电子表格数据算进销存，免费方法能节省多少成本？

一、什么是进销存

简单来说，进销存就是企业管理过程中采购（进）、入库（存）、销售（销）的动态管理过程。想象一下，你开了一家小超市，每天都会有新的商品进货上架，这就是“进”；仓库里各种货物的存放情况，就是“存”；而顾客来买走商品，这就是“销”。了解进销存数据能帮助你清楚知道商品的流动情况，比如哪种商品畅销、哪种商品积压，从而合理安排采购和销售计划。

二、用电子表格算进销存的前期准备

选择合适的电子表格软件：常见的有Excel、WPS表格等。这些软件功能强大，基本能满足我们计算进销存的需求。比如Excel，几乎是办公人士的标配，操作方便，有很多现成的函数可以使用。

设计表格结构： - 要创建一个进货表。表头可以包括进货日期、商品名称、进货数量、进货单价、供应商等信息。例如，你是卖文具的，在进货表中记录了2024年10月1日进了100支钢笔，每支5元，供应商是XX文具厂。 - 然后是销售表，表头有销售日期、商品名称、销售数量、销售单价、客户等。还是以文具店为例，10月5日卖给某学校50支钢笔，每支8元。 - 最后是库存表，表头为商品名称、期初库存数量、本期进货数量、本期销售数量、期末库存数量等。期初库存就是一开始仓库里有的商品数量，通过进货和销售数量的变化，就能算出期末库存。

三、进货数据的录入与计算

准确录入进货信息：每次有新的商品进货时，要及时、准确地在进货表中录入相关信息。比如，你进了一批水果，有苹果、香蕉等，要分别记录它们的进货日期、数量、单价等。录入时要仔细，避免输错数字，不然会影响后续的计算。

计算进货总成本：在进货表中，可以利用电子表格的函数来计算每种商品的进货总成本。总成本 = 进货数量 × 进货单价。比如进了200斤苹果，每斤3元，那么苹果的进货总成本就是200 × 3 = 600元。在电子表格中，我们可以在总成本这一列输入公式“=进货数量单元格进货单价单元格”，然后向下拖动填充柄，就能自动计算出所有商品的进货总成本。

四、销售数据的录入与计算

及时记录销售情况：每完成一笔销售业务，就要马上在销售表中记录下来。比如你开的服装店，顾客买了一件衣服，要记录下销售日期、衣服的款式（商品名称）、销售数量（1件）、销售单价等信息。

计算销售总收入：和计算进货总成本类似，销售总收入 = 销售数量 × 销售单价。在电子表格中用相应的公式计算。例如，卖了5双鞋子，每双150元，销售总收入就是5 × 150 = 750元。还可以统计不同时间段的销售总收入，看看哪个时间段生意比较好。

五、库存数据的计算与管理

计算期末库存数量：期末库存数量 = 期初库存数量 + 本期进货数量 - 本期销售数量。在库存表中，利用这个公式来计算每种商品的期末库存。比如，某商品期初库存有100件，本期进货50件，本期销售30件，那么期末库存数量就是100 + 50 - 30 = 120件。

库存预警：可以设置库存预警值。当某种商品的期末库存数量低于预警值时，就提醒我们要及时补货。比如，你觉得某种商品库存低于20件时就需要补货，那么在电子表格中可以设置条件格式，当库存数量小于20时，单元格颜色变成红色，这样就能很直观地看到哪些商品需要补货了。

六、利用电子表格函数优化进销存计算

SUM函数：SUM函数可以用来求和。比如在计算进货表中所有商品的进货总成本总和时，就可以用SUM函数把每种商品的进货总成本相加。在一个空白单元格中输入“=SUM(进货总成本所在单元格范围)”，就能快速得到总和。

VLOOKUP函数：VLOOKUP函数可以在不同的表格之间查找数据。比如在库存表中，我们想根据商品名称从进货表中查找对应的进货单价，就可以使用VLOOKUP函数。它能提高数据的准确性和录入效率。

七、建米软件助力进销存管理

虽然电子表格能满足基本的进销存计算需求，但当业务量逐渐增大时，可能会遇到数据处理复杂、容易出错等问题。这时候可以试试建米软件，它能自动同步进货、销售和库存数据，实时更新库存信息，避免人工录入的误差。而且建米软件还能生成各种详细的报表，让你更直观地了解企业的进销存情况，提高管理效率。

以上就是关于用电子表格数据算进销存的详细介绍，希望能帮助你更好地管理企业的进销存业务。

常见用户关注的问题：

一、电子表格算进销存准不准啊？

我听说好多人都用电子表格来算进销存，我就想知道这方法到底准不准。其实啊，电子表格算进销存既有准的时候，也有不准的时候。

数据录入准确性方面：如果录入数据的人特别细心，每一个数字都核对好几遍，那算出来的结果就可能挺准。但要是录入的时候不小心输错了一个数字，那后面的结果肯定就不对了。比如说进货数量本来是 100，结果输成了 110，那库存数量就会多算 10 个。

公式设置合理性方面：电子表格得靠公式来计算进销存，如果公式设置得对，像计算库存的时候用期初库存加上进货数量再减去销售数量，那算出来的结果就靠谱。但要是公式设置错了，比如把减法弄成了加法，那结果就差老远了。

数据更新及时性方面：要是每次有进货或者销售，都能马上在电子表格里更新数据，那算出来的进销存就比较准。可要是隔了好几天才更新一次，中间又发生了好多业务，那数据就可能不准确了。

数据量大小方面：如果业务量比较小，数据不多，用电子表格算进销存还挺方便，也容易算准。但要是业务量大，数据特别多，电子表格处理起来就可能力不从心，容易出错。这时候可以考虑用建米软件，它能更高效准确地处理大量数据。

二、用电子表格算进销存麻烦不？

朋友说他一直用电子表格算进销存，我就想知道这到底麻不麻烦。其实用电子表格算进销存是有点麻烦的。

表格设计麻烦：得先设计好表格的格式，要包含进货、销售、库存这些项目，还得设置好列和行。而且不同的业务可能需要不同的表格格式，设计起来挺费时间的。

数据录入麻烦：每次有进货或者销售，都得手动把数据录入到表格里。要是业务多，每天要录入好多条数据，这可是个不小的工作量，还容易出错。

公式设置麻烦：要准确计算进销存，得设置各种公式。像计算库存、成本、利润这些，公式都不一样，而且还得保证公式设置正确，这对于不太懂公式的人来说，可真是个难题。

数据查询和分析麻烦：当需要查询某一段时间的进销存数据，或者分析销售趋势的时候，在电子表格里找数据、做分析可不容易。要是数据多，找起来就像大海捞针一样。而建米软件在数据查询和分析方面就比较方便，能快速准确地提供各种数据和分析结果。

三、电子表格算进销存能满足业务发展不？

假如你业务越做越大，我就想知道电子表格算进销存还能不能满足需求。其实随着业务发展，电子表格可能就有点力不从心了。

业务量增加方面：刚开始业务量小的时候，电子表格还能应付。但当业务量越来越大，每天有大量的进货和销售数据，电子表格处理起来就会很慢，甚至可能死机。而且数据多了，出错的概率也会增加。

业务类型增多方面：如果业务类型越来越多，比如除了普通的进货销售，还有退货、换货等业务，电子表格就很难全面准确地记录和计算。不同业务类型的处理方式不同，在电子表格里很难统一管理。

数据分析需求方面：业务发展了，就需要对进销存数据进行更深入的分析，比如分析不同产品的销售趋势、客户的购买习惯等。电子表格在数据分析方面功能有限，很难做出复杂的分析图表和报告。而建米软件有强大的数据分析功能，能满足业务发展后的各种分析需求。

多部门协作方面：当企业规模扩大，涉及多个部门协作的时候，电子表格就不太适用了。不同部门可能需要同时查看和更新进销存数据，电子表格很难实现实时共享和协同操作。建米软件可以实现多部门的数据共享和协同工作，提高工作效率。

四、有没有比电子表格算进销存更好的办法？

朋友推荐说有比电子表格算进销存更好的办法，我就想知道到底是什么。其实还真有不少比电子表格更好的办法，建米软件就是其中之一。

自动化程度高：建米软件可以自动记录进货、销售等业务数据，不需要手动一个个录入。而且能自动计算库存、成本、利润等，大大提高了工作效率，减少了出错的可能性。

数据安全性好：电子表格的数据容易丢失或者被误删，而建米软件有完善的数据备份和恢复机制，能保证数据的安全性。就算电脑出了问题，数据也不会丢失。

功能更强大：建米软件除了基本的进销存计算功能外，还有很多其他功能。比如可以进行客户管理、供应商管理、报表生成等。能满足企业多方面的管理需求。

便于团队协作：多个部门的人员可以同时登录建米软件，查看和更新进销存数据。实现了数据的实时共享和协同工作，提高了团队的工作效率。