电商日常库存管理，用 Excel 做库存表免费功能够用吗？

一、为什么要用 Excel 做库存表

在日常的库存管理中，很多人都会面临库存数量统计、出入库记录等问题。其实，Excel 是一款非常实用的工具，它可以帮助我们轻松解决这些问题。比如，小商贩在管理自己的货物库存时，使用 Excel 就能清晰地记录每种商品的数量、进货时间、销售情况等。

操作简单：Excel 的界面大家都比较熟悉，基本的操作很容易上手，不需要专门去学习复杂的软件操作。即使是没有太多计算机基础的人，也能快速掌握。

功能丰富：它有强大的计算功能，可以进行数据的求和、平均值计算等。还能对数据进行排序、筛选，方便我们查找和分析信息。举个例子，我们可以按照商品的进货时间对库存数据进行排序，这样就能清楚地知道哪些商品是先购进的。

方便分享：Excel 文件可以很方便地在不同的设备和人员之间进行分享。如果团队成员需要查看库存信息，只需将文件发送给他们即可。

二、创建库存表的前期准备

在开始用 Excel 做库存表之前，我们得先做好一些准备工作。这就好比盖房子要先准备好建筑材料一样。

明确库存管理需求：我们要清楚自己需要管理哪些库存信息。比如，是管理办公用品的库存，还是管理仓库里的商品库存。不同的库存管理需求，需要记录的信息也会有所不同。如果是管理办公用品，可能需要记录办公用品的名称、规格、数量、领用日期等；如果是管理商品库存，可能还需要记录商品的进价、售价等信息。

确定库存表的基本结构：一般来说，库存表至少要有商品名称、数量、出入库日期等基本信息。我们可以根据自己的需求，增加一些其他的信息列。比如，为了方便统计库存成本，我们可以增加“单价”和“总价”列。

准备好相关数据：在创建库存表之前，我们要先把现有的库存数据整理好。比如，盘点一下仓库里的商品，记录下每种商品的名称和数量。这样在创建库存表的时候，就可以直接把这些数据录入进去了。

三、创建库存表的基本步骤

做好前期准备后，我们就可以开始创建库存表了。下面我一步一步地给大家介绍。

打开 Excel 软件：这是最基本的操作，相信大家都会。打开软件后，会出现一个空白的工作表。

设置表头：表头就是库存表每一列的名称。我们在第一行依次输入我们确定好的基本信息列名称，比如“商品名称”“规格”“初始库存数量”“入库数量”“出库数量”“当前库存数量”“入库日期”“出库日期”等。输入的时候要注意，名称要简洁明了，让人一看就知道这一列记录的是什么信息。

录入初始数据：把我们前期准备好的库存数据，按照对应的列录入到表格中。比如，把每种商品的名称录入到“商品名称”列，把初始的库存数量录入到“初始库存数量”列。录入数据的时候要仔细，避免出现错误。

设置数据格式：为了让库存表看起来更加规范和美观，我们可以设置数据的格式。比如，把“数量”列的数据格式设置为整数，把“日期”列的数据格式设置为日期格式。设置数据格式的方法很简单，选中需要设置格式的列，然后右键点击，在弹出的菜单中选择“设置单元格格式”，在对话框中选择合适的格式即可。

四、使用公式计算库存数量

在库存管理中，我们经常需要计算当前的库存数量。这时候，Excel 的公式功能就派上用场了。

计算当前库存数量的公式：当前库存数量 = 初始库存数量 + 入库数量 - 出库数量。在 Excel 中，我们可以使用公式来自动计算这个数值。比如，我们在“当前库存数量”列的第一个单元格中输入“=C2+D2 - E2”（假设“初始库存数量”在 C 列，“入库数量”在 D 列，“出库数量”在 E 列），然后按下回车键，就可以计算出第一个商品的当前库存数量。接着，把鼠标指针放在这个单元格的右下角，当指针变成黑色的“十”字时，按住鼠标左键向下拖动，就可以自动计算出其他商品的当前库存数量了。

使用 SUM 函数统计库存总量：如果我们想统计所有商品的库存总量，可以使用 SUM 函数。比如，我们在一个空白单元格中输入“=SUM(F:F)”（假设“当前库存数量”在 F 列），然后按下回车键，就可以得到所有商品的库存总量了。

五、对库存表进行数据筛选和排序

随着库存数据的不断增加，我们可能需要查找特定的库存信息。这时候，数据筛选和排序功能就非常有用了。

数据筛选：比如，我们想查看某一种商品的库存信息，就可以使用数据筛选功能。具体操作方法是：选中库存表中的任意一个单元格，然后点击“数据”选项卡中的“筛选”按钮，这时候每一列的表头旁边都会出现一个筛选箭头。点击“商品名称”列的筛选箭头，在弹出的菜单中取消全选，然后只勾选我们想要查看的商品名称，最后点击“确定”按钮，表格就会只显示该商品的库存信息了。

数据排序：如果我们想按照库存数量从高到低或者从低到高的顺序排列商品，就可以使用数据排序功能。操作方法是：选中库存表中的数据区域（不包括表头），然后点击“数据”选项卡中的“排序”按钮，在弹出的“排序”对话框中，设置主要关键字为“当前库存数量”，排序依据为“数值”，次序为“降序”或者“升序”，最后点击“确定”按钮，表格就会按照我们设置的顺序进行排列了。

六、使用建米软件辅助库存管理

当库存管理变得复杂，数据量较大时，Excel 可能会显得有些力不从心。比如，在多部门协同管理库存、实时更新库存数据等方面，Excel 可能无法满足需求。这时候，可以试试建米软件，它可以实现库存数据的实时同步和共享，方便不同部门的人员随时查看和更新库存信息。而且，建米软件还能对库存数据进行深度分析，提供预警功能，当库存数量低于设定的阈值时，会及时提醒管理人员补货，大大提高了库存管理的效率和准确性。

七、库存表的日常维护和备份

创建好库存表后，日常的维护和备份工作也很重要。

及时更新库存数据：每次有商品入库或者出库时，都要及时在库存表中更新相应的数据。比如，当有新的商品入库时，在“入库数量”列录入入库的数量，然后让 Excel 自动计算当前库存数量。

定期检查数据准确性：定期对库存表中的数据进行检查，确保数据的准确性。可以通过盘点实际库存数量，和库存表中的数据进行对比，如果发现有差异，要及时查找原因并进行修正。

做好数据备份：为了防止数据丢失，我们要定期对库存表进行备份。可以把文件保存到不同的存储设备中，比如移动硬盘、云盘等。

以上就是用 Excel 做库存表的详细介绍，希望能帮助大家更好地管理库存。

常见用户关注的问题：

一、Excel 库存表能实现自动更新库存数量吗？

我听说好多人用 Excel 做库存表的时候，都特别希望能自动更新库存数量。你想啊，要是能自动更新，那可就省了不少事儿，不用每次进货出货都手动去改数字了。我就想知道，这 Excel 库存表到底能不能实现自动更新呢？

下面来详细说说：

公式设置法：可以在 Excel 里设置公式来实现部分自动更新。比如用 SUM 函数，当有新的进货或出货数据录入时，它能根据预设的公式重新计算库存数量。不过这种方法有个前提，就是数据录入得准确及时。

数据链接法：如果库存数据来自其他表格或者数据源，可以通过数据链接的方式让 Excel 库存表和这些数据源关联起来。这样当数据源的数据更新时，库存表也能跟着更新。但要注意数据源的稳定性。

宏的运用：宏是 Excel 里的一种自动化工具。可以编写宏代码，让它在特定的条件下自动更新库存数量。不过编写宏代码需要一定的编程基础，对于不太懂编程的人来说有一定难度。

借助软件辅助：像建米软件这类专业的库存管理软件，和 Excel 结合使用，能更好地实现库存数量的自动更新。建米软件可以实时记录库存的出入库情况，然后将数据同步到 Excel 库存表中，方便又准确。

实时监控与提醒：还可以设置一些实时监控和提醒功能。比如当库存数量低于某个值时，自动发出提醒，同时更新库存表上的相关提示信息。这样能及时掌握库存动态。

二、如何让 Excel 库存表的格式更清晰易读？

朋友说用 Excel 做的库存表格式乱七八糟的，看都看不清，特别影响工作效率。我就想啊，要是能把格式弄得清晰易读，那工作起来肯定轻松多了。所以就来研究研究怎么让 Excel 库存表的格式更清晰易读。

以下是一些方法：

设置表头：给库存表设置一个清晰明了的表头，像“商品名称”“入库日期”“出库日期”“库存数量”这些都要写清楚。表头可以用不同的颜色或者加粗字体来突出显示。

调整列宽和行高：根据内容的多少，合理调整列宽和行高，让数据能完整显示，不会出现被截断的情况。这样看起来会整齐很多。

使用边框和底纹：给表格加上边框，能让表格的结构更清晰。还可以给不同的区域设置不同的底纹颜色，比如库存预警区域用红色底纹，让人一眼就能注意到。

数据排序与筛选：对数据进行排序和筛选，比如按照商品名称排序，或者筛选出特定时间段的库存数据。这样能快速找到需要的信息。

运用条件格式：根据数据的不同情况设置条件格式。比如库存数量低于安全库存时，单元格字体变成红色。建米软件也有类似的可视化功能，能让库存数据的呈现更加直观。

添加注释和说明：对于一些特殊的数据或者操作，可以添加注释和说明。这样别人看表的时候也能明白其中的含义。

三、Excel 库存表可以进行库存预警设置吗？

我想知道 Excel 库存表能不能进行库存预警设置。假如你是仓库管理员，要是库存快没了或者积压太多都不知道，那可就麻烦大了。所以库存预警设置还是很有必要的。

下面看看具体做法：

条件格式预警：利用 Excel 的条件格式功能，设置当库存数量低于或高于某个值时，单元格的颜色或者字体发生变化。这样一眼就能看到哪些商品库存有问题。

函数判断预警：可以用 IF 函数来判断库存数量是否达到预警值。当满足条件时，在特定的单元格显示预警信息，比如“库存不足”或者“库存积压”。

图表预警：制作库存数量的图表，比如柱状图或者折线图。当库存数量接近预警值时，图表会有明显的变化，能更直观地看到库存趋势。

结合建米软件：建米软件有强大的库存预警功能，和 Excel 库存表结合使用，能实现更精准的预警。它可以根据历史数据和销售情况，自动设置合理的预警值。

消息提醒：可以设置 Excel 当库存达到预警值时弹出消息框提醒。这样即使你没有一直盯着表格，也能及时收到预警信息。

定期检查与调整：定期检查库存预警设置是否合理，根据实际情况进行调整。因为市场需求和销售情况是不断变化的，预警值也需要跟着变。

四、Excel 库存表能和扫码枪配合使用吗？

朋友推荐说扫码枪用起来特别方便，能快速录入数据。我就想知道 Excel 库存表能不能和扫码枪配合使用呢？要是能配合使用，那录入库存数据的效率肯定能大大提高。

下面来探讨一下：

扫码枪设置：要对扫码枪进行正确的设置，让它能和电脑正常连接。一般扫码枪都有说明书，按照说明书的步骤进行设置就行。

数据格式匹配：要确保扫码枪扫描出来的数据格式和 Excel 库存表能匹配。比如扫码枪扫描的商品编码格式要和库存表中的编码格式一致。

焦点定位：在 Excel 中设置好焦点定位，也就是扫码枪扫描的数据要录入到哪个单元格。这样扫描后数据能准确地进入相应的位置。

测试与调试：在正式使用前，要进行测试和调试。扫描一些商品，看看数据是否能正确录入到 Excel 库存表中。如果有问题，及时调整设置。

结合建米软件：建米软件支持扫码枪录入数据，和 Excel 库存表结合时，能更好地处理扫码枪扫描的数据。它可以对数据进行进一步的分析和管理。

数据校验：为了保证数据的准确性，还可以设置数据校验功能。比如扫描的商品编码在库存表中不存在时，给出提示信息。