excel中如何做进销存？小成本搞定进销存管理可行不？

一、什么是进销存

在开始用 Excel 做进销存之前，咱们得先搞清楚啥是进销存。其实简单来说，进销存就是记录商品的进货、销售和库存情况的一套管理体系。就拿一家小超市来说吧，老板从供应商那里进了一批饮料，这就是“进”；顾客来买走了几瓶饮料，这就是“销”；而仓库里还剩下多少瓶饮料，这就是“存”。通过对这三个环节的管理，老板就能清楚地知道自己店里的商品流动情况，还能合理安排进货计划，避免出现缺货或者积压库存的情况。

二、准备工作

确定表格项目：咱们得先想好要在 Excel 表格里记录哪些信息。一般来说，进货表格要记录进货日期、供应商名称、商品名称、进货数量、进货单价、进货金额等；销售表格要记录销售日期、客户名称、商品名称、销售数量、销售单价、销售金额等；库存表格要记录商品名称、期初库存数量、本期进货数量、本期销售数量、期末库存数量等。

创建工作表：打开 Excel 软件，新建一个工作簿，然后分别创建“进货表”、“销售表”和“库存表”三个工作表。你可以给每个工作表起个容易识别的名字，这样以后查看和管理起来会更方便。

设计表头：在每个工作表的第一行输入相应的表头信息。比如在“进货表”里，第一行依次输入“进货日期”、“供应商名称”、“商品名称”、“进货数量”、“进货单价”、“进货金额”等。表头设计好了，后面的数据录入就有了明确的方向。

三、进货表的制作

录入进货数据：当有进货业务发生的时候，就把相关信息录入到“进货表”里。比如，今天从供应商 A 那里进了 100 瓶矿泉水，进货单价是 1 元，那么就在“进货日期”这一列填入今天的日期，“供应商名称”填供应商 A，“商品名称”填矿泉水，“进货数量”填 100，“进货单价”填 1，“进货金额”可以通过公式“=进货数量进货单价”自动计算得出，也就是 100 元。

数据格式设置：为了让表格看起来更规范，咱们可以对数据格式进行设置。比如，“进货日期”这一列可以设置成日期格式，这样日期就会按照统一的格式显示；“进货数量”和“进货单价”可以设置成数值格式，并且根据需要保留合适的小数位数。

数据排序和筛选：如果表格里的数据越来越多，查找起来就会比较麻烦。这时候可以使用 Excel 的排序和筛选功能。比如，你想查看某个供应商的所有进货记录，就可以按照“供应商名称”进行筛选，这样就能快速找到相关信息了。

四、销售表的制作

录入销售数据：和进货表类似，当有销售业务发生时，把销售信息录入到“销售表”里。比如，今天卖给客户 B 20 瓶矿泉水，销售单价是 2 元，就在“销售日期”这一列填入今天的日期，“客户名称”填客户 B，“商品名称”填矿泉水，“销售数量”填 20，“销售单价”填 2，“销售金额”通过公式“=销售数量销售单价”计算得出，也就是 40 元。

销售数据分析：通过对销售数据的分析，能了解商品的销售情况。比如，可以统计每个月某种商品的销售总量和销售金额，看看哪些商品比较畅销，哪些商品销售情况不太好。可以使用 Excel 的图表功能，把销售数据以直观的图表形式展示出来，这样分析起来就更清晰了。

客户管理：在销售表中记录客户信息，还能对客户进行管理。比如，可以统计每个客户的购买次数和购买金额，找出优质客户，然后针对不同的客户制定不同的营销策略。

五、库存表的制作

期初库存录入：在开始使用进销存表格的时候，要先把仓库里现有的商品数量录入到“库存表”的“期初库存数量”这一列。比如，仓库里一开始有 50 瓶矿泉水，就在“商品名称”为矿泉水的那一行，“期初库存数量”这一列填入 50。

库存数量计算：库存数量可以通过公式自动计算。“期末库存数量=期初库存数量+本期进货数量 - 本期销售数量”。在“期末库存数量”这一列输入相应的公式，然后向下拖动填充柄，就能自动计算出每种商品的期末库存数量了。

库存预警设置：为了避免出现缺货的情况，可以设置库存预警。比如，当某种商品的库存数量低于 10 件时，就提醒补货。可以使用 Excel 的条件格式功能，当库存数量低于设定的预警值时，单元格会自动变色，这样就能及时发现库存不足的情况了。

六、数据关联与公式运用

进货与库存关联：“库存表”里的“本期进货数量”要和“进货表”里的进货数据关联起来。可以使用 VLOOKUP 函数，根据商品名称从“进货表”中查找该商品的本期进货数量，然后自动填充到“库存表”里。这样，当进货表有新数据录入时，库存表也能及时更新。

销售与库存关联：同理，“库存表”里的“本期销售数量”要和“销售表”里的销售数据关联起来。也可以使用 VLOOKUP 函数，根据商品名称从“销售表”中查找该商品的本期销售数量，然后填充到“库存表”里。

其他公式运用：除了上面提到的公式，还可以运用其他公式进行数据计算和分析。比如，计算进货总金额、销售总金额、利润等。利润可以通过“销售总金额 - 进货总金额”来计算。

七、使用 Excel 做进销存的注意事项

数据准确性：录入数据的时候一定要认真仔细，避免出现错误。一旦数据录入错误，后面的库存计算和分析都会受到影响。比如，把进货数量多录了一个 0，那库存数量就会出现很大的偏差。

数据备份：定期对 Excel 文件进行备份，防止数据丢失。可以把文件保存到不同的存储设备上，比如 U 盘、移动硬盘等，也可以上传到云盘里。

表格维护：随着业务的发展，表格可能需要不断地进行调整和优化。比如，增加新的商品类别、修改表头信息等。要及时对表格进行维护，保证表格的实用性和有效性。

八、建米软件的推荐

当业务规模逐渐扩大，Excel 做进销存可能会显得力不从心，比如数据处理速度慢、容易出错、难以实现多部门协同等。这时候可以试试建米软件，它能实现进货、销售、库存等数据的实时同步和自动更新，还能生成各种详细的报表，让进销存管理变得更加轻松高效。

以上就是关于在 Excel 中做进销存的详细介绍，希望这些内容能帮助你更好地管理商品的进销存情况。

常见用户关注的问题：

一、Excel 做进销存需要掌握哪些基本函数？

我听说很多人想用 Excel 做进销存，但是不太清楚要掌握哪些基本函数。其实啊，这就好比做饭得知道用哪些调料一样，掌握合适的函数能让进销存表格更高效。

1. SUM 函数

这个函数就像是一个小管家，能把你指定区域的数据都加起来。在进销存里，你可以用它来计算一段时间内的进货总量、销售总量啥的。比如你有一列是每天的进货数量，用 SUM 函数就能快速算出这个月一共进了多少货。

2. VLOOKUP 函数

它就像一个小侦探，能根据你给的条件在表格里找到对应的信息。在进销存中，你可以用它来查找商品的单价、规格等信息。比如你有一个商品信息表，当你在做销售记录时，用 VLOOKUP 函数就能快速找到这个商品的单价，方便计算销售额。

3. IF 函数

这是一个做判断的小能手。在进销存里，你可以用它来判断库存是否充足。比如你设置一个条件，如果库存数量小于某个数值，就显示“库存不足”，提醒你及时补货。

4. COUNT 函数

它能帮你数数。在进销存中，你可以用它来统计进货单的数量、销售单的数量等。比如你想知道这个月一共下了多少张进货单，用 COUNT 函数就能快速得到答案。

5. AVERAGE 函数

它能计算平均值。在进销存里，你可以用它来计算商品的平均进价、平均售价等。比如你想知道某种商品一段时间内的平均进价，用 AVERAGE 函数就能算出来。

如果觉得 Excel 函数用起来还是有点麻烦，建米软件可以提供更专业的进销存管理解决方案，让你的工作更轻松。

二、Excel 做进销存如何设置数据验证？

朋友说在 Excel 里做进销存，设置数据验证很重要，我就想知道到底该咋设置。其实设置数据验证就像是给表格加上一道防线，能保证输入的数据符合要求。

1. 限制输入范围

你可以设置库存数量只能输入正整数。这样就避免了输入负数或者其他不合理的数据。比如你设置库存数量的输入范围是 0 到 9999，当有人输入 -1 时，表格就会提示输入错误。

2. 下拉菜单选择

对于一些固定的选项，比如商品的类别、供应商等，你可以设置下拉菜单。这样用户在输入时只能从下拉菜单里选择，保证了数据的一致性。比如商品类别有“食品”“日用品”“文具”等，用户只能从这些选项里选。

3. 自定义验证规则

你可以根据自己的需求设置更复杂的验证规则。比如你规定进货日期不能早于某个特定日期，或者销售单价不能低于成本价等。这样能保证数据的合理性。

4. 提示信息

当用户鼠标悬停在输入单元格上时，可以显示提示信息。比如在输入商品名称的单元格上显示“请输入完整的商品名称”，提醒用户正确输入。

5. 出错警告

当用户输入不符合验证规则的数据时，要给出出错警告。警告信息要清晰明了，告诉用户哪里输入错了，应该怎么改正。

建米软件在数据验证方面也有很强大的功能，能更好地保证数据的准确性和一致性。

三、Excel 做进销存如何进行数据透视分析？

我听说数据透视分析能让 Excel 里的进销存数据更有价值，我就很好奇到底该怎么做。其实数据透视分析就像是给数据做一个整理和总结，能让你快速看到数据背后的规律。

1. 创建数据透视表

你得把你的进销存数据整理好，然后选中数据区域，插入数据透视表。这就像是给数据搭建了一个展示的舞台。

2. 选择字段

把你关心的字段拖到不同的区域，比如把“商品名称”拖到“行”区域，把“销售数量”拖到“值”区域。这样就能看到不同商品的销售数量情况。

3. 分组汇总

你可以对数据进行分组汇总。比如按月份对销售数据进行分组，然后计算每个月的销售总额。这样能让你更清楚销售的季节性变化。

4. 筛选数据

利用数据透视表的筛选功能，你可以只看你感兴趣的数据。比如你只想看某个供应商的进货情况，就可以筛选出这个供应商的数据。

5. 对比分析

你可以同时对比不同的数据。比如对比不同商品的销售利润率，找出最赚钱的商品。

建米软件也有强大的数据分析功能，能更深入地对进销存数据进行挖掘和分析。

四、Excel 做进销存如何实现自动更新库存？

朋友推荐说在 Excel 里实现自动更新库存能省不少事，我就想知道该怎么操作。其实实现自动更新库存就像是给表格装了一个小马达，让它能自己动起来。

1. 建立库存公式

你可以用公式来计算库存数量。比如库存数量 = 期初库存 + 进货数量 - 销售数量。当你输入进货数量和销售数量时，库存数量就能自动更新。

2. 数据链接

如果你的进货数据和销售数据分别在不同的表格里，你可以通过数据链接把它们关联起来。这样当进货表格或者销售表格的数据更新时，库存表格也会跟着更新。

3. 宏的使用

宏就像是一个小机器人，能自动执行一系列的操作。你可以录制一个宏，当有新的进货或者销售记录时，让宏自动更新库存。

4. 实时监控

你可以设置条件格式，当库存数量低于某个数值时，单元格会变色提醒你。这样就能实时监控库存情况。

5. 定期备份

虽然实现了自动更新库存，但是定期备份数据还是很重要的。以防万一数据丢失或者出错，还能有个备份可以恢复。

建米软件能更方便地实现库存的自动更新和管理，让你的工作更高效。