用实用进销存系统 excel 做库存管理，免费功能够用吗？

一、什么是实用进销存系统 Excel

在日常的商业活动中，进销存管理可是非常重要的一环。简单来说，进就是采购进货，销就是销售出货，存就是库存管理。而实用进销存系统 Excel，就是利用 Excel 这个大家都比较熟悉的办公软件，来实现对进货、销售和库存的有效管理。

Excel 搭建进销存系统的优势

它的成本很低。几乎每个办公电脑上都安装了 Excel 软件，不需要额外花费大量资金去购买专业的进销存管理软件。操作相对简单。大多数人都对 Excel 有一定的使用基础，不需要专门去学习复杂的软件操作。比如，你只需要掌握一些基本的函数和表格操作技巧，就能轻松搭建起一个简单的进销存系统。它的灵活性很高。你可以根据自己的业务需求，自由地设计表格的格式和内容，添加或删除相关的项目。

二、搭建实用进销存系统 Excel 的前期准备

明确业务流程

在开始搭建之前，你得先清楚自己的业务流程是怎样的。比如，采购环节是怎样的，是先下订单再收货，还是直接收货付款？销售环节是先收款再发货，还是先发货再收款？库存管理方面，多久进行一次盘点，盘点的方式是什么？只有把这些业务流程搞清楚了，才能在 Excel 中合理地设计表格和公式。

确定所需数据

你要确定在进销存管理中需要记录哪些数据。常见的数据包括商品名称、规格型号、采购日期、采购数量、采购单价、销售日期、销售数量、销售单价、库存数量等。这些数据是搭建进销存系统的基础，有了它们才能准确地反映出商品的进销存情况。

规划表格结构

根据确定的数据，规划好 Excel 表格的结构。一般来说，可以分为采购表、销售表和库存表。采购表记录采购的相关信息，销售表记录销售的相关信息，库存表则根据采购和销售的数据实时更新库存数量。比如，你可以在采购表中设置日期、供应商、商品名称、数量、单价、金额等列；在销售表中设置日期、客户、商品名称、数量、单价、金额等列；在库存表中设置商品名称、期初数量、本期采购数量、本期销售数量、期末数量等列。

三、创建实用进销存系统 Excel 的具体步骤

创建采购表

打开 Excel 软件，新建一个工作表，命名为“采购表”。按照规划的表格结构，在第一行输入列标题，如日期、供应商、商品名称、数量、单价、金额等。然后，从第二行开始，依次记录每一笔采购业务的相关信息。在金额列，可以使用公式“=数量单价”自动计算采购金额。

创建销售表

同样地，新建一个工作表，命名为“销售表”。输入列标题，如日期、客户、商品名称、数量、单价、金额等。记录每一笔销售业务的信息，金额列也使用公式“=数量单价”自动计算。

创建库存表

再新建一个工作表，命名为“库存表”。输入列标题，如期初数量、本期采购数量、本期销售数量、期末数量等。在本期采购数量列，可以使用 VLOOKUP 函数从采购表中获取对应商品的采购数量总和；在本期销售数量列，使用 VLOOKUP 函数从销售表中获取对应商品的销售数量总和。期末数量列使用公式“=期初数量+本期采购数量-本期销售数量”自动计算。

四、实用进销存系统 Excel 的功能优化

添加数据验证

为了保证数据的准确性和规范性，可以在表格中添加数据验证功能。比如，在采购表的日期列，可以设置数据验证为日期格式，这样用户只能输入合法的日期；在商品名称列，可以设置数据验证为序列，列出所有的商品名称，用户只能从列表中选择，避免输入错误的商品名称。

使用图表展示数据

Excel 的图表功能可以将数据以直观的图形方式展示出来，方便我们分析数据。比如，你可以创建一个柱状图，展示不同商品的销售数量对比；或者创建一个折线图，展示库存数量随时间的变化趋势。通过图表，我们可以更快速地发现数据中的规律和问题。

设置条件格式

条件格式可以根据单元格中的数据值自动设置单元格的格式。比如，在库存表中，当库存数量低于某个设定的安全库存值时，可以将该单元格的背景颜色设置为红色，提醒我们及时补货。这样可以让我们更直观地关注到库存的异常情况。

五、实用进销存系统 Excel 的局限性及解决方案

数据处理能力有限

当业务数据量较大时，Excel 的数据处理速度会变慢，甚至可能出现卡顿的情况。而且，Excel 对数据的存储容量也有一定的限制。对于这个问题，如果业务规模不断扩大，数据量持续增加，可以考虑使用专业的进销存管理软件。比如建米软件，它具有强大的数据处理能力和存储容量，能够轻松应对大量的业务数据，提高工作效率。

数据安全性较低

Excel 文件容易被误删除、修改或丢失，而且数据的共享和协作也不太方便。为了提高数据的安全性，可以定期对 Excel 文件进行备份，设置文件的访问密码。也可以使用云存储服务来存储文件，方便数据的共享和协作。建米软件在数据安全方面也有很好的保障，采用了先进的加密技术，确保数据的安全性和完整性。

功能扩展性不足

Excel 搭建的进销存系统功能相对有限，很难满足一些复杂的业务需求。比如，无法实现多仓库管理、客户关系管理等功能。如果需要更多的功能扩展，可以选择使用专业的进销存软件，建米软件就提供了丰富的功能模块，可以根据不同的业务需求进行灵活配置，满足多样化的管理需求。

以上就是关于实用进销存系统 Excel 的相关内容，希望这些分享能帮助你搭建和优化自己的进销存管理系统。

常见用户关注的问题：

一、实用进销存系统 excel 能实现哪些功能？

我听说很多做小生意的朋友都在用实用进销存系统 excel，我就想知道它到底能实现哪些功能呢。其实这东西功能还挺多的。

库存管理方面：

- 它能清晰记录商品的入库数量。比如说你进了一批水果，有多少斤苹果、多少斤香蕉，都能详细记下来。

- 准确记录出库数量。当你把水果卖出去一部分后，能马上更新库存数据。

- 实时更新库存余量。让你随时知道仓库里还剩多少货，避免出现缺货或者积压的情况。

- 还能设置库存预警。当某种商品的库存低于一定数量时，它会提醒你及时补货。

销售管理方面：

- 可以记录每一笔销售订单。包括客户信息、购买的商品、数量、价格等。

- 统计销售数据。比如每天、每周、每月的销售额，不同商品的销售情况。

- 分析销售趋势。通过数据能看出哪些商品畅销，哪些滞销，方便调整进货策略。

- 生成销售报表。给你一个直观的销售情况展示，让你对生意状况一目了然。

采购管理方面：

- 记录采购订单。和销售订单类似，记录从哪个供应商进了什么货。

- 管理采购价格。对比不同供应商的价格，选择更合适的进货渠道。

- 安排采购计划。根据库存和销售情况，合理安排采购时间和数量。

- 跟踪采购进度。知道货物什么时候能到，做好销售准备。

财务核算方面：

- 计算成本。包括商品的进价、运输成本等。

- 统计利润。用销售额减去成本，就能算出赚了多少钱。

- 管理应收应付账款。清楚哪些钱该收，哪些钱该付。

- 生成财务报表。让你对财务状况有清晰的认识。建米软件在进销存管理方面也有类似强大的功能，能给你更专业的支持。

二、实用进销存系统 excel 适合哪些企业使用？

朋友说实用进销存系统 excel 很实用，我就想知道它到底适合哪些企业用呢。其实不同规模和类型的企业都有不同的情况。

小型零售企业：

- 便利店、小超市这类小型零售企业，商品种类相对不是特别多，用实用进销存系统 excel 就能轻松管理库存。

- 可以方便记录每天的销售情况，知道哪些商品好卖，及时补货。

- 成本相对较低，对于小本生意来说很合适，不需要花太多钱去买复杂的软件。

- 操作简单，员工容易上手，不需要专门培训很长时间。

个体工商户：

- 像一些小的服装店、文具店等个体工商户，用它能清晰记录进货和销售情况。

- 能帮助老板了解自己的生意状况，看看赚了多少亏了多少。

- 随时可以查看库存，避免积压货物，资金周转更灵活。

- 方便和供应商对账，清楚自己的应付账款。

小型加工厂：

- 可以管理原材料的采购和库存，保证生产的顺利进行。

- 记录产品的生产数量和销售情况，了解生产效益。

- 分析成本，看看生产过程中哪些地方可以节省开支。

- 对订单进行管理，确保按时交货。建米软件对于小型加工厂也能提供更全面的管理方案。

电商企业：

- 可以和电商平台的数据对接，实时更新库存。

- 统计不同渠道的销售数据，了解哪个平台的销量更好。

- 管理物流信息，知道货物的运输情况。

- 分析客户购买行为，为营销活动提供数据支持。

三、使用实用进销存系统 excel 有哪些注意事项？

我想知道使用实用进销存系统 excel 有哪些注意事项呢。毕竟用起来得小心点，不然容易出问题。

数据准确性方面：

- 录入数据时一定要仔细，比如商品的数量、价格等，一个小错误可能会导致整个数据不准确。

- 定期核对库存实物和系统数据，看看是否一致。

- 对于修改数据要谨慎，修改后要做好记录，方便以后查询。

- 检查数据的完整性，不要有遗漏的信息。

系统维护方面：

- 及时更新 excel 版本，保证系统的稳定性和兼容性。

- 清理系统中的垃圾数据，避免占用过多内存。

- 定期备份数据，防止数据丢失。

- 检查系统的公式和函数是否正确，确保计算结果准确。

人员操作方面：

- 对员工进行培训，让他们熟悉系统的操作流程。

- 明确不同人员的操作权限，避免越权操作。

- 提醒员工在操作过程中注意保存数据，防止意外丢失。

- 建立操作规范，让大家按照统一的标准来操作。建米软件在人员操作管理上有更完善的权限设置和操作规范引导。

安全方面：

- 设置密码保护，防止他人随意访问系统。

- 注意网络安全，避免数据被泄露。

- 对重要数据进行加密处理。

- 定期检查系统是否存在漏洞，及时修复。

四、实用进销存系统 excel 和专业进销存软件有什么区别？

朋友推荐了专业进销存软件，我就想知道它和实用进销存系统 excel 有什么区别呢。其实它们各有特点。

功能方面：

- 实用进销存系统 excel 功能相对基础，主要是简单的库存、销售、采购管理。

- 专业进销存软件功能更强大，可能包括生产管理、客户关系管理等更多模块。

- 专业软件能实现更复杂的业务流程，比如多仓库管理、批次管理等。

- 专业软件还能提供更深入的数据分析和报表功能。建米软件就是一款专业的进销存软件，功能非常全面。

操作难度方面：

- 实用进销存系统 excel 操作简单，只要会基本的 excel 操作就能上手。

- 专业进销存软件操作相对复杂，需要一定的时间来学习和适应。

- 专业软件可能有很多菜单和设置选项，对于新手来说不太容易掌握。

- 但专业软件有更完善的操作指南和培训服务。

数据安全性方面：

- 实用进销存系统 excel 的数据安全性相对较低，容易被误删或泄露。

- 专业进销存软件有更严格的安全机制，比如数据加密、权限管理等。

- 专业软件还会定期进行数据备份和恢复测试，保证数据的可靠性。

- 专业软件能更好地应对网络攻击和数据丢失的情况。

成本方面：

- 实用进销存系统 excel 基本不需要额外成本，只要有 excel 软件就行。

- 专业进销存软件需要购买许可证，成本相对较高。

- 专业软件可能还需要支付维护和升级费用。

- 不过对于一些大型企业来说，专业软件带来的效益可能会超过成本。