手把手教你做出科学高效的项目进度表管理表

总体介绍

在项目管理中，项目进度表管理表是至关重要的工具，它就像是项目的“导航图”，能帮助项目团队清晰了解项目的各个阶段、任务安排、时间节点以及责任人等信息，从而确保项目按计划顺利推进。那么，项目进度表管理表该怎么做呢？接下来，我们将详细探讨这个问题，为你提供全面且实用的指导。

一、明确项目目标与范围

在制作项目进度表管理表之前，要明确项目的目标与范围。这是整个项目的基础，只有目标清晰、范围明确，才能合理安排后续的各项任务。

1. 确定项目核心目标

项目目标是项目存在的意义和方向。例如，一个软件开发项目的目标可能是开发一款具有特定功能的手机应用程序，满足用户在特定场景下的需求。要明确这个目标的具体要求，如功能特性、性能指标、用户体验等。

2. 界定项目范围边界

范围界定了项目所包含的工作内容和不包含的内容。以建筑项目为例，要明确是只负责主体建筑的建设，还是包括周边配套设施的建设；是否包含室内装修等。清晰的范围界定可以避免项目后期出现不必要的变更和纠纷。

3. 与相关方沟通确认

项目目标和范围需要与项目的相关方，如客户、上级领导、团队成员等进行充分沟通和确认。确保各方对项目的期望和要求达成一致，避免后期出现理解偏差。

4. 形成书面文档

将项目目标和范围以书面形式记录下来，形成项目章程或范围说明书。这份文档将作为项目进度表管理表制作的重要依据，也是项目执行过程中的重要参考文件。

5. 定期审查和更新

随着项目的推进，可能会出现一些新的情况和需求，需要定期对项目目标和范围进行审查和更新。确保项目始终朝着正确的方向前进。

二、分解项目任务

明确项目目标和范围后，接下来要将项目分解为具体的任务。任务分解是制作项目进度表管理表的关键步骤，它能让项目团队清楚地知道每个阶段需要完成的具体工作。

1. 采用合适的分解方法

常见的任务分解方法有工作分解结构（WBS）。以一个网站开发项目为例，可以按照网站的功能模块进行分解，如首页设计、产品展示页面开发、用户注册登录功能实现等。也可以按照项目的实施阶段进行分解，如需求调研阶段、设计阶段、开发阶段、测试阶段等。

2. 确定任务的层级关系

任务之间存在着一定的层级关系，上层任务可以进一步分解为多个下层任务。例如，在“开发阶段”这个上层任务下，可以分解为“前端开发”“后端开发”等下层任务。明确任务的层级关系有助于更好地组织和管理项目。

3. 确保任务的独立性和完整性

每个任务应该是相对独立的，有明确的输入和输出。任务要完整，能够涵盖该部分工作的所有内容。例如，“数据库设计”任务应该包括数据库表结构设计、数据关系定义等完整的工作内容。

4. 为任务命名准确清晰

任务名称要能够准确反映任务的内容和性质。避免使用模糊或容易引起歧义的名称。例如，不要使用“做一些修改”这样的名称，而应该具体说明是对哪个模块、哪些内容进行修改。

5. 记录任务的详细信息

除了任务名称和层级关系外，还需要记录任务的负责人、预计开始时间、预计结束时间、所需资源等详细信息。这些信息将为后续的项目进度安排和资源分配提供依据。

三、估算任务时间

对分解后的任务进行时间估算，是制定合理项目进度表的重要环节。准确的时间估算能够让项目团队合理安排工作，确保项目按时完成。

1. 参考历史数据

如果有类似项目的历史数据可供参考，那么可以根据历史项目中相同或相似任务的完成时间来估算当前任务的时间。例如，之前开发一个类似功能的模块用了 5 天时间，那么在本次项目中可以参考这个时间进行估算。

2. 专家判断

邀请有经验的专家对任务时间进行评估。专家凭借其丰富的经验和专业知识，能够对任务的难度和所需时间做出较为准确的判断。例如，在建筑项目中，邀请资深的工程师对基础施工的时间进行估算。

3. 三点估算法

三点估算法考虑了任务完成的最乐观时间（O）、最可能时间（M）和最悲观时间（P）。计算公式为：期望时间 = （O + 4M + P）/ 6。这种方法能够综合考虑各种因素，使估算结果更加合理。

4. 考虑资源因素

任务的完成时间会受到资源的影响。如果资源充足，任务可能会更快完成；反之，如果资源有限，任务时间可能会延长。例如，一个软件开发任务，如果只有一名开发人员，完成时间可能会比多名开发人员合作完成的时间长。

5. 预留缓冲时间

在估算任务时间时，要预留一定的缓冲时间，以应对可能出现的意外情况。例如，在项目开发过程中可能会遇到技术难题、人员变动等情况，缓冲时间可以避免这些因素对项目进度造成太大的影响。

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四、确定任务依赖关系

项目中的任务之间往往存在着一定的依赖关系，确定这些依赖关系能够帮助我们合理安排任务的先后顺序，确保项目顺利进行。

1. 识别任务依赖类型

常见的任务依赖类型有四种：完成 - 开始（FS），即前一个任务完成后，后一个任务才能开始；开始 - 开始（SS），即前一个任务开始后，后一个任务才能开始；完成 - 完成（FF），即前一个任务完成后，后一个任务才能完成；开始 - 完成（SF），即前一个任务开始后，后一个任务才能完成。例如，在网站开发项目中，“页面设计”任务完成后，“页面开发”任务才能开始，这就是完成 - 开始的依赖关系。

2. 绘制任务依赖图

可以使用甘特图、网络图等工具来绘制任务依赖图。通过图形化的方式，能够更直观地展示任务之间的依赖关系。在甘特图中，可以用箭头表示任务之间的先后顺序；在网络图中，可以用节点表示任务，用线条表示依赖关系。

3. 分析依赖关系的影响

不同的依赖关系会对项目进度产生不同的影响。例如，如果一个关键任务的依赖任务出现延迟，可能会导致整个项目的进度延迟。要对依赖关系进行深入分析，提前制定应对措施。

4. 与团队成员沟通确认

任务依赖关系需要与项目团队成员进行沟通和确认。确保大家对任务之间的先后顺序和依赖关系有清晰的认识，避免在项目执行过程中出现误解和冲突。

5. 动态调整依赖关系

随着项目的推进，可能会出现一些新的情况，导致任务依赖关系发生变化。这时，要及时对依赖关系进行调整，确保项目进度不受影响。

五、制定初步进度表

在完成任务分解、时间估算和依赖关系确定后，就可以制定初步的项目进度表了。初步进度表是项目进度管理的基础，它为项目的执行提供了一个大致的框架。

1. 选择合适的工具

可以使用项目管理软件，如 Microsoft Project、Wrike 等，也可以使用 Excel 表格来制作进度表。不同的工具具有不同的特点和功能，要根据项目的规模和复杂程度选择合适的工具。

2. 输入任务信息

将之前分解好的任务、估算的时间、确定的依赖关系等信息输入到所选的工具中。在 Excel 表格中，可以按照任务名称、开始时间、结束时间、责任人等列进行填写；在项目管理软件中，会有专门的界面来输入这些信息。

3. 生成进度图表

利用工具的功能生成进度图表，如甘特图。甘特图能够直观地展示项目任务的时间安排和进度情况。通过甘特图，可以清晰地看到每个任务的开始时间、结束时间以及任务之间的先后顺序。

4. 检查进度合理性

对生成的初步进度表进行检查，确保任务的时间安排合理，依赖关系正确。检查是否存在任务时间冲突、资源分配不合理等问题。例如，如果某个时间段内安排了过多的任务，可能会导致资源紧张，影响项目进度。

5. 与团队成员沟通讨论

将初步进度表与项目团队成员进行沟通和讨论，听取他们的意见和建议。团队成员可能会根据自己的经验和实际情况，提出一些优化和调整的建议。例如，某个成员可能认为某个任务的时间估算不合理，需要进行调整。

六、分配资源

合理分配资源是确保项目顺利进行的关键。资源包括人力资源、物力资源、财力资源等，要根据项目任务的需求，合理分配这些资源。

1. 确定资源需求

根据任务的性质和要求，确定每个任务所需的资源类型和数量。例如，一个软件开发任务可能需要程序员、测试人员等人力资源，还需要服务器、开发工具等物力资源。

2. 评估资源可用性

对现有的资源进行评估，了解资源的可用性。包括人员的工作安排、设备的使用情况等。例如，要了解某个程序员在项目期间是否有其他任务安排，某台服务器是否已经被占用。

3. 进行资源分配

根据任务的优先级和资源的可用性，将资源分配到各个任务中。在分配资源时，要考虑资源的均衡使用，避免出现资源过度集中或闲置的情况。例如，不要让某个人员承担过多的任务，而其他人员却闲置。

4. 制定资源分配计划

将资源分配情况以书面形式记录下来，制定资源分配计划。资源分配计划可以包括资源名称、分配给的任务、分配时间、使用时长等信息。这份计划将作为项目执行过程中资源管理的重要依据。

5. 监控资源使用情况

在项目执行过程中，要定期监控资源的使用情况。检查资源是否按照计划分配和使用，是否存在资源浪费或不足的情况。如果发现问题，要及时进行调整。

七、审核与优化进度表

初步进度表制定完成后，需要进行审核和优化，以确保进度表的合理性和可行性。

1. 内部审核

组织项目团队内部对进度表进行审核。团队成员可以从各自的专业角度出发，检查进度表中是否存在任务安排不合理、时间估算不准确、资源分配不均衡等问题。例如，开发人员可以检查开发任务的时间安排是否合理，测试人员可以检查测试任务的资源分配是否足够。

2. 外部审核

邀请项目的相关方，如客户、上级领导等进行外部审核。相关方可能会从项目的整体目标和需求出发，提出一些意见和建议。例如，客户可能会对项目的交付时间提出更高的要求，上级领导可能会对项目的成本和资源使用提出一些限制。

3. 风险评估

对进度表进行风险评估，识别可能影响项目进度的风险因素。例如，技术难题、人员变动、供应商延迟等。针对这些风险因素，制定相应的应对措施。例如，为可能出现的技术难题预留一定的技术支持人员，为人员变动制定人员备份计划等。

4. 优化调整

根据审核和风险评估的结果，对进度表进行优化调整。调整任务的时间安排、资源分配、依赖关系等。例如，如果发现某个任务的时间估算过短，需要适当延长时间；如果发现某个资源分配不足，需要增加资源投入。

5. 再次审核确认

对优化调整后的进度表进行再次审核确认，确保所有问题都得到解决，进度表符合项目的要求和实际情况。经过多次审核和优化，最终确定可以执行的项目进度表。

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八、实施与监控进度

项目进度表制定完成后，就要进入实施和监控阶段。在这个阶段，要确保项目按照进度表顺利推进，及时发现和解决出现的问题。

1. 项目启动会议

召开项目启动会议，向项目团队成员介绍项目进度表和各自的任务安排。让团队成员清楚地了解项目的目标、任务、时间节点和责任人等信息。在会议上，要强调项目进度的重要性，鼓励团队成员积极配合，共同完成项目。

2. 建立沟通机制

建立有效的沟通机制，确保项目团队成员之间、团队与相关方之间能够及时、准确地沟通信息。可以定期召开项目进度会议，汇报任务进展情况，讨论遇到的问题和解决方案。也可以利用项目管理软件的沟通功能，实时交流信息。

3. 监控任务进度

定期监控任务的实际进度，与进度表进行对比。可以通过检查任务的完成情况、查看工作成果等方式来监控进度。如果发现任务进度延迟，要及时分析原因，采取相应的措施进行调整。例如，如果是因为资源不足导致任务延迟，可以增加资源投入；如果是因为技术难题导致任务延迟，可以组织技术人员进行攻关。

4. 变更管理

在项目实施过程中，可能会出现一些变更需求。例如，客户提出新的功能要求、项目范围发生变化等。要建立变更管理流程，对变更进行严格的审核和控制。评估变更对项目进度、成本、质量等方面的影响，只有在经过充分评估和批准后，才能进行变更。

5. 经验总结与持续改进

在项目结束后，要对项目进度管理的经验和教训进行总结。分析项目进度管理过程中存在的问题和不足之处，提出改进措施。为今后的项目进度管理提供参考，不断提高项目进度管理的水平。

通过以上八个步骤，我们可以制作出一份合理、可行的项目进度表管理表，并有效地管理项目进度。在实际操作过程中，要根据项目的具体情况进行灵活调整，确保项目能够按时、高质量地完成。

常见用户关注的问题：

一、项目进度表管理表有哪些实用的模板可以参考？

我听说很多人在做项目进度表管理表的时候，都希望能有现成的模板来参考，这样可以省不少事儿。我就想知道，到底有哪些实用的模板呢？下面咱就来好好聊聊。

1. 甘特图模板

甘特图是项目管理中非常经典的模板啦。它可以清晰地展示项目的开始时间、结束时间、各个任务的持续时间，以及任务之间的先后顺序。就好比你要盖一座房子，甘特图能让你一眼看出打地基、砌墙、装修这些任务分别在什么时候进行。

2. 看板模板

看板模板有点像我们在墙上贴便利贴。把项目任务分成不同的阶段，比如待办、进行中、已完成。每个任务就像一张便利贴，可以在不同阶段之间移动。这样能很直观地看到项目的进展情况，大家也能清楚自己手上的任务处于什么状态。

3. 日历模板

日历模板就跟我们平时用的日历差不多。把项目任务按照日期安排在日历上，每天有什么任务一目了然。就像你在日历上标记哪天要开会、哪天要交报告一样，方便你对项目的时间安排有个整体的把握。

4. 表格模板

表格模板很简单，就是用表格的形式把项目任务、负责人、开始时间、结束时间、完成情况等信息列出来。它的优点是数据清晰，方便统计和分析。你可以随时查看每个任务的具体情况，也能快速计算出项目的整体进度。

5. 思维导图模板

思维导图模板可以把项目的整体结构和各个任务之间的关系清晰地展示出来。从项目的大目标开始，逐步分解成各个子任务，就像一棵树一样，主干是大目标，树枝是子任务。这样能让你对项目有一个全面的认识，也方便你对任务进行分类和管理。

6. 瀑布式模板

瀑布式模板就像瀑布一样，一个阶段接着一个阶段进行。每个阶段都有明确的输入和输出，只有上一个阶段完成了，才能进入下一个阶段。这种模板适合那些对顺序要求比较严格的项目，比如软件开发中的需求分析、设计、编码、测试等阶段。

二、制作项目进度表管理表需要注意什么？

朋友说制作项目进度表管理表可不是一件简单的事儿，有很多需要注意的地方。我就想知道，到底要注意些啥呢？下面给大家详细说说。

1. 任务分解要合理

得把项目拆分成一个个小任务，而且每个任务都要有明确的目标和可衡量的结果。就像你要做一顿饭，不能只说做饭，得把买菜、洗菜、切菜、炒菜这些任务都列出来。

2. 时间估算要准确

给每个任务估算合理的时间很重要。不能太短，不然任务完成不了；也不能太长，会浪费时间和资源。可以参考以往类似项目的经验，或者问问有经验的同事。

3. 明确责任人

每个任务都得有明确的负责人，这样出了问题才能知道找谁。就像一个团队比赛，每个队员都有自己的职责，才能把比赛打好。

4. 考虑风险因素

项目进行过程中可能会遇到各种风险，比如人员变动、技术难题、外部环境变化等。在制作进度表的时候，要考虑这些风险因素，预留一些弹性时间，以免影响项目进度。

5. 及时更新

项目是动态变化的，进度表也要跟着及时更新。一旦任务完成情况有变化，或者时间有调整，就要马上修改进度表，让它始终反映项目的真实情况。

6. 沟通协调

制作进度表不是一个人的事儿，要和团队成员、相关部门进行充分的沟通协调。大家对任务的理解和安排达成一致，才能保证进度表的顺利执行。

三、如何用 Excel 制作项目进度表管理表？

我听说 Excel 是制作项目进度表管理表的好工具，很多人都在用。我就想知道，具体该怎么用 Excel 来制作呢？下面就来分享一下。

1. 确定表格结构

先想好表格要包含哪些内容，比如任务名称、开始时间、结束时间、负责人、完成情况等。然后在 Excel 里创建相应的列。

2. 输入任务信息

把项目的各个任务依次输入到表格里，同时填写好每个任务的开始时间、结束时间、负责人等信息。

3. 设置日期格式

为了让日期显示得更规范，要设置好日期格式。在 Excel 里可以很方便地选择不同的日期显示方式。

4. 绘制甘特图

如果需要制作甘特图，可以利用 Excel 的图表功能。选择相应的数据，然后插入甘特图类型的图表。通过调整图表的参数，让甘特图更加美观和清晰。

5. 添加进度条

为了直观地显示任务的完成情况，可以添加进度条。在 Excel 里可以通过条件格式来实现，根据任务的完成百分比自动显示不同长度的进度条。

6. 数据筛选和排序

当项目任务比较多的时候，可以利用 Excel 的数据筛选和排序功能。比如按照任务的开始时间排序，或者筛选出未完成的任务，方便查看和管理。

四、项目进度表管理表对项目有什么作用？

朋友推荐一定要重视项目进度表管理表，说它对项目有很大的作用。我就想知道，到底有啥作用呢？下面来详细说说。

1. 规划作用

它能帮助我们对项目进行全面的规划。通过把项目分解成一个个任务，安排好时间和责任人，让我们清楚地知道项目要怎么开展。就像盖房子之前要有个详细的蓝图一样。

2. 监控作用

可以实时监控项目的进展情况。通过对比实际进度和计划进度，能及时发现哪些任务延迟了，哪些任务提前完成了。这样就能及时采取措施，保证项目按计划进行。

3. 协调作用

项目进度表管理表能让团队成员清楚自己的任务和职责，以及与其他任务之间的关系。大家可以根据进度表进行协调配合，避免出现工作冲突和重复劳动。

4. 沟通作用

它是项目团队与上级领导、客户等沟通的重要工具。通过进度表，他们能了解项目的进展情况、遇到的问题和需要的支持，方便各方进行有效的沟通和决策。

5. 风险预警作用

如果项目进度出现偏差，进度表能及时发出预警。我们可以提前分析原因，采取措施应对风险，避免风险扩大影响项目的整体目标。

6. 绩效评估作用

可以根据进度表来评估团队成员和项目的绩效。看看每个任务是否按时完成，完成的质量如何，为绩效考核提供客观的依据。

五、有没有适合团队协作的项目进度表管理表软件？

假如你在一个团队里做项目，肯定希望有一款适合团队协作的项目进度表管理表软件。我就想知道，有哪些软件比较好用呢？下面来介绍一下。

1. 飞书项目

飞书项目功能很强大，它可以创建各种类型的项目进度表，支持甘特图、看板等多种视图。团队成员可以在上面实时更新任务进度，进行评论和沟通，方便大家协作。

2. 钉钉项目

钉钉项目和钉钉的其他功能结合得很好。可以方便地创建项目任务，分配给团队成员。还能设置任务提醒，避免大家忘记重要任务。而且可以和钉钉的即时通讯功能配合，随时交流项目情况。

3. 项目管理大师

这款软件专门针对项目管理设计，有丰富的模板和功能。可以进行任务分解、时间估算、资源分配等操作。还能生成详细的项目报告，方便向上级汇报。

4. Asana

Asana 是一款国外比较流行的项目管理软件。它的界面简洁，操作方便。团队成员可以在上面清晰地看到自己的任务和项目的整体进度。支持多平台使用，随时随地都能查看和更新项目信息。

5. Trello

Trello 以看板视图为主，非常直观。团队成员可以把任务卡片在不同的看板列之间移动，代表任务的不同状态。还可以添加附件、评论等，方便团队协作。

6. Jira

Jira 主要用于软件开发项目的管理，但也适用于其他类型的项目。它可以对项目任务进行跟踪和管理，支持缺陷管理、敏捷开发等多种模式。有强大的自定义功能，可以根据项目的需求进行个性化设置。