做批发行业进销存数量预警数据表，免费模板功能实测咋样？

一、什么是进销存数量预警数据表

在日常的生意经营里，无论是开小超市，还是做大型的批发业务，都需要管理好商品的进货、销售和库存情况。进销存数量预警数据表就是一个非常实用的工具，它能帮助我们实时掌握商品数量动态，当库存数量达到预先设定的界限时，及时发出提醒。

作用和重要性

打个比方，你开了一家水果店，每天都有水果进货，也有顾客来买水果。如果没有预警数据表，你可能不知道哪种水果快卖完了，等顾客来买却发现缺货，这就会损失生意。相反，有了这个表，当某种水果的库存快到最低数量时，它能提醒你及时补货，避免缺货情况的发生。也能防止过度进货导致水果积压变质，造成损失。

二、准备工作

明确业务需求

不同的生意对库存预警的要求是不一样的。比如，一家文具店和一家花店，文具的保质期比较长，进货和销售的周期相对稳定，可能预警的数量设置可以稍微宽松一些。而花店的鲜花保质期短，每天的销售情况波动大，就需要更精准的预警设置。要清楚自己生意的特点，确定需要对哪些商品进行预警，以及预警的频率，是每天、每周还是实时预警。

收集数据

要做好预警数据表，得有准确的数据支持。这包括商品的基本信息，像名称、规格、单位等；还有进货数据，比如每次进货的时间、数量、供应商等；销售数据，包括销售时间、数量、客户等；以及当前的库存数据。这些数据可以从日常的进货单、销售单、库存盘点记录中获取。例如，你可以把每天的销售小票整理出来，统计每种商品的销售数量。

选择工具

常见的制作预警数据表的工具有 Excel 和专业的进销存管理软件。Excel 是大家比较熟悉的工具，它操作相对简单，成本低，适合小型企业或个体商户。专业的进销存管理软件功能更强大，能实现自动化的数据录入、分析和预警，对于业务复杂、数据量大的企业来说是更好的选择。比如建米软件，它可以自动关联进货、销售和库存数据，实时更新库存数量，还能根据预设的规则自动发出预警，提高工作效率，减少人工出错的概率。

三、设置预警规则

确定安全库存

安全库存就是为了防止意外情况导致缺货而预留的库存数量。确定安全库存需要考虑很多因素，比如商品的销售速度、补货周期、供应商的稳定性等。举个例子，某款热门零食的销售速度很快，平均每天能卖 50 包，而从下单到补货需要 3 天时间，为了防止在补货期间缺货，就需要预留一定的安全库存，比如 100 包。这样，当库存数量降到 250 包（50×3 + 100）时，就应该发出预警。

设置最高库存

除了防止缺货，还要避免库存积压。设置最高库存可以帮助我们控制库存成本。比如，某款季节性服装，过了季节就很难销售出去，所以要根据销售预测和季节周期，设置一个合理的最高库存。如果库存超过了这个数量，就应该停止进货，甚至考虑促销清仓。

灵活调整规则

市场情况是不断变化的，所以预警规则也不能一成不变。比如，在节假日期间，商品的销售速度可能会大幅增加，这时候就需要适当提高安全库存；如果供应商的供货能力增强，补货周期缩短，也可以相应降低安全库存。要定期对预警规则进行评估和调整，以确保其有效性。

四、制作数据表

设计表格结构

一个完整的进销存数量预警数据表应该包含商品信息、进货信息、销售信息、库存信息和预警信息等。以下是一个简单的表格示例：

录入数据

把之前收集到的数据按照表格的结构依次录入。在录入过程中，要注意数据的准确性和完整性。比如，进货日期要精确到具体的年月日，销售数量要和销售单上的一致。

设置公式

使用 Excel 制作表格时，可以通过设置公式来自动计算库存数量和判断预警状态。例如，当前库存 = 初始库存 + 进货数量 - 销售数量。预警状态可以通过条件判断来实现，如果当前库存小于安全库存，就显示 “低库存预警”；如果当前库存大于最高库存，就显示 “高库存预警”。

五、测试与优化

数据测试

在数据表制作完成后，要进行数据测试，检查公式是否正确，预警规则是否生效。可以模拟一些进货和销售的情况，看看库存数量和预警状态是否能正确更新。比如，手动录入一些进货和销售数据，观察库存数量的变化和预警信息的显示。

用户反馈

让使用这个数据表的员工提出反馈意见，他们在实际操作中可能会发现一些问题或有更好的建议。比如，销售员可能觉得预警信息的提醒方式不够明显，或者某些数据的显示格式不太方便查看。根据这些反馈，对数据表进行优化。

持续优化

随着业务的发展和市场的变化，要不断对进销存数量预警数据表进行优化。比如，增加新的商品种类，调整预警规则，改进表格的界面设计等。持续优化能让数据表更好地适应企业的需求，发挥更大的作用。

以上就是制作进销存数量预警数据表的详细步骤，希望能帮助你更好地管理商品库存，提高经营效率。

常见用户关注的问题：

一、怎么做进销存数量预警数据表

我就想知道，这进销存数量预警数据表到底咋做呀。感觉做这个表能让我们清楚库存情况，及时补货或者处理积压商品呢。下面来详细说说咋做。

1. 明确数据来源

得知道从哪获取数据，一般就是从进货单、销售单这些里面来。进货单记录了进了多少货，销售单记录卖了多少，把这些数据收集全了，才能准确计算库存数量。

2. 确定预警规则

得根据实际情况定个标准，比如当某种商品库存低于 10 件的时候就发出预警。不同商品的预警数量可能不一样，像畅销品可能预警数量要高一些。

3. 选择工具

可以用 Excel 来做，它功能强大，操作也相对简单。也可以用专业的进销存软件，像建米软件，它能自动生成预警数据表，还能实时更新数据，很方便。

4. 设计表格结构

表格里得有商品名称、进货数量、销售数量、库存数量、预警数量这些列。这样能清楚看到每个商品的情况。

5. 录入数据

把收集到的数据准确地录入到表格里。要注意数据的准确性，不然预警就不准啦。

6. 设置预警条件

在 Excel 里可以用条件格式来设置，当库存数量低于预警数量时，单元格就变色提醒。建米软件则会自动根据设定的规则弹出预警提示。

二、进销存数量预警数据表有什么用

我听说这进销存数量预警数据表用处可大了，我就想具体了解了解。下面就来唠唠它的作用。

1. 避免缺货

有了预警数据表，当库存快没了的时候能及时知道，赶紧补货，这样就不会出现客户要货却没货的尴尬情况，能保证生意正常进行。

2. 减少积压

如果某种商品库存太多，预警数据表也会提醒。这时候就可以想想办法处理，比如搞促销活动，避免商品积压占用资金和仓库空间。

3. 优化采购计划

通过分析预警数据表，能知道哪些商品销量好，哪些不好。这样在采购的时候就能多进畅销品，少进滞销品，让采购计划更合理。

4. 提高管理效率

不用人工一直盯着库存数量，数据表会自动预警。这样能节省时间和精力，让管理人员把更多的心思放在其他重要的事情上。

5. 辅助决策

在做一些决策的时候，比如要不要扩大生产、要不要开拓新市场，预警数据表能提供数据支持，让决策更科学。

6. 降低成本

避免了缺货和积压，就能降低因缺货导致的损失和因积压导致的资金占用成本，总体上降低了企业的运营成本。

三、进销存数量预警数据表不准确怎么办

朋友说有时候这进销存数量预警数据表会不准确，我就想知道遇到这种情况该咋解决。下面说说可能的原因和解决办法。

1. 数据录入错误

可能在录入进货数量、销售数量的时候输错了。这就需要仔细核对原始单据，重新录入正确的数据。建米软件有数据校验功能，能减少录入错误的情况。

2. 系统故障

如果用的是软件系统，可能会出现故障。可以联系软件的客服人员，让他们帮忙排查问题，进行修复。建米软件有专业的售后团队，能及时解决系统问题。

3. 预警规则不合理

可能预警数量设置得太高或者太低。要根据实际的销售情况和库存情况重新调整预警规则。

4. 未及时更新数据

进货或者销售后没有及时把数据录入到表格里，导致库存数量不准确。要养成及时录入数据的习惯，建米软件能实时同步数据，避免这种情况。

5. 商品损耗未记录

商品在运输、储存过程中可能会有损耗，但没有记录下来。要建立损耗记录制度，把损耗的数量及时从库存里扣除。

6. 数据传输问题

如果数据是从不同的系统传输过来的，可能会出现传输错误。检查数据传输的接口和设置，确保数据准确传输。

四、进销存数量预警数据表和财务报表有什么关系

我想知道这进销存数量预警数据表和财务报表到底有啥联系。感觉它们都和企业的运营情况有关。下面来分析分析。

1. 数据关联

进销存数量预警数据表里的库存数量会影响财务报表里的存货金额。库存多了，存货金额就高；库存少了，存货金额就低。

2. 成本核算

财务报表里的成本核算需要用到进销存的数据。比如销售成本的计算，就和销售数量、进货成本有关。预警数据表能提供准确的销售和库存数量，让成本核算更准确。

3. 资金占用分析

通过预警数据表能知道库存积压情况，这反映在财务报表里就是资金占用情况。如果库存积压严重，资金就被大量占用，影响企业的资金流动性。

4. 利润计算

准确的进销存数据能保证销售成本计算准确，进而影响利润的计算。财务报表里的利润数据和进销存数量预警数据表是紧密相关的。

5. 决策支持

两者结合起来能为企业决策提供更全面的信息。比如根据预警数据表和财务报表来决定是否要调整采购策略、销售策略等。

6. 风险评估

从预警数据表能看出库存风险，从财务报表能看出财务风险。综合分析两者，能更准确地评估企业的运营风险。