用Excel自制进销存系统，小成本开店用它能节省多少成本？

一、为什么要用Excel自制进销存系统

在日常的小生意或者小型企业的运营里，进销存管理是非常重要的环节。比如开个小超市，每天要进货、卖货，还得知道库存情况。要是没有一个合适的管理系统，很容易就会出现货物积压或者缺货的情况。

成本低：购买专业的进销存软件可能需要花费不少钱，对于一些小商家来说是一笔不小的开支。而Excel是大家比较熟悉的办公软件，基本都已经安装在电脑上了，不需要额外花钱去购买专门的软件。

易上手：很多人都或多或少使用过Excel，对它的基本操作有一定的了解。相比那些复杂的专业软件，用Excel来制作进销存系统更容易掌握，不需要花费大量时间去学习新软件的使用方法。

可定制：每个商家的业务模式都有自己的特点，专业软件可能无法完全满足个性化的需求。而用Excel自制进销存系统，可以根据自己的实际情况自由设计表格和功能，想怎么改就怎么改。

二、自制进销存系统前的准备工作

在开始动手制作之前，我们要先做好一些准备工作，这样才能让后续的制作过程更加顺利。

明确需求：要清楚自己的业务流程，比如进货的时候需要记录哪些信息，销售的时候又要关注什么。以服装店为例，进货时要记录衣服的款式、颜色、尺码、进货数量、进货价格等；销售时要记录销售时间、销售数量、销售价格、客户信息等。还要确定自己想要通过这个系统实现什么功能，比如是简单的库存统计，还是要分析销售趋势等。

收集数据：把之前的进货单、销售单等整理出来，这些数据可以作为我们制作系统的基础。通过分析这些历史数据，能更好地设计系统的结构和功能。

规划表格结构：根据前面明确的需求，规划好各个表格的结构。一般来说，进销存系统至少需要有进货表、销售表和库存表。每个表格要包含哪些列，列的顺序怎么安排，都要提前想清楚。

三、制作进货表

进货表是记录商品进货信息的表格，它就像是商品进入仓库的“通行证”。

表头设计：表头要包含必要的信息，比如“进货日期”“供应商名称”“商品名称”“商品规格”“进货数量”“进货单价”“进货金额”等。这些信息可以帮助我们清楚地了解每一次进货的情况。

数据录入：当有新的进货时，及时把相关信息录入到进货表中。录入数据要准确无误，否则会影响后续的库存计算和统计分析。

数据验证：为了避免录入错误的数据，可以设置数据验证。比如“进货数量”只能输入正整数，“进货单价”不能为负数等。这样可以提高数据的准确性。

四、制作销售表

销售表记录的是商品销售的情况，它反映了业务的盈利情况。

表头设计：销售表的表头可以包括“销售日期”“客户名称”“商品名称”“商品规格”“销售数量”“销售单价”“销售金额”等。这些信息能让我们了解每一笔销售的具体情况。

关联进货信息：为了更好地进行成本核算和库存管理，可以在销售表中关联进货表的信息。比如通过商品名称和规格，找到对应的进货单价，这样就能计算出每一笔销售的成本和利润。

销售统计：利用Excel的函数功能，对销售数据进行统计分析。比如统计某个时间段内的销售总额、销售数量最多的商品等。通过这些统计数据，我们可以了解销售趋势，调整销售策略。

五、制作库存表

库存表是进销存系统的核心，它能让我们随时了解商品的库存数量。

初始库存录入：在开始使用系统之前，要把现有的库存数量录入到库存表中。这是库存管理的基础数据。

库存计算：通过进货表和销售表的数据，自动计算库存数量。库存数量 = 初始库存 + 进货数量 - 销售数量。可以使用Excel的公式来实现这个计算过程，当进货表和销售表有新的数据录入时，库存数量会自动更新。

库存预警：为了避免出现缺货或者货物积压的情况，可以设置库存预警。比如当某种商品的库存数量低于某个设定的值时，表格会自动提醒我们及时进货。

六、使用公式和函数优化系统

Excel有很多强大的公式和函数，合理使用它们可以让我们的进销存系统更加智能和高效。

SUM函数：这个函数可以用来求和。比如在进货表中，用SUM函数可以快速计算出某一段时间内的进货总金额；在销售表中，可以计算出销售总额。

VLOOKUP函数：当我们需要在不同的表格中查找相关信息时，VLOOKUP函数就派上用场了。比如在销售表中，通过商品名称查找进货表中的进货单价，就可以使用VLOOKUP函数。

IF函数：IF函数可以进行条件判断。在库存表中，我们可以使用IF函数来设置库存预警。当库存数量小于某个值时，返回“需要进货”的提示信息。

七、建米软件的推荐

虽然用Excel自制进销存系统有很多优点，但也有一些局限性。比如当业务规模变大，数据量增多时，Excel的处理速度可能会变慢，而且数据的安全性和稳定性也会受到影响。这时候，可以试试建米软件，它可以处理大量的数据，保证数据的安全和稳定，还能提供更强大的统计分析功能，帮助我们更好地管理进销存业务。

八、系统的维护和更新

制作好进销存系统后，还需要对它进行维护和更新，这样才能保证系统的正常运行。

定期备份数据：数据是非常重要的，要定期对进销存系统的数据进行备份，防止数据丢失。可以把备份文件存放在不同的存储设备上，比如移动硬盘、云盘等。

检查数据准确性：定期检查进货表、销售表和库存表中的数据，确保数据的准确性。如果发现有错误的数据，要及时进行修正。

根据业务变化更新系统：随着业务的发展，我们的需求可能会发生变化。这时候要及时对进销存系统进行更新，比如增加新的字段、修改表格结构等，以满足新的业务需求。

以上就是用Excel自制进销存系统的详细介绍，希望能帮助大家更好地管理自己的进销存业务。

常见用户关注的问题：

一、用 Excel 自制进销存系统难不难啊？

我就想知道，好多人都想自己用 Excel 弄个进销存系统，这到底难不难呢。其实啊，对于有一定 Excel 基础的人来说，可能没那么难，但要是 Excel 用得不太熟，那可能就有点头疼咯。

以下是具体的分析：

数据录入方面：如果数据量不大，那录入起来还算轻松。但要是每天都有大量的进货、销售数据，手动一个个录入，不仅麻烦，还容易出错。就比如说一个小超市，每天进出货的品种可能有好几十种，要是靠手动输，眼睛都得看花。

公式设置方面：要实现进销存的基本功能，像库存计算、成本核算等，都得用到 Excel 公式。对于不太懂公式的人，设置起来就像解数学难题一样。比如要计算库存余额，就得设置好进货数量、销售数量和初始库存之间的公式关系。

数据更新方面：一旦有新的进货或者销售发生，就得及时更新数据。要是忘记更新，那数据就不准确了。而且更新的时候还得注意别把其他数据弄乱。就好比一家服装店，新到了一批货，要是没及时更新库存，顾客来问的时候就容易闹笑话。

功能扩展方面：如果后期想增加一些功能，比如生成报表、进行数据分析等，难度就更大了。可能还得去学习一些高级的 Excel 技巧。而建米软件就可以避免这些麻烦，它有更完善的功能和更便捷的操作。

二、用 Excel 自制的进销存系统能满足日常需求不？

我听说好多小老板都想用 Excel 自己做个进销存系统，我就想知道这玩意儿能不能满足日常需求呢。

下面来看看具体情况：

基本库存管理：对于一些规模较小、业务简单的企业，Excel 自制的系统可以记录商品的进货、销售和库存数量。比如一个小文具店，每天的进货和销售品种不多，用 Excel 就能把库存管理得井井有条。

简单数据分析：可以通过一些简单的公式和图表，对销售数据进行初步的分析。比如看看哪个商品卖得好，哪个商品库存积压了。不过这种分析比较基础，要是想进行更深入的分析，可能就有点力不从心了。

数据共享方面：如果企业只有少数几个人需要使用这个系统，通过共享 Excel 文件还能勉强满足需求。但要是很多人同时使用，就容易出现数据冲突的问题。而建米软件可以实现多人同时在线使用，数据实时更新。

业务拓展方面：当企业业务逐渐扩大，需要增加一些新的功能时，Excel 自制的系统可能就很难满足了。比如要和供应商进行电子对账、和客户进行订单跟踪等，这时候就需要更专业的软件，像建米软件就能很好地适应业务的拓展。

三、用 Excel 自制进销存系统有啥缺点不？

朋友说用 Excel 做进销存系统挺方便的，我就想知道这东西有没有啥缺点呢。

以下是一些常见的缺点：

数据安全问题：Excel 文件很容易丢失或者损坏。要是电脑突然死机、中病毒，或者不小心误删了文件，那里面的数据可能就没了。而且 Excel 文件的访问权限设置比较简单，容易被他人随意修改。

效率低下：前面也提到了，数据录入和更新都得手动操作，效率很低。尤其是当业务量增大的时候，会花费大量的时间和精力。就像一家中型的批发企业，每天要处理成百上千的订单，用 Excel 来做进销存，员工得累个半死。

功能有限：Excel 自制的系统只能实现一些基本的功能，对于一些复杂的业务需求，比如多仓库管理、批次管理、客户关系管理等，就很难实现。而建米软件有更丰富的功能，可以满足不同企业的多样化需求。

缺乏实时性：数据更新不及时，不能实时反映库存和销售情况。这就可能导致企业做出错误的决策。比如库存已经没货了，但因为没及时更新数据，还在继续接单，结果就会让客户失望。

四、和专业的进销存软件比，Excel 自制的系统差在哪呢？

我听说专业的进销存软件功能可强大了，那和用 Excel 自制的系统比，到底差在哪呢。我就了解。

下面来对比看看：

功能完整性：专业的进销存软件功能非常全面，涵盖了采购、销售、库存、财务等多个方面。而 Excel 自制的系统只能实现一些基本的功能，像建米软件就有专门的采购管理模块、销售管理模块等，能把企业的业务流程管理得很细致。

操作便捷性：专业软件一般都有友好的操作界面，操作起来很方便。而 Excel 自制系统，需要手动输入各种数据和公式，操作起来比较繁琐。比如在专业软件里，只需要点几下鼠标就能完成一笔订单的录入，而在 Excel 里可能要输入好多数据。

数据准确性：专业软件有严格的数据校验机制，能保证数据的准确性。而 Excel 靠手动录入，容易出错。比如在计算库存成本的时候，专业软件能自动计算得很准确，而 Excel 可能因为公式设置错误或者数据录入错误导致结果不准确。

数据分析能力：专业软件可以进行深入的数据分析，生成各种报表和图表。而 Excel 自制系统的分析功能比较有限。建米软件可以根据企业的销售数据，分析出不同时间段、不同地区的销售趋势，为企业决策提供有力支持。