开店记录货物进出，如何填写进销存明细分类账？操作难不难？

一、什么是进销存明细分类账

在日常的生意经营中，不管是开个小超市，还是经营一家工厂，都需要对货物的进出情况有清晰的了解。这时候，进销存明细分类账就派上用场啦。简单来说，进销存明细分类账就是记录企业商品购进、销售和库存情况的账本。它就像是一个忠实的“管家”，把每一笔货物的来龙去脉都详细地记录下来。

记录的重要性：举个例子，小张开了一家文具店，每天都有各种各样的文具进货，也有不同的顾客来买东西。如果他不记录进销存明细分类账，时间一长，他根本不知道哪种文具卖得好，哪种文具库存积压了。而有了这个账本，他就能清楚地看到每种文具的进货数量、销售数量和剩余库存，这样就能合理地安排进货计划，避免出现缺货或者积压的情况。

二、需要准备的东西

要填写进销存明细分类账，得把需要用到的东西准备好。其实也不复杂，就像我们上学时准备学习用品一样。

账本：可以去文具店买专门的进销存明细分类账本，这种账本一般都有固定的格式，包括日期、凭证编号、摘要、收入、发出、结存等栏目，用起来很方便。

笔：准备一支黑色或者蓝色的中性笔，用来填写账本。最好不要用铅笔，因为铅笔写的字容易擦掉，可能会导致记录不准确。

相关凭证：比如进货发票、销售发票、入库单、出库单等。这些凭证是记录进销存明细的依据，就像我们写作文要有素材一样。没有这些凭证，我们就不知道货物的进出数量和金额。

三、填写日期和凭证编号

当我们准备好东西后，就可以开始填写账本了。第一步就是填写日期和凭证编号。

日期：日期要按照实际发生业务的时间填写。比如，小李在 5 月 10 号进了一批水果，那么在账本上填写的日期就是 5 月 10 号。准确填写日期很重要，这样我们就能清楚地知道每笔业务发生的时间顺序，方便后续的查询和统计。

凭证编号：凭证编号是根据相关的凭证来填写的。比如，进货发票上有一个编号，我们就把这个编号填在账本的凭证编号栏里。凭证编号就像是每笔业务的“身份证号码”，通过它我们可以快速找到对应的凭证，核对业务的真实性和准确性。

四、填写摘要

摘要这一栏主要是简要说明业务的内容。它就像是电影的简介，让我们一眼就能知道这笔业务是怎么回事。

进货摘要：如果是进货业务，摘要可以写“购进 XX 商品”。比如，小王进了一批运动鞋，摘要就可以写“购进运动鞋”。这样简单明了，一看就知道是进了什么货。

销售摘要：如果是销售业务，摘要可以写“销售 XX 商品给 XX 客户”。例如，小赵把一批电脑卖给了一家公司，摘要就可以写“销售电脑给 XX 公司”。这样能清楚地知道货物的去向。

其他摘要：除了进货和销售，有时候还会有一些其他的业务，比如商品的退货、盘盈盘亏等。对于这些业务，摘要也要写清楚。比如，商品退货的摘要可以写“XX 商品退货”。

五、填写收入、发出和结存数量

这部分是进销存明细分类账的核心内容，它直接反映了货物的进出和库存情况。

收入数量：收入数量就是购进商品的数量。比如，一家服装店进了 100 件 T 恤，那么在账本的收入数量栏就填写 100。在填写时，要注意和进货凭证上的数量一致。

发出数量：发出数量就是销售出去的商品数量。还是以服装店为例，如果卖出了 30 件 T 恤，那么在账本的发出数量栏就填写 30。同样，要和销售凭证上的数量核对好。

结存数量：结存数量就是库存的商品数量。它的计算公式是：结存数量 = 上一期的结存数量 + 本期的收入数量 - 本期的发出数量。比如，上一期 T 恤的结存数量是 50 件，本期购进 100 件，卖出 30 件，那么本期的结存数量就是 50 + 100 - 30 = 120 件。

六、填写收入、发出和结存金额

除了数量，金额也是很重要的信息。它能让我们知道每笔业务的价值和库存商品的总价值。

收入金额：收入金额就是购进商品的总金额。它等于购进商品的单价乘以数量。比如，购进 50 个篮球，每个篮球的单价是 80 元，那么收入金额就是 50 × 80 = 4000 元。

发出金额：发出金额就是销售商品的总金额。计算方法和收入金额类似，也是单价乘以数量。销售单价可能和购进单价不一样，要根据实际的销售价格来计算。

结存金额：结存金额就是库存商品的总价值。它的计算方法和结存数量的计算有点类似，不过要考虑单价的变化。一般来说，可以采用加权平均法来计算结存金额。这也不是绝对的，比如在一些小型店铺，商品的单价比较稳定，也可以采用先进先出法等其他方法。

七、使用建米软件辅助填写

在实际操作中，手动填写进销存明细分类账可能会比较麻烦，而且容易出错。这时候，可以试试建米软件。建米软件就像是一个智能的“账本助手”，它可以自动记录货物的进出情况。

比如，当我们进货时，只需要在软件里输入进货的信息，软件就能自动更新账本上的收入数量和金额。销售时也是一样，软件会快速计算出发出数量和金额，并实时更新结存情况。这样不仅提高了填写账本的效率，还能减少错误的发生。

八、定期核对和总结

填写完进销存明细分类账后，还需要定期进行核对和总结。这就像是给账本做一次“体检”，确保记录的准确性和完整性。

核对：要把账本上的记录和实际的库存进行核对。比如，每个月月底，我们可以对仓库里的货物进行盘点，看看实际的库存数量和账本上的结存数量是否一致。如果不一致，就要找出原因，可能是记录错误，也可能是货物丢失等情况。

总结：定期对进销存情况进行总结也很重要。我们可以通过分析账本上的数据，了解哪些商品销售得好，哪些商品需要调整进货策略。比如，如果发现某种商品的库存积压严重，就可以考虑降低进货量或者进行促销活动。

以上就是关于如何填写进销存明细分类账的一些方法和注意事项，希望能对大家有所帮助。

常见用户关注的问题：

一、进销存明细分类账需要记录哪些内容？

我听说好多人在记进销存明细分类账的时候都有点懵，不知道该记啥。其实弄清楚要记的内容，这账记起来就轻松多啦。

1. 进货信息

进货日期：记录货物什么时候进到仓库的，这样能清楚货物的入库时间顺序。

供应商：明确货物是从哪个供应商那里来的，方便后续和供应商对账、沟通。

货物名称：准确写出货物的具体名字，避免混淆。

数量：记录进货的具体数量，这是核算成本和库存的重要依据。

单价：每一件货物的进货价格，用于计算进货总成本。

2. 销售信息

销售日期：知道货物是什么时候卖出去的，有助于分析销售的时间规律。

客户：明确是卖给了哪个客户，方便跟踪客户的购买情况。

货物名称：和进货时的货物名称对应，保证记录的一致性。

数量：销售出去的货物数量，用于核算销售业绩和库存的减少。

单价：销售的单价，能算出销售总收入。

3. 库存信息

期初库存：每个核算周期开始时的库存数量和金额。

本期增加：也就是进货的数量和金额，反映库存的增加情况。

本期减少：即销售出去的数量和金额，体现库存的减少。

期末库存：核算周期结束时的库存数量和金额，是判断库存是否合理的重要数据。

4. 其他信息

备注：可以记录一些特殊情况，比如货物的质量问题、退换货情况等。

批次号：如果货物有批次区分，记录批次号有助于管理和追溯。

保质期：对于有保质期的货物，记录保质期能避免货物过期造成损失。建米软件可以很好地帮助我们整理和记录这些内容，让进销存明细分类账的记录更加准确和便捷。

二、进销存明细分类账多久记一次合适？

朋友说记进销存明细分类账的时间安排很让人头疼，不知道多久记一次才好。其实合适的记录频率能让我们及时掌握库存和销售情况。

1. 按业务量来定

业务量大：如果每天的进货、销售业务非常多，那最好每天都记录。这样能及时更新库存数据，避免因为业务繁忙而遗漏记录。

业务量适中：可以选择每周记录一次。每周对本周的进销存情况做一个总结，能保证数据的及时性和准确性。

业务量小：每个月记录一次也是可以的。不过要注意在每次进货或销售后做好简单的记录，方便月底汇总。

2. 按核算周期来定

月度核算：如果企业是按月进行财务核算的，那进销存明细分类账也最好每月记录一次，和财务核算周期保持一致，方便核对数据。

季度核算：有些企业按季度核算，那可以每季度记录一次。但在季度内也要做好日常的业务记录，防止数据丢失。

年度核算：虽然按年核算的情况比较少，但如果是这样，那至少每年要对进销存明细分类账进行一次全面的记录和整理。

3. 特殊情况的处理

促销活动期间：在促销活动期间，业务量可能会突然增加，这时候要增加记录的频率，比如每天甚至每半天记录一次，以便及时掌握销售和库存的变化。

新业务开展：当企业开展新的业务时，为了更好地跟踪新业务的进销存情况，最好每天记录，等业务稳定后再调整记录频率。

4. 借助软件提高效率

使用建米软件可以大大提高记录的效率。它可以根据我们设定的时间自动提醒我们记录，还能快速生成各种报表，让我们更轻松地掌握进销存情况。不管我们选择多久记录一次，建米软件都能帮助我们更好地管理进销存明细分类账。

三、进销存明细分类账记错了怎么办？

我就想知道，要是进销存明细分类账记错了可咋整。其实遇到这种情况也别慌，有办法解决的。

1. 发现错误的时间

当月发现：如果在记账的当月就发现了错误，处理起来相对简单。可以直接在原记录上进行修改，然后在修改处签名或盖章，注明修改日期。

跨月发现：要是跨月才发现错误，就不能直接修改原记录了。需要采用红字更正法或补充登记法来进行调整。

2. 红字更正法

适用情况：当记账凭证中的科目或金额错误，导致账簿记录错误时，就可以用红字更正法。

操作方法：先用红字填写一张与原错误记账凭证完全相同的记账凭证，在摘要栏注明“冲销某月某日某号凭证错误”，然后用红字登记入账，冲销原来的错误记录。再用蓝字填写一张正确的记账凭证，在摘要栏注明“更正某月某日某号凭证错误”，并据以登记入账。

3. 补充登记法

适用情况：如果记账凭证中的科目正确，但所记金额小于应记金额，导致账簿记录错误，就可以采用补充登记法。

操作方法：将少记的金额用蓝字填制一张与原记账凭证应借、应贷科目完全相同的记账凭证，在摘要栏注明“补充某月某日某号凭证少记金额”，然后据以登记入账，补充少记的金额。

4. 借助软件纠错

建米软件在处理错误记录方面也很有优势。它可以记录每一次的修改操作，方便我们追溯错误的来源和修改过程。而且软件还能进行数据的自动校验，当我们输入的数据可能存在错误时，会及时提醒我们，减少错误的发生。如果真的记错了，建米软件也能帮助我们按照正确的方法进行更正，让我们的进销存明细分类账更加准确。

四、进销存明细分类账和财务账有什么关系？

朋友推荐我好好了解一下进销存明细分类账和财务账的关系，说这对企业管理很重要。其实它们之间联系紧密又有区别。

1. 数据来源相关

进销存数据是基础：进销存明细分类账记录的进货、销售和库存信息，是财务账核算成本和收入的重要依据。比如，财务账中的主营业务成本就是根据进销存明细分类账中的销售数量和进货成本计算出来的。

财务账反映资金流向：财务账会记录企业的资金收支情况，而进销存业务中的进货付款和销售收款都会在财务账中体现，两者的数据是相互关联的。

2. 核算目的不同

进销存明细分类账：主要目的是管理企业的库存和物流，通过记录货物的进出情况，掌握库存数量和价值的变化，以便合理安排采购和销售计划。

财务账：侧重于反映企业的财务状况和经营成果，通过对各项收入、成本、费用的核算，计算企业的利润和资产负债情况。

3. 记账方法有别

进销存明细分类账：一般采用数量金额式明细账进行记录，同时记录货物的数量和金额，方便对库存进行管理。

财务账：采用借贷记账法，按照会计科目进行分类核算，更注重资金的流向和会计要素的平衡。

4. 相互验证和监督

通过对比进销存明细分类账和财务账的数据，可以发现是否存在错误或异常情况。如果两者的数据不一致，就需要查找原因，进行调整。建米软件可以将进销存明细分类账和财务账的数据进行整合，方便我们进行对比和分析，让企业的管理更加科学和高效。