没有进销存，企业日常生产中咋统计原材料数据？能替代人工吗？

一、没有进销存统计原材料数据的现状和问题

在一些小作坊或者刚起步的小工厂里，可能还没有引入进销存系统。没有进销存系统统计原材料数据，就只能靠传统的手工记录方式。比如，工人在领取原材料时，在一个本子上登记领取的数量、时间和用途；采购原材料回来，也是在本子上简单记录一下采购的数量、金额和日期。

数据准确性问题：手工记录很容易出现错误。比如，记录人员可能会看错数字，或者在计算剩余原材料数量时出现失误。举个例子，一家小型服装厂，在记录布料采购数量时，把 500 米写成了 50 米，这就会导致后续生产计划安排出现大问题，可能因为误以为布料充足而多接了订单，最后却发现布料不够。

数据及时性问题：手工记录往往不能及时更新数据。还是以服装厂为例，工人领了布料去生产，可能要等到下班才会去记录领取的数量。如果在这期间车间又需要再次领取布料，管理人员就无法准确知道剩余布料的数量，可能会造成过度领取或者领取不足的情况。

数据统计效率问题：当需要统计一段时间内的原材料采购总量、使用总量等数据时，手工统计非常耗时耗力。要从一本本的记录本子中去查找、汇总数据，可能需要花费几天的时间，而且还容易出错。

二、传统方法统计原材料数据

即便没有进销存系统，我们还是可以通过一些传统的方法来统计原材料数据。

定期盘点法：定期对原材料进行全面盘点，比如每个月或者每个季度进行一次。在盘点时，把所有的原材料都清点一遍，记录下实际的数量。然后根据上次盘点的数量、这段时间的采购数量，来推算出这段时间的使用数量。例如，上次盘点时钢材有 100 吨，这个月采购了 20 吨，这次盘点剩下 90 吨，那么这个月钢材的使用量就是 100 + 20 - 90 = 30 吨。不过这种方法的缺点是，只能知道一段时间内的总体使用情况，无法知道每天或者每个生产批次的具体使用量。

出入库登记法：建立详细的原材料出入库登记制度。每一次原材料的采购入库和生产领用出库，都要进行详细的登记，包括日期、数量、用途等信息。这样可以随时查询某一种原材料的出入库情况。比如一家食品加工厂，每次采购面粉入库时，登记好采购的日期、数量和供应商；工人领用面粉去制作面包时，也登记好领用的日期、数量和用于制作的面包批次。但是这种方法需要专人负责登记，而且如果登记人员疏忽，也会出现数据不准确的问题。

生产记录关联法：将原材料的使用和生产记录关联起来。在每一个生产任务开始时，记录下需要使用的原材料种类和数量；生产任务完成后，再记录实际使用的原材料数量。通过对比计划使用量和实际使用量，可以分析出原材料的使用效率。例如，一个家具厂在制作一张桌子的生产任务单上，计划使用木材 2 立方米，实际生产完成后，记录实际使用了 1.8 立方米，这样就可以知道这次生产在木材使用上是比较节约的。

三、利用电子表格辅助统计

现在很多人都有一定的电脑操作基础，电子表格是一个很好的辅助统计原材料数据的工具。

建立基础表格：可以在 Excel 中建立一个原材料信息表格，包含原材料的名称、规格、初始库存数量、采购日期、采购数量、领用日期、领用数量等信息。每次有采购或者领用情况时，及时在表格中更新数据。比如，一家电子厂可以在表格中记录电阻、电容等原材料的相关信息。通过这个表格，可以方便地查看每一种原材料的库存情况和出入库记录。

设置计算公式：利用 Excel 的公式功能，自动计算一些数据。比如设置一个公式，根据初始库存数量、采购数量和领用数量，自动计算出当前的库存数量。这样就不用每次都手动去计算，减少了计算错误的可能性。还是以电子厂为例，在表格中设置公式“当前库存数量 = 初始库存数量 + 采购数量 - 领用数量”，当输入新的采购或者领用数据时，当前库存数量会自动更新。

制作数据图表：把表格中的数据制作成图表，比如柱状图、折线图等。通过图表可以更直观地看到原材料的采购和使用趋势。例如，把每个月的钢材采购数量制作成柱状图，就可以很清楚地看到哪个月采购量比较大，哪个月采购量比较小。这样有助于分析原材料的需求规律，为后续的采购计划提供参考。电子表格也有一定的局限性，当数据量非常大时，操作可能会变得比较缓慢，而且数据的安全性也相对较低。其实这类问题可以通过工具解决，比如建米软件，它可以处理大量的原材料数据，数据安全性也有保障，能提高统计效率。

四、寻求外部专业服务

如果企业自身没有能力或者精力去统计原材料数据，也可以寻求外部专业服务。

聘请兼职会计：兼职会计有一定的财务和数据统计经验，可以帮助企业统计原材料数据。他们会按照专业的方法，对采购、领用等数据进行整理和分析。比如，一家小型加工厂聘请了一位兼职会计，会计会定期来工厂收集原材料的出入库单据，然后进行分类、汇总和统计。不过聘请兼职会计需要支付一定的费用，而且可能不能每天都在企业，数据的及时性可能会受到一定影响。

委托数据统计公司：有一些专门的数据统计公司，他们有专业的团队和先进的统计方法。企业可以把原材料数据统计的工作委托给他们。这些公司会根据企业的需求，制定详细的统计方案，并且定期提供统计报告。例如，一家大型的建材企业委托数据统计公司统计水泥、砂石等原材料的数据，公司会按照企业的生产周期，每月提供一份详细的原材料使用情况报告。但是委托数据统计公司的费用相对较高，对于一些小型企业来说，可能成本压力较大。

与供应商合作：有些供应商可以提供一定的数据统计服务。比如，供应商在每次发货时，会提供详细的发货清单，包括原材料的数量、规格等信息。企业可以和供应商协商，让供应商帮忙统计一段时间内的发货总量等数据。例如，一家服装厂和布料供应商合作，供应商会定期提供布料的发货统计数据，这样服装厂就可以减少自己统计的工作量。这种方式依赖于供应商的配合程度和数据的准确性。

以上就是在没有进销存系统的情况下统计原材料数据的一些方法和途径，企业可以根据自身的实际情况选择合适的方式。

常见用户关注的问题：

一、没有进销存系统，怎么手动统计原材料数据？

我听说好多小厂或者刚起步的公司没有进销存系统，就想知道这手动统计原材料数据该咋弄。其实手动统计虽然麻烦点，但也不是没办法。

建立记录表格：可以用 Excel 做个表格，把原材料的名称、规格、数量、入库时间、出库时间这些信息都列上。每次有原材料进出，就及时在表格里更新。

定期盘点：不能光靠记录，还得定期实地去数数原材料的实际数量。比如一个月盘一次，看看和记录的数据对不对得上。

分类统计：把原材料按照用途、类型啥的分分类，这样统计起来更清楚。比如把生产用的和办公用的分开统计。

做好出入库凭证：每次原材料入库或者出库，都要开个凭证，像入库单、出库单啥的。这些凭证就是统计的依据，可不能丢。

数据核对：隔一段时间，把不同表格的数据核对一下，看看有没有错误。比如把入库记录和供应商的送货单对一对。

要是觉得手动统计实在太麻烦，也可以考虑用建米软件这样的进销存系统，能省不少事儿呢。

二、没有进销存，统计原材料数据容易出现哪些错误？

朋友说没有进销存系统统计原材料数据，特别容易出错。我就想知道到底容易出哪些错。

记录错误：手动记录的时候，可能会把数字写错，或者把原材料的名称、规格记混。比如把 100 写成 10，这差距可就大了。

漏记情况：有时候原材料进出太频繁，就可能会漏记。比如有一批原材料紧急出库，忙起来就忘了记录。

盘点误差：实地盘点的时候，也可能会数错。特别是那种数量很多、体积很小的原材料，像螺丝、螺母啥的，很容易数错。

数据更新不及时：原材料有进出，但是没有及时在表格里更新数据。时间一长，记录的数据和实际情况就对不上了。

分类错误：在分类统计的时候，可能会把原材料分错类。比如把生产用的原材料分到了办公用的类别里。

建米软件可以避免这些错误，它能实时更新数据，自动分类统计，减少人为错误。

三、没有进销存系统，如何保证原材料数据统计的准确性？

假如你没有进销存系统，肯定想保证原材料数据统计的准确性。我就琢磨着这该咋保证呢。

制定严格制度：要制定一套严格的原材料数据统计制度，规定好记录、盘点、核对的流程和时间。大家都按照制度来，数据就不容易出错。

培训员工：对负责统计的员工进行培训，让他们知道怎么正确记录数据，怎么进行盘点。提高员工的业务水平，数据准确性也就提高了。

多次核对：数据记录好之后，要多次核对。比如让不同的人核对，或者用不同的方法核对。这样能发现很多隐藏的错误。

借助工具：可以用一些简单的工具来辅助统计，比如扫码枪。给原材料贴上二维码，进出库的时候一扫，数据就自动记录了，能减少人为错误。

建立监督机制：建立一个监督机制，对数据统计的过程进行监督。发现问题及时纠正，保证数据的准确性。

建米软件在保证数据准确性方面有很大优势，它能自动核对数据，实时更新，让统计更准确。

四、没有进销存，统计原材料数据的效率怎么提高？

就是说啊，没有进销存系统，统计原材料数据效率肯定不高。我就想知道咋提高效率呢。

优化表格：对记录原材料数据的表格进行优化，把不必要的栏目去掉，让表格更简洁。这样记录和查询数据都更方便。

分工合作：把统计工作分配给不同的人，让他们各司其职。比如有人专门负责记录入库数据，有人专门负责记录出库数据。

利用模板：可以制作一些统计模板，每次统计的时候直接套用。这样能节省很多时间，提高效率。

定期总结：定期对统计工作进行总结，看看哪些地方效率低，然后想办法改进。比如发现某个环节总是出错，就重点改进这个环节。

引入简单软件：可以引入一些简单的统计软件，虽然比不上专业的进销存系统，但也能提高一些效率。建米软件就是专业的进销存系统，能大大提高统计效率。