小商铺用进销存的手工账本有啥用？能节省多少成本？

一、什么是进销存手工账本

在咱们日常生活里，不管是小商店老板，还是做小生意的个体户，都会接触到进销存手工账本。简单来说，进销存手工账本就是用来记录商品的进货、销售和库存情况的账本。

进货记录：这部分记录了商家采购商品的相关信息，比如进货的日期、商品的名称、数量、单价以及供应商等。就好比开一家文具店，老板进了一批笔记本，在账本上就要详细记录进了多少本，每本多少钱，是从哪个供应商那里进的货。

销售记录：记录商品销售出去的情况，包括销售日期、商品名称、销售数量、单价和客户信息等。还是以文具店为例，有顾客买了几本笔记本，老板就要在账本上记清楚什么时候卖出去的，卖给了谁，卖了多少钱。

库存记录：根据进货和销售的情况，实时更新商品的库存数量。每次进货后库存增加，销售后库存减少。这样就能随时知道店里还剩下多少商品。

二、帮助了解经营状况

通过记录进销存手工账本，商家可以清晰地了解自己的经营状况。

掌握销售趋势：从销售记录中，我们可以分析出哪些商品卖得好，哪些商品卖得不好。比如一家水果店，通过查看账本发现最近一段时间苹果的销量一直很高，而香蕉的销量比较低。那么老板就可以根据这个情况，多进一些苹果，少进一些香蕉，避免香蕉积压库存。

计算利润：利润是每个商家都关心的问题。通过手工账本，我们可以很容易地计算出利润。用销售的总收入减去进货的总成本，就能得到利润。比如一个小饰品店老板，一个月的销售总收入是 5000 元，进货总成本是 3000 元，那么这个月的利润就是 2000 元。这样老板就能清楚地知道自己赚了多少钱。

评估经营效益：除了利润，还可以通过其他指标来评估经营效益。比如库存周转率，它反映了商品从进货到销售出去的速度。如果库存周转率高，说明商品销售得快，资金回笼也快；反之，如果库存周转率低，说明商品积压，资金占用时间长。通过手工账本记录的数据，就可以计算出库存周转率，从而评估经营效益。

三、方便库存管理

库存管理对于商家来说非常重要，而进销存手工账本在这方面能起到很大的作用。

防止缺货：通过记录库存数量，商家可以及时了解商品的库存情况。当库存数量接近安全库存时，就可以及时补货，避免缺货情况的发生。比如一家超市，通过查看账本发现某种饮料的库存只剩下几瓶了，而这种饮料平时销量很好，那么超市老板就会赶紧联系供应商补货，以免顾客来买的时候没有货，影响生意。

避免积压：另一方面，也可以防止库存积压。如果发现某种商品的库存一直居高不下，销售速度很慢，商家就可以采取一些促销措施，比如打折、满减等，尽快把库存清理掉。比如一家服装店，有一批衣服卖了很久都没卖出去，通过账本发现库存还有很多，老板就可以搞一个促销活动，吸引顾客购买，减少库存积压。

盘点库存：在进行库存盘点时，手工账本可以作为一个重要的参考依据。商家可以根据账本上记录的库存数量，与实际的库存数量进行核对，找出差异并分析原因。比如在盘点仓库时，发现某种商品的实际库存比账本上记录的少了几件，那么就需要查找是销售记录有误，还是存在丢失、损坏等情况。

四、便于成本控制

成本控制是商家提高利润的重要手段，进销存手工账本可以帮助商家更好地控制成本。

采购成本控制：在采购商品时，通过查看账本上的进货记录，可以了解不同供应商的价格和质量情况。这样在下次采购时，就可以选择价格更合理、质量更好的供应商，降低采购成本。比如一家餐厅老板，通过查看账本发现之前从 A 供应商那里进的蔬菜价格比 B 供应商高，而且质量也差不多，那么下次采购蔬菜时就可以选择 B 供应商。

销售成本控制：销售成本包括运输成本、促销成本等。通过手工账本记录销售情况，可以分析出不同销售渠道、促销活动的成本和收益。比如一家电商卖家，通过账本发现参加某个促销活动虽然增加了销量，但由于促销成本太高，利润并没有增加多少。那么下次就可以考虑调整促销策略，降低销售成本。

库存成本控制：库存成本包括仓储成本、资金占用成本等。通过合理管理库存，避免库存积压，可以降低库存成本。比如一家家具店，通过手工账本控制库存数量，减少了仓库的占用面积，降低了仓储成本。也减少了资金的占用，提高了资金的使用效率。

五、应对突发情况

在经营过程中，难免会遇到一些突发情况，进销存手工账本可以帮助商家更好地应对这些情况。

应对供应商问题：如果供应商出现问题，比如供应中断、质量问题等，商家可以通过查看账本，了解之前的进货情况，寻找其他合适的供应商。比如一家面包店，原来的面粉供应商突然停止供货，老板可以通过账本查看之前是否有其他供应商，或者联系新的供应商，保证面包的正常生产。

应对市场变化：市场需求是不断变化的，当市场需求发生变化时，商家可以根据手工账本上的销售记录，及时调整经营策略。比如在夏天，一家冷饮店通过账本发现某种口味的冰淇淋销量突然下降，而另一种口味的冰淇淋销量上升，那么老板就可以多进一些销量上升的冰淇淋，少进一些销量下降的冰淇淋。

应对财务审计：在进行财务审计时，手工账本可以作为重要的财务凭证。它记录了企业的经营活动和财务状况，能够为审计提供准确的数据支持。比如一家企业在接受税务审计时，通过提供详细的进销存手工账本，证明了自己的经营活动合法合规，避免了不必要的麻烦。

六、建米软件助力进销存管理

虽然进销存手工账本有很多优点，但也存在一些不足之处，比如记录繁琐、容易出错、查询不方便等。这时候，就可以试试建米软件。

建米软件可以实现进销存管理的自动化和信息化。它可以自动记录进货、销售和库存信息，减少人工记录的工作量和错误率。还可以提供实时的数据分析和报表生成功能，让商家更直观地了解经营状况。比如商家可以通过建米软件快速查询某种商品的进货数量、销售数量和库存数量，还可以生成利润报表、库存报表等，为决策提供有力的支持。

进销存手工账本在商家的经营过程中有着重要的作用，它可以帮助商家了解经营状况、管理库存、控制成本、应对突发情况等。而建米软件则可以进一步提升进销存管理的效率和准确性，商家可以根据自己的实际情况选择使用。

常见用户关注的问题：

一、进销存手工账本和电子账本哪个更好用？

我听说很多人在选择账本方式的时候都挺纠结的，不知道手工账本和电子账本到底哪个更适合自己。其实这两种账本各有各的好处，下面咱们就来仔细聊聊。

使用便捷性方面

手工账本：得一笔一笔地记录，要是数据多了，那工作量可不小，而且查找某个数据的时候，还得一页页地翻，挺麻烦的。

电子账本：只要在电脑上操作就行，录入数据快，查找数据也方便，用个搜索功能就能快速定位。

安全性方面

手工账本：要是不小心弄丢了或者被损坏了，数据就没了，很难恢复。

电子账本：可以定期备份，就算电脑出问题了，数据也能找回来，相对来说更安全。建米软件的电子账本就有很好的数据备份功能，能保障数据安全。

成本方面

手工账本：只需要买账本和笔，成本比较低。

电子账本：可能需要购买相关软件，成本会高一些。不过从长期来看，电子账本能提高工作效率，节省人力成本。

准确性方面

手工账本：人工记录容易出错，一旦写错了，修改起来也比较麻烦。

电子账本：有计算功能，能自动计算数据，减少错误率。

二、进销存手工账本适合哪些类型的企业？

朋友说有些企业用手工账本用得挺好的，我就想知道到底哪些企业适合用手工账本呢。其实不同规模和业务类型的企业，对账本的需求也不一样。

小型企业

小型企业业务量相对较少，交易数据也不多，使用手工账本就可以满足日常的记录需求，而且成本低，操作简单。比如一些小商店、小作坊等。

业务简单的企业

如果企业的业务比较单一，进销存流程不复杂，手工账本就能清晰地记录每一笔交易。像一些只销售单一产品的企业。

对成本敏感的企业

手工账本只需要购买账本和笔，不需要投入大量资金购买软件和设备，对于资金有限的企业来说是个不错的选择。

注重传统管理方式的企业

有些企业习惯了传统的管理方式，觉得手工账本更有“感觉”，能随时查看账本，掌握企业的经营情况。

三、进销存手工账本记录有哪些常见错误？

我就想知道在记录进销存手工账本的时候，大家都容易犯哪些错误。其实这些错误可能会影响企业对经营情况的判断，下面咱们就来看看。

数据录入错误

有时候可能会把数字写错，比如把 100 写成 10，或者把数量和金额弄混。这就会导致账本数据不准确，影响企业的决策。

漏记或重复记录

业务繁忙的时候，可能会忘记记录某一笔交易，或者不小心重复记录了。这样会让账本数据和实际情况不符。

分类错误

把不同类型的商品或业务记录到了错误的类别里，会影响对各类业务的统计和分析。

计算错误

在计算库存数量、成本、利润等数据的时候，可能会出现计算错误，导致数据不准确。建米软件的电子账本可以避免这些计算错误，提高数据的准确性。

四、如何提高进销存手工账本的记录效率？

假如你用手工账本记录进销存数据，肯定希望能提高记录效率，节省时间和精力。下面就给大家分享一些方法。

制定规范的记录流程

明确每一步的操作要求，比如先记录日期、再记录商品名称、数量等，这样可以避免混乱，提高记录速度。

使用简便的记录工具

选择好写的笔和合适的账本，能让记录更加顺畅。还可以准备一些便签纸，方便随时记录重要信息。

定期整理账本

及时清理账本上的无用信息，把数据分类整理好，这样查找和记录都会更方便。

培训员工

如果是多人记录账本，要对员工进行培训，让他们掌握正确的记录方法和技巧，提高整体的记录效率。建米软件也有相关的培训服务，可以帮助企业更好地管理进销存。