项目采购管理：规划、执行、管理和结束采购

       在项目团队无法自行生产某些产品或服务时，为了确保项目团队的时程安排更顺畅，以及提高工作效率，就会考虑将这些产品或服务外包给其他厂商。这个过程被称为项目采购管理，它包括四个主要步骤。

       首先是规划采购。在这一步骤中，项目团队需要决定是自制、租赁还是外包产品或服务。如果选择外包，就需要制定外包计划，并明确产品或服务的规格。在与卖方商讨合同时，主要考虑的因素包括产品的形态、成本以及资源的可获得性。根据项目的需求，可以选择不同类型的合同，包括固定总价或总包合同、成本偿还合同以及时间与材料合同。在确定合同类型后，需要制定采购清单和规格说明书，并制定供应商选择的标准和程序。

       其次是执行采购。在这一步骤中，厂商根据买方的需求提供报价单。项目团队需要回答厂商提出的问题，并将所有答疑记录文件化，确保所有潜在卖方都能收到相同且准确的信息。在完成合格卖方清单和卖方建议书后，需要选择最能满足项目需求并能降低项目风险的卖方。一般情况下，项目团队会选择多个卖方以分散风险，除非项目面临时间压力、卖方拥有产品专利权、卖方具有独特能力或资格，或者双方已签订长期合作协议。

       第三步是管理采购。在卖方选定后，进入合约管理阶段，目的是确保买卖双方遵守合同规定，并维护双方权益。有些组织会设立专职单位来集中管理各项合同，提高合约处理的专业性。然而，这种分工方式可能导致项目经理难以获得合约专业人员的协助。

       最后是结束采购。在结束之前，必须完成每一个项目采购的流程。除了按照合同的结案程序验收外包项目产品或采购项目，还需要将项目中的经验、风险和规划转化为文件，以供其他项目参考。在采购过程中，项目经理需要协助采购人员辨识风险，完成项目风险分析，并协助合约的建立、修改和管理。在项目管理中，采购往往容易被忽视，可能导致采购环节规划不够严谨，样品延迟送达，进而影响其他流程。

       需要注意的是，项目采购与日常采购不同，没有明确的关键绩效指标或衡量标准。因此，采购人员很难判断如何及时提供资源，协助项目完成，这也成为项目实践中的一个盲点，需要特别注意。另外，在采购实践中，供货商的选择也是一件非常重要的事情。

       在实际操作中，有几个实用技巧需要注意。首先，采购文件的复杂程度和详细程度应根据项目采购的项目和可承受的风险而有所差异。其次，在合约工作说明书中，应详细描述工作内容和附加工作条件，以确保卖方充分了解买方的需求和工作目标。最后，在选择合约类型时，可以考虑项目开始后变更的频率和影响范围、卖方执行项目所需投入的时间和成本、业界使用的标准合约、市场竞争情况以及风险水平等因素。

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