客户真实采购记录在进销存管理里啥东西得保留3年？能替代人工记录吗？

一、了解进销存管理

在日常的商业活动中，进销存管理可是相当重要的一环。简单来说，进销存管理就是对企业生产经营中商品的采购（进）、入库（存）、销售（销）的动态管理过程。比如一家小超市，每天要进货，把货物存放在仓库和货架上，然后再把商品卖出去，这一系列的操作都属于进销存管理的范畴。

有效的进销存管理能够帮助企业合理安排采购、控制库存、提高销售效率，从而提升企业的经济效益。想象一下，如果超市进了太多某种商品，卖不出去，就会积压库存，占用资金；要是进少了，又会出现缺货的情况，损失顾客和利润。做好进销存管理对企业的生存和发展至关重要。

二、需要保留3年的单据凭证

采购发票：采购发票是企业采购商品时取得的重要凭证。它记录了采购商品的名称、数量、单价、金额等详细信息。保留采购发票3年，一方面是为了在税务审计时能够证明企业采购成本的真实性和合法性。比如，税务部门在检查企业纳税情况时，会查看采购发票来核实企业的成本列支是否准确。另一方面，当企业与供应商发生纠纷时，采购发票也是重要的证据。例如，供应商提供的商品质量有问题，企业要求退货退款，采购发票就可以证明购买的商品数量和价格等信息。建米软件可以对采购发票进行电子化管理，方便企业随时查询和调用，避免了纸质发票丢失或损坏的风险。

销售发票：销售发票是企业销售商品时开具给客户的凭证。它同样记录了销售商品的关键信息，对于企业来说，销售发票是确认销售收入的重要依据。保留3年销售发票，有助于企业准确核算各年度的销售收入和利润，为企业的财务分析和决策提供可靠的数据支持。在客户要求退换货或者发生销售纠纷时，销售发票可以作为交易的原始记录，帮助企业妥善处理问题。

出入库单据：出入库单据包括入库单和出库单。入库单记录了商品进入仓库的时间、名称、数量等信息，出库单则记录了商品从仓库发出的相关情况。这些单据是企业库存管理的重要依据，通过出入库单据，企业可以清晰地了解库存的增减变化情况。保留3年出入库单据，能够帮助企业进行库存盘点和成本核算。比如，在每年年末进行库存盘点时，通过对比出入库单据和实际库存数量，就可以发现是否存在库存差异，及时查找原因并进行处理。

三、财务报表及相关记录

月度财务报表：月度财务报表通常包括资产负债表、利润表和现金流量表等。这些报表反映了企业在一个月内的财务状况、经营成果和现金流量情况。保留3年月度财务报表，企业可以对各月的财务数据进行对比分析，了解企业的经营趋势。例如，通过对比不同月份的利润表，企业可以发现哪些月份的盈利能力较强，哪些月份存在问题，从而及时调整经营策略。月度财务报表也是企业向管理层、股东等利益相关者汇报财务情况的重要资料。

成本核算记录：成本核算记录详细记录了企业生产经营过程中各项成本的发生情况，包括原材料成本、人工成本、制造费用等。保留3年成本核算记录，有助于企业准确计算产品成本，制定合理的价格策略。比如，企业可以通过分析不同时期的成本核算记录，找出成本变动的原因，采取措施降低成本。如果发现原材料成本上升，企业可以与供应商协商降低价格或者寻找新的供应商。

税务申报记录：税务申报记录是企业向税务部门申报纳税的相关资料，包括纳税申报表、税务审计报告等。保留3年税务申报记录，是为了应对税务部门的检查和审计。税务部门可能会对企业过去3年的纳税情况进行检查，如果企业能够提供完整准确的税务申报记录，就可以避免不必要的税务风险。税务申报记录也可以帮助企业总结纳税经验，合理规划税务筹划。

四、合同协议类文件

采购合同：采购合同是企业与供应商签订的关于采购商品的协议，它规定了双方的权利和义务，包括商品的规格、数量、价格、交货时间、质量标准等重要条款。保留3年采购合同，在合同执行过程中，如果出现供应商交货延迟、商品质量不符合要求等问题，企业可以依据采购合同追究供应商的责任。采购合同也是企业进行采购成本控制和供应商管理的重要依据。例如，企业可以根据采购合同的价格条款，对比不同供应商的报价，选择性价比最高的供应商。

销售合同：销售合同是企业与客户签订的关于销售商品的协议。它明确了销售商品的具体内容和双方的责任。保留3年销售合同，当客户出现违约行为，如拖欠货款、拒绝接收货物等情况时，企业可以凭借销售合同维护自己的合法权益。销售合同还可以帮助企业分析销售市场和客户需求，为企业的市场拓展和产品研发提供参考。

仓储合同：仓储合同是企业与仓储服务提供商签订的关于存储商品的协议。它规定了仓储的期限、费用、保管要求等内容。保留3年仓储合同，有助于企业在仓储服务过程中出现问题时，如货物损坏、丢失等，依据合同要求仓储服务提供商承担相应的责任。企业也可以根据仓储合同的费用条款，合理控制仓储成本。

五、保留3年的意义和注意事项

意义：保留这些重要的资料3年，是为了满足法律法规的要求。税务、审计等部门在对企业进行检查时，通常会查看企业过去3年的相关资料。如果企业无法提供完整准确的资料，可能会面临罚款、滞纳金等处罚。这些资料对于企业自身的经营管理也具有重要意义。通过对过去3年资料的分析，企业可以总结经验教训，发现经营中存在的问题，为未来的发展提供参考。比如，企业可以分析过去3年的销售数据，找出销售旺季和淡季，合理安排生产和库存。

注意事项：在保留这些资料时，要注意资料的完整性和安全性。对于纸质资料，要妥善保管，避免受潮、发霉、丢失等情况。可以将重要的纸质资料存放在专门的文件柜中，并定期进行检查和整理。对于电子资料，要做好备份工作，防止数据丢失。可以将电子资料备份到移动硬盘、云存储等多个存储介质中。要设置访问权限，确保资料的安全性，防止资料被泄露或篡改。

以上就是关于进销存管理中需要保留3年的东西的详细介绍，希望能对大家有所帮助。在实际的进销存管理工作中，大家一定要重视这些资料的保留，为企业的稳定发展提供有力的支持。

常见用户关注的问题：

一、进销存管理里哪些数据需要重点关注？

我听说很多做进销存管理的人都很迷茫，不知道该重点看哪些数据。其实啊，这就跟我们过日子得关注家里的收支一样，进销存里也有一些关键数据得留意着。

库存数量：这可是很重要的一点。就好比你开个小卖部，得知道货架上还有多少货。库存数量多了，占着地方还可能过期；少了又怕不够卖。建米软件就能很好地帮你实时监控库存数量，让你心里有数。

进货成本：进货花了多少钱，直接影响到你的利润。要是进货成本太高，就算东西卖得好，赚的钱也有限。所以得关注每次进货的价格，看看有没有更划算的进货渠道。建米软件可以记录每一笔进货成本，方便你分析。

销售数据：卖了多少东西，哪些东西好卖，这些都得清楚。通过销售数据，你能知道哪些商品受欢迎，哪些卖不动。这样就能调整进货策略，多进点好卖的货。建米软件能生成详细的销售报表，让你一目了然。

客户信息：了解客户是谁，他们的购买习惯是怎样的。比如有些客户经常买特定的商品，你就可以针对他们做一些促销活动。建米软件可以存储客户信息，方便你进行客户关系管理。

周转率：库存周转率反映了库存的流动速度。周转率高，说明商品卖得快，资金回笼也快。要是周转率低，那库存可能积压了。建米软件能计算周转率，帮你评估库存管理的效率。

二、进销存管理对小公司重要吗？

朋友说很多小公司觉得进销存管理可有可无，其实我觉得这想法不太对。小公司虽然规模小，但也得把账算清楚，把货管明白。

提高效率：小公司人手可能不多，用进销存管理系统能节省很多时间和精力。比如不用手动记录进货和销售情况，系统自动就帮你记好了。建米软件操作简单，小公司的员工很容易上手。

控制成本：小公司资金有限，得把钱花在刀刃上。通过进销存管理，能清楚知道进货成本、库存成本等，避免不必要的浪费。建米软件可以分析成本数据，帮你找到降低成本的方法。

避免缺货断货：小公司要是缺货断货，可能会损失一些客户。有了进销存管理，能及时了解库存情况，提前补货。建米软件的预警功能可以提醒你什么时候该进货了。

了解销售情况：知道哪些商品好卖，哪些不好卖，就能调整经营策略。小公司可以根据销售数据多进点畅销商品，少进点滞销商品。建米软件能生成销售分析报告，为你的决策提供依据。

提升客户满意度：及时准确地发货，能让客户满意。进销存管理可以保证订单处理的准确性和及时性。建米软件可以跟踪订单状态，让你随时知道订单到哪一步了。

三、进销存管理系统难学吗？

我就想知道很多人担心进销存管理系统难学，其实现在的系统都设计得很人性化了。就像我们学用手机软件一样，多摸索摸索就会了。

操作界面：好的进销存管理系统操作界面都很简洁明了。就像建米软件，菜单和按钮都很清晰，一看就知道大概是做什么的。你不用花很多时间去研究界面布局。

功能设置：虽然系统功能很多，但都是根据实际需求设计的。比如进货、销售、库存管理等功能，都是一步一步引导你操作的。建米软件的功能设置很合理，新手也能快速上手。

培训支持：很多系统提供商都会提供培训服务。建米软件也不例外，他们有专业的培训团队，可以通过线上线下的方式教你怎么使用系统。

学习资料：系统一般都会配有详细的说明书和视频教程。你可以随时查看这些资料，遇到问题也能快速找到解决办法。建米软件的学习资料很丰富，让你学习起来更轻松。

用户社区：有些系统还有用户社区，你可以在里面和其他用户交流经验。在社区里，你能学到很多别人的使用技巧和心得。建米软件的用户社区很活跃，大家可以互相帮助。

四、进销存管理能和电商平台对接吗？

假如你是做电商生意的，肯定想知道进销存管理能不能和电商平台对接。其实现在很多系统都支持对接了，这能让你的生意更轻松。

订单同步：电商平台有订单了，进销存管理系统能马上同步。这样你就不用手动在两个系统里录入订单信息了。建米软件可以和很多主流电商平台实现订单同步。

库存同步：电商平台上的商品库存数量和实际库存数量要一致。通过对接，进销存管理系统能实时更新电商平台的库存信息。建米软件的库存同步功能很稳定，避免出现超卖的情况。

物流信息：知道订单的物流状态很重要。对接后，进销存管理系统可以获取物流信息，并反馈到电商平台上。建米软件能跟踪物流信息，让你和客户都能随时了解订单的运输情况。

数据共享：电商平台的销售数据、客户信息等可以和进销存管理系统共享。这样你就能更全面地了解业务情况。建米软件的数据共享功能强大，让你的数据流通更顺畅。

提高效率：对接后，很多工作都能自动化完成，节省了大量的时间和精力。你可以把更多的时间放在拓展业务上。建米软件能提高你的工作效率，让你在电商竞争中更有优势。