给企业做oa系统存在的问题和建议方案

  • 来源:建米软件
  • 2011-12-30 10:22:07

   OA办公系统-可以简称为办公自动化,是员工基于互联网与工作流。让企业内部员工方便快捷的共享信息,高效协同工作,改变过去复杂、低效的办公方式。实现迅速、全方位信息采集、处理、为企业管理决策提供科学的信息系统。

  关于企业OA办公系统的现状存在的问题,泛普总结有这么几点

  1、0A流程功能单一

  0A流程的大部分审批节点仅能实现“己阅(同意)”和“退回”功能,建议增加“抄送”、“通知”、“转发”、“代办”等功能。例如在流程需要退回的情况下,审批者说明退回理由后发起者在流程中直接作出反馈与修改(比如上传更正过的文件材料),利用“通知”功能通知到已审批过的节点,这样就避免了流程重新发起与重新审批。功能多样化,可以使流程审批者根据具体的流程情况进行操作,增加0A平台使用的灵活性。

  

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  2、0A流程被邀请人的范围受限

  0A仅将部门经理以上级别员工纳入系统中。一方面,仅有少数审批节点具有邀请其他处理人的功能,如在公司业务呈报流程中仅有“综合归纳刚”可以选择“提交相关部门负责人”、“提交分管领导”,其他节点则不能选择;另一方面,被邀请人的范围有限,被邀请的人仅限于少数人,如果涉及到其他人员,需要线下通知或者由综合归纳岗最后进行“分发”。建议在保留现有流程节点的情况下,放开选人权限,并将公司所有员工纳入被邀请人的范围,使0A真正成为一个公司内部交流、办事的平台,不仅仅是一个审批的平台,增加0A平台使用的互动性。

  3、具体流程设计不合理

  0A流程设计不够细化,缺少“固定资产购买流程”、“信息公示流程”、“报销流程”、“工号权限申请流程”、“调整保证金及涨跌幅限制流程”、“经理级别出差流程”、“增值税发票开具流程”等等,这些流程统一走的是审批繁琐的“公司业务呈报流程”,降低了工作效率,也增加了领导的工作量。此外,部分流程基本不被使用,比如“一周工作安排”(与员工工作汇报流程功能重复)、“资源共享申请”、“在线考试”、“日常工作申请”、“文件库”,建议将这些流程删除,或者与其他功能类似的流程合并,实现0A流程的实用性与明确性。

  4、岗位职责体系和权限体系

  搭建不完善0A流程路径体现了公司内部事务责任体系,而事务责任体系的建立需要公司内部管理表格的设计,管理表格包括企业组织架构表、企业组织职能表、工作岗位说明表等等,建议通过管理表格搭建以岗位为核心的权限体系。比如普通员工、部门经理、分管领导、总经理、董事长职能不同,层级不同,可以在后台设置不同的权限,不同的权限对应着拥有不同的功能,可以查看不同的模块或消息;再比如将财务部门岗位细分为岗位一(出纳)、岗位二(发票)、岗位三(其他),岗位职责明确,具体的办公事务流转到具体的负责人,明确责任的同时提高工作效率。通过以岗位为核心的权限体系可以建设后台管理标准化,前台用户个性化的0A办公平台。

  5、缺少0A使用说明

  0A流程正确使用是公司事务正常流转的前提,建议在每个流程的发起界面增加流程使用说明框,帮助发起者正确的发起流程,审批者正确的审批流程,也可以使新员工快速的适应新环境,了解公司办事制度。

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