日常店铺用，怎么设置excel进销存，能替代专业进销存软件吗？

一、什么是Excel进销存

在日常生活和工作中，我们常常会遇到管理库存、记录进货和销售情况的需求。比如说，开一家小超市，每天要进货、卖货，得清楚库存还有多少，这时候就需要用到进销存管理。而Excel进销存就是利用Excel软件来实现进货、销售、库存管理的一种方式。它就像是一个电子账本，能把进货的数量、价格，销售的数量、金额，以及库存的实时情况都清晰地记录下来。

举个例子，小张开了一家文具店，每天进了多少文具，卖出去多少，还剩下多少，用Excel进销存就能一目了然。而且Excel大家都比较熟悉，操作相对简单，成本也低，不需要额外购买复杂的软件，所以很多小商家都愿意用它来管理自己的生意。

二、准备工作

了解业务流程：在设置Excel进销存之前，得先清楚自己的业务流程是怎样的。比如，是先采购商品，然后入库，再进行销售，还是有其他特殊的环节。以一家服装店为例，可能会有进货、换货、退货、销售等环节，每个环节都要考虑到。

确定数据项目：要想好需要记录哪些数据。一般来说，进货数据要包括商品名称、进货日期、进货数量、进货单价、供应商等；销售数据要有商品名称、销售日期、销售数量、销售单价、客户等；库存数据则有商品名称、当前库存数量、最低库存预警数量等。

创建工作表：打开Excel软件，创建几个工作表，分别命名为“进货表”“销售表”“库存表”等。这样可以把不同类型的数据分开记录，方便管理和查看。

三、设置进货表

表头设计：在“进货表”的第一行，依次输入表头信息，如“商品编号”“商品名称”“进货日期”“进货数量”“进货单价”“供应商”“进货金额”等。商品编号就像是商品的身份证，方便后续查询和统计。

数据录入：每次有进货的时候，就按照表头的信息，依次把相应的数据录入到表格里。比如，进了一批苹果，就把苹果的编号、名称、进货日期、数量、单价、供应商等信息填好。进货金额可以通过公式“进货金额 = 进货数量 进货单价”自动计算。在Excel中，选中“进货金额”对应的单元格，输入“=进货数量单元格进货单价单元格”，然后按下回车键，就会自动算出结果。

数据验证：为了保证数据的准确性，可以设置数据验证。比如，对于“商品编号”，可以设置为只能输入特定格式的编号；对于“进货数量”，可以设置为只能输入正整数。具体操作是，选中要设置验证的单元格，点击“数据”选项卡中的“数据验证”，在弹出的对话框中进行相应的设置。

四、设置销售表

表头设计：“销售表”的表头可以设置为“商品编号”“商品名称”“销售日期”“销售数量”“销售单价”“客户”“销售金额”等。和进货表类似，销售金额也可以通过公式“销售金额 = 销售数量 销售单价”自动计算。

数据录入：每完成一笔销售，就把相关数据录入到销售表中。比如，卖出了一些文具，就把文具的编号、名称、销售日期、数量、单价、客户等信息填好。

关联进货表：为了能更好地管理库存，销售表中的“商品编号”和“商品名称”可以和进货表进行关联。这样在录入销售数据时，选择商品编号，商品名称会自动显示。具体操作是，在销售表的“商品名称”单元格中，使用VLOOKUP函数，根据“商品编号”从进货表中查找对应的商品名称。

五、设置库存表

表头设计：“库存表”的表头可以有“商品编号”“商品名称”“期初库存”“本期进货数量”“本期销售数量”“期末库存”“最低库存预警数量”等。期初库存就是刚开始记录时的库存数量。

数据计算：“本期进货数量”可以通过对进货表中该商品的进货数量进行求和得到；“本期销售数量”可以对销售表中该商品的销售数量进行求和。“期末库存 = 期初库存 + 本期进货数量 - 本期销售数量”。在Excel中，可以使用SUMIF函数来进行求和计算。比如，计算本期进货数量，在库存表的“本期进货数量”单元格中输入“=SUMIF(进货表!商品编号列,当前商品编号,进货表!进货数量列)”。

库存预警：当“期末库存”低于“最低库存预警数量”时，要进行预警。可以通过条件格式来实现。选中“期末库存”列，点击“开始”选项卡中的“条件格式”，设置规则为“小于最低库存预警数量”，然后选择一种醒目的颜色进行填充，这样当库存不足时，就会很容易发现。

六、使用公式和函数优化表格

常用函数：除了前面提到的VLOOKUP函数和SUMIF函数，还有很多其他函数可以用来优化表格。比如，SUM函数可以对一列或一行的数据进行求和；AVERAGE函数可以计算平均值；COUNT函数可以统计数据的个数。举个例子，如果想知道一段时间内的平均销售单价，就可以使用AVERAGE函数。

数据透视表：数据透视表是Excel中一个非常强大的工具。它可以对大量的数据进行快速汇总和分析。比如，通过数据透视表可以快速统计出每个供应商的进货金额、每个客户的消费金额等。创建数据透视表的方法是，选中要分析的数据区域，点击“插入”选项卡中的“数据透视表”，然后按照向导的提示进行操作。

七、可能遇到的问题及解决办法

数据错误：在录入数据时，可能会出现输入错误的情况。比如，把进货数量输错了。这时候可以通过数据验证和审核来减少错误。定期对数据进行检查和核对，发现错误及时修改。

表格混乱：随着数据的不断增加，表格可能会变得很混乱，查找和分析数据变得困难。可以通过冻结窗格来固定表头，这样在滚动表格时，表头始终可见。使用筛选和排序功能，可以快速找到需要的数据。

数据安全：Excel文件可能会因为误删除、电脑故障等原因丢失。所以要定期备份文件，可以把文件保存到云端，或者复制到移动硬盘等外部存储设备上。

八、建米软件的推荐

当业务规模逐渐扩大，Excel进销存可能会显得力不从心，比如数据处理速度变慢、难以实现多用户协同操作等。这时候可以试试建米软件，它可以实现更高效的进销存管理。建米软件能够自动同步数据，实时更新库存信息，还支持多用户同时操作，大大提高了工作效率。

以上就是关于怎么设置Excel进销存的详细介绍，希望能帮助大家更好地管理自己的生意。

常见用户关注的问题：

一、Excel 进销存设置难不难啊？

我听说好多人都想自己用 Excel 设置进销存，但又担心太难搞不定。其实啊，这事儿说难不难，说简单也不简单。下面咱就来唠唠。

软件基础要求

要是你对 Excel 的基本操作，像数据录入、公式计算啥的都门儿清，那设置进销存就没那么费劲。可要是你对 Excel 还不太熟，那可能就得先花点时间学学基础操作啦。建米软件能帮你更高效地处理数据，要是结合 Excel 一起用，说不定能让进销存设置变得更轻松。

数据量大小

如果你的业务规模小，数据量不多，那用 Excel 设置进销存相对容易。但要是数据量特别大，每天都有大量的进出货记录，那 Excel 处理起来可能就有点吃力了，这时候用建米软件这种专业的进销存管理软件可能更合适。

功能复杂度

你要是只需要简单的记录进出货数量和金额，那 Excel 就能满足需求。可要是你还想有库存预警、成本核算等复杂功能，那 Excel 设置起来就会麻烦一些。建米软件在这方面功能就比较强大，能满足各种复杂的需求。

个人学习能力

学习能力强的人，遇到问题能快速找到解决办法，设置 Excel 进销存对他们来说可能不算啥。而学习能力弱一点的人，可能就需要多花点时间和精力去摸索。要是有建米软件的帮助，说不定能少走很多弯路。

二、Excel 进销存能满足企业长期发展需求不？

朋友说他们公司一直用 Excel 做进销存，不知道能不能满足以后的发展。我就想知道，Excel 到底行不行呢？咱接着往下看。

数据处理能力

企业发展了，业务量肯定会增加，数据也会越来越多。Excel 在处理大量数据时，速度会变慢，还容易出错。而建米软件采用了先进的数据库技术，能快速准确地处理海量数据，更适合企业长期发展。

功能扩展性

刚开始企业可能只需要简单的进销存功能，但随着发展，可能会需要和财务系统、生产系统等对接。Excel 很难实现这些扩展功能，建米软件则具有良好的扩展性，能根据企业需求不断增加新功能。

安全性

企业的进销存数据很重要，要是泄露了可就麻烦了。Excel 文件容易被误删、篡改，安全性不高。建米软件有完善的安全机制，能对数据进行加密、备份，保障数据的安全。

团队协作性

企业发展后，可能会有多个部门参与进销存管理。Excel 不利于多人同时操作和实时共享数据，建米软件支持多人在线协作，能提高工作效率。

三、Excel 进销存设置好后怎么维护啊？

我想知道，好多人好不容易把 Excel 进销存设置好了，可后面不知道咋维护。其实维护也挺重要的，下面给大家说说。

数据更新

每天都要及时把新的进出货数据录入到 Excel 里，保证数据的及时性和准确性。要是数据更新不及时，那库存数量就不准了。建米软件可以实现数据的实时更新，让你随时掌握最新的库存情况。

表格格式检查

定期检查 Excel 表格的格式，看看有没有单元格格式错误、数据排列混乱等问题。要是格式乱了，可能会影响数据的计算和分析。建米软件的界面设计规范，不会出现这些格式问题。

公式审核

Excel 里的公式要是出错了，那计算结果就不对了。所以要定期审核公式，看看有没有引用错误、逻辑错误等。建米软件的计算功能更智能，能减少公式出错的概率。

数据备份

把 Excel 文件定期备份到不同的地方，比如 U 盘、云盘等。万一 Excel 文件损坏或者丢失了，还能从备份里恢复数据。建米软件也有自动备份功能，让你的数据更安全。

四、有没有简单的 Excel 进销存模板可以用啊？

朋友推荐说可以找一些 Excel 进销存模板，这样设置起来能省不少事儿。那到底有没有简单好用的模板呢？接着聊。

网上搜索

在网上搜索“Excel 进销存模板”，能找到很多免费的模板。不过这些模板质量参差不齐，有的可能功能不全，有的可能格式不太合适。建米软件也提供一些模板，而且质量有保障。

软件自带

有些 Excel 相关的软件会自带一些进销存模板。你可以看看你用的软件里有没有，有的话直接用就行，挺方便的。建米软件的模板更专业，能满足不同行业的需求。

请教同行

问问同行，看看他们有没有好用的 Excel 进销存模板。同行用过的模板，可能更符合实际业务需求。要是同行用的是建米软件，还可以了解一下他们的使用体验。

定制模板

要是网上的模板都不合适，你可以找专业的人帮你定制一个。定制的模板能完全符合你的业务需求，但成本可能会高一些。建米软件也支持定制功能，能为你打造专属的进销存模板。