销售记录表：记录商品的销售情况。表头可以设置为“销售日期”“商品编号”“销售数量”“销售单价”“销售金额”“客户信息”等。如果是小超市，客户信息可以简单记录一下是现金客户还是会员客户。比如，在 2024 年 10 月 2 日，卖了 20 瓶可乐给一个会员客户，销售单价是 3 元，销售金额就是 60 元，把这些信息填到表格里。

库存表：实时反映商品的库存数量和金额。表头可以有“商品编号”“商品名称”“期初库存数量”“期初库存金额”“本期进货数量”“本期销售数量”“期末库存数量”“期末库存金额”等。期初库存数量和金额就是一开始商品的库存情况，本期进货数量和销售数量可以从进货记录表和销售记录表中获取，期末库存数量和金额可以通过公式计算得出。

四、设置公式和函数

有了基础表格之后，还需要设置一些公式和函数，让系统能够自动计算和统计数据。

计算进货金额：在进货记录表中，“进货金额”可以通过“进货数量”乘以“进货单价”来计算。在“进货金额”对应的单元格里输入公式“=进货数量单元格进货单价单元格”，然后按下回车键，就会自动算出进货金额。比如，进货数量在 B 列，进货单价在 C 列，进货金额在 D 列，在 D2 单元格里输入“=B2C2”，然后向下拖动填充柄，就可以计算出其他行的进货金额。

计算销售金额：和计算进货金额类似，在销售记录表中，“销售金额”可以通过“销售数量”乘以“销售单价”来计算。在“销售金额”对应的单元格里输入相应的公式即可。

计算库存数量和金额：在库存表中，“期末库存数量”可以通过“期初库存数量+本期进货数量-本期销售数量”来计算。在“期末库存数量”对应的单元格里输入公式“=期初库存数量单元格+本期进货数量单元格-本期销售数量单元格”。“期末库存金额”可以通过“期末库存数量”乘以“进价”来计算。

数据统计和分析：还可以使用一些函数来进行数据统计和分析。比如，用 SUM 函数可以统计一段时间内的进货总金额和销售总金额；用 COUNT 函数可以统计商品的种类数量。举个例子，要统计 10 月份的销售总金额，可以在一个空白单元格里输入“=SUM(销售记录表!销售金额列)”，然后按下回车键，就会自动算出 10 月份的销售总金额。

五、使用建米软件优化进销存管理

虽然 Excel 能开发出一个简单的进销存系统，但随着业务的发展，可能会遇到一些问题。比如数据量越来越大，Excel 处理起来会变慢；数据的安全性也可能得不到保障；而且 Excel 的功能相对有限，很难满足一些复杂的管理需求。这时候，可以试试建米软件。

建米软件有专业的进销存管理模块，能更高效地处理大量的数据，而且数据的安全性有保障。它还能实现数据的实时同步，无论你是在办公室、仓库还是外出谈生意，都能随时随地查看和管理进销存数据。建米软件还能生成各种详细的报表和分析图表，帮助你更好地了解业务情况，做出更明智的决策。

六、系统的测试和完善

基础表格和公式都设置好之后，还不能马上投入使用，得先进行测试。就像造好的汽车要先试驾一下，看看有没有问题。

数据录入测试：往系统里录入一些模拟的数据，看看各个表格和公式能不能正常工作。比如，录入几笔进货和销售的记录，看看库存数量和金额能不能正确计算出来。

功能测试：对系统的各项功能进行测试，看看能不能满足自己的需求。比如，能不能生成销售报表，报表的数据准不准确。

发现问题及时完善：如果在测试过程中发现了问题，要及时进行修改和完善。比如，发现某个公式计算结果不对，要检查公式是否正确；发现某个表格的格式不太合理，要进行调整。

以上就是使用 Excel 开发进销存系统的基本步骤和方法。通过这些步骤，你可以开发出一个适合自己的简单进销存系统。如果业务越来越复杂，还是建议使用专业的管理软件，就像前面提到的建米软件，能让你的管理工作更加轻松高效。希望这些内容能对你有所帮助。

常见用户关注的问题：

一、Excel开发进销存系统难不难啊？

我就想知道，好多人都想用Excel开发进销存系统，这到底难不难呢。感觉Excel平时用着挺简单的，但要是开发个系统，会不会就复杂起来了。

1. 对Excel技能的要求

如果只是简单的进销存系统，有基本的Excel操作技能，像数据录入、公式运用等，还是能上手的。但要是想开发功能复杂的，那可能得掌握高级函数、数据透视表、VBA编程等，这对很多人来说就有难度了。

2. 业务逻辑的梳理

得清楚进销存的业务流程，比如采购、销售、库存管理等环节的关系。要是业务逻辑梳理不清，系统开发出来可能没法满足实际需求。

3. 数据处理的能力

进销存涉及大量的数据，要能处理数据的录入、存储、查询、分析等。数据量一大，处理起来就容易出错，得有一定的数据处理能力。

4. 后续的维护和更新

开发完系统后，可能还会遇到各种问题，需要进行维护和更新。要是没有一定的技术能力，后续维护会很麻烦。像建米软件这种专业的进销存管理软件，在维护和更新方面就会更专业，能省不少心。

二、Excel开发的进销存系统能满足企业需求不？

我听说有些企业想用Excel开发进销存系统，不知道能不能满足企业的实际需求呢。企业的业务情况各不相同，Excel开发的系统会不会有局限性。

1. 功能的完整性

简单的Excel系统可能只能满足一些基础的进销存功能，像简单的库存记录、销售统计等。但企业可能还需要更复杂的功能，比如多仓库管理、客户关系管理等，Excel系统可能就力不从心了。建米软件功能就比较全面，能满足企业多样化的需求。

2. 数据的安全性

企业的进销存数据很重要，Excel系统在数据安全方面可能存在不足。比如数据容易被误删、篡改，没有完善的权限管理。而专业的建米软件会有更完善的数据安全措施。

3. 数据处理的效率

当企业业务量增大，数据量增多时，Excel系统处理数据的效率可能会降低。查询和分析数据可能会很慢，影响工作效率。建米软件在数据处理效率上会更有优势。

4. 扩展性

企业是不断发展的，需求也会不断变化。Excel系统的扩展性较差，很难根据企业的发展进行功能扩展。建米软件则可以根据企业的需求进行定制和扩展。

三、用Excel开发进销存系统得花多长时间啊？

朋友说他想用Excel开发进销存系统，我就想知道这得花多长时间呢。时间太长的话，可能就不划算了。

1. 系统的复杂程度

要是简单的系统，只包含基本的库存、销售和采购信息，可能几天就能开发出来。但要是功能复杂，比如有报表生成、数据分析等功能，可能就得花几周甚至几个月的时间。

2. 开发者的经验

有丰富Excel开发经验的人，开发速度会快很多。要是新手，可能得边学边做，时间就会延长。就像专业的建米软件开发者，开发效率会更高。

3. 数据的准备情况

如果数据已经整理好，开发时直接录入就行，能节省时间。要是数据杂乱无章，还得先进行整理和清洗，就会增加开发时间。

4. 测试和调试的时间

开发完系统后，还得进行测试和调试，确保系统没有问题。这个过程可能也会花费不少时间。建米软件在开发过程中会有更完善的测试流程，能保证软件的质量和稳定性。

四、Excel开发的进销存系统和专业软件比咋样啊？

我想知道，Excel开发的进销存系统和专业软件比起来，到底哪个更好呢。感觉各有各的特点，不知道该怎么选。

1. 功能方面

Excel开发的系统功能相对有限，专业软件功能更强大、更全面。像建米软件有很多高级功能，能满足企业各种复杂的业务需求。

2. 易用性方面

Excel大家都比较熟悉，操作相对简单。但专业软件可能需要一定的学习成本，不过一旦学会，使用起来会更方便。建米软件有友好的界面和操作指南，学习起来也不难。

3. 成本方面

Excel开发系统基本不用额外花钱，成本低。专业软件可能需要购买许可证，有一定的成本。但从长期来看，专业软件能提高工作效率，节省人力成本。

4. 技术支持方面

Excel开发系统可能没有专门的技术支持。而专业软件像建米软件会有专业的技术团队提供技术支持，遇到问题能及时解决。