想加速供应商发票审核与结算？选它能节省多少成本？

在企业的日常运营中，供应商发票的审核与结算可是个关键环节。它直接影响着企业的资金流转和供应商的合作关系。想象一下，如果发票审核和结算的速度很慢，不仅会让供应商着急，还可能影响企业后续的采购合作。加速这个过程就显得尤为重要。下面我就来详细说说有哪些方法可以做到这一点。

一、优化发票提交流程

要简化发票提交的要求。很多时候，供应商提交发票的过程会因为要求过于复杂而变得漫长。比如，有些企业要求供应商在提交发票时，附带一大堆的证明文件和详细的说明，这无疑增加了供应商的负担。其实，企业可以根据实际情况，精简这些要求，只保留必要的信息。像一些小金额的发票，就可以适当减少附件的要求。

提供清晰的指引：企业应该为供应商提供一份详细的发票提交指南，明确告知他们需要填写的内容、格式要求以及提交的方式。比如，在指南中说明发票上的项目名称、规格、数量、单价等信息要填写完整准确，发票的格式要符合企业的要求。如果企业支持电子发票，要详细说明电子发票的提交途径和注意事项。这样，供应商就能清楚知道该怎么做，避免因为不了解要求而导致发票被退回重新提交，从而节省时间。

建立线上提交平台：现在是数字化时代，建立一个线上的发票提交平台是个不错的选择。通过这个平台，供应商可以直接上传发票和相关附件，企业也能更方便地接收和管理发票。而且，线上平台还可以设置自动校验功能，当供应商提交的发票信息不完整或不符合要求时，系统会自动提示，让供应商及时修改。举个例子，建米软件就有这样的线上发票管理平台，它可以实现发票的快速提交和初步审核，大大提高了发票处理的效率。

二、加强内部沟通协作

在企业内部，不同部门之间的沟通协作对于发票的审核与结算至关重要。很多时候，发票审核慢是因为各个部门之间信息传递不及时、不准确。比如，采购部门和财务部门之间没有及时沟通采购订单的情况，就可能导致财务部门在审核发票时出现疑问，需要反复与采购部门确认。

明确各部门职责：企业要明确采购、财务、仓库等相关部门在发票审核与结算过程中的职责。采购部门负责核实发票与采购订单的一致性，仓库部门负责确认货物的验收情况，财务部门负责最终的审核和结算。每个部门都清楚自己的任务，就能避免出现职责不清、互相推诿的情况。例如，采购部门在收到供应商发票后，要在规定的时间内完成初步审核，并将审核结果及时反馈给财务部门。

建立沟通机制：可以通过定期召开跨部门会议、使用内部沟通软件等方式，加强部门之间的信息交流。在会议上，各部门可以分享发票审核过程中遇到的问题，共同探讨解决方案。使用内部沟通软件，如企业微信、钉钉等，可以实时传递信息，提高沟通效率。比如，财务部门在审核发票时发现问题，可以立即在软件上向采购部门询问，采购部门也能及时回复，避免了传统沟通方式的时间延误。

设立专人协调：对于一些大型企业，发票审核涉及的部门和环节较多，可以设立专门的协调人员。这个人负责跟踪发票的审核进度，协调各部门之间的工作。当出现问题时，协调人员可以及时介入，推动问题的解决。比如，当财务部门和采购部门对发票上的某个项目有争议时，协调人员可以组织双方进行沟通协商，快速达成一致意见。

三、运用自动化审核工具

随着科技的发展，自动化审核工具在发票审核中发挥着越来越重要的作用。传统的人工审核方式不仅效率低，而且容易出现错误。想象一下，财务人员每天要面对大量的发票，一张一张地核对信息，很容易出现疲劳和疏忽。而自动化审核工具可以快速、准确地完成审核工作。

光学字符识别（OCR）技术：OCR技术可以将发票上的文字信息快速识别并转化为电子数据。这样，财务人员就不用手动输入发票信息了，大大节省了时间。例如，建米软件就采用了先进的OCR技术，能够准确识别各种类型发票上的信息，识别准确率高达95%以上。识别后的信息会自动录入系统，方便后续的审核和管理。

规则引擎设置：企业可以根据自身的业务规则和财务制度，在自动化审核工具中设置审核规则。比如，设置发票金额的上限和下限、发票日期的有效范围等。当发票信息不符合规则时，系统会自动标记，提醒财务人员重点关注。这样，大部分符合规则的发票可以自动通过审核，只有少数有问题的发票需要人工进一步核实，提高了审核效率。

数据比对功能：自动化审核工具可以将发票信息与采购订单、验收单等数据进行比对。通过比对发票上的项目名称、数量、金额等信息，确保发票的真实性和准确性。如果发现发票信息与其他数据不一致，系统会及时发出警报。例如，发票上的货物数量与验收单上的数量不符，系统就会提示财务人员进行进一步调查。

四、建立快速结算机制

及时结算对于供应商来说非常重要，它关系到供应商的资金周转和与企业的合作意愿。如果企业能够建立快速结算机制，不仅可以提高供应商的满意度，还能为企业自身带来更多的合作机会。

设定结算周期：企业要明确规定发票审核与结算的周期，并严格按照这个周期执行。比如，企业可以规定在收到发票后的15个工作日内完成审核和结算。这样，供应商就知道什么时候能收到货款，便于他们安排自己的资金计划。在特殊情况下，如遇到节假日或不可抗力因素，结算周期可以适当延长，但要及时与供应商沟通说明情况。

优先处理小额发票：对于一些金额较小的发票，可以采用优先处理的方式。因为小额发票的审核相对简单，处理起来比较快。通过优先结算小额发票，可以让供应商感受到企业的诚意，同时也能提高整体的结算效率。例如，企业可以将金额在1000元以下的发票列为优先处理对象，在收到发票后的3个工作日内完成结算。

利用电子支付方式：电子支付方式具有快速、便捷的特点，可以大大缩短结算时间。企业可以与供应商协商采用电子支付方式进行结算，如网上银行转账、第三方支付平台等。使用电子支付，资金可以在瞬间到账，避免了传统纸质支票支付方式的邮寄和兑现时间。比如，企业通过建米软件的财务管理模块，可以直接发起电子支付，实现快速结算。

五、定期评估与改进

企业要定期对发票审核与结算的流程进行评估和改进。随着企业业务的发展和市场环境的变化，原有的流程可能会出现一些不适应的地方。通过定期评估，企业可以发现问题并及时解决，不断优化发票处理流程。

收集反馈意见：可以向供应商、内部员工等相关人员收集对发票审核与结算流程的反馈意见。供应商可以从自身的角度提出在提交发票和结算过程中遇到的问题和建议，内部员工可以分享在审核和处理发票时的实际感受。企业可以通过问卷调查、面对面交流等方式收集这些反馈意见。

分析数据指标：企业要分析发票审核与结算的相关数据指标，如审核时间、结算周期、发票退回率等。通过对这些数据的分析，找出流程中存在的瓶颈和问题。比如，如果发现发票退回率较高，就要分析是供应商提交的发票质量问题，还是企业的审核要求过于严格。根据分析结果，制定相应的改进措施。

持续优化流程：根据反馈意见和数据分析结果，企业要对发票审核与结算流程进行持续优化。例如，如果发现某个环节的审核时间过长，可以考虑简化审核步骤或增加审核人员。要及时将优化后的流程传达给相关人员，确保大家都能按照新的流程执行。

以上就是一些加速供应商发票审核与结算的方法，希望这些建议能帮助企业提高发票处理效率，加强与供应商的合作关系。在实际操作中，企业可以根据自身的情况选择适合的方法，并不断创新，以达到更好的效果。

常见用户关注的问题：

一、如何加速供应商发票的审核与结算？

我听说很多企业在处理供应商发票审核和结算的时候都挺头疼的，流程繁琐又耗时，就想知道有没有啥好办法能让这事儿变得快一点。

优化审核流程方面： - 可以简化审核环节，去除那些不必要的审批步骤，减少发票在各个环节的停留时间。比如说，原本需要五个人签字审批，经过评估后发现三个人就可以完成关键审核，那就精简成三个人。 - 建立标准化的审核规则，明确每个审核节点的时间限制。像规定在收到发票后的一个工作日内完成初步审核，三个工作日内完成最终审核。 - 利用信息化系统，实现发票的自动初审。系统可以对发票的基本信息、金额、发票号码等进行快速比对和验证，提高审核效率。 - 加强部门之间的沟通与协作，避免因为信息传递不及时导致审核延误。财务部门和采购部门可以建立定期的沟通机制，及时解决发票审核中出现的问题。

加强与供应商合作方面： - 可以与供应商协商统一发票格式和内容，这样便于审核系统识别和处理。例如，要求供应商在发票上明确标注订单号、采购项目等关键信息。 - 提前与供应商沟通结算周期和要求，让供应商了解企业的结算流程，避免因为供应商不了解规则而导致发票提交不规范。 - 对合作良好、信誉度高的供应商，可以给予一定的结算优惠，激励其及时准确地提交发票。 - 建立供应商反馈机制，及时了解供应商在发票开具和提交过程中遇到的问题，并共同解决。

使用建米软件方面：建米软件可以实现发票的电子化管理，从发票的录入、审核到结算全流程都可以在系统中完成。它能够自动识别发票信息，与企业的采购订单、合同等进行匹配，大大提高审核效率。软件还可以设置提醒功能，及时通知相关人员进行审核和结算操作。

二、供应商发票审核不通过的常见原因有哪些？

朋友说他公司经常遇到供应商发票审核不通过的情况，我就想知道一般都是啥原因导致的呢。

发票信息错误方面： - 发票上的基本信息有误，比如供应商名称、纳税人识别号、地址、电话等填写错误。这可能是供应商在开具发票时粗心大意，或者企业提供的信息本身就不准确。 - 发票金额与实际交易金额不符。可能是计算错误，也可能是供应商故意抬高或降低金额。 - 发票号码重复，这可能是供应商管理不善导致的。 - 发票的开具日期不符合规定，比如提前或滞后开具发票。

发票合规性问题方面： - 发票没有按照规定加盖发票专用章，或者印章不清晰。这会影响发票的有效性。 - 发票的内容与实际业务不符，比如开具的是办公用品发票，但实际采购的是设备。 - 发票的税率适用错误，不同的业务可能适用不同的税率，如果供应商选错税率，发票就会不符合规定。 - 发票的开具形式不符合要求，比如应该开具增值税专用发票却开具了普通发票。

其他方面： - 发票对应的采购合同或订单信息不完整或缺失，导致无法准确核对交易的真实性。 - 发票的提交时间超过了企业规定的期限，影响了正常的审核和结算流程。 - 发票的纸质质量差，字迹模糊，难以辨认，也会导致审核不通过。 - 供应商信誉不佳，有不良记录，企业可能会对其发票进行更严格的审核，一旦发现问题就容易不通过。

使用建米软件可以对发票信息进行智能校验，及时发现发票信息错误和合规性问题，大大提高审核的准确性和效率。

三、怎样确保供应商发票的真实性和合规性？

我想知道现在市场上发票造假的情况还是挺多的，企业该怎么保证收到的供应商发票是真的并且符合规定呢。

加强供应商管理方面： - 对供应商进行严格的资格审查，包括查看其营业执照、税务登记证等相关证件，了解其信誉和经营状况。选择信誉良好、合规经营的供应商，从源头上降低发票风险。 - 建立供应商档案，记录供应商的基本信息、合作历史、发票开具情况等。通过对供应商的长期跟踪和评估，及时发现异常情况。 - 与供应商签订明确的合同条款，要求其保证所提供发票的真实性和合规性，并约定违约责任。如果供应商提供虚假发票，企业可以追究其法律责任。 - 定期对供应商进行培训和沟通，让其了解企业对发票的要求和相关税务法规，提高供应商的合规意识。

加强发票审核方面： - 采用多种方式验证发票的真实性，如通过税务机关的发票查询平台查询发票的真伪，核对发票的防伪标识等。 - 对发票的内容进行详细审核，包括发票的项目、金额、税率等是否与实际交易相符。 - 审查发票与采购合同、订单、收货单等相关文件的一致性，确保发票所反映的交易真实发生。 - 建立发票审核的多级复核机制，由不同的人员对发票进行多次审核，提高审核的准确性。

利用技术手段方面： - 引入先进的发票管理软件，如建米软件，它可以对发票进行全面的数据分析和监控。软件能够识别发票的异常特征，及时发现潜在的风险。 - 利用大数据技术，对企业的发票数据进行挖掘和分析，发现发票开具和使用中的规律和异常情况。 - 建立发票风险预警系统，当发票出现异常时，系统自动发出警报，提醒相关人员进行处理。

四、供应商发票结算延迟会带来哪些影响？

朋友推荐我多关注一下供应商发票结算延迟的问题，我就想知道这事儿到底会有啥不好的影响呢。

对供应商的影响方面： - 会影响供应商的资金周转，供应商可能因为企业结算延迟而无法及时支付原材料采购款、员工工资等，导致其正常生产经营受到影响。 - 降低供应商对企业的信任度，供应商可能会认为企业不讲信用，从而影响双方的合作关系。长期下去，供应商可能会减少对企业的供货量，或者提高供货价格。 - 增加供应商的财务成本，为了弥补资金缺口，供应商可能需要向银行贷款，从而产生利息费用。 - 影响供应商的市场声誉，如果供应商经常因为客户结算延迟而出现资金问题，可能会在行业内留下不良口碑。

对企业自身的影响方面： - 可能会导致供应商提供的服务和产品质量下降。因为供应商资金紧张，可能会降低原材料的采购标准，或者减少对生产设备的维护投入。 - 增加企业的采购成本，供应商为了应对结算延迟带来的风险，可能会提高产品或服务的价格。 - 影响企业的供应链稳定性，如果供应商因为结算延迟而停止供货，企业的生产经营可能会受到严重影响。 - 可能面临法律风险，如果企业与供应商签订的合同中有关于结算时间的明确规定，结算延迟可能会构成违约，供应商有权追究企业的法律责任。

使用建米软件可以有效避免结算延迟问题：建米软件可以实时监控发票的审核和结算进度，设置提醒功能，确保企业按时完成结算。软件还可以提供详细的数据分析，帮助企业优化结算流程，提高结算效率。