电商仓库用 excel 库存统计表制作过程，能替代人工盘点吗？

一、为什么要制作 Excel 库存统计表

在日常的生产、销售或者生活管理中，库存管理都是一项重要的工作。想象一下，一家小超市，如果没有清晰的库存统计，老板可能都不知道哪些商品快没货了，哪些商品积压了很多。结果就是该进货的没进，导致顾客想买却买不到，影响生意；而积压的商品占用了资金和空间，增加了成本。

方便了解库存状况：通过库存统计表，我们可以一目了然地知道每种商品的库存数量、存放位置等信息。比如，一家服装店老板打开库存统计表，就能马上知道红色连衣裙还有多少件，在哪个货架上。

辅助决策：根据库存数据，我们可以做出合理的采购、销售等决策。还是以超市为例，如果发现某种饮料的库存快见底了，就可以及时补货；如果某种水果库存过多，就可以考虑做促销活动。

避免浪费和损失：准确的库存统计能避免商品过期、损坏等造成的浪费和损失。比如一家药店，如果没有库存统计，可能会让一些药品过期，造成经济损失。

二、准备工作

在开始制作 Excel 库存统计表之前，我们需要做好一些准备工作，就像盖房子要先准备好材料一样。

明确统计内容：要确定你要统计哪些信息。一般来说，库存统计表会包含商品名称、规格型号、库存数量、进货日期、保质期等信息。比如，一家文具店要统计铅笔的库存，除了数量，还可能要记录铅笔的型号（如 2B、HB）、品牌等。

收集数据：这一步需要你去实际盘点库存，把每种商品的相关信息记录下来。可以拿着表格和笔，到仓库或者货架前，一件一件地核对。比如，一家五金店老板要统计螺丝的库存，就需要到仓库里，数清楚每种规格螺丝的数量。

安装 Excel 软件：如果你还没有安装 Excel 软件，可以从微软官方网站或者其他正规渠道下载安装。现在也有很多免费的办公软件，如 WPS 表格，功能和 Excel 类似，也可以用来制作库存统计表。

三、创建表格框架

准备工作做好后，就可以开始创建表格框架了，这就像给房子搭建一个骨架。

打开 Excel 软件：双击桌面上的 Excel 图标，或者在开始菜单中找到 Excel 并打开。

设置表格标题：在表格的第一行，输入库存统计表的标题，比如“XX 超市库存统计表”。可以选中标题单元格，在菜单栏中设置字体、字号、颜色等，让标题更加醒目。

规划表头：根据前面确定的统计内容，在第二行依次输入表头，如“商品名称”“规格型号”“库存数量”“进货日期”“保质期”等。表头的字体和格式也可以进行适当设置，和标题区分开来。

四、录入数据

表格框架搭建好后，就可以把之前收集的数据录入到表格中了。

逐行录入：从第三行开始，一行一行地录入每种商品的信息。比如，先输入商品名称，然后输入规格型号、库存数量等。录入时要注意数据的准确性，避免输错。

格式调整：对于一些特殊的数据，如日期、数量等，可以调整单元格的格式。比如，把“进货日期”列的单元格格式设置为日期格式，这样输入日期时会更加规范。选中“进货日期”列，右键点击，选择“设置单元格格式”，在弹出的对话框中选择“日期”格式。

检查数据：录入完数据后，要仔细检查一遍，确保没有遗漏和错误。可以和之前记录的数据进行核对，也可以通过计算一些数据来验证，比如计算库存总数是否和实际盘点的总数一致。

五、数据计算与分析

有了数据之后，我们还可以进行一些计算和分析，让库存统计表发挥更大的作用。

计算库存总数：如果有多种商品，我们可以计算所有商品的库存总数。在表格的下方或者旁边空白单元格中，使用 SUM 函数来计算。比如，库存数量在 C 列，从第三行到第十行有数据，在其他单元格中输入“=SUM(C3:C10)”，然后按下回车键，就可以得到库存总数。

分析库存情况：可以通过数据透视表来分析库存情况。比如，我们想知道不同类型商品的库存数量分布。选中数据区域，在菜单栏中选择“插入” - “数据透视表”，按照向导的提示进行操作，就可以快速生成数据透视表。通过数据透视表，我们可以直观地看到不同类型商品的库存占比等信息。

设置库存预警：为了避免库存不足或者积压，我们可以设置库存预警。比如，当某种商品的库存数量低于一定值时，单元格会自动变色提醒。选中“库存数量”列，在菜单栏中选择“条件格式” - “新建规则”，设置规则为“单元格值小于”某个数值，然后选择一种填充颜色，点击“确定”。这样，当库存数量低于设置的值时，单元格就会变色。这里如果觉得手动设置预警规则比较麻烦，可以试试建米软件，它能自动根据预设规则对库存数据进行监控和预警，及时提醒管理人员采取措施，提高库存管理效率。

六、表格美化

一个美观的表格不仅看起来舒服，还能提高可读性。

调整列宽和行高：根据内容的多少，调整列宽和行高，让表格更加整齐。可以将鼠标指针放在列标或者行号的分隔线上，当指针变成双向箭头时，拖动鼠标就可以调整列宽和行高。

添加边框和底纹：为表格添加边框和底纹，可以让表格更加清晰。选中表格区域，在菜单栏中选择“开始” - “边框”和“填充颜色”，选择合适的边框样式和底纹颜色。

设置对齐方式：将表格中的内容设置为合适的对齐方式，如水平居中、垂直居中。选中表格区域，在菜单栏中选择“开始” - “对齐方式”，选择相应的对齐方式。

七、保存与分享

完成表格的制作和美化后，就可以保存表格，并和相关人员分享了。

保存表格：点击菜单栏中的“文件” - “保存”，选择保存的位置和文件名，然后点击“保存”。也可以设置自动保存功能，避免因意外情况丢失数据。在菜单栏中选择“文件” - “选项” - “保存”，设置自动保存的时间间隔。

分享表格：如果需要和其他人分享库存统计表，可以通过邮件、即时通讯工具等方式发送给他们。也可以将表格保存为 PDF 格式，这样对方打开时不会出现格式错乱的问题。在菜单栏中选择“文件” - “另存为”，选择 PDF 格式，然后点击“保存”。

以上就是 Excel 库存统计表的制作过程，希望能帮助你轻松制作出实用又美观的库存统计表。

常见用户关注的问题：

一、Excel 库存统计表里怎么快速录入大量数据呀？

我听说好多人在做 Excel 库存统计表的时候，最头疼的就是录入大量数据了，又慢又容易出错，我就想知道有没有啥快速录入的办法呢。下面就给大家介绍一些方法。

使用数据导入功能：如果数据已经存在于其他文件中，像 CSV 文件，就可以直接利用 Excel 的数据导入功能，把数据快速导进表格里。这样就不用一个一个手动输入啦，能节省不少时间。

设置数据验证：对于一些固定选项的数据，比如商品的类别，可以设置数据验证，让输入的时候只能从预设的选项里选，避免输错，还能加快输入速度。

使用快捷键：Excel 有很多快捷键，比如 Ctrl + Enter 可以在多个选中的单元格里同时输入相同的数据。熟练运用这些快捷键，能大大提高录入效率。

利用模板：要是经常做类似的库存统计，可以做个模板，把一些固定的内容先填好，每次用的时候直接修改变动的部分就行。建米软件也有类似的模板功能，能帮你更方便地管理库存数据。

批量填充：如果数据有一定的规律，比如序号、日期等，可以用 Excel 的填充柄进行批量填充，快速完成录入。

二、怎么让 Excel 库存统计表自动计算库存数量呢？

朋友说每次手动计算库存数量特别麻烦，还容易算错，我就想知道能不能让 Excel 自动计算呢。其实是可以的，下面来看看方法。

使用公式：最常用的就是 SUM 公式，比如要计算某一批次商品的总库存，就可以用 SUM 函数把相关单元格的数据加起来。还有 VLOOKUP 函数，能根据特定条件查找并引用数据，方便计算。

设置数据关联：把进货数据、出货数据和库存数据关联起来，当进货或者出货数据有变动时，库存数量能自动更新。这样就不用每次都重新计算库存啦。

创建数据透视表：数据透视表可以对库存数据进行快速汇总和分析，能自动计算各种统计数据，比如不同商品的库存总量、平均库存等。

使用宏：如果计算规则比较复杂，可以编写宏来实现自动计算。宏是一系列 Excel 命令的集合，能按照你设定的步骤自动执行计算任务。建米软件也能实现类似的自动化计算，让库存管理更轻松。

设置条件格式：可以根据库存数量设置条件格式，比如当库存低于某个数值时，单元格自动变色提醒，方便及时补货。

三、Excel 库存统计表怎么进行数据筛选和排序呢？

我想知道在 Excel 库存统计表里，要是数据太多了，怎么快速找到自己想要的数据呢，这就涉及到数据筛选和排序了。下面给大家说说方法。

使用自动筛选功能：Excel 的自动筛选功能很实用，只要点击数据区域的筛选按钮，就能按照不同的条件筛选数据，比如筛选出某个时间段内的库存数据，或者某个供应商的商品数据。

自定义筛选条件：除了简单的筛选，还可以自定义筛选条件，比如筛选出库存数量在某个范围内的商品，或者商品名称包含特定字符的商品。

排序功能：可以按照不同的列进行排序，比如按照库存数量从高到低排序，或者按照商品名称的字母顺序排序。这样能让数据更有条理，方便查看。

多条件排序：如果需要更精细的排序，可以设置多条件排序，比如先按照商品类别排序，再在每个类别里按照库存数量排序。建米软件也有强大的筛选和排序功能，能让你更高效地管理库存数据。

高级筛选：对于复杂的筛选需求，可以使用高级筛选功能，通过设置条件区域，实现更灵活的筛选。

四、Excel 库存统计表怎么进行数据备份和恢复呢？

朋友推荐一定要做好 Excel 库存统计表的数据备份，不然数据丢了可就麻烦了。我就想知道怎么进行数据备份和恢复呢。下面来了解一下。

手动备份：最简单的方法就是定期手动复制一份表格文件，存到其他地方，比如移动硬盘或者云盘。这样就算原文件出问题了，还有备份可以用。

设置自动保存：Excel 有自动保存功能，可以设置自动保存的时间间隔，这样即使遇到突然断电或者软件崩溃的情况，也能最大程度减少数据丢失。

使用版本历史：如果使用的是 Office 365 版本的 Excel，有版本历史功能，可以查看和恢复表格的不同版本，方便找回误删除或者修改的数据。

云存储备份：把表格文件存到云盘里，云盘有自动备份和恢复的功能，还能在不同设备上随时访问。建米软件也提供数据备份和恢复功能，保障你的库存数据安全。

数据恢复软件：要是不小心删除了文件，或者文件损坏了，可以用数据恢复软件尝试恢复数据。不过这种方法不一定能完全恢复，所以还是要做好日常备份。