电子表格进销存应用怎么设置？能替代人工操作吗？

一、电子表格进销存应用设置前的准备

在开始设置电子表格进销存应用之前，咱们得先做好一些准备工作。要明确自己的业务需求。比如说，你是经营一家小超市，那你需要记录的商品种类可能就比较多，像食品、日用品、饮料等等。不同的商品有不同的进货渠道、销售价格和库存要求。

明确商品信息：要把商品的基本信息整理好，包括商品名称、规格、型号、单位等。比如你卖的洗发水，有不同的品牌、容量，这些信息都要准确记录。

确定数据来源：进货数据从哪里来，是供应商的送货单，还是采购系统的记录；销售数据是通过收银系统，还是手动记录。明确了数据来源，才能保证后续数据录入的准确性。

选择合适的电子表格软件：常见的有 Excel、WPS 表格等。它们功能都很强大，一般都能满足我们设置进销存应用的需求。如果你平时用 Excel 比较多，那就继续用它；要是习惯用 WPS 表格，也没问题。

二、创建基本表格结构

有了前面的准备，接下来就可以创建基本的表格结构了。这就好比盖房子要先打好地基。

进货表格：在电子表格里，第一行可以设置成表头，包括日期、供应商名称、商品名称、规格、数量、单价、金额等。日期记录进货的时间，方便后续查询和统计；供应商名称能让我们清楚货物的来源；数量和单价相乘就能得到金额。比如 3 月 1 日从 A 供应商进了 100 瓶单价为 20 元的洗发水，那金额就是 2000 元。

销售表格：表头可以设置为日期、客户名称、商品名称、规格、数量、单价、金额等。和进货表格类似，不过这里的客户名称记录的是购买商品的对象。比如 3 月 5 日卖给 B 客户 20 瓶洗发水，单价 30 元，金额就是 600 元。

库存表格：表头有商品名称、规格、期初库存、本期进货、本期销售、期末库存等。期初库存就是一开始的库存数量，本期进货是这段时间进的货，本期销售是卖出去的数量，期末库存就等于期初库存加上本期进货再减去本期销售。比如洗发水期初库存 200 瓶，本期进货 100 瓶，本期销售 20 瓶，那期末库存就是 280 瓶。

三、设置数据录入规则

数据录入规则很重要，就像交通规则一样，能保证数据的准确性和一致性。

格式统一：日期格式要统一，比如都用“年/月/日”的格式。商品名称和规格也要统一规范，不能一会儿写“海飞丝洗发水 500ml”，一会儿又写“海飞丝 500ml 洗发水”。

数据验证：可以设置一些数据验证规则。比如数量必须是正整数，单价不能为负数。这样在录入数据的时候，如果输入不符合规则，电子表格会自动提示错误。举个例子，要是有人不小心输入了 -10 瓶洗发水的数量，表格就会弹出提示，让你重新输入。

必填项设置：像日期、商品名称、数量、单价这些信息一般都是必填项。可以在电子表格里设置成必填，这样就不会遗漏重要信息。

四、建立数据关联与公式计算

建立数据关联和公式计算能让我们的进销存表格自动更新和统计数据，提高工作效率。

库存计算：在库存表格的期末库存单元格里，可以设置公式。就像前面说的，用期初库存加上本期进货再减去本期销售。在 Excel 里可以用“=期初库存单元格+本期进货单元格 - 本期销售单元格”这样的公式。这样只要进货和销售数据一更新，期末库存就会自动计算出来。

金额计算：在进货和销售表格里，金额是数量和单价的乘积。可以在金额单元格里设置公式“=数量单元格单价单元格”。比如在进货表格里，数量是 100，单价是 20，那金额单元格就会自动算出 2000。

数据关联：可以把进货表格和库存表格关联起来。当在进货表格里录入了新的进货数据，库存表格的本期进货数据会自动更新。同样，销售表格和库存表格也可以进行关联。这样就能保证数据的实时性和准确性。

这里给大家分享一个实用的工具，建米软件。它可以帮助我们更方便地设置和管理电子表格进销存应用。比如在数据关联和公式计算方面，建米软件有更智能的功能，能自动识别数据并进行关联计算，大大节省了我们的时间和精力。

五、设置数据查询与统计功能

设置好数据查询和统计功能，能让我们快速找到需要的信息，了解业务情况。

数据查询：可以利用电子表格的筛选功能。比如想查询 3 月份进的洗发水，就可以在进货表格里按日期筛选出 3 月的数据，再按商品名称筛选出洗发水。这样符合条件的数据就会显示出来，方便我们查看。

数据统计：可以用电子表格的求和、平均值等函数进行统计。比如想知道 3 月份洗发水的总进货金额，就可以用求和函数把 3 月份洗发水的金额单元格加起来。还可以统计不同商品的销售数量、平均单价等。

图表展示：把统计的数据用图表展示出来，会更直观。比如用柱状图展示不同商品的销售数量，用折线图展示库存的变化趋势。这样一眼就能看出业务的情况，发现问题和趋势。

六、数据安全与备份设置

数据安全和备份也不能忽视，不然辛苦录入的数据可能会丢失。

设置密码：可以给电子表格设置密码，防止他人随意查看和修改数据。在 Excel 里可以通过“另存为”，然后在“工具”菜单里选择“常规选项”，设置打开权限密码和修改权限密码。

定期备份：定期把电子表格备份到其他地方，比如移动硬盘、云盘等。可以每周或者每月备份一次，这样就算电脑出了问题，数据也不会丢失。

版本控制：如果多人协作编辑电子表格，要做好版本控制。可以在文件名里加上日期和版本号，比如“进销存表格 20240301 v1.0”，这样就能清楚知道哪个是最新版本。

以上就是关于电子表格进销存应用设置的一些方法和步骤，希望能帮助大家更好地管理自己的业务。

常见用户关注的问题：

一、电子表格进销存应用怎么设置初始数据？

我听说很多人在使用电子表格进销存应用的时候，都不太清楚怎么设置初始数据。我就想知道，这初始数据设置不好，后面的进销存管理可咋办呀。下面咱就来唠唠这个事儿。

商品信息录入：得先把你要管理的商品信息都输进去，像商品的名称、规格、型号啥的。比如说你是卖衣服的，那衣服的款式、尺码、颜色这些都要填清楚。

库存数量确定：要盘点好现有的库存数量，这可是很关键的。就好比你仓库里有多少双鞋子，得准确地记录下来。

供应商信息添加：把你的供应商信息也加进去，包括供应商的名称、联系方式等。要是以后进货，就能方便联系他们啦。

客户信息录入：还有客户的信息也不能忘，像客户的姓名、地址、电话等。这样在销售的时候，就能快速找到对应的客户。

价格设置：要设置好商品的进货价和销售价。比如一件商品你进货花了多少钱，打算卖多少钱，都要明确。

在建米软件的电子表格进销存应用里，这些初始数据的设置都有很清晰的步骤引导，能让你轻松完成设置。

二、电子表格进销存应用怎么进行日常数据更新？

朋友说日常数据更新要是不及时，进销存管理就容易乱套。我就想知道，这日常数据更新到底该咋弄呢。下面来详细说说。

进货数据更新：每次有新的货物进来，都要及时更新进货数据。比如进了多少货，花了多少钱，这些都要记录清楚。

销售数据更新：当有商品卖出去了，就要更新销售数据。包括卖了多少件，收入了多少钱等。

库存数据调整：根据进货和销售的情况，及时调整库存数据。要是卖出去了一些商品，库存数量就得相应减少。

退货数据处理：如果有客户退货，也要更新相关数据。记录好退货的商品数量、原因等。

数据审核：更新完数据后，最好再审核一遍，确保数据的准确性。

建米软件的电子表格进销存应用可以方便快捷地进行日常数据更新，还能自动生成相关的报表，让你对数据一目了然。

三、电子表格进销存应用怎么生成报表？

我想知道电子表格进销存应用生成的报表到底能帮我们了解啥情况。朋友推荐说报表很有用，下面就来看看咋生成报表。

选择报表类型：有库存报表、销售报表、进货报表等，你得根据自己的需求选择合适的报表类型。比如说你想看看库存情况，就选库存报表。

设置报表时间范围：可以设置报表统计的时间范围，比如是一个月、一个季度还是一年。这样能更精准地查看数据。

筛选数据：你可以根据商品名称、供应商等条件筛选数据，让报表更有针对性。比如只看某一种商品的销售情况。

生成报表：设置好这些参数后，就可以点击生成报表的按钮啦。报表会自动按照你设置的要求生成。

查看和分析报表：生成报表后，要仔细查看和分析报表里的数据。看看销售情况怎么样，库存是否合理等。

建米软件的电子表格进销存应用在生成报表方面功能很强大，能生成各种详细的报表，帮助你更好地管理进销存。

四、电子表格进销存应用怎么保证数据安全？

假如你辛辛苦苦记录的进销存数据丢了或者泄露了，那可就麻烦大了。就是说啊，数据安全太重要了。下面来说说咋保证数据安全。

设置密码：给电子表格进销存应用设置一个复杂点的密码，防止别人随便登录。就像给你的家门上把锁一样。

定期备份数据：要定期把数据备份到其他地方，比如移动硬盘或者云盘。这样就算电脑出问题了，数据也不会丢。

限制访问权限：只让有需要的人访问数据，并且根据他们的职责设置不同的访问权限。比如仓库管理员只能看库存数据。

安装杀毒软件：在电脑上安装好杀毒软件，及时更新病毒库，防止病毒攻击。

注意网络安全：要是通过网络使用电子表格进销存应用，要注意网络环境的安全。比如不要在公共无线网络上操作。

建米软件的电子表格进销存应用采用了多种安全技术，能有效保障数据的安全，让你使用起来更放心。