电商老板用 wps 表格做进销存咋操作？和 Excel 比咋样？

一、什么是进销存以及用WPS表格做进销存的好处

在日常的生意经营中，不管是开个小超市，还是经营一家小工厂，都会涉及到商品的进货、销售和库存管理，这就是我们常说的进销存。简单来说，进货就是把商品采购进来，销售就是把商品卖出去，库存就是还剩下多少商品。

用WPS表格来做进销存管理有不少好处呢。WPS表格是大家比较熟悉的办公软件，很多人都用过，操作起来相对容易上手，不需要额外去学习复杂的软件操作。它的成本很低，只要有电脑安装了WPS软件就可以使用，不用花费大量的资金去购买专门的进销存管理软件。比如说，小张开了一家小文具店，他就可以用WPS表格来记录每天进了多少文具，卖出去多少，还剩下多少，这样就能清楚地知道自己的生意情况。

二、搭建进销存表格的前期准备

在开始搭建WPS表格的进销存系统之前，有一些准备工作是需要做好的。

明确管理的商品种类：你要清楚自己要管理哪些商品。比如开水果店，你要知道店里有苹果、香蕉、橙子等不同种类的水果。然后为每种商品编一个唯一的编号，这样在表格中输入编号就能快速识别商品，避免混淆。

确定表格的基本信息：包括日期、商品名称、商品编号、进货数量、销售数量、库存数量、进货单价、销售单价、进货金额、销售金额等。这些信息是进销存管理的基础，能帮助你全面了解商品的进出情况和资金流动。

规划表格结构：根据确定的基本信息，规划好表格的列和行。一般来说，第一行可以设置为表头，写上各个基本信息的名称，从第二行开始记录具体的数据。

三、创建进货表格

进货表格主要是记录商品的进货情况。

表头设置：在第一行依次输入“日期”“商品编号”“商品名称”“进货数量”“进货单价”“进货金额”。这里的进货金额是通过进货数量乘以进货单价自动计算得出的。

数据录入：当有商品进货时，在对应的行中依次输入进货的日期、商品编号、商品名称、进货数量和进货单价。然后在“进货金额”这一列，通过公式计算得出结果。比如在D列输入进货数量，E列输入进货单价，在F列的单元格中输入“=DE”（这里的D和E代表对应的列），按下回车键，就会自动计算出进货金额。

数据更新与维护：每次进货后都要及时更新表格中的数据，确保数据的准确性。可以定期对进货表格进行备份，防止数据丢失。

四、创建销售表格

销售表格用于记录商品的销售情况。

表头设置：第一行设置为“日期”“商品编号”“商品名称”“销售数量”“销售单价”“销售金额”。销售金额同样是销售数量乘以销售单价的结果。

数据录入：当有商品销售时，按照实际情况输入销售日期、商品编号、商品名称、销售数量和销售单价。然后使用公式计算销售金额，方法和进货表格中计算进货金额类似。

销售数据的分析：通过销售表格的数据，可以分析出哪些商品比较畅销，哪些商品销售情况不好。比如发现某个月苹果的销售数量一直很高，而橙子的销售数量很少，就可以根据这个情况调整进货策略。

五、创建库存表格

库存表格是进销存管理的核心，能让你随时了解商品的库存数量。

表头设置：第一行设置“商品编号”“商品名称”“期初库存”“本期进货数量”“本期销售数量”“期末库存”。期初库存就是在开始记录时商品的库存数量，期末库存是经过一段时间的进货和销售后剩余的库存数量。

数据计算：期末库存的计算公式是“期末库存=期初库存+本期进货数量-本期销售数量”。在表格中，可以通过公式来自动计算期末库存。比如在C列输入期初库存，D列输入本期进货数量，E列输入本期销售数量，在F列的单元格中输入“=C+D-E”，按下回车键就能得出期末库存数量。

库存预警设置：为了避免商品缺货或积压，可以设置库存预警值。当某种商品的期末库存数量低于预警值时，表格可以通过颜色或其他方式提醒你及时进货。比如设置苹果的库存预警值为100斤，当苹果的期末库存低于100斤时，对应的单元格可以自动变成红色。

六、使用公式和函数优化表格

WPS表格中有很多实用的公式和函数，可以帮助我们更高效地管理进销存。

SUM函数：用于求和。比如要计算一段时间内所有商品的进货总金额或销售总金额，可以使用SUM函数。在一个空白单元格中输入“=SUM(F:F)”（这里的F代表进货金额或销售金额所在的列），按下回车键，就会自动计算出该列所有数据的总和。

VLOOKUP函数：当我们需要在不同的表格中查找相关信息时，可以使用VLOOKUP函数。比如在销售表格中，我们只知道商品编号，想查找对应的商品名称，就可以使用VLOOKUP函数从进货表格中查找。在销售表格的商品名称列输入“=VLOOKUP(B2,进货表格!$B$:$C$,2,0)”（这里的B2是销售表格中商品编号所在的单元格，进货表格!$B$:$C$表示在进货表格的B列和C列中查找，2表示返回第二列的数据，也就是商品名称，0表示精确匹配）。

七、建米软件的推荐

虽然WPS表格能满足一些简单的进销存管理需求，但当生意规模逐渐扩大，数据量增多，管理变得复杂时，可能就会有些力不从心。这时候可以试试建米软件。建米软件是一款专业的进销存管理软件，它能自动处理大量的数据，避免人工输入的错误，提高工作效率。而且它的操作界面简单易懂，即使没有专业的计算机知识也能轻松上手。比如在处理多门店的进销存数据时，建米软件可以实时同步各门店的数据，让你随时掌握全局情况。

八、数据安全与备份

在使用WPS表格进行进销存管理时，数据安全和备份非常重要。

设置密码保护：为了防止他人随意查看和修改表格中的数据，可以为表格设置密码。在WPS表格中，通过“审阅”选项卡中的“保护工作表”功能，设置一个密码，只有输入正确密码的人才能对表格进行修改。

定期备份：定期将表格数据备份到外部存储设备或云端。可以每周或每月进行一次备份，防止因电脑故障、病毒感染等原因导致数据丢失。

以上就是在WPS表格中做进销存的详细方法和相关注意事项，希望能帮助你更好地管理商品的进销存。

常见用户关注的问题：

一、WPS表格做进销存难不难啊？

我听说好多人想用WPS表格做进销存，但是又担心太难搞不定。其实啊，这事儿说难不难，说简单也不简单。下面我来给大家唠唠。

软件基础要求

如果你对WPS表格的基本操作比较熟悉，像数据录入、公式运用这些，那做进销存相对就轻松点。要是连基本的表格操作都不太会，那可能得先花点时间学学基础。

数据量大小

要是你的进销存数据量比较小，比如小店铺偶尔进点货卖点货，那用WPS表格做起来就不复杂。但要是数据量特别大，每天有大量的进货、销售记录，处理起来可能就会有点麻烦，容易出错。

功能需求

如果只是简单记录一下进货、销售和库存数量，那WPS表格能满足。但要是你还想有更复杂的功能，像自动生成报表、数据分析啥的，WPS表格可能就有点力不从心了，这时候可以考虑像建米软件这样专门的进销存管理软件。

学习成本

用WPS表格做进销存，你得自己设置表格格式、公式这些，这就需要花时间去学习和摸索。要是你不想花太多时间在这上面，也可以选择现成的软件。

二、WPS表格做进销存能实现自动统计吗？

朋友说要是用WPS表格做进销存能自动统计就好了，省事儿。我也觉得自动统计挺方便的，下面来看看能不能实现。

公式运用

WPS表格有很多强大的公式，比如SUM函数可以用来求和。你可以设置好公式，当你录入进货和销售数据后，它就能自动计算库存数量。不过这得你自己去设置公式，而且要保证数据录入准确。

数据透视表

数据透视表是个好东西，它能对数据进行快速的汇总和分析。你可以用它来自动统计不同时间段的进货量、销售量等。但数据透视表的设置也需要一定的技巧，得慢慢琢磨。

局限性

虽然WPS表格能通过公式和数据透视表实现一定程度的自动统计，但它还是有局限性。比如遇到复杂的业务逻辑，可能就没办法很好地处理。这时候建米软件就能发挥优势了，它专门针对进销存业务设计，自动统计功能更强大。

更新及时性

用WPS表格做自动统计，你得保证数据及时更新。要是有新的进货或销售记录没及时录入，统计结果就不准确了。而建米软件可以实时更新数据，保证统计结果的及时性和准确性。

三、WPS表格做的进销存能和财务软件对接吗？

我就想知道，用WPS表格做的进销存能不能和财务软件对接上，这样财务处理就方便多了。咱们来分析分析。

对接方式

理论上，WPS表格的数据可以通过导出导入的方式和财务软件对接。你可以把WPS表格里的进销存数据导出成财务软件支持的格式，然后再导入到财务软件中。但这过程可能会比较繁琐，而且容易出错。

兼容性问题

不同的财务软件对数据格式的要求不一样，WPS表格导出的数据可能和财务软件不兼容。这就需要你对数据进行处理和转换，增加了操作的难度。

实时性问题

通过导出导入的方式对接，数据不是实时更新的。财务软件里的数据可能和WPS表格里的进销存数据有时间差，影响财务核算的准确性。而建米软件和一些财务软件有更好的对接方式，能实现数据的实时同步。

专业软件优势

建米软件作为专门的进销存管理软件，在和财务软件对接方面有更成熟的解决方案。它能和多种财务软件无缝对接，减少了数据处理的麻烦，提高了工作效率。

四、用WPS表格做进销存安全吗？

假如你用WPS表格做进销存，肯定会担心数据安全问题。毕竟进销存数据包含了很多重要信息，下面来看看它安不安全。

数据存储

WPS表格的数据一般存储在本地电脑上。要是电脑出现故障，比如硬盘损坏、系统崩溃等，数据就可能丢失。而且如果没有做好备份，那就麻烦了。

访问权限

在WPS表格里，很难对不同的人员设置不同的访问权限。要是其他人不小心修改或删除了重要数据，可能会影响进销存管理的正常进行。而建米软件可以设置不同的用户权限，保证数据的安全性。

网络安全

如果你把WPS表格文件保存在云盘等网络存储上，也存在一定的网络安全风险，比如被黑客攻击、数据泄露等。建米软件采用了多种安全技术，保障数据在网络传输和存储过程中的安全。

版本管理

用WPS表格做进销存，很难对数据的不同版本进行管理。要是不小心误操作，可能就找不到之前正确的数据了。建米软件有版本管理功能，可以方便地查看和恢复不同版本的数据。