办公设备7s管理：打造高效有序办公环境的必备方法

办公设备的 7S 管理是一种源于日本企业管理的现场管理方法，它包括整理（Seiri）、整顿（Seiton）、清扫（Seiso）、清洁（Seiketsu）、素养（Shitsuke）、安全（Safety）、节约（Save）。通过实施 7S 管理，可以提高办公效率、保证设备正常运行、降低成本、保障员工安全等。以下是关于办公设备 7S 管理的详细介绍：

一、整理：让办公空间清爽起来

整理是 7S 管理的第一步，其目的是区分要与不要的办公设备和物品，将不需要的清理掉，为办公空间腾出更多的地方。

1. 全面盘点

对办公区域内的所有设备进行一次全面的盘点，包括电脑、打印机、复印机、传真机等，记录下设备的品牌、型号、购置时间、使用状况等信息。也要对办公用品如纸张、文件夹、文具等进行盘点。

2. 区分要与不要

根据设备的使用频率和状况，判断哪些是需要保留的，哪些是可以丢弃或处理的。例如，一些老旧且故障频繁的设备，如果维修成本高且影响工作效率，就可以考虑淘汰；长期闲置不用的办公用品也可以清理掉。

3. 处理不要的物品

对于确定不要的设备和物品，可以采取不同的处理方式。对于一些还有一定价值的设备，可以通过二手交易平台出售；对于无法使用的设备，可以联系专业的回收公司进行回收处理；对于办公用品，可以捐赠给有需要的机构或个人。

4. 定期复查

整理不是一次性的工作，需要定期进行复查。随着工作的开展，可能会不断有新的设备和物品进入办公区域，也会有一些设备和物品不再使用，因此定期复查可以保持办公空间的清爽。

5. 建立标准

制定明确的整理标准，让员工清楚知道什么样的设备和物品是需要保留的，什么样的是需要清理的。这样可以避免在整理过程中出现主观判断不一致的情况。

二、整顿：让办公设备有序摆放

整顿是在整理的基础上，将需要的办公设备和物品进行科学合理的摆放，以便于使用和管理。

1. 规划布局

根据办公流程和工作需求，对办公区域进行合理的规划布局。例如，将常用的设备如电脑、打印机等放置在工作区域附近，方便员工使用；将不常用的设备和物品存放在专门的仓库或储存区域。

2. 定位标识

为每一台设备和每一件物品确定固定的存放位置，并进行明显的标识。可以使用标签、颜色、编号等方式进行标识，让员工能够快速找到所需的设备和物品。

3. 分类存放

将办公设备和物品按照类别进行存放，如将电脑设备放在一起，办公用品放在一起等。这样可以提高查找和取用的效率，也便于管理和盘点。

4. 遵循易取易用原则

在摆放设备和物品时，要遵循易取易用的原则。例如，将常用的文件和资料放在办公桌的抽屉或文件架的上层，方便取用；将较重的设备放在较低的位置，以确保安全。

5. 建立取用制度

制定办公设备和物品的取用制度，明确员工在取用和归还设备和物品时的流程和要求。例如，规定员工在使用完设备后要及时归位，保持摆放的整齐有序。

三、清扫：让办公设备干净整洁

清扫是对办公设备和办公环境进行清洁和维护，以保证设备的正常运行和办公环境的整洁。

1. 制定清扫计划

根据办公设备的使用频率和特点，制定详细的清扫计划。例如，每天对电脑键盘、鼠标等进行擦拭；每周对打印机、复印机等设备进行全面的清洁；每月对办公区域的地面、墙面等进行大扫除。

2. 明确清扫责任

将清扫任务明确分配到每一位员工，让每个人都清楚自己的清扫责任。可以通过制定清扫责任表的方式，将清扫区域、清扫内容、清扫时间等信息明确列出。

3. 使用正确的清扫方法和工具

不同的办公设备需要使用不同的清扫方法和工具。例如，对于电脑屏幕，要使用专门的屏幕清洁剂和柔软的布进行擦拭；对于打印机内部的灰尘，要使用专业的清洁工具进行清理。

4. 及时发现和处理设备故障

在清扫过程中，要注意观察设备的运行状况，及时发现设备的故障和隐患。例如，如果发现打印机出现卡纸、异响等问题，要及时进行处理，避免问题扩大化。

5. 建立清扫记录

建立清扫记录，记录每次清扫的时间、内容、发现的问题等信息。这样可以便于对清扫工作进行监督和评估，也可以为设备的维护和管理提供参考。

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四、清洁：让 7S 管理持之以恒

清洁是将整理、整顿、清扫进行到底，且维持其成果。通过制定标准和制度，让 7S 管理成为一种日常的工作习惯。

1. 制定清洁标准

明确办公设备和办公环境的清洁标准，包括设备的外观清洁程度、摆放整齐程度、环境的卫生状况等。例如，规定电脑设备的表面要无灰尘、无污渍；办公区域的地面要干净整洁，无杂物。

2. 建立监督机制

建立专门的监督小组，定期对办公区域的 7S 管理情况进行检查和评估。对于不符合清洁标准的情况，要及时提出整改意见，并跟踪整改情况。

3. 持续改进

根据监督检查的结果，不断总结经验教训，对 7S 管理的标准和方法进行持续改进。例如，如果发现某个区域的清扫工作存在问题，可以分析原因，调整清扫计划或增加清扫人员。

4. 加强培训和宣传

通过培训和宣传，让员工深入了解 7S 管理的重要性和清洁的标准要求。可以组织员工参加 7S 管理培训课程，发放宣传资料等，提高员工的清洁意识和参与度。

5. 激励机制

建立激励机制，对在 7S 管理工作中表现优秀的员工和部门进行表彰和奖励。例如，设立 7S 管理优秀员工奖、优秀部门奖等，激发员工的积极性和主动性。

五、素养：培养员工良好的工作习惯

素养是 7S 管理的核心，通过培养员工良好的工作习惯和职业素养，让 7S 管理成为员工自觉的行为。

1. 培训教育

开展 7S 管理培训教育活动，让员工了解 7S 管理的理念、方法和意义。培训内容可以包括 7S 管理的基础知识、操作技能、案例分析等。

2. 制定行为规范

制定员工的行为规范，明确员工在办公过程中的行为准则。例如，规定员工要遵守办公秩序，爱护办公设备，保持办公环境整洁等。

3. 领导带头示范

领导要以身作则，带头遵守 7S 管理的规定和行为规范。领导的示范作用可以影响和带动员工积极参与 7S 管理工作。

4. 团队建设

通过开展团队建设活动，增强员工之间的沟通和协作能力，提高团队的凝聚力和战斗力。在团队建设活动中，可以融入 7S 管理的元素，让员工在轻松愉快的氛围中学习和实践 7S 管理。

5. 持续激励

建立持续的激励机制，对员工的良好行为进行及时的肯定和奖励。激励方式可以包括物质奖励、精神奖励等，让员工感受到自己的努力和付出得到了认可。

六、安全：保障办公设备和员工的安全

安全是 7S 管理的重要内容，通过采取一系列的安全措施，保障办公设备的正常运行和员工的人身安全。

1. 设备安全检查

定期对办公设备进行安全检查，包括电气安全、机械安全等方面。例如，检查电脑设备的电源线是否破损、打印机的散热风扇是否正常运转等。

2. 制定安全操作规程

为每一台办公设备制定详细的安全操作规程，让员工清楚知道如何正确使用设备，避免因操作不当而引发安全事故。例如，规定员工在使用复印机时要注意避免手指卷入纸张通道。

3. 安全培训

开展安全培训活动，提高员工的安全意识和应急处理能力。培训内容可以包括消防安全、电气安全、设备操作安全等方面的知识。

4. 安全防护设施

在办公区域设置必要的安全防护设施，如灭火器、应急照明设备、安全标识等。并定期对安全防护设施进行检查和维护，确保其正常运行。

5. 应急预案制定

制定完善的应急预案，应对可能出现的安全事故。应急预案要包括事故的应急处理流程、责任分工、救援措施等内容，并定期进行演练，提高员工的应急反应能力。

七、节约：降低办公成本

节约是 7S 管理的重要目标之一，通过合理利用办公设备和资源，降低办公成本。

1. 能源节约

采取措施节约能源，如合理设置空调温度、关闭不必要的电器设备等。可以通过安装智能节能设备，实现对办公设备的自动控制和节能管理。

2. 纸张节约

推广无纸化办公，尽量减少纸张的使用。例如，通过电子文档进行文件的传输和审批；双面打印、复印文件等。

3. 设备合理使用

教育员工合理使用办公设备，避免设备的过度使用和浪费。例如，规定员工在不使用设备时要及时关闭电源；合理设置设备的参数，提高设备的使用效率。

4. 耗材管理

加强对办公耗材的管理，如墨盒、硒鼓等。可以通过集中采购、定期盘点等方式，降低耗材的采购成本和浪费。

5. 成本核算和分析

定期对办公成本进行核算和分析，找出成本控制的关键点和存在的问题。根据分析结果，采取相应的措施进行改进，降低办公成本。

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八、7S 管理的持续推进与评估

7S 管理不是一次性的活动，而是一个持续推进和不断完善的过程。通过定期的评估和改进，确保 7S 管理的有效性和可持续性。

1. 建立评估指标体系

建立科学合理的 7S 管理评估指标体系，包括整理、整顿、清扫、清洁、素养、安全、节约等方面的指标。评估指标要具体、可量化，便于进行评估和比较。

2. 定期评估

定期对办公区域的 7S 管理情况进行评估，评估周期可以根据实际情况确定，如每月、每季度或每年进行一次评估。评估可以采用自我评估、上级评估、第三方评估等方式。

3. 分析评估结果

对评估结果进行深入分析，找出存在的问题和不足之处。分析要客观、全面，不仅要找出表面的问题，还要深入分析问题产生的原因。

4. 制定改进措施

根据分析结果，制定针对性的改进措施。改进措施要明确责任部门、责任人、整改期限等，确保改进措施能够得到有效落实。

5. 持续改进

将改进措施纳入日常工作中，持续推进 7S 管理的改进和完善。通过不断地改进和优化，提高 7S 管理的水平，为企业的发展提供有力的支持。

办公设备的 7S 管理是一个系统的工程，需要企业全体员工的共同参与和努力。通过实施 7S 管理，可以提高办公效率、保证设备正常运行、降低成本、保障员工安全，为企业的发展创造良好的条件。企业要不断地推进 7S 管理的持续改进和完善，使其成为企业管理的一种常态化工作。

常见用户关注的问题：

一、办公设备7S管理是什么意思啊？

我听说好多公司都在搞办公设备7S管理，我就想知道这到底是啥意思呢。感觉听起来挺专业的，是不是能让办公设备管理变得更有条理呀。

下面详细说说：

整理（Seiri）：就是把办公设备里有用的和没用的分开，把那些不用的设备、零件啥的都清理掉。比如说旧的打印机墨盒、不用的数据线，堆在那里占地方，清理掉能让办公空间更宽敞。

整顿（Seiton）：把留下来的有用设备好好摆放，让它们各归其位。像电脑、键盘、鼠标，都有固定的摆放位置，这样要用的时候一下子就能找到。

清扫（Seiso）：定期给办公设备打扫卫生。比如给电脑屏幕擦擦灰，给打印机清理一下纸屑，让设备干干净净的，用起来也舒心。

清洁（Seiketsu）：就是把前面的整理、整顿、清扫这几个工作常态化、规范化。不能今天整理了，明天又乱套了，要一直保持下去。

素养（Shitsuke）：让员工养成遵守7S管理规定的好习惯。大家都自觉按照规定来使用和管理办公设备，形成良好的工作氛围。

安全（Safety）：要保证办公设备的使用安全。检查设备的电线有没有破损，电器设备有没有漏电风险，避免发生安全事故。

节约（Save）：合理使用办公设备，避免浪费。比如打印的时候可以双面打印，减少纸张浪费；不用设备的时候及时关机，节省用电。

二、办公设备7S管理能带来啥好处呢？

朋友说他们公司实行办公设备7S管理后变化挺大的，我就想知道具体能带来啥好处呢。是不是能提高工作效率，让办公环境更好呀。

下面来看看好处：

提高工作效率：设备摆放有序，要用的时候能快速找到，不用浪费时间到处找东西，工作自然就快了。比如找文件，在整理好的文件柜里一下子就能找到。

提升办公环境：清理掉没用的东西，设备也打扫得干干净净，办公环境变得整洁美观，让人心情愉悦。

降低成本：节约方面做得好，像节约纸张、用电，能降低公司的运营成本。而且设备保养得好，使用寿命也会延长，减少了更换设备的费用。

保障安全：对设备进行安全检查，排除安全隐患，能避免员工受到伤害，也能防止公司财产损失。

增强员工素养：员工养成遵守规定的好习惯，工作态度会更认真负责，团队协作也会更顺畅。

提升企业形象：整洁有序的办公环境会给客户留下好印象，提升企业的知名度和美誉度。

三、怎么实施办公设备7S管理呀？

假如你负责公司的办公设备管理，肯定想知道怎么实施7S管理。我就好奇这具体该怎么做呢，是不是有一套流程呀。

实施步骤如下：

成立管理小组：找几个懂设备管理、有责任心的员工组成小组，负责7S管理的策划和实施。

宣传培训：给员工宣传7S管理的重要性，让大家了解具体内容。然后进行培训，教会员工怎么做整理、整顿这些工作。

制定标准：明确每个7S项目的具体标准。比如整理到什么程度算合格，设备摆放的具体位置和方式。

开展整理工作：组织员工对办公设备进行全面清理，把不用的设备和物品都清理出来。

进行整顿和清扫：按照标准把有用的设备摆放好，然后对设备进行清扫。

建立监督机制：定期检查7S管理的执行情况，发现问题及时整改。对表现好的员工进行奖励，对不遵守规定的进行处罚。

四、办公设备7S管理会遇到啥问题呢？

我听说有些公司在实施办公设备7S管理时遇到了不少问题，我就想知道一般会遇到啥问题呢。是不是员工不配合，或者执行起来难度大呀。

可能遇到的问题：

员工抵触：有些员工觉得7S管理太麻烦，不愿意遵守规定，觉得影响了自己的工作习惯。

标准不明确：制定的7S标准不够清晰，员工不知道具体该怎么做，导致执行起来混乱。

缺乏持续执行：一开始大家热情高涨，但是时间一长，就容易松懈，不能持续坚持7S管理。

资源不足：实施7S管理可能需要一些资源，比如购买新的收纳工具、清洁用品等，如果公司资源不足，会影响管理效果。

沟通不畅：管理小组和员工之间沟通不好，员工对管理要求不理解，执行起来就会打折扣。

缺乏激励措施：没有合理的激励机制，员工做好做坏一个样，就没有积极性去认真执行7S管理。

五、办公设备7S管理和其他管理方法有啥区别呀？

朋友推荐我了解一下办公设备7S管理，我就想知道它和其他管理方法有啥不一样呢。是不是有自己独特的地方呀。

区别如下：

侧重点不同：7S管理更注重办公设备的现场管理，从整理、整顿等方面入手，让办公环境和设备管理更有序。而有些管理方法可能更侧重于生产流程或者人员绩效。

范围不同：7S管理主要针对办公设备和办公区域，范围相对较窄。其他管理方法可能涵盖整个企业的运营管理。

实施方式不同：7S管理强调全员参与，从基层员工到管理层都要参与进来。而有些管理方法可能更依赖于管理层的决策和推动。

目标不同：7S管理的目标是提高办公效率、保障安全、节约成本等。其他管理方法可能有不同的目标，比如提高产品质量、扩大市场份额。

文化内涵不同：7S管理包含了素养这一要素，注重培养员工的良好习惯和职业素养。其他管理方法可能更注重技术或者制度层面。

灵活性不同：7S管理相对比较灵活，可以根据不同的办公环境和需求进行调整。而有些管理方法可能有固定的模式和流程，不太容易改变。