怎么用电子合同签署企业采购协议？成本能节省多少你知道吗？

一、电子合同是什么

电子合同其实就是通过电子手段订立的合同，和传统的纸质合同在法律上具有同等的效力。举个例子，咱们平时在网上购物，确认订单那一刻，其实就和商家签订了一份电子合同。在企业采购场景里，电子合同能让采购协议的签署变得更高效、便捷。比如说，企业A需要从供应商B采购一批原材料，如果用传统纸质合同，可能要经过打印、邮寄、签字、再邮寄等繁琐流程，一来二去可能得好几天。但要是用电子合同，双方在线上就能快速完成签署，节省了大量的时间和精力。

二、使用电子合同签署企业采购协议的好处

提高效率：传统的纸质合同签署，需要双方来回邮寄合同，有时候还得安排专人当面签字，这中间耗费的时间可不少。而电子合同签署，双方只需在有网络的地方，通过电子设备就能完成，大大缩短了签署周期。比如一家连锁企业要和多个供应商签署采购协议，用电子合同的话，几天内就能全部搞定，要是用纸质合同，可能得花上几周。

降低成本：使用纸质合同，要花费纸张、打印、邮寄等费用。而电子合同基本没有这些成本，只需要一个电子合同平台就能完成签署。像一些大型企业，每年在采购合同上的纸张和邮寄费用可能高达数万元，使用电子合同就能把这笔费用省下来。

便于管理和保存：纸质合同保存起来比较麻烦，需要专门的存储空间，而且时间长了还可能出现丢失、损坏的情况。电子合同则可以存储在云端，随时随地都能查阅和管理。比如企业需要查询几年前的采购协议，电子合同可以瞬间调出来，而纸质合同可能需要花费大量时间在档案室里寻找。

三、选择合适的电子合同平台

平台的合法性：要确保选择的电子合同平台是合法合规的，具备相关的资质和认证。比如是否通过了国家相关部门的安全认证，是否符合电子签名法等法律法规的要求。如果选择了不合法的平台，可能会导致签署的合同不具有法律效力，给企业带来损失。

功能的完整性：一个好的电子合同平台应该具备合同起草、签署、存储、管理等一系列功能。例如，能够方便地对合同条款进行编辑和修改，支持多种签署方式，如数字签名、短信验证码签署等。还能对合同进行分类管理和检索，方便企业随时查看和使用。

用户体验：平台的操作要简单易懂，界面设计要友好。如果平台操作过于复杂，会增加企业员工的学习成本和使用难度，影响工作效率。比如有些平台的操作流程繁琐，员工需要花费大量时间去学习如何使用，这就不利于电子合同的推广和应用。这里可以试试建米软件，它在电子合同管理方面表现出色，能帮助企业高效地完成合同的起草、签署和管理，操作简单便捷，能有效提升企业的工作效率。

四、准备签署电子合同所需的材料

企业信息：包括企业的营业执照、法定代表人身份证明等。这些信息是证明企业身份和合法性的重要依据，在签署电子合同前需要提前准备好。比如在填写合同主体信息时，需要准确无误地填写企业的全称、统一社会信用代码等。

采购协议内容：明确采购的产品或服务的名称、规格、数量、价格、交货时间、质量标准等条款。这些条款是采购协议的核心内容，需要双方仔细协商和确认。例如，在采购一批办公用品时，要明确每种办公用品的具体规格和数量，以及对应的价格和交货时间。

授权信息：如果是委托他人签署电子合同，需要提供授权委托书。授权委托书要明确授权范围和期限，确保被授权人能够合法地代表企业签署合同。比如企业的采购经理委托员工签署一份采购协议，就需要出具授权委托书。

五、签署电子合同的具体流程

注册账号：在选择好的电子合同平台上注册企业账号。一般需要填写企业的基本信息，并进行实名认证。实名认证的方式可能包括上传营业执照、法定代表人身份证等资料，平台会对这些资料进行审核，审核通过后才能正式使用平台。

起草合同：登录平台后，根据采购协议的内容，使用平台提供的模板或者自行起草合同。在起草过程中，要仔细核对合同条款，确保内容准确无误。比如在填写价格条款时，要注意是否包含税费、运费等费用。

发送合同：合同起草完成后，将合同发送给对方。可以通过平台提供的链接或者邮件等方式发送。在发送合同前，最好和对方沟通确认，确保对方能够及时收到合同。

对方签署：对方收到合同后，登录平台进行查看和签署。签署方式可能有多种，如数字签名、短信验证码签署等。对方签署完成后，平台会自动记录签署时间和签名信息。

合同生效：双方都签署完成后，电子合同即生效。平台会生成一份具有法律效力的电子合同文件，双方可以下载保存。平台也会对合同进行备份存储，方便后续的查阅和管理。

六、签署电子合同的注意事项

仔细阅读合同条款：在签署电子合同前，一定要仔细阅读合同的每一条款，确保自己理解并同意所有内容。如果对某些条款有疑问或者不满意的地方，要及时和对方沟通协商，进行修改。比如在一份采购合同中，质量标准条款可能比较复杂，需要仔细研究，避免日后出现质量纠纷。

保护好账号和密码：电子合同平台的账号和密码是企业签署合同的重要凭证，要妥善保管。不要将账号和密码随意告诉他人，避免账号被盗用。如果发现账号存在异常情况，要及时联系平台客服进行处理。

备份合同文件：虽然电子合同平台会对合同进行存储和备份，但企业自己也最好备份一份合同文件。可以将合同文件保存到本地硬盘或者其他存储设备中，以防平台出现故障或者数据丢失的情况。

以上就是关于如何用电子合同签署企业采购协议的一些介绍，希望能帮助企业顺利完成采购协议的签署。

常见用户关注的问题：

一、电子合同签署企业采购协议有法律保障吗？

我听说很多企业在考虑用电子合同签署采购协议的时候，最关心的就是它有没有法律保障。毕竟这关系到企业的切身利益嘛。

电子签名法的支持：我国有专门的《电子签名法》，它明确规定了可靠的电子签名与手写签名或者盖章具有同等的法律效力。这就从法律层面给电子合同签署企业采购协议提供了基础保障。

数据电文的有效性：电子合同是以数据电文的形式存在的，法律认可符合一定条件的数据电文作为合同的书面形式。只要电子合同的生成、存储和传输等符合相关要求，就是有效的。

第三方平台的作用：很多企业会选择通过第三方电子合同平台来签署采购协议。这些平台一般会采用多种技术手段来保障合同的真实性、完整性和不可篡改性，进一步增强了法律保障。

司法实践的认可：在实际的司法案例中，越来越多的法院开始认可电子合同的证据效力。这说明电子合同签署企业采购协议在司法实践中也得到了一定程度的支持。建米软件在电子合同管理方面有专业的解决方案，能帮助企业更好地遵循法律规定，保障合同的法律效力。

二、电子合同签署企业采购协议的流程复杂吗？

朋友说他所在的企业想尝试用电子合同签署采购协议，但又担心流程太复杂。我就想知道实际情况到底咋样。

注册与认证：企业需要在电子合同平台上进行注册，然后进行实名认证。这个过程一般需要提供企业的相关证件和信息，平台会进行审核。审核通过后，企业就拥有了合法的电子签名身份。

起草合同：企业可以在平台上根据采购协议的模板或者实际需求起草合同内容。可以对合同的条款、金额、交货时间等进行详细的设置。

发送与签署：合同起草好后，企业可以将合同发送给对方企业。对方企业收到合同后，在平台上进行查看和确认。如果双方都没有问题，就可以使用电子签名进行签署。

存档与管理：签署完成后，电子合同会自动在平台上进行存档。企业可以随时在平台上查看、下载和管理合同。整个流程相对传统的纸质合同签署流程来说，更加便捷高效。建米软件可以优化这个流程，让企业更轻松地完成电子合同的签署和管理。

三、电子合同签署企业采购协议的成本高吗？

假如你是企业老板，肯定会关心用电子合同签署采购协议的成本问题。我想知道和传统纸质合同相比，它的成本到底高不高。

平台使用费用：企业使用电子合同平台需要支付一定的使用费用。这个费用一般根据企业的使用规模和功能需求来确定。有些平台会提供基础的免费服务，企业可以根据自身情况选择合适的套餐。

硬件与软件成本：企业可能需要配备一些必要的硬件设备，如电脑、打印机等。还需要安装电子合同相关的软件。不过这些成本相对来说是一次性的投入。

节省的成本：使用电子合同可以节省大量的纸质材料成本，如纸张、油墨等。还能减少快递费用和人工传递合同的时间成本。从长期来看，这些节省的成本是非常可观的。

综合成本分析：虽然电子合同在前期可能需要一定的投入，但从整体和长期来看，它的成本并不高，甚至可能低于传统纸质合同。建米软件的电子合同解决方案性价比高，能帮助企业降低成本，提高效益。

四、电子合同签署企业采购协议安全吗？

我听说有些企业担心电子合同签署采购协议的安全性。毕竟涉及到企业的商业机密和资金往来嘛。

技术加密：电子合同平台一般会采用先进的加密技术，如SSL加密、哈希算法等。这些技术可以保障合同数据在传输和存储过程中的安全性，防止数据被窃取和篡改。

权限管理：平台会对不同用户设置不同的权限。只有具有相应权限的人员才能查看、修改和签署合同。这样可以避免内部人员的误操作和违规操作。

数据备份：平台会定期对合同数据进行备份，防止因服务器故障、自然灾害等原因导致数据丢失。即使出现意外情况，也能及时恢复数据。

安全审计：平台会对合同的签署、查看等操作进行安全审计。可以记录每个操作的时间、人员等信息，方便企业进行追溯和管理。建米软件注重电子合同的安全管理，能为企业提供全方位的安全保障。