预见管理瓶颈 果断推进建筑设计OA落地

12年行业精耕细作，500余人专业团队，38名国家一级注册建筑师，具有建筑设计事务所甲级与综合甲级资质，作品遍布全国24个省级行政区50余个城市，超高层公共建筑逾15幢，大型城市综合体逾20座，年建筑面积超过1000万平方米，设计作品2009、2010、2011连续三年成为上海单盘销售冠军，2010年北京、成都单盘销售冠军，2011年全国单盘销售冠军，长期与绿地、保利、万科、中海、金地、复地、远洋、长甲、世茂等知名房地产企业保持友好合作关系……

这一切的背后，不仅仅是UA国际高水准的建筑设计与规划能力，更与其“管理服务员工”管理文化和理念密不可分。“当公司业务越做越大，开始规模化发展，规范化、可控化的管理变得至关重要。”在UA国际行政总监邹华看来，这种规范和控制是必要的，但对员工而言，这并不意味着制约和束缚，邹华认为，“作为支撑部门或者支撑平台，除了满足管理上的需求，也要考虑到员工的需求，给员工带来便捷，而不是束缚或者麻烦，制度或者IT需要被灵活地应用，才能更好地发挥它的价值，与企业的管理文化进行融合。”UA国际行政人事总监邹华

预见管理瓶颈 果断推进建筑设计OA落地

轻松、随意、自由的办公氛围是创意类企业最为显著的管理特征，但在UA国际8个合伙人看来，UA的规模化发展需要规范、可控的管理平台——UA国际在2011年预见了规模化发展过程中可能会遭遇的一些问题，由高层牵头实施了建筑设计OA系统，他们希望通过OA的落地，解决项目过程中的知识文档管理问题、知识分享，客户管理以及行政管理制度流程方面的落地问题，UA国际行政人事总监邹华就是整个项目的核心推动者。

2011年，在邹华的推动下，UA国际进行了协同建筑设计OA项目选型，核心的目标是要解决三个问题：实现项目过程中的各阶段的结果性文件进行统一管理，能够快速查询和分享；通过客户关系管理，实现客户的价值分类以及与财务系统管理层能够对应收款项的统一视图及管理；以及通过流程的应用，各个业务环节的管理和协作更加规范化和更加高效。

据UA国际行政人事总监邹华介绍，UA国际的建筑设计OA选型关注主流的厂商和技术，希望拥有一个开放性的平台，便于将来能够实现与其他的信息化系统之间集成和整合。邹华关注OA平台在流程方面的灵活性——“这个在后来我们自己的实施和推广中，有很明显的体会，包括报销付款管理我们做了很多细化的流程应用，很多业务部门的流程也做了细化的梳理。UA国际有技管部管理底下8个设计所，另外还有专门的实施图部，不同部门的流程应用需求都是不一样的，梳理出来的流程都需要通过泛普OA这个平台来落地，对不同部门个性化的流程应用的支持度也是我们当时选型考虑的一个重要因素。”

建筑设计OA初体验——三大价值彰显魅力

据邹华介绍，在设计行业里边，很少有公司在信息化方面做到像UA公司这样，泛普OA也是UA国际在内部运营管理方面的第一次尝试。在邹华看来，对UA而言，OA的核心价值在于内部资源的广泛共享、管理规范化以及客户管理三大方面。

邹华向笔者介绍了建筑设计OA应用前后所发生的一些转变：“内部资源的广泛共享，这对UA国际的业务有着积极的意义。之前我们很多好的案例、设计成果都比较分散，存在员工的个人电脑里边，没办法进行组织内部的共享、查询，这样对内部的借鉴、学习、交流就带来了一些障碍；现在基本上项目文档现在通过泛普OA平台上实现了统一管理，每个项目管理在每个阶段需要产出什么成果性的文档，不同类类型的项目文档都在系统里边上传、共享，能够很快速地查阅；第2个方面，就是管理的规范化，以前的报销、请假通过纸质的文件进行流转，一些人知道、一些人不知道，领导审批签字，签了没签很难跟踪，通过协同OA的应用在管理上有了更加规范的模式和状态，整个过程有了留痕，避免了一些推诿扯皮的现象；另外，在客户管理方面，以前我们可能会担心因为工作人员离职，会造成有些客户联络中断，一些优秀的作品会很难找出来等等，我们通过客户关系管理达成做到客户价值划分以及应收款项的管理，通过与财务系统的协同应用，在高管那里形成一个统一、实时的报表，同时通过这个系统也实现了客户资源的公有化，避免人员流动带来的客户资源损失。”

管理不是束缚 过程管理非万能

行政管理上的过程化管理、留痕管理对管理的规范化、可控化非常重要，对企业的费用管控、人事考勤管理等都有很大的帮助，但在核心业务上，UA国际的关注点则更多聚焦在成果上。在邹华看来，管理是服务，而不是束缚，也因此，在知识管理的问题上，UA国际选择了结果管理。“UA国际的业务具有项目周期比较短、项目工作比较密集的特征，设计人员可能同时兼顾好几个项目的设计任务，这个时候，再要求他去走项目流程，一个是影响他的专注度和工作效率，另一个操作起来也比较麻烦，这个时候就选择不要或者减少不必要的过程管理。相应的，项目过程中产出的项目文档对UA这样的公司来讲，是对核心业务环节很有价值的，我们专门购买了服务器，来实现项目文档的存储，规定到一定阶段要上传哪些文档，包括配合文件加密系统进行管理，等等。所以说管理或者支撑部门，是服务于业务和员工，始终是这样一个定位。”

记者后记：不管是IT部门还是人行部门，要做得好，最核心的就是有服务业务、服务员工的理念。唯有一颗服务之心，才能与业务形成更好地互促关系。职务越高，往往意味着更多的责任而不是权利。