信息管理的重要任务之一是如何根据需要提供有针对性和适用性的信息。如果只能提供一叠叠的详细信息,只能反映一些常见的、不重要的变化,就会使得决策者不仅要花费大量的时间去阅读这些琐碎的信息,而且无法获得决策所需的信息,使得信息管理无法发挥应有的作用。因此,可以采取必要的措施来避免上述情况。
为了使信息具有必要的准确性,必须仔细检查和核对原始数据,以避免分类和计算中的错误。即使是处理过的数据也需要仔细复查。只有这样,信息才能有效可靠。但是,信息的精度应该以满足使用需求为限,并不一定越精确越好,因为不必要的精度需要更多的精力、成本和时间,容易浪费。
考虑信息成本和信息收益,实现信息效益最大化。数据收集和处理的成本与信息收集的数量和难度直接相关。如果要求更详细完整,成本会更高。比如一个项目的进度信息如果每天都完整地收集,必然要耗费大量的人力、时间和费用,会显著增加信息成本(包括收集、获取和使用信息的成本),而信息收益(指使用信息的收益或减少的损失)不会增加多少。因此,在进行工程项目信息化管理时,必须综合考虑信息成本和信息产生的收益,寻求最佳切入点。
利用信息技术提高管理部门的服务水平。现行的工程造价信息管理系统应着眼于当前建筑市场的实际情况,为工程造价提供更多的信息服务。同时,借助强大的信息化手段,工程造价的相关管理部门也可以实现依法行政,实现管理的公开化,增强工作的透明度、公平性和公平性,提高建设单位和施工单位的服务质量和水平,提高工程造价的效率,增强企业自身的竞争力。
完善工程造价信息管理的规章制度。为了促进工程造价朝着更加规范和健康的方向发展,应逐步完善工程造价信息管理系统,并制定相关的规章制度来规范信息交换中的行为,从而保证工程造价信息管理系统的技术和信息规范。同时,要注意统一信息和资料的标准,使信息管理系统中的数据在更大范围内共享和交换,体现工程造价信息管理系统的有效性和共享性,促进工程造价管理更加便捷和全国化。
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