日常店铺用 excel 怎么做进销存帐？免费功能够用吗？

一、什么是进销存账

在日常的商业活动中，不管是小商店还是大公司，都需要对商品的进货、销售和库存情况进行管理，这时候就会用到进销存账。简单来说，进销存账就是记录商品从采购进来，到销售出去，最后剩余库存数量和金额的一本账。举个例子，小张开了一家文具店，他进了一批铅笔，这就是“进”；当有顾客来买铅笔，这就是“销”；而仓库里还剩下多少铅笔，就是“存”。通过记录进销存账，小张就能清楚地知道自己店里的商品流转情况，比如哪种铅笔卖得好，什么时候该补货了等等。

二、使用 Excel 做进销存账的准备工作

确定表格结构：在开始用 Excel 做进销存账之前，得先规划好表格的结构。一般来说，需要有商品名称、进货日期、进货数量、进货单价、销售日期、销售数量、销售单价、库存数量、库存金额这些基本的列。比如，我们可以把商品名称放在第一列，这样在查找某种商品的进销存信息时就很方便。

设置表头：表头就相当于表格的“招牌”，要让使用者一眼就能明白每列数据代表的含义。在 Excel 的第一行，依次输入我们前面确定好的列名，比如“商品名称”“进货日期”等。可以把表头这一行的字体加粗，设置不同的背景颜色，这样能让表头更加醒目。

准备数据：这一步就是把之前的进货、销售等数据整理好，准备录入到 Excel 表格中。比如，小张要把之前进的各种文具的进货单找出来，上面有进货日期、数量、单价等信息，还有销售小票，上面记录了销售日期、数量和单价。把这些数据按照表格的结构依次录入到相应的列中。

三、录入进货数据

录入基本信息：打开 Excel 表格，从第二行开始录入进货数据。先在“商品名称”列输入商品的具体名称，比如“中性笔”“笔记本”等。然后在“进货日期”列输入进货的具体日期，格式可以设置为“年/月/日”，这样看起来会很清晰。接着在“进货数量”和“进货单价”列分别输入相应的数据。

计算进货金额：进货金额等于进货数量乘以进货单价。在 Excel 中，可以利用公式来自动计算。比如，在“进货金额”列对应的单元格中输入“=进货数量单元格进货单价单元格”，然后按下回车键，就会自动计算出该商品的进货金额。之后，把鼠标指针放在该单元格右下角，当指针变成黑色“十”字时，按住鼠标左键向下拖动，就可以快速计算出其他商品的进货金额。

四、录入销售数据

录入销售信息：同样从第二行开始，在“销售日期”列输入销售的日期，在“销售数量”和“销售单价”列输入相应的数据。这里要注意，销售的商品名称要和进货时的商品名称保持一致，这样才能准确地统计进销存情况。

计算销售金额：和计算进货金额类似，销售金额等于销售数量乘以销售单价。在“销售金额”列对应的单元格中输入相应的公式，然后向下拖动填充，就能快速计算出所有销售商品的金额。

五、计算库存数据

计算库存数量：库存数量等于进货数量减去销售数量。在“库存数量”列对应的单元格中输入“=进货数量单元格 - 销售数量单元格”，按下回车键后，就可以得到该商品的库存数量。同样，向下拖动填充公式，就能计算出所有商品的库存数量。

计算库存金额：库存金额等于库存数量乘以进货单价。在“库存金额”列输入相应的公式，然后向下拖动填充，就可以得到所有商品的库存金额。通过计算库存数据，我们就能清楚地知道仓库里还剩下多少商品，价值多少钱。

六、使用 Excel 函数优化进销存账

SUM 函数：SUM 函数可以用来求和。比如，我们想知道某段时间内的总进货金额，就可以选中“进货金额”列中相应时间段的数据，然后在 Excel 的编辑栏中输入“=SUM(选中的数据范围)”，按下回车键，就能快速得到总进货金额。

VLOOKUP 函数：VLOOKUP 函数可以根据一个值在表格中查找与之相关的其他值。举个例子，如果我们知道某种商品的名称，想查找它的进货单价，就可以使用 VLOOKUP 函数。在需要显示进货单价的单元格中输入“=VLOOKUP(商品名称单元格,查找范围,列数,精确匹配)”，这里的“查找范围”就是包含商品名称和进货单价的表格区域，“列数”就是进货单价所在的列数，“精确匹配”一般输入“FALSE”。

七、数据的图表化展示

选择合适的图表类型：Excel 提供了多种图表类型，比如柱状图、折线图、饼图等。如果想比较不同商品的进货数量，就可以选择柱状图，它能很直观地看出各种商品进货数量的差异。如果想展示库存数量随时间的变化情况，折线图就是一个不错的选择。

创建图表：选中要制作图表的数据，然后点击 Excel 菜单栏中的“插入”选项卡，选择相应的图表类型。Excel 会自动根据选中的数据生成图表，我们还可以对图表进行一些格式设置，比如调整颜色、字体、添加标题等，让图表更加美观和清晰。通过图表化展示，我们能更直观地了解进销存数据的变化趋势和分布情况。

八、使用建米软件辅助进销存管理

在使用 Excel 做进销存账的过程中，可能会遇到一些问题，比如数据量大时计算速度慢、数据安全难以保障等。其实这类问题可以通过工具解决，比如建米软件，它可以实现数据的快速计算和实时更新，还能保障数据的安全性，比使用 Excel 更加高效和便捷。

以上就是使用 Excel 做进销存账的详细步骤和方法，希望能帮助大家更好地管理商品的进销存情况。

常见用户关注的问题：

一、Excel 做进销存账需要哪些基本数据？

我听说很多人用 Excel 做进销存账，但不太清楚要准备啥数据。我就想知道到底得有哪些基本的数据才能做好这个账呢。下面咱们来详细说说。

商品信息

得有商品的名称，这是最基础的，得能清楚知道是啥东西。然后商品的规格也很重要，不同规格的商品在进销存里可能有不同的处理方式。还有商品的型号，有些商品型号不同，价格、库存管理等都不一样。商品的类别也得明确，比如是日用品、食品还是办公用品等，方便分类统计。

进货数据

进货日期得记录好，这样能知道商品是什么时候进来的。进货数量也必不可少，这关系到库存的增加。进货价格得明确，算成本就靠它了。供应商信息也得有，要是商品有问题，能及时联系供应商。

销售数据

销售日期得记下来，看看什么时候卖出去的。销售数量很关键，这影响库存的减少。销售价格也得清楚，能算出销售收入。客户信息也得留着，说不定以后还有合作呢。

库存数据

期初库存数量得知道，这是开始做进销存账时的库存情况。当前库存数量要实时更新，随时掌握库存动态。库存的存放位置也得记录，方便找货。还有库存的安全存量，提醒什么时候该进货了。要是觉得 Excel 处理这些数据太麻烦，建米软件可以更高效地管理这些进销存数据哦。

二、Excel 进销存账如何进行库存盘点？

朋友说 Excel 做进销存账时，库存盘点挺重要的，但不知道咋弄。我就了解具体的方法。下面给大家讲讲。

制定盘点计划

得先确定盘点的时间，是每月、每季度还是每年盘点一次。还要确定盘点的范围，是全部库存都盘，还是只盘部分商品。参与盘点的人员也得安排好，谁负责清点，谁负责记录等。盘点的方法也得确定，是实地盘点还是抽样盘点。

准备盘点资料

要把 Excel 里的库存账打印出来，方便对照。准备好盘点用的表格，记录实际盘点的数量。还要准备好盘点用的工具，比如计数器等。要对参与盘点的人员进行培训，让他们熟悉盘点流程。

进行实地盘点

按照盘点计划和准备好的资料，到仓库实地去清点商品数量。一边清点一边记录实际数量，要仔细认真，避免漏盘或错盘。对于有损坏或过期的商品，要单独记录。还要核对商品的存放位置是否和 Excel 里记录的一致。

核对与调整

把实地盘点的数量和 Excel 里的库存账进行核对，找出差异。分析差异产生的原因，是进货或销售记录错误，还是盘点失误等。根据分析结果，对 Excel 里的库存账进行调整，保证账实相符。要是觉得 Excel 处理库存盘点数据繁琐，建米软件能更精准地完成库存盘点和数据调整。

三、Excel 进销存账怎样设置公式计算成本？

我想知道在 Excel 里做进销存账时，咋设置公式来计算成本呢。感觉这是个挺关键的事儿。下面来详细说说。

确定成本计算方法

常见的成本计算方法有先进先出法、加权平均法等。先进先出法就是先购进的商品先发出，成本按先购进的价格计算。加权平均法是用总成本除以总数量算出平均成本。得根据实际情况选择合适的方法。

设置进货成本公式

如果用加权平均法，先算出进货的总成本，就是进货数量乘以进货价格，在 Excel 里可以用乘法公式来计算。然后算出总数量，再用总成本除以总数量得到加权平均成本。比如进货数量在 A 列，进货价格在 B 列，总成本可以在 C 列用“=AB”的公式计算。

设置销售成本公式

根据选择的成本计算方法，确定销售成本。如果是先进先出法，要按照商品的进货顺序来确定销售成本。在 Excel 里可以通过函数和公式来实现。比如用 VLOOKUP 函数查找对应的进货成本。要是用加权平均法，销售成本就是销售数量乘以加权平均成本。

检查和调整公式

设置好公式后，要检查公式是否正确，计算结果是否合理。可以用一些简单的数据进行测试。如果发现公式有问题，要及时调整。要是觉得 Excel 公式设置复杂，建米软件能自动计算成本，减少出错的概率。

四、Excel 进销存账如何进行数据备份？

我听说用 Excel 做进销存账，数据备份很重要，不然数据丢了就麻烦了。我就想知道具体该怎么备份呢。下面来介绍一下。

定期手动备份

可以每周或者每月把 Excel 进销存账文件复制一份到其他地方，比如移动硬盘、U盘等。这样即使电脑出问题，数据也不会丢失。复制的时候要注意文件的完整性，别只复制了一部分。

设置自动保存

在 Excel 软件里设置自动保存的时间间隔，比如每隔 5 分钟或 10 分钟自动保存一次。这样在遇到突然断电等情况时，数据不会丢失太多。设置自动保存的路径也要选好，别保存到系统盘，以免系统出问题时数据也没了。

云存储备份

可以把 Excel 进销存账文件上传到云存储平台，比如百度网盘、腾讯微云等。云存储比较安全，而且可以随时随地访问。上传时要注意文件的隐私设置，别让别人随便看到。

建立备份记录

每次备份后，记录备份的时间、备份的位置等信息。这样方便查找和管理备份文件。要是觉得 Excel 数据备份麻烦，建米软件有更完善的数据备份功能，能让数据更安全。