用 Excel 制作进销存系统，能替代专业进销存软件吗？

一、什么是进销存系统

在咱们日常的生意经营里，不管是开个小超市，还是经营一家小工厂，都会涉及到进货、销售和库存管理这些事儿。简单来说，进销存系统就是用来管理这三个环节的工具。进货，就是把商品采购进来；销售，就是把商品卖出去；库存，就是仓库里还剩下多少商品。一个好的进销存系统能让我们清楚知道进了多少货，卖了多少货，还剩多少货，方便我们做决策。比如说，小超市老板通过进销存系统发现某种饮料库存快没了，就可以及时补货，避免缺货影响生意。

二、为什么用Excel制作进销存系统

操作简单：Excel大家都比较熟悉，基本上稍微懂点电脑操作的人都会用。不像一些专业的进销存软件，还得专门花时间去学习怎么用。就好比咱们要写个简单的报告，肯定优先想到用Word，因为操作顺手。同样的道理，制作进销存系统用Excel，门槛低，上手快。

成本低：Excel是办公软件里很常见的，很多人电脑里都预装了。如果用专业的进销存软件，可能还得花钱购买，对于一些小商家或者刚开始创业的人来说，成本就增加了。用Excel制作，几乎不用额外花钱，就能实现基本的进销存管理功能。

可定制性强：每个生意的情况都不太一样，对进销存管理的需求也有差别。用Excel制作，我们可以根据自己的实际需求来设计表格的格式、内容和计算方式。比如，有的商家可能需要记录商品的颜色、尺寸等详细信息，在Excel里就可以轻松添加这些列。

三、制作前的准备工作

明确需求：在动手制作之前，得先想清楚自己需要这个进销存系统实现哪些功能。比如，是只需要简单记录进货、销售和库存数量，还是要统计销售额、利润这些数据。以服装店为例，如果老板只关心每天卖了多少件衣服，库存还有多少，那系统就可以简单一些；要是老板还想知道不同款式衣服的销售利润，那就得增加一些计算功能。

收集数据：把商品的相关信息收集好，像商品名称、规格、进价、售价等。这些数据是制作进销存系统的基础，就好比盖房子得先准备好砖块一样。比如，开文具店的老板，要把店里各种文具的名称、进价、售价等信息整理出来。

规划表格结构：大致想一下表格要分成哪些部分，每个部分记录什么内容。一般来说，进销存系统的表格会有进货表、销售表和库存表。进货表记录每次进货的信息，销售表记录每次销售的信息，库存表则根据进货和销售情况实时更新库存数量。

四、制作进货表

表头设计：进货表的表头可以包括日期、商品名称、规格、数量、进价、供应商等信息。日期能让我们知道什么时候进的货，商品名称和规格用来准确区分不同的商品，数量和进价是计算成本的关键，供应商信息方便我们后续联系补货。比如，一家水果店进苹果，表头就可以记录进货日期、苹果的品种（如红富士）、数量（多少斤）、进价（每斤多少钱）以及供应商是谁。

数据录入：每次进货的时候，就把相应的信息录入到进货表中。这里要注意数据的准确性，不然会影响后续的库存计算和成本统计。比如，进了100箱牛奶，就不能录成10箱。

计算进货成本：在Excel里可以用公式来计算每次进货的成本，公式就是数量乘以进价。比如进了50个篮球，每个进价是80元，在Excel里输入“=5080”，就能自动算出进货成本是4000元。

五、制作销售表

表头设计：销售表的表头可以有日期、商品名称、规格、数量、售价、客户等信息。日期能让我们了解销售的时间分布，商品名称和规格对应进货表中的商品，数量和售价用来计算销售额，客户信息方便我们做客户关系管理。比如，一家书店卖书，表头就可以记录销售日期、书名、版本、卖出数量、售价以及买书的客户是谁。

数据录入：每次销售的时候，把销售信息录入到销售表中。同样要保证数据准确，不然销售额统计就会出错。比如，卖了20本笔记本，就不能录成2本。

计算销售额：和进货成本计算类似，用数量乘以售价就能算出每次销售的销售额。比如卖了30件衣服，每件售价150元，在Excel里输入“=30150”，就能得出销售额是4500元。

六、制作库存表

表头设计：库存表的表头有商品名称、规格、初始库存、进货数量、销售数量、当前库存等信息。初始库存就是刚开始时仓库里的商品数量，进货数量从进货表中获取，销售数量从销售表中获取，当前库存就是根据进货和销售情况实时更新的数量。比如，一家五金店的库存表，就可以记录各种五金工具的相关信息。

数据引用：在库存表中，可以用Excel的函数来引用进货表和销售表中的数据。比如，用VLOOKUP函数根据商品名称和规格从进货表中查找进货数量，从销售表中查找销售数量。这样就不用重复录入数据，提高了效率。

计算当前库存：当前库存的计算公式是初始库存加上进货数量减去销售数量。比如，某商品初始库存是200件，进了50件，卖了30件，那么当前库存就是“=200+50-30”，等于220件。

七、使用公式进行数据统计和分析

统计进货总量和销售总量：可以用SUM函数来统计一段时间内的进货总量和销售总量。比如，要统计一个月内某种商品的进货总量，在Excel里输入“=SUM(进货表中该商品的数量列)”就能得出结果。销售总量的统计方法类似。

计算利润：利润等于销售额减去进货成本。我们可以先分别统计出一段时间内的总销售额和总进货成本，然后相减就得到利润。比如，一个月内某商品的总销售额是5000元，总进货成本是3000元，那么利润就是“=5000-3000”，等于2000元。

分析销售趋势：可以用折线图来直观地展示商品的销售趋势。在Excel里选中销售表中的日期和销售数量两列数据，然后插入折线图，就能看到销售数量随时间的变化情况。通过分析销售趋势，我们可以预测未来的销售情况，合理安排进货。

八、建米软件的推荐

虽然用Excel制作进销存系统有很多优点，但当生意规模变大，数据量增多，Excel可能就有点力不从心了。比如数据处理速度变慢，容易出错等。这时候可以试试建米软件，它专门为进销存管理设计，能快速准确地处理大量数据，还能实现多部门协同办公，提高工作效率。像一些大型的批发企业，用建米软件就能更好地管理复杂的进销存业务。

以上就是用Excel制作进销存系统的详细步骤和相关知识，希望能帮助到大家，让大家在生意经营中能更好地管理进货、销售和库存。

常见用户关注的问题：

一、用 Excel 制作进销存系统难不难呀？

我听说好多人想用 Excel 做进销存系统，可又担心太难搞不定。我就想知道这到底难不难呢。其实啊，用 Excel 制作进销存系统难度因人而异啦。

对于新手来说：

- Excel 的函数运用就可能是个大难题。像 VLOOKUP、SUMIF 这些函数，得花时间去学习和理解，才能正确运用到进销存系统里。

- 数据的规划和整理也不容易。要考虑进货、销售、库存这些数据怎么合理地记录和关联，不然很容易混乱。

- 制作表格的格式和布局也得花心思。得让表格既美观又实用，方便自己查看和操作。

- 而且如果数据量一大，Excel 的处理速度可能就会变慢，这时候还得想办法优化。

对于有经验的人来说：

- 他们对 Excel 的各种功能比较熟悉，函数运用也得心应手，所以在搭建基本框架上会快很多。

- 数据的规划和整理也更有经验，能快速设计出合理的表格结构。

- 即使有经验，要做出一个功能完善、能应对复杂业务的进销存系统也不是件轻松的事。

- 要是对系统的稳定性和安全性有要求，Excel 可能就有点力不从心了，这时候可以考虑像建米软件这样专业的进销存管理软件。

二、Excel 制作的进销存系统能满足日常需求不？

朋友说他想用 Excel 做个进销存系统来管理自己的小生意，我就想知道这到底能不能满足日常需求呢。其实，Excel 制作的进销存系统在一定程度上能满足日常需求。

在简单业务场景下：

- 记录进货信息很方便。可以把进货的日期、商品名称、数量、价格等详细信息都记录下来。

- 销售数据也能清晰记录。包括销售时间、客户信息、销售数量和金额等。

- 库存管理也能基本实现。通过简单的公式就能计算出当前库存数量。

- 还能做一些简单的数据分析。比如统计一段时间内的销售总额、各类商品的销售占比等。

但在复杂业务场景下：

- 数据量一大，Excel 就容易卡顿，影响操作效率。

- 对于多仓库、多门店的管理，Excel 处理起来就比较麻烦，很难做到实时同步。

- 安全性方面也存在隐患。Excel 文件容易丢失或被误删，数据备份和恢复也不太方便。

- 缺乏一些高级功能。比如自动预警、采购建议等，这时候建米软件就能发挥优势，提供更全面的功能。

三、用 Excel 做进销存系统有啥缺点不？

我想知道用 Excel 做进销存系统会不会有啥缺点呢。其实啊，它是有一些不足之处的。

数据处理方面：

- 数据录入容易出错。手动输入大量数据，难免会有输入错误的情况。

- 数据更新不及时。如果有多个人同时操作，数据可能不能实时同步。

- 数据查询和分析效率低。当数据量很大时，查找特定数据和进行复杂分析会很耗时。

- 数据的准确性难以保证。因为公式设置可能会出现错误，导致计算结果不准确。

系统功能方面：

- 缺乏自动化流程。比如不能自动生成采购订单、销售发票等。

- 没有权限管理。无法对不同用户设置不同的操作权限，数据安全性得不到保障。

- 不能与其他系统集成。如果企业还有其他管理系统，Excel 很难与之对接。

- 功能扩展性差。随着业务的发展，很难在 Excel 基础上添加新的功能，这时候建米软件就能提供更好的扩展性。

四、有没有 Excel 制作进销存系统的模板可以参考呀？

朋友推荐我在网上找 Excel 制作进销存系统的模板，我就想知道到底有没有这样的模板可以参考呢。其实是有的。

网上资源：

- 很多办公软件论坛上有用户分享的模板。这些模板可能是他们自己制作并使用过的，有一定的参考价值。

- 一些专业的办公资源网站也提供模板下载。这些模板通常经过了一定的优化和整理，质量相对较高。

- 搜索引擎上搜索相关关键词，也能找到不少模板。但要注意筛选，有些可能不太适合自己的业务需求。

- 社交媒体平台上也可能有用户分享模板。可以加入一些相关的群组，向群友请教。

模板的优缺点：

- 优点是能节省时间。不用自己从头开始设计表格结构和公式。

- 可以学习别人的设计思路。了解如何合理规划数据和运用函数。

- 缺点是不一定完全符合自己的业务需求。可能需要进行一些修改和调整。

- 有些模板可能存在安全隐患。比如携带病毒或恶意代码，所以下载时要注意来源可靠。如果模板不能满足复杂需求，建米软件能提供更专业的解决方案。