小超市用进销存excel表格如何联用？能替代专业进销存软件吗？

一、什么是进销存Excel表格联用

在日常的企业经营或者小生意里，我们经常会用到Excel表格来记录进货、销售和库存的情况。所谓进销存Excel表格联用，其实就是把记录进货、销售和库存的这三张表格关联起来，让它们的数据能够相互流通、相互影响。比如说，当我们在进货表格里记录了一批新的货物进来，通过联用设置，库存表格里对应的货物数量就能自动增加；当我们在销售表格里记录了一笔销售订单，库存表格里的数量又会自动减少。这样一来，我们就不用手动在不同表格里反复修改数据，既节省了时间，又能减少出错的概率。

二、联用前的准备工作

统一数据格式：这是非常重要的一步。在开始联用之前，我们要确保进货、销售和库存这三张表格里的数据格式是一样的。比如货物名称，在进货表格里叫“苹果手机”，在销售表格里就不能写成“iPhone手机”，不然电脑就没办法识别它们是同一种货物，也就没办法准确地进行数据关联。再比如说日期格式，都统一成“年/月/日”这样的形式，避免因为格式不同而导致数据混乱。

建立唯一标识：为每一种货物设置一个唯一的编号。就好比每个人都有一个身份证号一样，每一种货物也有一个专属的编号。这样在进行数据关联的时候，系统就能通过这个编号准确地找到对应的货物信息。比如我们有不同型号的手机，就可以用“SJ001”“SJ002”这样的编号来区分，不管是在进货、销售还是库存表格里，只要看到这个编号，就知道是哪种手机了。

规划表格结构：合理规划每张表格的列和行。进货表格里可以包含进货日期、货物编号、货物名称、进货数量、进货单价等信息；销售表格里可以有销售日期、货物编号、货物名称、销售数量、销售单价等；库存表格则要有货物编号、货物名称、初始库存、当前库存等。这样清晰的表格结构能让我们在后续的联用操作中更加方便。

三、实现进货与库存表格的联用

使用VLOOKUP函数：这个函数就像是一个小侦探，能在不同的表格里找到我们需要的数据。比如说，我们在进货表格里记录了一批新的货物进来，要让库存表格里的数量自动增加。我们可以在库存表格里使用VLOOKUP函数，根据货物编号去进货表格里查找对应的进货数量，然后把这个数量加到库存表格的当前库存里。举个例子，库存表格里“苹果手机”的当前库存是100台，进货表格里记录了新进货50台，通过VLOOKUP函数就能把这50台加到库存里，让库存变成150台。

设置数据更新规则：为了保证库存数据的实时性，我们要设置好数据更新规则。可以定期手动更新，比如每天下班前更新一次；也可以设置自动更新，当进货表格里有新的数据录入时，库存表格能自动进行数据关联和更新。不过要注意的是，自动更新可能会消耗一定的电脑性能，所以要根据自己的电脑配置来选择合适的更新方式。

数据验证与核对：在完成联用设置后，要对数据进行验证和核对。随便选几种货物，手动计算一下它们的库存数量，然后和库存表格里通过联用得到的数据进行对比，看看是否一致。如果发现数据有差异，就要检查函数设置或者数据录入是否有问题，及时进行修正。

四、实现销售与库存表格的联用

运用SUMIF函数：SUMIF函数可以根据我们设定的条件来对数据进行求和。在销售与库存表格联用中，我们可以用它来统计某种货物的销售总量。比如在销售表格里，根据货物编号筛选出“苹果手机”的所有销售记录，然后用SUMIF函数把这些销售数量加起来，再用库存表格里的初始库存减去这个销售总量，就能得到当前的库存数量。

设置库存预警：当某种货物的库存数量低于一定水平时，我们要及时得到提醒，以免出现缺货的情况。可以在库存表格里设置条件格式，当库存数量小于某个数值时，单元格的颜色会发生变化，或者弹出提示框。比如说，我们设置“苹果手机”的库存预警值是20台，当库存数量降到20台以下时，单元格就会变成红色，提醒我们要及时进货了。

处理销售退货情况：在实际经营中，难免会遇到销售退货的情况。当发生退货时，我们要在销售表格里记录退货信息，同时让库存表格里的数量相应增加。可以通过修改销售数量为负数的方式来实现，然后重新计算库存数量。比如之前销售了10台“苹果手机”，现在有2台退货，就在销售表格里把这2台记录为 -2，库存表格里的数量就会自动增加2台。

五、进销存表格联用的注意事项

数据安全与备份：Excel表格里的数据非常重要，一旦丢失或者损坏，可能会给我们带来很大的麻烦。所以要定期对进销存表格进行备份，可以备份到外部硬盘、云盘等地方。要设置好表格的访问权限，避免无关人员误操作或者篡改数据。

函数使用的准确性：在使用VLOOKUP、SUMIF等函数时，要确保函数的参数设置正确。一个小小的参数错误，可能会导致数据计算错误。如果对函数不太熟悉，可以多查阅相关的资料或者请教有经验的人。

表格的可扩展性：随着业务的发展，我们可能会需要在表格里添加新的列或者行。在进行联用设置时，要考虑到表格的可扩展性，让新的数据也能顺利地参与到联用中。比如说，以后我们可能要记录货物的供应商信息，就要确保在添加这个新列后，不会影响到原有的联用功能。

六、建米软件助力进销存管理

虽然Excel表格在一定程度上能满足我们的进销存管理需求，但当业务规模变大、数据量增多时，可能会显得力不从心。这时候可以试试建米软件，它是一款专业的进销存管理工具。建米软件可以实现进货、销售、库存数据的实时同步和自动更新，不用像在Excel里那样手动设置复杂的函数和规则。而且它还能生成各种详细的报表，让我们对业务情况一目了然。比如说，通过建米软件，我们可以快速了解某种货物的进货成本、销售利润、库存周转率等信息，为我们的经营决策提供有力的支持。

以上就是关于进销存Excel表格如何联用的一些介绍和方法，希望能帮助大家更好地管理自己的进销存业务。

常见用户关注的问题：

一、进销存 Excel 表格联用能提高工作效率吗？

我听说很多人都在讨论进销存 Excel 表格联用的事儿，我就想知道这真能提高工作效率吗？毕竟大家工作都挺忙的，要是能提高效率那就太好了。

数据录入方面： - 可以将进货、销售和库存的数据分别录入不同的工作表，这样条理清晰，录入时不容易出错。比如进货数据可以按日期、供应商、商品名称等分类录入。 - 利用 Excel 的数据验证功能，对录入的数据进行限制，确保数据的准确性。例如，规定数量必须为正整数。 - 还能设置自动计算功能，当录入进货数量和单价后，自动算出进货金额。 - 可以通过复制粘贴功能快速录入大量相同格式的数据，节省时间。

数据分析方面： - Excel 有强大的函数功能，像 SUM、AVERAGE 等，可以快速计算进货总量、平均销售价格等。 - 能制作各种图表，如柱状图、折线图等，直观展示进销存数据的变化趋势，方便发现问题。 - 可以进行数据筛选和排序，快速找到需要的数据。比如按销售金额排序，找出畅销商品。 - 还能通过数据透视表对数据进行多角度分析，深入了解业务情况。

协同工作方面： - 可以将 Excel 文件共享给团队成员，大家可以同时进行数据录入和修改。 - 利用 Excel 的批注功能，成员之间可以进行沟通和交流。 - 可以设置不同的权限，保证数据的安全性。比如只有管理员能修改某些关键数据。 - 方便与其他部门共享数据，促进部门间的协作。

建米软件助力：建米软件可以与进销存 Excel 表格联用，进一步提升工作效率。它能对 Excel 中的数据进行智能分析，提供更精准的决策建议。还能实现数据的实时同步，让团队成员随时掌握最新信息。

二、进销存 Excel 表格联用有哪些注意事项？

朋友说在使用进销存 Excel 表格联用时有些地方得注意，我就一下到底有哪些注意事项呢。

数据准确性方面： - 录入数据时要仔细核对，避免输入错误。比如数量和金额不能输错。 - 定期对数据进行检查和修正，确保数据的及时性和准确性。 - 注意数据的一致性，不同工作表之间的数据要相互匹配。 - 对重要数据进行备份，防止数据丢失。

格式规范方面： - 统一表格的格式，包括字体、字号、颜色等，让表格看起来整洁美观。 - 对不同类型的数据采用不同的格式，如日期格式、货币格式等。 - 合理设置列宽和行高，避免数据显示不全。 - 为表格添加表头和标题，方便理解表格内容。

公式和函数使用方面： - 确保公式和函数的使用正确，避免计算错误。 - 对公式和函数进行注释，方便他人理解。 - 当数据发生变化时，要及时更新公式和函数。 - 不要过度使用复杂的公式和函数，以免增加出错的概率。

建米软件辅助：建米软件可以帮助检查进销存 Excel 表格中的数据准确性和格式规范。它能自动识别错误的数据和不规范的格式，并给出提示。还能对公式和函数进行验证，确保计算结果的正确性。

三、怎样用进销存 Excel 表格联用进行库存管理？

我想知道怎样用进销存 Excel 表格联用进行库存管理，感觉这对企业来说挺重要的。

库存数据记录方面： - 详细记录每一笔进货和销售的商品信息，包括商品名称、规格、数量等。 - 记录库存的初始数量和当前数量，方便随时了解库存情况。 - 对库存商品进行分类管理，如按类别、品牌等分类。 - 记录库存的存放位置，便于查找和盘点。

库存预警设置方面： - 根据历史销售数据和业务需求，设置合理的库存预警线。 - 当库存数量低于预警线时，能及时发出提醒。 - 可以通过条件格式设置，让低于预警线的库存数据突出显示。 - 定期检查预警设置是否合理，根据实际情况进行调整。

库存盘点方面： - 定期进行库存盘点，将实际库存与 Excel 表格中的数据进行核对。 - 对盘点中发现的差异进行分析和处理，找出原因。 - 可以采用抽样盘点的方法，提高盘点效率。 - 盘点后及时更新 Excel 表格中的库存数据。

建米软件支持：建米软件可以与进销存 Excel 表格联用，实现库存的实时监控和管理。它能自动更新库存数据，当库存发生变化时及时通知相关人员。还能对库存数据进行分析，提供优化库存的建议。

四、进销存 Excel 表格联用适合小公司吗？

朋友推荐说小公司可以考虑进销存 Excel 表格联用，我就想知道这真的适合小公司吗？小公司资源有限，得找个合适的方法。

成本方面： - Excel 是免费软件，不需要额外购买，能节省软件成本。 - 小公司员工一般都熟悉 Excel 的基本操作，不需要额外培训，节省培训成本。 - 可以根据公司需求自行设计表格，不需要购买昂贵的专业软件。 - 数据存储在本地，不需要支付云存储费用。

灵活性方面： - 可以根据公司的业务流程和需求，灵活设计表格的格式和内容。 - 能随时对表格进行修改和调整，适应业务的变化。 - 可以与其他软件进行联用，如财务软件等，实现数据的共享和交互。 - 小公司业务相对简单，Excel 表格能满足基本的进销存管理需求。

操作难度方面： - Excel 的操作相对简单，小公司员工容易上手。 - 不需要复杂的技术支持，员工自己就能完成数据的录入和分析。 - 可以通过简单的培训，让员工掌握 Excel 的高级功能，提高工作效率。 - 对于小公司来说，不需要专业的 IT 人员维护系统。

建米软件适配：建米软件可以与进销存 Excel 表格联用，为小公司提供更强大的功能。它能对 Excel 表格中的数据进行深度分析，提供更精准的决策支持。还能根据小公司的需求进行定制化开发，满足不同的业务需求。