手把手教你撰写高效且全面的项目管理跟踪计划

在项目管理中，一份完善的项目管理跟踪计划至关重要。它就像是项目的导航图，能帮助项目团队明确方向，确保项目按照预定的目标、时间和预算顺利推进。那么，项目管理跟踪计划该怎么写呢？接下来将为你详细介绍。

一、明确项目目标与范围

1. 确定项目核心目标

项目目标是整个跟踪计划的基石。要清晰界定项目最终要达成的成果，例如是开发一款新软件，还是建设一座新的桥梁。目标必须具体、可衡量、可实现、相关联且有时限（SMART原则）。比如，开发软件的目标可以是在6个月内完成一款具备特定功能、用户满意度达到90%以上的软件。

2. 界定项目范围

明确项目所包含的工作内容和不包含的内容。这有助于避免项目范围的蔓延。以软件开发项目为例，要确定软件的功能模块有哪些，哪些功能是不在本次开发范围内的。要与项目相关方进行充分沟通，确保大家对项目范围有一致的理解。

3. 分解项目目标

将项目的总体目标分解为多个子目标。这样可以更便于跟踪和管理。例如，软件开发项目可以分解为需求分析、设计、编码、测试等子目标，每个子目标再进一步细化为具体的任务。

4. 制定目标优先级

不同的目标可能有不同的重要性和紧急程度。要根据项目的实际情况，确定各个目标的优先级。比如，在软件项目中，核心功能的开发可能比界面美化的优先级更高。

5. 与相关方确认目标

项目目标不仅仅是项目团队的事情，还需要得到项目发起者、客户等相关方的认可。与他们进行沟通，确保目标符合他们的期望和需求。

6. 建立目标变更机制

在项目实施过程中，可能会因为各种原因导致目标需要变更。要建立一套规范的目标变更机制，明确变更的流程和审批权限，以确保变更不会对项目造成过大的影响。

7. 目标的可视化展示

将项目目标以直观的方式展示出来，如制作目标看板。这样可以让项目团队成员随时了解项目的目标和方向，增强团队的凝聚力和目标感。

8. 定期评估目标的合理性

随着项目的推进，要定期对目标的合理性进行评估。如果发现目标不合理，要及时进行调整，以保证项目能够朝着正确的方向前进。

二、规划项目进度

1. 工作分解结构（WBS）

将项目整体工作分解为较小的、易于管理的任务单元。例如，对于建筑项目，可以分解为基础工程、主体结构施工、装修工程等。每个任务单元都有明确的负责人和交付成果。

2. 确定任务依赖关系

分析各个任务之间的先后顺序和依赖关系。有些任务必须在其他任务完成后才能开始，如软件开发中的编码任务通常要在需求分析和设计任务完成后进行。明确任务依赖关系有助于合理安排项目进度。

3. 估算任务时间

根据任务的复杂程度、资源需求等因素，估算每个任务所需的时间。可以参考以往类似项目的经验，也可以邀请专家进行评估。例如，一个简单的软件功能模块开发可能需要3天时间。

4. 制定项目进度表

使用甘特图等工具，将各个任务按照时间顺序排列，制定出项目的进度表。进度表要明确每个任务的开始时间、结束时间和持续时间。通过进度表，项目团队可以直观地了解项目的整体进度和各个阶段的关键节点。

5. 设置里程碑

在项目进度中设置一些重要的里程碑，如项目启动、需求评审完成、系统上线等。里程碑是项目的关键节点，标志着项目在某个阶段的重要成果。通过监控里程碑的完成情况，可以及时发现项目是否偏离计划。

6. 考虑资源限制

在规划进度时，要考虑项目资源的可用性。例如，人力资源、设备资源等。如果某个时间段内资源不足，可能需要调整任务的安排，避免出现资源冲突。

7. 制定进度调整策略

虽然制定了详细的进度计划，但在项目实施过程中可能会出现各种延误情况。要制定相应的进度调整策略，如增加资源、调整任务顺序等，以确保项目能够按时完成。

8. 与团队成员沟通进度计划

将制定好的进度计划与项目团队成员进行沟通，确保他们了解自己所负责任务的时间要求和与其他任务的关联。鼓励团队成员提出意见和建议，对进度计划进行优化。

三、资源分配与管理

1. 人力资源分配

根据项目任务的需求，合理分配人力资源。明确每个任务的负责人和参与人员。例如，在软件开发项目中，要安排专业的程序员负责编码工作，测试人员负责软件测试工作。

2. 技能评估与匹配

对团队成员的技能进行评估，确保他们具备完成相应任务的能力。将合适的人员安排到合适的岗位上，提高工作效率。比如，对于复杂的算法开发任务，要安排有相关经验和技能的程序员。

3. 资源需求预测

预测项目在不同阶段所需的资源数量和类型。例如，在项目的高峰期可能需要更多的人力资源和设备资源。提前做好资源需求预测，有助于提前做好资源准备。

4. 设备与物资资源管理

确定项目所需的设备和物资，如计算机、服务器、建筑材料等。对这些资源进行有效的管理，包括采购、租赁、维护等。确保设备和物资的及时供应和正常使用。

5. 资源共享与协调

在项目团队中，可能存在多个任务需要共享某些资源的情况。要建立资源共享机制，合理协调资源的使用。例如，多个项目小组可以共享一台测试服务器。

6. 资源成本控制

在资源分配和使用过程中，要注意控制资源成本。选择性价比高的资源，避免资源的浪费。例如，在采购设备时，要进行市场调研，选择价格合理、性能合适的设备。

7. 资源风险管理

识别资源可能面临的风险，如人员离职、设备故障等。制定相应的风险应对措施，如提前培养后备人员、定期对设备进行维护等。

8. 资源绩效评估

定期对资源的使用绩效进行评估。评估指标可以包括人员的工作效率、设备的利用率等。通过评估，发现资源使用中存在的问题，及时进行改进。

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四、设定跟踪指标

1. 进度指标

可以使用任务完成百分比、里程碑完成情况等指标来跟踪项目的进度。例如，每周统计各个任务的完成百分比，对比实际进度与计划进度的差异。如果某个任务的计划完成时间已过，但实际完成百分比只有50%，则说明该任务进度滞后。

2. 质量指标

对于不同的项目，质量指标有所不同。在软件开发项目中，可以使用缺陷率、代码覆盖率等指标来衡量软件的质量。在建筑项目中，可以使用工程质量验收合格率等指标。例如，软件的缺陷率要求控制在千分之一以内。

3. 成本指标

监控项目的实际成本与预算成本的差异。可以使用成本偏差（CV）、成本绩效指数（CPI）等指标。例如，当成本偏差为负数时，说明实际成本超过了预算成本。

4. 资源利用率指标

评估项目资源的利用效率，如人员的工作负荷、设备的使用时间等。例如，人员的工作负荷可以通过计算实际工作时间与可用工作时间的比例来衡量。

5. 客户满意度指标

通过问卷调查、客户反馈等方式收集客户对项目的满意度。例如，定期向客户发放满意度调查问卷，了解他们对项目成果、服务质量等方面的评价。

6. 风险指标

识别项目可能面临的风险，并设定相应的指标来监控风险的变化。例如，对于市场风险，可以关注市场需求的变化、竞争对手的动态等指标。

7. 沟通指标

衡量项目团队内部、团队与相关方之间的沟通效果。可以使用沟通频率、信息传递的准确性等指标。例如，每周团队成员之间的沟通次数不少于3次。

8. 创新指标

如果项目有创新要求，可以设定创新指标来评估项目在创新方面的表现。如新技术的应用数量、创新成果的转化率等。

五、选择跟踪方法

1. 定期会议

每周或每月召开项目进度会议，项目团队成员在会议上汇报各自任务的进展情况、遇到的问题和解决方案。通过会议，项目管理者可以及时了解项目的整体情况，协调解决团队成员之间的问题。

2. 报表制度

要求项目团队成员定期提交项目进展报表，报表内容包括任务完成情况、未完成任务的原因、资源使用情况等。报表可以采用书面报告或电子表格的形式，方便项目管理者进行统计和分析。

3. 现场检查

对于一些实体项目，如建筑项目、生产项目等，项目管理者可以定期到现场进行检查。通过实地观察，了解项目的实际进展和质量情况，及时发现潜在的问题。

4. 在线项目管理工具

利用专业的在线项目管理工具，如Project、Jira等。这些工具可以实时记录项目的进度、任务分配、资源使用等信息，项目团队成员可以通过工具进行沟通和协作。项目管理者可以通过工具随时查看项目的各项数据和报表。

5. 里程碑评审

在项目的每个里程碑节点，组织相关人员进行评审。评审内容包括里程碑的完成情况、项目的质量、成本等方面。通过里程碑评审，确保项目按照计划推进，及时发现和解决项目中存在的问题。

6. 客户反馈收集

定期与客户进行沟通，收集他们对项目的反馈意见。客户的反馈可以帮助项目团队了解项目是否满足他们的需求，及时调整项目方向。可以通过电话、邮件、面对面交流等方式收集客户反馈。

7. 数据分析

对项目的各项数据进行深入分析，如进度数据、成本数据、质量数据等。通过数据分析，发现项目中的潜在问题和趋势，为项目决策提供依据。例如，通过分析成本数据，找出成本超支的原因。

8. 审计

定期对项目进行审计，审计内容包括项目的合规性、财务管理、风险管理等方面。审计可以由内部审计部门或外部审计机构进行，确保项目的规范运作。

六、建立沟通机制

1. 确定沟通对象

明确项目的沟通对象，包括项目团队成员、项目发起者、客户、供应商等。不同的沟通对象有不同的信息需求和沟通方式。例如，向项目发起者汇报项目的整体进展和重要决策，向客户沟通项目的交付成果和服务情况。

2. 选择沟通方式

根据沟通对象和沟通内容的特点，选择合适的沟通方式。常见的沟通方式有面对面交流、电话沟通、邮件沟通、即时通讯工具沟通等。例如，对于重要的决策讨论，适合采用面对面交流的方式；对于日常的信息传递，可以使用邮件或即时通讯工具。

3. 制定沟通计划

制定详细的沟通计划，明确沟通的频率、内容和责任人。例如，每周向项目发起者发送项目周报，每月与客户进行一次面对面的沟通会议。沟通计划要确保信息能够及时、准确地传递给相关人员。

4. 建立沟通渠道

建立稳定的沟通渠道，如项目内部的微信群、邮件组等。确保项目团队成员和相关方能够方便地进行沟通和交流。要对沟通渠道进行管理，避免信息混乱和垃圾信息的干扰。

5. 反馈机制

建立有效的反馈机制，鼓励项目团队成员和相关方及时反馈意见和建议。对于反馈的问题，要及时进行处理和回复，让反馈者感受到自己的意见得到了重视。例如，设立专门的意见箱或在线反馈平台。

6. 跨部门沟通协调

如果项目涉及多个部门，要加强跨部门之间的沟通协调。可以通过定期的跨部门会议、联合项目小组等方式，解决部门之间的利益冲突和工作衔接问题。

7. 沟通培训

为项目团队成员提供沟通技巧培训，提高他们的沟通能力。培训内容包括如何表达自己的观点、如何倾听他人的意见、如何处理沟通中的冲突等。良好的沟通能力有助于提高项目的执行效率。

8. 沟通记录与存档

对项目的沟通内容进行记录和存档，包括会议纪要、邮件、聊天记录等。沟通记录可以作为项目历史资料，方便后续的查询和参考，也有助于在出现问题时进行追溯和责任认定。

七、风险识别与应对

1. 风险识别

组织项目团队成员、相关专家等对项目可能面临的风险进行识别。风险来源可以包括技术风险、市场风险、人员风险、政策风险等。例如，在软件开发项目中，技术风险可能包括技术难题无法攻克、新技术的兼容性问题等。

2. 风险评估

对识别出的风险进行评估，确定风险的可能性和影响程度。可以使用定性和定量相结合的方法进行评估。例如，通过专家打分的方式，对风险的可能性和影响程度进行评分，然后根据评分结果将风险分为高、中、低三个等级。

3. 制定风险应对策略

针对不同等级的风险，制定相应的应对策略。对于高风险，可能需要采取规避、减轻、转移等策略。例如，对于技术难题无法攻克的风险，可以提前邀请外部专家进行技术支持，这属于减轻策略；对于市场风险，可以通过购买保险的方式进行风险转移。

4. 风险监控

建立风险监控机制，定期对风险的状态进行监控。观察风险的变化情况，判断风险应对策略的有效性。如果发现风险的状态发生了变化，要及时调整应对策略。

5. 应急计划制定

为可能发生的重大风险制定应急计划。应急计划要明确在风险发生时的应急处理流程、责任人和资源调配方案。例如，在项目遇到不可抗力因素导致停工时，应急计划要规定如何保障人员安全、如何处理设备和物资等。

6. 风险沟通

将项目的风险情况及时告知相关方，包括项目团队成员、项目发起者、客户等。让他们了解项目可能面临的风险和应对措施，增强他们对项目的信心。

7. 风险储备金设置

根据风险评估的结果，设置一定的风险储备金。风险储备金用于应对突发的风险事件，确保项目在遇到风险时能够有足够的资金支持。

8. 风险经验总结

在项目结束后，对项目中的风险识别、评估和应对过程进行总结。积累风险应对的经验教训，为今后的项目提供参考。

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八、调整与优化计划

1. 数据收集与分析

定期收集项目的各项数据，包括进度数据、成本数据、质量数据等。对这些数据进行深入分析，找出项目中存在的问题和潜在的改进机会。例如，通过分析成本数据，发现某个环节的成本过高，需要进行优化。

2. 偏差分析

对比实际项目进展与原计划的差异，进行偏差分析。如果发现进度滞后、成本超支等偏差，要深入分析偏差产生的原因。是计划不合理，还是执行过程中出现了问题。

3. 原因查找与定位

针对偏差产生的原因进行深入查找和定位。可能是资源不足、技术难题、人员能力问题等。例如，如果进度滞后是因为某个关键人员离职导致的，要及时采取措施补充人员。

4. 制定调整方案

根据偏差分析和原因查找的结果，制定相应的调整方案。调整方案可以包括调整进度计划、重新分配资源、修改项目范围等。调整方案要充分考虑项目的实际情况和相关方的需求。

5. 方案评估与选择

对制定的调整方案进行评估，评估指标包括可行性、成本效益、对项目目标的影响等。选择最优的调整方案，并确保方案得到项目相关方的认可。

6. 实施调整方案

按照选定的调整方案对项目计划进行调整，并组织项目团队成员实施。在实施过程中，要密切关注调整方案的执行情况，及时解决出现的问题。

7. 效果评估

调整方案实施一段时间后，对调整的效果进行评估。对比调整前后的项目数据，判断调整方案是否达到了预期的效果。如果效果不理想，要重新进行分析和调整。

8. 持续优化

项目管理是一个持续优化的过程。不断总结项目中的经验教训，将成功的做法和改进措施纳入项目管理的标准流程中，为今后的项目提供参考。关注行业的发展趋势和新技术的应用，不断提升项目管理的水平。

通过以上八个方面的详细规划和实施，你就能够写出一份完善的项目管理跟踪计划。这份计划将帮助你有效地管理项目，确保项目顺利完成，实现项目的目标和价值。在实际操作过程中，要根据项目的具体情况进行灵活调整和优化，不断提高项目管理的能力和水平。

常见用户关注的问题：

一、项目管理跟踪计划里要写哪些内容啊？

我就想知道，这项目管理跟踪计划到底得写些啥呀，感觉要考虑的方面还挺多的。下面我来和你唠唠可能要写的内容。

项目基本信息

项目名称：得有个响亮好记的名字，让人一看就知道这是干啥的项目。

项目目标：明确这个项目最终要达成啥样的效果，比如提高多少销售额，提升多少客户满意度。

项目起止时间：清楚开始和结束的时间，这样大家心里都有个谱。

项目团队成员：把参与项目的人都列出来，包括他们的职责和分工。

项目进度安排

阶段划分：把项目分成几个大的阶段，比如筹备期、执行期、收尾期。

各阶段时间节点：每个阶段什么时候开始，什么时候结束，都要确定好。

关键里程碑：标记出项目里重要的节点，像产品上线、重要会议等。

资源需求

人力资源：需要多少人，这些人都得具备啥技能。

物力资源：比如设备、场地等，都要提前规划好。

财力资源：项目大概要花多少钱，钱都用在哪些地方。

风险评估与应对

可能遇到的风险：像技术难题、人员变动、市场变化等。

应对措施：针对不同的风险，想出对应的解决办法。

监控指标与方法

监控指标：比如项目进度完成百分比、成本花费情况等。

监控方法：是定期开例会，还是用软件来监控。

二、怎么制定项目管理跟踪计划的时间安排呀？

我听说制定项目管理跟踪计划的时间安排挺讲究的，要是没安排好，项目可能就乱套了。下面来详细说说。

确定项目总时长

根据目标估算：根据项目要达成的目标，大概估算一下总共需要多长时间。

参考类似项目：看看以前类似的项目用了多久，作为参考。

划分项目阶段

前期筹备：包括人员组建、资源准备等，这个阶段大概要多久。

中期执行：项目主要的实施阶段，时间可能会比较长。

后期收尾：比如总结经验、验收成果等，也得安排好时间。

设定关键时间节点

重要交付物时间：像提交报告、交付产品等的时间。

会议时间：定期的项目会议，要确定好时间。

里程碑时间：前面提到的关键里程碑，都要明确时间。

考虑缓冲时间

应对突发情况：项目执行过程中可能会遇到各种突发状况，留些缓冲时间。

调整进度：如果某个阶段进度慢了，有缓冲时间可以调整。

合理分配资源时间

人力资源：每个人在不同阶段的工作时间要安排合理。

物力资源使用时间：比如设备的使用时间，要提前规划。

审核和调整时间安排

团队讨论：和团队成员一起讨论时间安排是否合理。

根据反馈调整：根据大家的意见，对时间安排进行调整。

三、项目管理跟踪计划里的风险怎么评估和应对呢？

朋友说项目管理跟踪计划里风险评估和应对可重要了，要是没做好，项目可能就会出大问题。下面来看看咋做。

风险识别

技术风险：比如技术难题解决不了，影响项目进度。

人员风险：人员离职、生病等，导致项目人手不足。

市场风险：市场需求变化，产品可能卖不出去。

资金风险：资金不到位，项目可能无法继续。

风险分析

发生概率：评估每个风险发生的可能性有多大。

影响程度：看看风险一旦发生，会对项目造成多大的影响。

风险优先级排序：根据发生概率和影响程度，给风险排个序。

应对措施制定

规避风险：比如换一种技术方案，避免技术难题。

减轻风险：提前准备备用人员，减轻人员离职的影响。

转移风险：比如买保险，把风险转移给保险公司。

接受风险：对于一些发生概率低、影响小的风险，可以选择接受。

风险监控

定期检查：定期检查风险是否有变化。

及时调整措施：如果风险情况变了，要及时调整应对措施。

沟通与协调

团队内部沟通：让团队成员都了解风险情况。

与外部沟通：比如和供应商、合作伙伴沟通，共同应对风险。

四、项目管理跟踪计划要用到啥工具和方法呀？

我想知道项目管理跟踪计划都能用啥工具和方法呢，感觉有了好的工具和方法，项目管理会轻松很多。下面来介绍一下。

项目管理软件

Microsoft Project：功能强大，可以进行项目进度安排、资源分配等。

Asana：方便团队成员协作，能实时看到项目进展。

Trello：以看板的形式展示项目任务，简单直观。

图表工具

甘特图：能清晰展示项目进度和时间安排。

鱼骨图：用于分析问题的原因。

思维导图：帮助梳理项目思路和结构。

沟通方法

定期会议：像周会、月会，及时沟通项目情况。

即时通讯工具：如微信、QQ，方便随时交流。

邮件：重要信息可以通过邮件发送。

数据分析方法

对比分析：对比实际进度和计划进度，找出差距。

趋势分析：分析项目数据的变化趋势。

成本效益分析：看看项目的成本和收益情况。

质量管理方法

六西格玛：提高产品和服务质量。

PDCA循环：计划、执行、检查、处理，不断改进项目。

五、项目管理跟踪计划写好后咋执行和监督呀？

朋友推荐说项目管理跟踪计划写好只是第一步，执行和监督也很关键。下面来说说具体做法。

执行计划

团队培训：让团队成员熟悉计划内容和要求。

明确职责：每个人清楚自己的任务和责任。

资源分配：按照计划分配好人力、物力、财力资源。

定期沟通：团队成员之间要定期沟通进展情况。

监督进度

对比实际与计划：看看实际进度和计划进度是否一致。

分析偏差原因：如果有偏差，找出原因是什么。

及时调整：根据偏差情况，及时调整计划。

成本控制

监控成本支出：看看钱是不是按照计划花的。

避免超支：如果有超支的风险，要及时采取措施。

质量监督

检查成果质量：确保项目成果符合质量要求。

及时纠正问题：发现质量问题，要马上解决。

沟通与协调

团队内部协调：解决团队成员之间的矛盾和问题。

与外部协调：比如和供应商、客户协调。

总结与改进

定期总结：总结项目执行过程中的经验和教训。

持续改进：根据总结的结果，改进后续的项目管理。