资深！项目经理高效管理项目进度的实用策略与绝佳技巧

总体介绍

在项目管理中，进度管理是项目经理的核心职责之一。一个项目能否按时交付、是否能达到预期的效果，很大程度上取决于项目经理对进度的有效管理。有效的进度管理不仅可以确保项目按时完成，还能合理分配资源、降低成本、提高团队效率。在实际项目中，项目经理往往会面临各种影响进度的因素，如人员变动、需求变更、技术难题等。那么，项目经理究竟该如何管理进度呢？接下来将从多个方面为大家详细介绍。

一、制定合理的项目计划

项目计划是项目进度管理的基础，一份合理的计划能够为项目的推进指明方向。

1. 明确项目目标和范围

项目经理要与项目相关方充分沟通，明确项目的目标和范围。只有清楚了项目要达成什么结果、包含哪些工作内容，才能制定出准确的计划。例如，在一个软件开发项目中，要明确软件的功能需求、性能指标等，避免后期出现需求蔓延导致进度失控。

2. 分解项目任务

将项目整体任务分解为一个个具体的子任务，并确定每个子任务的先后顺序和依赖关系。比如，在建筑项目中，要先进行基础施工，然后才能进行主体建设。通过任务分解，可以更清晰地了解项目的工作流程，便于安排资源和时间。

3. 估算任务时间

根据任务的复杂程度、所需资源等因素，估算每个子任务的完成时间。可以参考以往类似项目的经验，或者与团队成员共同讨论确定。准确的时间估算有助于合理安排项目进度，避免出现时间过长或过短的情况。

4. 制定进度表

将分解后的任务和估算的时间整合到进度表中，形成项目的整体进度计划。进度表可以采用甘特图等形式，直观地展示项目的时间安排和任务进度。要在进度表中设置关键里程碑，以便对项目进度进行监控和评估。

5. 资源分配

根据任务的需求，合理分配人力、物力和财力等资源。确保每个任务都有足够的资源支持，避免因资源不足导致进度延迟。例如，在一个营销活动项目中，要合理安排营销人员、宣传物料等资源。

6. 风险评估与应对

对项目可能遇到的风险进行评估，并制定相应的应对措施。风险可能包括技术难题、人员流失、外部环境变化等。提前做好应对准备，可以降低风险对项目进度的影响。比如，针对人员流失风险，可以提前培养后备人员。

二、组建高效的项目团队

项目团队是项目执行的主体，一个高效的团队能够更好地推动项目进度。

1. 选拔合适的团队成员

项目经理要根据项目的需求，选拔具备相应技能和经验的团队成员。不同的项目需要不同专业背景的人员，如软件开发项目需要程序员、测试人员等。要考虑团队成员的性格特点和团队协作能力，确保团队能够和谐共处。

2. 明确团队成员职责

为每个团队成员明确其工作职责和任务，让他们清楚自己在项目中的角色和目标。避免出现职责不清、工作推诿的情况。例如，在一个设计项目中，设计师负责设计方案，文案策划人员负责撰写宣传文案等。

3. 团队培训与发展

为团队成员提供必要的培训和发展机会，提升他们的技能水平和综合素质。培训可以包括专业技能培训、团队协作培训等。通过培训，团队成员能够更好地完成工作任务，提高工作效率。

4. 建立良好的沟通机制

建立有效的沟通渠道，确保团队成员之间、团队与相关方之间能够及时、准确地沟通信息。沟通机制可以包括定期的项目会议、工作汇报、即时通讯工具等。良好的沟通可以避免信息不畅导致的误解和错误，提高工作效率。

5. 激励团队成员

采用适当的激励措施，激发团队成员的工作积极性和创造力。激励方式可以包括物质奖励、精神奖励等。例如，设立项目奖金、颁发荣誉证书等。通过激励，团队成员会更有动力去完成项目任务。

6. 团队文化建设

营造积极向上的团队文化，增强团队的凝聚力和归属感。团队文化可以包括团队价值观、团队口号等。一个有良好文化氛围的团队，能够更好地协作，共同克服项目中的困难。

三、监控项目进度

监控项目进度是确保项目按计划进行的关键环节。

1. 建立进度监控指标

确定用于监控项目进度的指标，如任务完成百分比、实际进度与计划进度的偏差等。通过这些指标，可以直观地了解项目的进度情况。例如，每周统计每个任务的完成百分比，与计划进度进行对比。

2. 定期检查进度

按照一定的时间间隔，对项目进度进行检查。可以是每天的工作汇报、每周的项目会议等。通过定期检查，及时发现项目中存在的问题和偏差。

3. 分析进度偏差

当发现进度偏差时，要深入分析偏差产生的原因。偏差可能是由于任务难度估计不足、资源分配不合理、人员工作效率低下等原因导致的。只有找出原因，才能采取有效的措施进行纠正。

4. 及时调整计划

根据进度偏差的分析结果，及时调整项目计划。如果偏差较小，可以通过调整资源分配、优化工作流程等方式进行纠正；如果偏差较大，可能需要重新制定项目计划。

5. 预警机制

建立项目进度预警机制，当进度出现潜在风险时及时发出预警。预警可以通过设置关键里程碑的时间节点、进度偏差阈值等方式实现。一旦触发预警，要及时采取措施进行防范。

6. 进度报告

定期向项目相关方汇报项目进度情况，让他们了解项目的进展和存在的问题。进度报告可以采用书面报告、口头汇报等形式。通过进度报告，增强项目的透明度，获得相关方的支持和配合。

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四、有效的沟通协调

沟通协调在项目进度管理中起着至关重要的作用，它可以促进信息流通，解决项目中的各种问题。

1. 与团队成员沟通

项目经理要与团队成员保持密切的沟通，了解他们的工作进展、遇到的问题和需求。及时给予指导和支持，帮助他们解决困难。例如，定期与团队成员进行一对一的沟通，了解他们的工作状态。

2. 与相关部门沟通

项目往往涉及多个部门，项目经理要与相关部门进行有效的沟通协调。确保各部门之间的工作能够顺利衔接，避免因部门之间的矛盾和冲突影响项目进度。比如，在一个产品研发项目中，要与生产部门、销售部门等进行沟通。

3. 与客户沟通

及时向客户反馈项目进度和成果，了解客户的意见和需求。根据客户的反馈，及时调整项目方向和进度。例如，定期向客户展示项目的阶段性成果，听取客户的建议。

4. 跨部门协调会议

组织跨部门协调会议，解决项目中涉及多个部门的问题。在会议上，各方可以共同讨论解决方案，明确各自的职责和任务。通过协调会议，提高工作效率，避免问题的拖延。

5. 冲突解决

在项目实施过程中，难免会出现各种冲突。项目经理要及时发现并解决冲突，避免冲突升级影响项目进度。冲突可能包括团队成员之间的矛盾、部门之间的利益冲突等。可以采用协商、调解等方式解决冲突。

6. 信息共享

建立信息共享平台，让项目相关方能够及时获取项目的最新信息。信息共享可以提高工作透明度，减少信息不对称带来的问题。例如，通过项目管理软件，团队成员可以实时查看项目进度和任务分配情况。

五、应对变更管理

在项目实施过程中，变更往往是不可避免的。项目经理要做好变更管理，减少变更对项目进度的影响。

1. 变更评估

当出现变更请求时，要对变更的必要性、可行性和影响进行评估。评估内容包括变更对项目进度、成本、质量等方面的影响。例如，在一个建筑项目中，客户提出增加一个功能区域的变更请求，要评估该变更对工期和成本的影响。

2. 变更审批流程

建立严格的变更审批流程，确保变更请求经过相关方的审批。审批流程可以包括提交变更申请、评估变更影响、相关方审批等环节。通过审批流程，避免不必要的变更。

3. 变更实施

一旦变更获得批准，要及时组织实施。制定变更实施计划，明确变更的任务、时间和责任人。确保变更能够顺利进行，不影响项目的整体进度。

4. 沟通变更信息

将变更信息及时通知项目相关方，让他们了解变更的内容和影响。沟通方式可以包括会议、邮件等。通过沟通，避免相关方因不知情而产生误解和问题。

5. 监控变更进度

对变更的实施进度进行监控，确保变更按照计划完成。及时发现变更过程中出现的问题，并采取措施进行解决。例如，定期检查变更任务的完成情况。

6. 经验总结

在变更实施完成后，对变更管理的过程进行总结。分析变更产生的原因、变更管理中存在的问题和经验教训。通过经验总结，为今后的项目变更管理提供参考。

六、风险管理

项目实施过程中存在各种风险，风险管理可以降低风险对项目进度的影响。

1. 风险识别

对项目可能遇到的风险进行识别。风险可以分为内部风险和外部风险，内部风险如人员流失、技术难题等，外部风险如政策变化、市场波动等。可以通过头脑风暴、历史数据分析等方法进行风险识别。

2. 风险评估

对识别出的风险进行评估，确定风险的可能性和影响程度。根据评估结果，对风险进行排序，确定重点关注的风险。例如，采用风险矩阵的方法对风险进行评估。

3. 风险应对策略

针对不同的风险，制定相应的应对策略。应对策略可以包括风险规避、风险减轻、风险转移、风险接受等。比如，对于技术难题风险，可以通过提前进行技术研发来减轻风险。

4. 风险监控

对风险进行实时监控，及时发现风险的变化情况。当风险发生时，能够及时采取应对措施。可以通过设置风险指标、定期风险评估等方式进行风险监控。

5. 应急计划

制定应急计划，以应对突发的风险事件。应急计划要明确在风险事件发生时的应对措施、责任人等。例如，针对人员流失风险，制定人员补充计划。

6. 风险沟通

将项目的风险情况及时通知项目相关方，让他们了解项目面临的风险和应对措施。通过风险沟通，增强相关方的风险意识，共同应对风险。

七、激励与绩效考核

激励与绩效考核可以提高团队成员的工作积极性和责任心，从而促进项目进度。

1. 激励机制设计

设计合理的激励机制，根据团队成员的工作表现给予相应的奖励。激励可以包括物质奖励和精神奖励，如奖金、晋升机会、荣誉证书等。激励机制要公平、公正、公开，能够真正激发团队成员的积极性。

2. 绩效考核指标制定

制定科学合理的绩效考核指标，全面评估团队成员的工作表现。指标可以包括工作任务完成情况、工作质量、团队协作等方面。通过绩效考核，让团队成员清楚自己的工作目标和要求。

3. 定期绩效考核

按照一定的时间间隔进行绩效考核。可以是每月、每季度或每年进行一次考核。通过定期考核，及时发现团队成员的工作问题和优点，给予相应的反馈和奖励。

4. 绩效反馈与沟通

将绩效考核结果及时反馈给团队成员，与他们进行沟通。肯定他们的工作成绩，指出存在的问题和改进方向。通过绩效反馈与沟通，促进团队成员的成长和进步。

5. 激励措施实施

根据绩效考核结果，实施相应的激励措施。对表现优秀的团队成员给予奖励，对表现不佳的成员进行辅导和帮助。激励措施要及时、有效，能够起到激励作用。

6. 激励机制优化

定期对激励机制进行评估和优化。根据项目的实际情况和团队成员的反馈，调整激励措施和绩效考核指标。通过激励机制优化，提高激励效果。

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八、经验总结与持续改进

项目结束后，进行经验总结和持续改进可以为今后的项目进度管理提供参考。

1. 项目复盘

组织项目团队进行项目复盘，回顾项目的整个过程。分析项目成功的经验和失败的教训，总结项目进度管理中存在的问题和不足之处。例如，分析项目进度延迟的原因、沟通协调中存在的问题等。

2. 经验分享

将项目复盘的结果在团队内进行分享，让团队成员共同学习和借鉴。分享方式可以包括会议、文档等。通过经验分享，提高团队整体的项目管理水平。

3. 流程优化

根据经验总结的结果，对项目进度管理的流程进行优化。去除不必要的环节，简化工作流程，提高工作效率。例如，优化变更管理流程、进度监控流程等。

4. 制度完善

完善项目进度管理的相关制度，如绩效考核制度、激励制度等。确保制度更加合理、有效，能够更好地促进项目进度管理。例如，根据项目经验，调整绩效考核指标和激励措施。

5. 知识储备

建立项目进度管理的知识储备库，将项目中的经验教训、最佳实践等进行整理和保存。以便在今后的项目中能够快速查阅和参考。例如，建立项目案例库、风险应对策略库等。

6. 持续学习与创新

鼓励团队成员持续学习项目管理的新知识、新方法和新技术。不断创新项目进度管理的方式和手段，提高项目管理的水平。例如，学习先进的项目管理软件和工具。

项目经理要管理好项目进度，需要从制定合理的项目计划、组建高效的项目团队、监控项目进度、有效沟通协调、应对变更管理、风险管理、激励与绩效考核以及经验总结与持续改进等多个方面入手。通过综合运用这些方法和策略，才能确保项目按时、高质量地完成。项目经理要不断学习和实践，提高自己的项目管理能力，以应对日益复杂的项目环境。

常见用户关注的问题：

一、项目经理管理进度有哪些实用的工具推荐？

我听说现在做项目管理，选对工具能省不少事儿呢，我就想知道有哪些实用的工具适合项目经理管理进度。下面给大家展开说说。

1. 甘特图工具

Microsoft Project：这可是很经典的项目管理软件了，功能强大。它能清晰地展示项目任务的开始和结束时间，还能设置任务的依赖关系，方便项目经理把控整体进度。

Wrike：有直观的甘特图界面，能让团队成员清楚看到自己的任务安排。而且它支持多人协作，大家可以实时更新任务状态。

TeamGantt：操作简单易懂，即使是不太懂技术的人也能快速上手。它可以方便地调整任务时间和进度。

2. 看板工具

Trello：界面简洁，就像一个大的看板，任务可以用卡片的形式展示。可以很方便地拖动卡片来更新任务状态，比如从“待办”到“进行中”再到“已完成”。

Asana：能很好地组织项目任务，通过不同的列表和板块来区分任务阶段。它还能设置任务的优先级和截止日期。

Jira：在软件开发项目中用得很多，不过其他项目也适用。它可以对任务进行详细的跟踪和管理，还能生成各种报表。

3. 协作沟通工具

Slack：团队成员可以在上面及时沟通，分享项目进展和遇到的问题。它有很多插件可以集成其他工具，提高工作效率。

飞书：功能很全面，除了即时通讯，还有文档协作、日程管理等功能。能让团队成员在一个平台上完成多种工作。

腾讯会议：方便项目经理和团队成员进行线上会议，及时交流项目进度，解决问题。

4. 文档管理工具

Google Docs：可以多人同时在线编辑文档，方便团队成员共同撰写项目文档。而且它有自动保存功能，不用担心数据丢失。

石墨文档：操作简单，界面清爽。支持多种格式的文件上传和编辑，能很好地管理项目相关的文档。

坚果云：可以安全地存储项目文件，方便团队成员随时访问和下载。它还有版本控制功能，能查看文件的历史版本。

5. 时间管理工具

Toggl Track：能帮助团队成员记录自己在每个任务上花费的时间，项目经理可以根据这些数据来评估任务的难度和进度。

RescueTime：可以监控团队成员在电脑上的使用时间和应用程序使用情况，提醒大家合理安排时间。

番茄钟工具（如番茄TODO）：通过设定工作和休息的时间间隔，提高工作效率。团队成员可以用它来专注完成任务。

6. 项目管理平台

Workfront：提供了全面的项目管理功能，包括任务分配、进度跟踪、资源管理等。它可以根据项目需求进行定制化设置。

Monday.com：界面美观，操作灵活。可以创建各种类型的项目模板，快速启动项目。

Smartsheet：既像电子表格又有强大的项目管理功能，能方便地进行数据的分析和处理。

二、项目经理如何应对进度延误的情况？

朋友说项目进度延误是常有的事儿，我就想知道项目经理遇到这种情况该咋应对。下面来详细说说。

1. 分析延误原因

人员问题：是不是团队成员人手不够，或者某些成员能力不足，导致任务完成缓慢。也有可能是团队成员之间沟通不畅，影响了工作效率。

资源问题：是不是项目所需的物资、设备等没有及时到位，或者资源分配不合理。

外部因素：比如供应商交货延迟、政策变化等不可控因素。

任务难度：可能任务本身比预期的要复杂，需要更多的时间来完成。

计划不合理：最初制定的项目计划可能就存在问题，时间安排过于紧凑。

突发事件：像突然的人员离职、自然灾害等意外情况。

2. 与团队沟通

开个团队会议，把进度延误的情况和大家说清楚。鼓励团队成员分享自己在工作中遇到的问题和困难。一起讨论解决方案，让大家都参与到解决问题的过程中来。给团队成员加油打气，提高大家的工作积极性。明确每个人接下来的任务和时间节点，让大家清楚自己的工作目标。定期和团队成员进行一对一的沟通，了解他们的工作进展和需求。

3. 调整计划

根据延误的情况，重新评估项目的整体进度。看看哪些任务可以并行进行，提高工作效率。调整任务的优先级，先完成重要且紧急的任务。合理增加资源投入，比如增加人力、设备等。如果有必要，可以适当延长项目的截止日期，但要和相关方沟通好。制定新的进度计划，并及时通知团队成员和相关利益者。

4. 加强监控

建立更严格的进度监控机制，每天或者每周检查任务的完成情况。要求团队成员及时汇报工作进展，以便及时发现问题。使用项目管理工具来实时跟踪进度，生成各种报表和图表，直观地展示项目状态。对关键任务进行重点监控，确保这些任务按时完成。定期召开进度汇报会，及时解决发现的问题。根据监控结果，及时调整计划和资源分配。

5. 寻求外部支持

如果是供应商的问题，和供应商沟通，要求他们加快交货速度。可以考虑寻找新的供应商，确保项目所需物资的供应。向公司高层领导汇报情况，争取更多的资源和支持。咨询行业专家或者有经验的同行，获取他们的建议和解决方案。与合作伙伴沟通，看是否可以调整合作计划，共同应对进度延误的问题。如果可能的话，引入外部的专业团队来协助完成部分任务。

6. 总结经验教训

在项目结束后，对进度延误的情况进行总结。分析哪些地方做得好，哪些地方需要改进。制定相应的预防措施，避免在以后的项目中出现类似的问题。将经验教训分享给团队成员，提高整个团队的项目管理能力。建立项目案例库，把这次的经验记录下来，供以后参考。对在解决进度延误问题中表现优秀的团队成员进行表彰和奖励。不断优化项目管理流程和方法，提高项目的成功率。

三、项目经理怎样制定合理的项目进度计划？

我想知道项目经理在制定项目进度计划的时候，怎样才能制定得合理。下面就来唠唠。

1. 明确项目目标和范围

和项目的发起人和相关利益者沟通，确定项目的最终目标是什么。明确项目包含哪些具体的任务和工作内容，避免范围蔓延。把项目目标分解成一个个具体的子目标，方便后续制定计划。对项目的边界进行清晰的界定，知道哪些工作是在项目范围内，哪些不是。根据项目目标和范围，确定项目的关键成果和交付物。

2. 分解任务

把整个项目分解成一个个小的任务，每个任务要有明确的定义和可交付成果。确定任务之间的先后顺序和依赖关系，比如有些任务必须在其他任务完成之后才能开始。给每个任务估算合理的时间，考虑到任务的难度、所需资源等因素。将任务分配给具体的团队成员，明确每个人的职责。为每个任务设置合理的开始时间和结束时间。可以使用工作分解结构（WBS）来进行任务分解，让任务更加清晰明了。

3. 考虑资源因素

评估项目所需的人力资源，包括人员数量、技能要求等。确定项目所需的物资、设备等资源，并确保这些资源能够按时到位。考虑资源的可用性和分配情况，避免资源冲突。根据资源情况，调整任务的时间安排和顺序。如果资源有限，可以考虑采用资源平衡的方法，合理分配资源。与资源提供者沟通，确保资源的供应稳定。

4. 制定时间表

根据任务分解和资源评估的结果，制定项目的整体时间表。确定项目的开始日期和结束日期，以及各个关键里程碑的时间节点。考虑到可能出现的风险和不确定性，预留一定的缓冲时间。将时间表以直观的方式展示出来，比如甘特图，方便团队成员和相关利益者查看。定期对时间表进行更新和调整，根据实际情况进行优化。与团队成员和相关利益者沟通时间表，确保大家都认可和理解。

5. 风险评估和应对

识别项目可能面临的各种风险，如技术风险、市场风险、人员风险等。对风险发生的可能性和影响程度进行评估，确定风险的优先级。针对不同的风险，制定相应的应对措施，比如风险规避、风险减轻、风险转移等。在进度计划中考虑风险应对措施所需的时间和资源。定期对风险进行监控和评估，及时调整应对措施。与团队成员分享风险信息，提高大家的风险意识。

6. 沟通和评审

将制定好的进度计划与团队成员进行沟通，听取他们的意见和建议。组织相关利益者对进度计划进行评审，确保计划符合他们的期望和要求。根据沟通和评审的结果，对进度计划进行修改和完善。获得相关利益者对进度计划的正式批准，确保计划能够顺利实施。在项目执行过程中，及时向相关利益者汇报进度计划的执行情况。

四、项目经理如何激励团队成员按时完成进度？

朋友说团队成员的积极性很重要，我就想知道项目经理咋激励团队成员按时完成进度。下面说说办法。

1. 设定明确的目标

把项目的整体目标分解成具体的、可衡量的小目标，让团队成员清楚知道自己要做什么。为每个目标设定合理的时间限制，让大家有紧迫感。将目标与团队成员的个人职业发展相结合，让他们看到完成目标对自己的好处。定期和团队成员沟通目标的完成情况，给予及时的反馈和指导。

2. 提供奖励和认可

设立物质奖励，比如奖金、奖品等，对按时完成任务的团队成员进行奖励。给予精神奖励，如公开表扬、颁发荣誉证书等，让团队成员感受到自己的工作得到认可。建立奖励机制，根据团队成员的表现进行公平公正的奖励。对表现优秀的团队成员进行晋升或者提供更多的发展机会。在团队会议上对表现突出的成员进行表彰，激励大家向他们学习。

3. 营造良好的团队氛围

组织团队建设活动，增强团队成员之间的感情和信任。鼓励团队成员之间相互支持和协作，营造一个团结的氛围。建立开放的沟通渠道，让团队成员可以自由地交流想法和意见。尊重团队成员的个性和想法，让大家感受到自己是团队的重要一员。及时解决团队成员之间的矛盾和冲突，保持团队的和谐稳定。

4. 提供培训和发展机会

根据团队成员的需求和项目的要求，提供相关的培训课程，提高他们的技能水平。鼓励团队成员自我学习和提升，给予一定的支持和资源。为团队成员制定个人发展计划，帮助他们实现职业目标。提供跨部门合作的机会，让团队成员拓宽视野和经验。在项目中给予团队成员更多的挑战和机会，让他们能够成长和进步。

5. 关怀团队成员

关心团队成员的工作和生活情况，及时给予帮助和支持。了解团队成员的压力和困难，为他们提供合理的解决方案。在团队成员遇到困难时，给予鼓励和安慰，让他们感受到温暖。合理安排工作任务，避免团队成员过度劳累。关注团队成员的身心健康，组织一些健康活动。

6. 树立榜样

项目经理自己要以身作则，按时完成工作任务，为团队成员树立榜样。宣传团队中按时完成任务的优秀案例，让大家学习。邀请优秀的团队成员分享经验和心得，激励其他成员。对表现优秀的团队成员进行宣传和推广，提高他们的影响力。通过榜样的力量，带动整个团队的积极性和工作效率。

五、项目经理如何与上级领导沟通项目进度？

我想知道项目经理在和上级领导沟通项目进度的时候，有啥好办法。下面来聊聊。

1. 确定沟通频率和方式

和上级领导商量好沟通的频率，比如每周、每两周或者每月汇报一次。选择合适的沟通方式，如面对面会议、电话会议、邮件等。根据沟通的内容和紧急程度，选择最有效的沟通方式。如果是重要且紧急的事情，最好采用面对面或者电话沟通的方式。

2. 准备充分的资料

收集项目的相关数据和信息，如任务完成情况、进度偏差、风险等。制作清晰的报表和图表，直观地展示项目进度。准备好项目的关键指标和数据，能够准确地回答上级领导的问题。对项目中遇到的问题和解决方案进行总结，方便向上级领导汇报。

3. 突出重点

在沟通中，先汇报项目的关键成果和重要进展。重点说明项目是否按计划进行，是否存在进度延误的情况。如果有进度延误，要说明原因和采取的措施。提及项目中遇到的风险和挑战，以及应对措施。汇报项目的下一步计划和目标。

4. 保持诚实和透明

如实向上级领导汇报项目的实际情况，不隐瞒问题和困难。如果项目出现了问题，要勇于承担责任，并说明解决问题的方案。对项目的前景