老板用 excel 库存表自动进销存系统管仓库，成本能节省多少？

一、为什么要用 Excel 做自动进销存系统

在日常的生意经营中，库存管理可是个大问题。就拿一家小超市来说吧，每天有大量的商品进货、销售，如果靠人工去记录和统计库存，那工作量简直大得惊人，而且还特别容易出错。比如，可能会忘记记录某一批货物的进货数量，或者在计算销售数量时出现失误，这样一来，库存数据就不准确了，可能会导致某些商品缺货，影响生意。

而 Excel 就不一样了，它是我们身边很常见的办公软件，几乎每个人的电脑里都有。用 Excel 来做自动进销存系统，成本几乎为零，而且操作相对简单，不用专门去学习复杂的软件。只要掌握一些基本的 Excel 技巧，就能轻松打造一个适合自己的库存管理系统。

二、前期准备工作

确定系统需求：不同的生意，对进销存系统的需求是不一样的。还是以小超市为例，需要记录商品的名称、规格、进货日期、进货数量、销售日期、销售数量、库存数量等信息。可能还需要统计每天的销售总额、各种商品的销售占比等数据。在动手做之前，一定要想清楚自己到底需要这个系统帮我们做什么。

收集基础数据：这一步就是把现有的库存信息整理出来，比如商品的初始库存数量、进价、售价等。这些数据是系统运行的基础，一定要准确无误。可以制作一个表格，把这些信息一一记录下来。

三、创建基本表格结构

进货表格：在 Excel 里新建一个工作表，命名为“进货”。表格的第一行设置列标题，像“进货日期”“商品名称”“规格”“进货数量”“进货单价”“进货总价”等。其中，“进货总价”可以通过公式自动计算，比如在对应的单元格里输入“=进货数量进货单价”。这样，每次输入进货数量和单价后，总价就会自动算出来，既方便又准确。

销售表格：再新建一个工作表，命名为“销售”。列标题可以设置为“销售日期”“商品名称”“规格”“销售数量”“销售单价”“销售总价”等。同样，“销售总价”也可以用公式计算。

库存表格：新建“库存”工作表，列标题有“商品名称”“规格”“初始库存”“进货累计”“销售累计”“当前库存”等。“当前库存”可以通过公式“=初始库存+进货累计-销售累计”来计算。这里的“进货累计”和“销售累计”可以通过函数从“进货”和“销售”表格中提取数据。

四、设置数据验证和保护

数据验证：为了保证输入的数据准确有效，可以设置数据验证。比如，在“进货数量”和“销售数量”这两列，设置只能输入正整数。具体操作是，选中相应的列，点击“数据”选项卡中的“数据验证”，在“设置”里选择“整数”，并设置最小值为 1。这样，当输入的数据不符合要求时，就会弹出提示框。

表格保护：为了防止误操作修改了重要的数据，可以对表格进行保护。比如，把一些已经设置好公式的单元格锁定，然后对工作表进行保护。操作方法是，选中不需要保护的单元格，右键点击“设置单元格格式”，在“保护”选项卡里取消“锁定”勾选；然后全选工作表，再次右键点击“设置单元格格式”，勾选“锁定”；最后点击“审阅”选项卡中的“保护工作表”，设置好密码。

五、实现自动计算和数据更新

函数运用：在前面创建表格结构时，我们已经用到了一些简单的公式。其实，Excel 还有很多强大的函数可以帮助我们实现自动计算和数据更新。比如，“SUMIF”函数可以根据指定的条件对数据进行求和。在“库存”表格的“进货累计”列，可以用“SUMIF”函数从“进货”表格中提取对应商品的进货数量总和。公式大概是“=SUMIF(进货!$B$2:$B$100,商品名称,进货!$D$2:$D$100)”，这里的“进货!$B$2:$B$100”表示“进货”表格中商品名称所在的范围，“商品名称”是当前单元格对应的商品名称，“进货!$D$2:$D$100”是“进货”表格中进货数量所在的范围。

数据透视表：数据透视表是 Excel 里一个很实用的工具，可以对大量的数据进行快速分析和汇总。比如，我们可以用数据透视表统计每个月的销售总额、各种商品的销售数量排名等。操作方法是，选中“销售”表格中的数据，点击“插入”选项卡中的“数据透视表”，然后按照向导的提示进行设置。

六、建米软件的推荐

虽然用 Excel 可以做出一个简单的自动进销存系统，但当生意规模逐渐扩大，数据量变得非常大时，Excel 的功能可能就有点不够用了。比如，数据的安全性、多用户协同操作等方面可能会出现问题。这时候，可以试试建米软件。它能很好地解决这些问题，像在数据安全方面，有专业的加密技术保护数据不被泄露；在多用户协同操作上，不同的员工可以同时登录系统进行操作，提高工作效率。

七、系统的测试和优化

测试数据准确性：在系统初步完成后，要进行数据准确性的测试。可以模拟一些进货和销售的操作，然后检查库存数据是否能正确更新。比如，先输入一批进货数据，看看“库存”表格中的“进货累计”和“当前库存”是否正确；再输入一些销售数据，检查“销售累计”和“当前库存”的变化是否符合预期。

优化系统功能：根据测试的结果和实际使用中的需求，对系统进行优化。比如，如果发现某些数据的统计方式不太方便，可以修改公式或者添加新的统计表格。也可以对表格的界面进行优化，让它更加美观和易读。

以上就是用 Excel 做自动进销存系统的详细步骤，希望能帮助到大家。不同的生意可能会有不同的需求，大家可以根据实际情况进行调整和完善。

常见用户关注的问题：

一、Excel 库存表自动进销存系统能实现哪些功能？

我听说好多做小生意的朋友都想用 Excel 做个自动进销存系统，我就想知道它到底能实现啥功能。其实啊，Excel 库存表自动进销存系统功能还挺多的。

库存管理方面：

- 它能实时更新库存数量。每次有进货或者销售，系统能马上算出新的库存数，这样你随时都知道还有多少货。

- 可以设置库存预警。当某些商品的库存低于你设定的数量时，系统会提醒你补货，避免缺货情况。

- 能对库存进行分类管理。比如把商品按类别、品牌等分类，方便查找和统计。

- 还能生成库存报表。像库存的出入库明细、库存余额等报表，让你对库存情况一目了然。

进货管理方面：

- 记录进货信息。包括进货日期、供货商、进货数量、进货价格等，方便后续查询和核算成本。

- 可以对进货订单进行管理。从下单到收货的整个过程都能跟踪，确保进货流程顺利。

- 分析进货数据。比如分析不同供货商的供货价格、供货质量等，帮助你选择更合适的供货商。

- 与财务系统对接。进货的费用能自动同步到财务模块，方便进行成本核算。

销售管理方面：

- 记录销售信息。如销售日期、客户、销售数量、销售价格等，便于统计销售业绩。

- 生成销售订单。可以根据客户需求快速生成订单，提高工作效率。

- 分析销售数据。了解哪些商品畅销，哪些滞销，为采购和销售策略调整提供依据。

- 支持多种销售模式。比如零售、批发等不同模式都能处理。

如果觉得 Excel 自己做起来麻烦，也可以考虑用建米软件，它能更方便地实现这些功能。

二、制作 Excel 库存表自动进销存系统需要具备哪些知识？

朋友推荐说 Excel 做进销存系统挺实用的，但我想知道制作它需要具备啥知识。其实制作这个系统，还是得有点基础的。

Excel 基础操作知识：

- 要熟悉单元格的操作。像数据的输入、编辑、格式设置等，这是最基本的。

- 掌握公式和函数的使用。比如 SUM 求和函数、VLOOKUP 查找函数等，这些函数能帮助你进行数据计算和查询。

- 了解数据透视表和图表的制作。数据透视表可以快速对大量数据进行汇总和分析，图表能更直观地展示数据。

- 知道如何进行数据排序和筛选。这样能方便你对数据进行整理和查找。

进销存业务知识：

- 得清楚进货流程。包括如何选择供货商、签订合同、验收货物等环节。

- 了解销售流程。从客户下单、发货到收款的整个过程都要明白。

- 熟悉库存管理的方法。比如先进先出、后进先出等库存计价方法。

- 知道成本核算的原理。像如何计算进货成本、销售成本等。

逻辑思维能力：

- 要能设计系统的逻辑结构。比如数据的流向、各个表格之间的关联等。

- 能处理异常情况。当出现数据错误或者流程异常时，要能想出解决办法。

- 进行系统的优化和改进。随着业务的发展，不断完善系统的功能。

要是觉得自己知识不够，建米软件也是个不错的选择，它能帮你省去很多制作的麻烦。

三、使用 Excel 库存表自动进销存系统有哪些优缺点？

假如你想用 Excel 做个自动进销存系统，那肯定得了解它的优缺点。我就来跟你唠唠。

优点方面：

- 成本低。Excel 软件基本大家电脑上都有，不用额外花钱买专门的进销存软件。

- 操作相对简单。只要你会基本的 Excel 操作，就能上手使用，不需要太多的培训。

- 灵活性高。你可以根据自己的业务需求，随意修改和调整系统的格式和功能。

- 数据可移植性强。Excel 文件可以很方便地在不同电脑、不同软件之间传输和使用。

缺点方面：

- 功能有限。和专业的进销存软件比起来，Excel 能实现的功能没那么复杂和强大。

- 数据安全性低。Excel 文件容易被误删、篡改，而且没有专业的加密和备份措施。

- 处理大量数据效率低。如果你的业务量很大，数据很多，Excel 处理起来可能会很慢，甚至会卡顿。

- 缺乏实时协作性。多人同时使用时，可能会出现数据冲突等问题，不太方便团队协作。

要是觉得 Excel 的缺点影响到你的使用了，建米软件可以作为一个替代方案，它能弥补 Excel 的一些不足。

四、如何确保 Excel 库存表自动进销存系统的数据准确性？

朋友说用 Excel 做进销存系统挺好的，但我就想知道怎么保证里面的数据准确。其实保证数据准确还是有办法的。

数据录入方面：

- 规范录入流程。制定统一的录入标准，比如日期格式、数量单位等，避免因格式不统一导致的数据错误。

- 双人录入核对。让两个人分别录入相同的数据，然后对比结果，有差异的地方再核实，能减少录入错误。

- 对录入人员进行培训。提高他们的操作技能和责任心，确保录入的数据准确无误。

- 及时录入数据。每次有进货、销售等业务发生，要马上录入系统，避免数据遗漏。

数据审核方面：

- 定期审核数据。比如每周或者每月对系统里的数据进行一次全面审核，检查数据的逻辑性和准确性。

- 与实际业务核对。将系统数据和实际的库存、进货单、销售单等进行对比，发现问题及时调整。

- 建立审核机制。安排专人负责数据审核，对审核结果进行记录和跟踪。

- 利用公式进行数据校验。在 Excel 中设置一些公式，对录入的数据进行自动校验，如检查数量是否为正数等。

数据备份方面：

- 定期备份数据。可以每天或者每周备份一次 Excel 文件，防止数据丢失。

- 采用多种备份方式。比如可以备份到移动硬盘、云盘等不同的存储介质上。

- 对备份数据进行测试恢复。定期测试备份数据能否正常恢复，确保备份的有效性。

- 建立数据恢复预案。当数据出现问题时，能快速按照预案进行恢复。建米软件在数据准确性和安全性方面有专业的保障措施，可以考虑使用。