小老板用 WPS 制作进销存管理表，免费功能够用吗？

一、什么是进销存以及用WPS制作的好处

简单来说，进销存就是企业管理过程中采购（进）、入库（存）、销售（销）的动态管理过程。记录着企业从原材料采购、产品生产、商品销售等一系列活动的信息，就像一个企业运营的“账本”。

用WPS制作进销存的好处可不少：

WPS是大家比较熟悉的办公软件，很多人电脑里都有，不用再额外花钱去购买专门的进销存软件，能节省成本。操作相对简单，只要你会用WPS的表格功能，就可以尝试制作进销存表格。而且，WPS表格的功能也很强大，能够满足一般中小企业或者个体商户的进销存管理需求。比如说，你是开小超市的，用WPS制作的进销存表格就能清楚记录每天进了多少货、卖了多少货、还剩下多少货。

二、制作前的准备工作

明确需求

在动手制作之前，得先想清楚自己的需求。不同的行业、不同的企业规模，对进销存管理的要求是不一样的。如果你是做服装生意的，可能需要记录衣服的款式、颜色、尺码等信息；要是开餐厅，就需要关注食材的种类、进货日期、保质期等。先把自己需要管理的信息列出来，这样制作的时候才不会遗漏重要内容。

收集数据

收集好现有的库存数据、进货数据和销售数据。比如，你要统计仓库里现有的商品数量、最近一段时间的进货明细以及销售记录。这些数据是制作进销存表格的基础，数据准确了，表格才能发挥作用。就像建房子，地基打得好，房子才牢固。

规划表格结构

规划一下进销存表格的结构。一般来说，一个完整的进销存表格会包括表头和数据区。表头就是表格最上面一行，用来标注每一列数据的名称，比如“商品名称”“进货数量”“销售数量”“库存数量”等。数据区就是用来填写具体的数据。你可以在纸上先画一个草图，规划好每一列要放什么内容，这样在WPS里制作的时候就会更有条理。

三、创建进销存表格

打开WPS表格

双击打开WPS软件，然后选择“表格”，新建一个空白表格。这就相当于你拿到了一张白纸，接下来就可以在上面“画画”，制作你的进销存表格了。

设置表头

在表格的第一行输入表头信息。根据前面规划的内容，依次输入“商品编号”“商品名称”“规格型号”“单位”“期初库存”“本期进货”“本期销售”“期末库存”等。输入完后，可以选中表头这一行，设置一下字体、字号和颜色，让表头看起来更醒目。比如，把字体加粗、字号调大一点，颜色设置成蓝色，这样一眼就能看到表头的内容。

输入基础数据

从第二行开始，输入商品的基础数据。按照表头的要求，依次填写每个商品的相关信息。比如，商品编号可以自己设定一个规则，方便识别和管理；商品名称要写准确，不能有歧义；规格型号、单位等信息也要填写完整。在输入数据的时候，要注意数据的准确性，不能输错，不然会影响后面的统计和分析。

四、设置公式进行数据计算

计算期末库存

期末库存的计算公式是：期末库存 = 期初库存 + 本期进货 - 本期销售。在WPS表格里，我们可以用公式来自动计算期末库存。比如，在“期末库存”这一列对应的单元格里输入“=E2+F2-G2”（假设“期初库存”在E列，“本期进货”在F列，“本期销售”在G列，行号根据实际情况调整），然后按下回车键，就可以计算出第一个商品的期末库存。接着，把鼠标指针放在这个单元格的右下角，当指针变成黑色的“十”字时，按住鼠标左键向下拖动，就可以自动计算出其他商品的期末库存。

统计进货总量和销售总量

如果你想知道一段时间内的进货总量和销售总量，可以使用SUM函数。在表格的下方空白处，输入“进货总量”和“销售总量”，然后在对应的单元格里分别输入“=SUM(F:F)”（统计“本期进货”这一列的总和）和“=SUM(G:G)”（统计“本期销售”这一列的总和），按下回车键，就可以得到进货总量和销售总量。

五、数据的维护和更新

及时记录新数据

在日常经营过程中，只要有进货或者销售的情况发生，就要及时在进销存表格里记录下来。比如，今天进了一批新货，就马上在“本期进货”这一列对应的商品行里增加相应的数量；卖出去了一些商品，就在“本期销售”这一列记录销售数量。这样才能保证表格里的数据是最新的、准确的。

定期核对数据

定期对进销存表格里的数据进行核对。可以每个月或者每个季度进行一次，把表格里的数据和实际的库存数量进行对比。如果发现有差异，要及时查找原因，看看是数据录入错误，还是有其他情况。比如说，仓库里的实际库存比表格里记录的少，可能是有商品被盗、损坏或者记录错误等原因，要及时处理。

备份数据

为了防止数据丢失，要定期备份进销存表格。可以把表格保存到本地硬盘的其他分区，也可以上传到云端存储，比如WPS云文档。这样，即使电脑出现故障或者数据丢失，也能找回之前的数据。

六、使用工具辅助管理

当企业业务逐渐复杂，使用WPS制作的进销存表格可能在功能和效率上有些力不从心，比如数据的分析和处理不够智能，操作也可能变得繁琐。这时候可以试试建米软件，它能为企业提供更专业、更全面的进销存管理解决方案。建米软件可以自动关联库存、进货和销售数据，实时更新库存信息，还能生成各种详细的报表，帮助企业更好地进行数据分析和决策，让管理变得更加轻松高效。

以上就是使用WPS制作进销存的详细步骤和方法，希望能帮助你更好地管理企业的进销存业务。

常见用户关注的问题：

一、用 WPS 制作进销存，数据录入方便吗？

我听说很多人在尝试用 WPS 制作进销存，就想知道数据录入到底方不方便。其实这是大家很关心的一个点，毕竟数据录入可是个基础又重要的活儿。

以下是关于这个问题的具体分析：

操作界面熟悉度：WPS 的界面大家都比较熟悉，就像平时用它做文档、表格一样。对于经常用 WPS 的人来说，在里面录入进销存数据不会觉得很陌生，能快速上手。

数据模板设置：可以自己设置数据录入的模板，比如进货、销售、库存等不同的模板。这样每次录入数据的时候，按照模板来填，就很有规律，不容易出错。

批量录入功能：要是有大量的数据需要录入，WPS 也有批量录入的功能。可以把数据整理好，一次性导入，能节省不少时间和精力。

数据校验机制：它有一定的数据校验机制，比如录入的数据格式不对，或者数量、金额等超出了合理范围，系统会提醒你，避免错误的数据进入系统。

与其他软件的兼容性：如果你的数据是从其他软件里来的，WPS 也能很好地兼容，方便把数据导进来。要是数据量特别大、特别复杂，WPS 可能就有点力不从心了，这时候建米软件可能就是个更好的选择，它在处理大规模数据录入方面有更专业的功能。

二、WPS 制作的进销存能进行数据分析吗？

朋友说用 WPS 做进销存挺实用的，我就想知道它能不能进行数据分析呢？毕竟做进销存可不仅仅是记录数据，还得分析数据来指导业务呢。

下面来看看具体情况：

基础图表功能：WPS 有很强大的图表功能，能把录入的进销存数据做成各种图表，像柱状图、折线图、饼图等。通过这些图表，能很直观地看到进货、销售、库存的变化趋势。

数据筛选与排序：可以对数据进行筛选和排序，比如筛选出某个时间段内的销售数据，或者按照销售额对商品进行排序。这样能快速找到你想要的数据，进行针对性的分析。

函数计算功能：WPS 有丰富的函数，能进行各种计算，比如计算销售额、成本、利润等。通过函数计算，能更深入地了解业务的财务状况。

数据透视表：数据透视表是个很厉害的工具，能对数据进行多维度的分析。比如可以从商品类别、销售渠道等不同角度来分析销售数据，发现潜在的问题和机会。

局限性与建米软件的优势：WPS 的数据分析功能相对来说还是有一定局限性的，对于一些复杂的数据分析需求，可能无法满足。建米软件在这方面就有更强大的功能，能进行更深入、更专业的数据分析，帮助企业更好地决策。

三、用 WPS 制作的进销存安全性能怎么样？

假如你用 WPS 做了进销存，肯定会关心它的安全性能怎么样。毕竟里面可是有很多重要的业务数据呢，安全要是没保障，那可就麻烦了。

下面来详细说说：

文件加密功能：WPS 有文件加密功能，你可以给制作的进销存文件设置密码。这样只有知道密码的人才能打开文件，保证了数据的基本安全。

自动保存功能：它有自动保存功能，就算遇到突然断电、死机等情况，数据也不会丢失，避免了辛苦录入的数据白费。

云存储安全：如果把文件存到 WPS 的云空间里，WPS 也有一定的安全措施来保护数据。云存储也存在一定的风险，比如网络安全问题。

数据备份与恢复：你可以定期对进销存文件进行备份，以防万一。要是文件损坏或者丢失了，还能从备份里恢复数据。

安全漏洞与建米软件的保障：WPS 毕竟是通用的办公软件，在进销存数据安全方面可能没有专门的软件那么专业。建米软件在安全方面有更完善的保障体系，能更好地防止数据泄露、黑客攻击等问题，让你的数据更安全。

四、WPS 制作的进销存能和其他软件对接吗？

朋友推荐用 WPS 做进销存，我就想知道它能不能和其他软件对接。现在企业里可能会用到很多不同的软件，要是能对接起来，工作效率肯定能提高不少。

下面来探讨一下：

常见办公软件对接：WPS 和其他常见的办公软件，比如 Excel 等，有很好的兼容性。可以很方便地把数据在不同软件之间导入导出，实现数据的共享。

财务软件对接：如果企业有财务软件，WPS 制作的进销存数据也能和财务软件对接。这样可以把销售、进货等数据自动同步到财务软件里，方便进行财务核算。

电商平台对接：对于一些电商企业来说，要是能把 WPS 制作的进销存和电商平台对接，就能实时获取订单数据，及时安排发货和补货。

客户关系管理软件对接：和客户关系管理软件对接后，可以把客户的购买信息和进销存数据关联起来，更好地了解客户需求，进行精准营销。

对接的局限性与建米软件的优势：WPS 在和一些专业软件对接时可能会有一定的局限性。建米软件在软件对接方面有更强大的功能，能和更多的专业软件无缝对接，让企业的信息系统更加集成化。