老板让用 excel 表格做库存表，快速上手的方法有哪些？

一、为什么要用 Excel 做库存表

在日常的生产、销售等场景中，库存管理可是个大事儿。就拿开小超市的朋友来说吧，要是不把库存管理好，很容易出现商品积压或者缺货的情况。积压了，资金就压在货上没法周转；缺货了，顾客想买却没有，生意就跑了。而 Excel 作为一款大家都比较熟悉的办公软件，用来制作库存表就再合适不过了。

操作简单容易上手：大多数人都接触过 Excel，基本的操作比如输入数据、设置格式等都比较容易掌握。不需要专门去学习复杂的软件操作，就能快速制作出满足自己需求的库存表。

功能丰富满足多样需求：Excel 有很多强大的功能，像公式计算、数据排序、筛选等。利用这些功能，我们可以对库存数据进行各种处理和分析。比如，通过公式可以自动计算库存的数量、成本、总价等。

方便共享和协作：制作好的 Excel 库存表可以很方便地共享给团队成员。大家可以同时查看和编辑库存数据，提高工作效率。比如，采购人员可以根据库存表决定是否要进货，销售人员可以了解库存情况向客户介绍商品。

二、制作库存表前的准备工作

在动手制作库存表之前，我们得先做好一些准备工作，就像盖房子要先打好地基一样。

明确库存表的用途：不同的人使用库存表的目的可能不一样。比如，仓库管理员主要关注货物的出入库数量和当前库存；财务人员更关心库存的成本和价值。要先想清楚自己制作库存表是为了什么，这样才能确定需要记录哪些信息。

收集库存相关信息：这一步就是把和库存有关的数据都收集起来。比如，商品的名称、规格、型号、初始库存数量、进货价格等。以服装店为例，要收集衣服的款式、颜色、尺码、进货数量、进价等信息。

规划表格结构：也就是设计好库存表的列和行。一般来说，库存表至少要有商品名称、入库数量、出库数量、当前库存等列。行就根据库存商品的数量来确定。可以先在纸上简单画一下表格的样子，规划好每一列要记录什么信息。

三、创建基本的库存表结构

现在我们就可以开始创建库存表的基本结构了。打开 Excel 软件，新建一个工作簿。

设置表头：在第一行输入库存表的各个列标题，比如“商品名称”“规格型号”“初始库存”“入库数量”“出库数量”“当前库存”“进货价格”“库存价值”等。这些标题就像是库存表的骨架，明确了每一列数据的含义。

输入基本数据：从第二行开始，依次输入每个商品的相关信息。比如，先输入商品名称，再输入规格型号、初始库存数量等。输入数据的时候要注意准确无误，不然会影响后续的计算和分析。

设置表格格式：为了让库存表看起来更清晰美观，可以设置一下表格的格式。比如，调整列宽和行高，让数据能够完整显示；给表头设置不同的字体颜色和背景颜色，和数据行区分开来；还可以给表格添加边框，让表格更规整。

四、使用公式计算库存数据

Excel 的公式功能非常强大，利用公式可以自动计算库存数据，大大提高工作效率。

计算当前库存：当前库存等于初始库存加上入库数量再减去出库数量。在“当前库存”列对应的单元格中输入公式“=初始库存单元格+入库数量单元格-出库数量单元格”，然后按下回车键，就可以自动计算出当前库存数量。比如，初始库存单元格是 B2，入库数量单元格是 C2，出库数量单元格是 D2，那么公式就是“=B2+C2-D2”。把鼠标指针放在该单元格右下角，当指针变成黑色十字时，按住鼠标左键向下拖动，就可以快速计算出其他商品的当前库存。

计算库存价值：库存价值等于当前库存数量乘以进货价格。在“库存价值”列对应的单元格中输入公式“=当前库存单元格进货价格单元格”，同样按下回车键并向下拖动填充，就能计算出每个商品的库存价值。

统计出入库总量：如果想知道一段时间内的入库总量和出库总量，可以使用 SUM 函数。在表格下方空白处输入“入库总量”和“出库总量”，然后在对应的单元格中分别输入“=SUM(入库数量列)”和“=SUM(出库数量列)”，比如“=SUM(C2:C100)”（假设入库数量在 C 列，数据从第 2 行到第 100 行），就能快速统计出结果。

五、对库存表进行数据筛选和排序

当库存表中的数据越来越多的时候，查找和分析数据就会变得比较困难。这时候，数据筛选和排序功能就派上用场了。

数据筛选：比如，我们只想查看某一类商品的库存情况，就可以使用筛选功能。选中表格中的任意一个单元格，然后点击“数据”选项卡中的“筛选”按钮，表格的每一列标题旁边就会出现一个筛选箭头。点击“商品名称”列的筛选箭头，取消全选，只勾选我们想要查看的商品名称，然后点击“确定”，表格就会只显示该商品的相关数据。

数据排序：如果想按照库存数量从多到少或者从少到多的顺序排列商品，就可以使用排序功能。选中表格中的数据区域，点击“数据”选项卡中的“排序”按钮，在弹出的“排序”对话框中，设置主要关键字为“当前库存”，排序依据为“数值”，次序为“降序”或“升序”，然后点击“确定”，表格就会按照要求进行排序。

六、使用图表直观展示库存数据

图表可以更直观地展示库存数据的变化和分布情况，让我们一眼就能看出库存的趋势。

选择合适的图表类型：根据不同的需求选择不同的图表类型。比如，要展示不同商品的库存数量对比，可以使用柱状图；要展示库存数量随时间的变化趋势，可以使用折线图。选中要制作图表的数据区域，点击“插入”选项卡，选择相应的图表类型，Excel 就会自动生成图表。

美化图表：生成的图表可能不太美观，可以对图表进行一些美化操作。比如，更改图表的颜色、字体、添加图表标题和坐标轴标签等，让图表更加清晰易懂。

七、库存表的维护和更新

库存是不断变化的，所以库存表也需要及时维护和更新。

及时记录出入库信息：每次有商品入库或者出库，都要及时在库存表中记录相应的数量。比如，今天进了一批货，就在“入库数量”列对应的单元格中输入入库数量，然后重新计算当前库存。

定期盘点库存：定期对实际库存进行盘点，和库存表中的数据进行核对。如果发现有差异，要及时查找原因并进行调整。比如，可能是记录错误或者货物丢失等原因导致差异。

八、建米软件助力库存管理

当库存管理变得越来越复杂，数据量越来越大的时候，Excel 可能就有点力不从心了。这时候可以试试建米软件，它专门针对库存管理等业务场景进行了优化。建米软件可以实现库存数据的实时同步和共享，团队成员可以随时随地查看和更新库存信息。而且它的操作界面简单易懂，即使是不太熟悉电脑操作的人也能快速上手。建米软件还能生成详细的库存报表和分析图表，帮助我们更好地了解库存状况，做出更合理的决策。

以上就是关于用 Excel 表格制作库存表的详细介绍，希望能帮助大家轻松管理好库存。

常见用户关注的问题：

一、Excel 表格制作库存表有哪些简单方法？

我听说很多人都想知道 Excel 表格制作库存表有啥简单方法，毕竟库存管理挺重要的。其实啊，用 Excel 做库存表能方便咱们记录和查看库存情况。

1. 利用模板：Excel 本身自带了一些库存表模板，咱们可以直接在软件里搜索库存表模板，然后根据自己的需求进行修改。这样可以节省很多时间，不用从头开始设计表格。

2. 手动创建基本表格：先确定表头，像“商品名称”“入库数量”“出库数量”“库存数量”这些，然后按照顺序输入数据。这种方法虽然基础，但能让我们更清楚表格的结构。

3. 使用函数计算：比如用 SUM 函数计算出入库的总数，用 IF 函数设置库存预警。这样能让表格自动计算，减少手动计算的错误。

4. 套用格式：可以把表格设置成自己喜欢的格式，比如设置不同的颜色区分不同状态的库存，让表格看起来更清晰。

5. 建米软件辅助：建米软件可以和 Excel 结合使用，它能提供更专业的库存管理功能，比如对库存数据进行分析和预测。

二、怎样让 Excel 库存表更清晰明了？

朋友说 Excel 库存表要是不清晰明了，找个数据都费劲。我就想知道怎样才能让它更清晰呢。其实让库存表清晰能提高我们的工作效率。

1. 合理设置表头：表头要简单易懂，像“商品编号”“规格”“批次”这些都可以列出来，方便我们快速识别商品。

2. 分类整理数据：可以按照商品的种类、用途等进行分类，然后用不同的行或者区域来存放不同类别的数据。

3. 添加筛选功能：通过筛选功能，我们可以快速找到我们需要的数据，比如只查看某一种商品的库存情况。

4. 绘制图表：用柱状图、折线图等图表来展示库存的变化情况，这样能更直观地看到库存的趋势。

5. 建米软件助力：建米软件可以帮助我们对库存数据进行可视化处理，让库存表更加清晰直观。

三、Excel 库存表如何进行数据更新？

我想知道 Excel 库存表的数据更新该怎么做，毕竟库存是不断变化的。及时更新数据能保证我们掌握准确的库存信息。

1. 定期手动更新：可以每天或者每周对库存表进行一次手动更新，把新的出入库数据输入进去。

2. 链接数据源：如果库存数据来自其他系统，可以通过 Excel 的链接功能，让库存表自动获取最新的数据。

3. 利用宏：编写宏程序来实现数据的自动更新，这样可以提高更新的效率。

4. 多人协作更新：如果有多人负责库存管理，可以设置不同的权限，让大家都能在自己的权限范围内更新数据。

5. 建米软件支持：建米软件可以实现库存数据的实时更新，并且能保证数据的准确性和安全性。

四、Excel 库存表能进行库存预警吗？

朋友推荐可以在 Excel 库存表里设置库存预警，这样能及时发现库存不足或者积压的情况。我就很好奇它到底能不能实现呢。

1. 使用条件格式：可以设置当库存数量低于某个值时，单元格自动变色，这样就能一眼看出哪些商品库存不足了。

2. 函数判断：用 IF 函数来判断库存数量是否达到预警值，如果达到就显示相应的提示信息。

3. 数据验证：通过数据验证功能，限制库存数量的输入范围，当输入的值超出范围时，会弹出提示框。

4. 结合建米软件：建米软件可以提供更智能的库存预警功能，它能根据历史数据和销售趋势进行预测，提前发出预警。

5. 定期检查：即使设置了预警，也需要定期检查库存表，确保预警功能正常工作。