进销存用本子记账在小零售店咋操作？能满足日常需求吗

一、了解进销存记账的基本概念

咱们得先搞清楚啥是进销存记账。其实啊，进销存就是对企业的进货、销售和库存这三个环节进行记录和管理。进货呢，就是企业从供应商那里采购商品；销售就是把商品卖给客户；库存就是企业仓库里还剩下的商品数量和价值。

举个例子：你开了一家小超市，从批发商那里进了 100 瓶饮料，这就是进货；有顾客来买走了 20 瓶饮料，这就是销售；而仓库里还剩下 80 瓶饮料，这就是库存。通过记录这些信息，你就能清楚地知道自己的生意做得怎么样，还有多少存货，需不需要再进货等等。

二、准备合适的本子和工具

要想用本子来记进销存账，得先挑个合适的本子和工具。

选本子：最好选那种横格的本子，纸张质量要好一些，这样写起来会比较顺滑，而且不容易破损。本子的大小可以根据自己的需求来选，如果平时要经常带着走，就选个小一点的；要是就放在店里用，大一点的本子记录起来更方便。

准备笔：准备一支书写流畅的笔，比如中性笔或者圆珠笔。颜色的话，建议用黑色或者蓝色，这样记录的内容比较清晰，也不容易褪色。

其他工具：还可以准备一把尺子，用来画表格，让账本看起来更整齐规范。

三、设计账本的格式

设计一个合理的账本格式能让记账变得更轻松。下面我来给大家详细说说怎么设计。

页面划分：可以把本子的每一页分成几个部分。比如，在页面的上方留出一块地方，用来写日期、账本的名称（比如“XX 超市进销存账本”）。然后在页面的主体部分，用尺子画表格，表格可以分成三列，分别是“进货”“销售”“库存”。

进货列：在“进货”列里，再细分几个小格子，分别记录进货的日期、商品名称、数量、单价、总价等信息。这样就能清楚地知道每一次进货的具体情况。

销售列：“销售”列也同样细分，记录销售的日期、商品名称、数量、单价、总价。通过这些信息，你可以统计出每天、每周或者每个月的销售情况。

库存列：“库存”列主要记录商品的实时数量和价值。每次进货或者销售之后，都要及时更新库存数量和价值。

这里有个小技巧，你可以在表格的下方留出一些空白，用来记录一些备注信息，比如商品的质量问题、客户的特殊要求等等。

四、开始记录进货信息

当你从供应商那里进了货，就要及时把相关信息记录到账本上。

记录日期：在“进货”列的日期栏里，准确填写进货的年月日。这样以后查询的时候就能清楚地知道是什么时候进的货。

记录商品名称：把进的商品名称详细地写下来，不要写简称或者缩写，以免以后自己都搞不清楚是什么商品。

记录数量和单价：准确记录进货的数量和单价。数量要写清楚单位，比如瓶、箱、个等。单价就是每件商品的价格。

计算总价：用数量乘以单价，算出进货的总价，然后填写在总价栏里。

更新库存：在“库存”列里，把新进货的商品数量加上原来的库存数量，得到新的库存数量。根据新的库存数量和商品的单价，算出新的库存价值。

比如，你原来仓库里有 50 瓶饮料，单价是 3 元一瓶，库存价值就是 150 元。这次又进了 30 瓶饮料，单价还是 3 元一瓶，进货总价就是 90 元。那么新的库存数量就是 80 瓶，库存价值就是 240 元。

五、记录销售信息

有顾客来买东西，完成销售之后，也要马上把销售信息记录下来。

记录日期：和进货一样，在“销售”列的日期栏填写销售的具体日期。

记录商品名称：准确写出销售的商品名称。

记录数量和单价：记录销售的商品数量和单价。这里的单价就是你卖给顾客的价格。

计算总价：用销售数量乘以单价，得到销售总价，并填写在相应的栏里。

更新库存：在“库存”列里，从原来的库存数量中减去销售的数量，得到新的库存数量。再根据新的库存数量和商品单价，算出新的库存价值。

还是上面饮料的例子，你卖给顾客 10 瓶饮料，单价是 5 元一瓶，销售总价就是 50 元。那么新的库存数量就是 70 瓶，库存价值就是 210 元。

六、定期进行盘点和核对

光记账可不够，还得定期进行盘点和核对，这样才能保证账本上的信息和实际情况相符。

盘点时间：可以每周或者每月进行一次盘点。时间最好选在生意比较清闲的时候，这样有足够的时间来仔细盘点。

盘点方法：亲自到仓库里，把每一种商品的实际数量数一下，然后和账本上记录的库存数量进行对比。如果发现有差异，就要找出原因，比如是不是记录错误、有没有商品损坏或者丢失等等。

核对账目：除了盘点库存，还要核对进货和销售的账目。检查进货的单据和销售的小票，看看记录的信息是不是准确无误。

调整账本：如果在盘点和核对过程中发现了问题，就要及时调整账本上的信息，保证账本的准确性。

七、使用建米软件辅助记账

虽然用本子记账很传统，但有时候也会觉得麻烦，尤其是生意比较忙，记录的信息比较多的时候。这时候可以试试建米软件，它能帮助你更高效地进行进销存记账。

建米软件可以自动计算进货和销售的总价，还能实时更新库存信息，不用你手动去算，节省了很多时间和精力。而且，它还可以生成各种报表，让你更直观地了解自己的生意情况。比如销售报表能让你知道哪些商品卖得好，哪些商品滞销，这样你就能根据这些数据来调整进货策略。

以上就是关于进销存用本子如何记账的一些方法和建议，希望能对你有所帮助。用本子记账虽然简单，但也需要细心和耐心，只有把账记得清楚准确，才能更好地管理自己的生意。

常见用户关注的问题：

一、进销存用本子记账有啥好处？

我听说很多小老板都喜欢用本子来记进销存的账呢，我就想知道这用本子记账到底有啥好处呀。其实呀，用本子记账有不少优点呢。

方便记录：随时拿个本子和笔就能开始记，不用像用电脑软件那样还得开机、打开程序啥的，特别适合那些突发的进货或者销售情况，马上就能记下来。

成本低：买个本子花不了多少钱，不像一些专业的进销存软件，可能还得花钱买授权或者每年交服务费啥的，对于小本生意来说，能省一笔是一笔。

隐私性强：本子就放在自己手里，不像存在电脑里或者云端，可能会有数据泄露的风险，自己的生意数据只有自己能看到，更放心。

熟悉业务流程：自己亲手一笔一笔地记录，能更清楚地了解每一笔进货、销售的情况，对整个业务流程也会更熟悉，这对管理生意很有帮助。而且建米软件也能实现这些功能，不过用本子记账是最基础、最原始的方式啦。

二、用本子记进销存账要注意啥？

朋友说用本子记进销存账虽然简单，但是也有不少要注意的地方，我就很好奇到底要注意些啥呢。

格式规范：最好提前设计好一个固定的格式，比如进货记在左边，销售记在右边，日期、商品名称、数量、单价、金额这些都要写清楚，这样以后查看的时候才不会乱。

定期盘点：不能光记着账，隔一段时间要和实际库存对一对，看看账上的数量和实际的数量是不是一样，要是不一样就得找找原因，是记错了还是有损耗啥的。

妥善保存：本子要好好保存，别弄丢了或者弄湿了，不然账就没了，那可就麻烦大了。可以准备一个专门的文件夹或者盒子来放这些账本。

及时更新：每次有进货或者销售的情况，要马上记到本子上，不然时间长了就容易忘记，账就不准了。要是觉得用本子更新麻烦，也可以考虑用建米软件，能更方便地实时更新数据。

三、本子记的进销存账能和软件对接不？

我就想知道现在科技这么发达，本子记的进销存账能不能和软件对接呢。假如能对接的话，那可就太方便了。

部分软件支持导入：有些进销存软件是支持手动导入表格数据的，你可以把本子上的账整理成电子表格，然后导入到软件里，这样就能利用软件的一些高级功能来分析数据了。

数据转换有难度：但是把本子上的账转换成软件能识别的数据也不是一件容易的事，因为本子上的记录可能格式不统一，需要花时间去整理和规范。

可能需要人工录入：要是软件不支持导入，那就只能人工把本子上的数据一条一条地录入到软件里，这可是个大工程，很费时间和精力。

建米软件的优势：建米软件在数据对接方面可能会更灵活一些，它有比较友好的界面和操作流程，能让我们更轻松地把本子上的账过渡到软件里，实现数据的无缝对接。

四、用本子记进销存账能长期用不？

朋友推荐说用本子记进销存账简单又实用，我就想知道这能长期用不。其实呀，长期用本子记账有好处也有坏处。

业务规模小可行：如果你的生意规模比较小，进货和销售的频率不高，用本子记账完全没问题，能满足日常的记录和管理需求。

业务增长有局限：但是随着业务的增长，进货和销售的数量越来越多，用本子记账就会变得很麻烦，查找数据、统计分析都不方便。

数据安全有隐患：时间长了，本子可能会损坏或者丢失，数据就没了，而且也不利于备份和保存。

考虑软件替代：当业务发展到一定程度，就可以考虑用建米软件这样的专业进销存软件来替代本子记账，它能更高效地管理数据，提高工作效率。